Πώς να εισαγάγετε υπογραφές στα Έγγραφα Google

Ενημερώθηκε: 2022-06-07 / Άρθρο από: Pui Mun Beh
Πώς να εισαγάγετε υπογραφές στα Έγγραφα Google

Τα Έγγραφα Google είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία επαγγελματικών εγγράφων συνεργασίας με την απομακρυσμένη ομάδα σας και την κοινή χρήση τους με πελάτες και πελάτες. Δυστυχώς, οι εγγενείς δυνατότητες ψηφιακής υπογραφής του είναι περιορισμένες.

Εάν η επιχείρησή σας πρέπει να μπορεί να υπογράφει έγγραφα ηλεκτρονικά, τότε χρειάζεστε μια επαγγελματική και βολική μέθοδο. Εκεί είναι χρήσιμα τα πρόσθετα ψηφιακής υπογραφής για τα Έγγραφα Google και, στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι εύκολα στη χρήση. 

Ο ασφαλέστερος και πιο βολικός τρόπος για να προσθέσετε υπογραφές στα Έγγραφα Google είναι να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πολλά επαγγελματικά πρόσθετα που είναι διαθέσιμα. Υπάρχουν δύο τρόποι για να αποκτήσετε αυτά τα πρόσθετα. Το πιο εύκολο είναι από το Google Marketplace. Εναλλακτικά, μπορείτε να τα αποκτήσετε απευθείας από τους ιστότοπους των προγραμματιστών των πρόσθετων.

Ακολουθούν μερικά αξιοσημείωτα πρόσθετα ψηφιακής υπογραφής για τα Έγγραφα Google:

  1. AirSlate
  2. DocuSign
  3. Με δυνατότητα υπογραφής
  4. υπογράψτε τώρα
  5. PandaDoc
  6. HelloSign

1. airSlate

airSlate

Το AirSlate σάς επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα από οπουδήποτε, χωρίς να ανησυχείτε για την εκτύπωση και την υπογραφή τους με το χέρι. Το κλειδί για την επιτυχία του airSlate είναι ότι η ενότητα eSignature αποτελεί μέρος μιας ολόκληρης διαδικασίας αυτοματισμού ροής εργασιών. Αυτό σημαίνει ότι ο τρόπος για να αποκτήσετε την υπογραφή σας σε ένα Έγγραφο Google με το airSlate είναι απλός.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εκτελέσετε τον Οδηγό υπογραφής και να πληκτρολογήσετε (ναι, πληκτρολογήστε) το όνομά σας στον οδηγό. Η υπογραφή σας θα εμφανιστεί με μια γραμματοσειρά όπως την είχατε υπογράψει με το χέρι. Εάν προτιμάτε κάτι πιο εξατομικευμένο, μπορείτε επίσης να ανεβάσετε την προσωπική σας υπογραφή. Ακόμη και αυτό μπορεί να γίνει τραβώντας μια φωτογραφία της υπογραφής σας και στη συνέχεια ανεβάζοντάς τη μέσω airSlate.

Οι υπογραφές AirSlate είναι νομικά δεσμευτικές σε συμμόρφωση με τον νόμο eSign. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ελεύθερα για δουλειές συμβόλαια, διαθήκες ή οποιαδήποτε άλλη επίσημη τεκμηρίωση. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να διαμορφώσετε το airSlate ώστε να εισάγει αυτόματα την υπογραφή σας σε οποιοδήποτε έγκυρο πεδίο. Αυτό είναι μόνο μέρος του τρόπου με τον οποίο εντάσσεται στη συνολική διαδικασία αυτοματισμού.

επισκεφτείτε το ιστοσελίδα airSlate για να μάθετε περισσότερα.

2.DocuSign

docusign

Αν ψάχνετε για μια λύση ηλεκτρονικής υπογραφής που βασίζεται στο Cloud, το DocuSign μπορεί να είναι τέλειο. Περισσότεροι από 100 εκατομμύρια χρήστες χρησιμοποιούν αυτή τη δημοφιλή υπηρεσία ψηφιακής υπογραφής παγκοσμίως για να υπογράφουν έγγραφα και να τα στέλνουν πίσω μέσω email ή φαξ. 

Είναι ασφαλές, αξιόπιστο, οικονομικό και γρήγορο—η τέλεια εφαρμογή για πολυσύχναστα γραφεία που πρέπει να συμβαδίζουν με τον ρυθμό των εργασιών τους. Θα αναζητάτε συγκεκριμένα το DocuSign for Google Docs, ένα δωρεάν πρόσθετο.

Μπορείτε να στείλετε οποιοδήποτε έγγραφο στο Gmail, τα Φύλλα Google ή το Google Drive στο DocuSign με ένα μόνο κλικ. Το έγγραφο θα σταλεί στον παραλήπτη και θα παρακολουθείται διαδικτυακά με ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο.

Το DocuSign είναι διαθέσιμο από $10 (με δωρεάν δοκιμή 30 ημερών). Ωστόσο, εάν είστε πρόθυμοι να εργαστείτε με το εργαλείο στον ιστότοπό τους, προσφέρουν α δωρεάν υπηρεσία υπογραφής. Φυσικά, η πιο βολική μέθοδος είναι να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Google Doc.

εγκαταστήστε το Πρόσθετο DocuSign απευθείας από την ιστοσελίδα τους.

3. Υπογραφή

σηματοδοτούμενο

Το Signable for Google Docs είναι μια υπηρεσία που βασίζεται στο cloud που επιτρέπει σε οποιονδήποτε να υπογράφει και να επεξεργάζεται έγγραφα στο διαδίκτυο, απευθείας στα Έγγραφα Google. Το εργαλείο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε και να στέλνετε νομικά δεσμευτικές συμφωνίες που συμμορφώνονται με τις ευρωπαϊκές eIDAS και το Νόμος eSign των ΗΠΑ.

Θα χρειαστεί να το εγκαταστήσετε από την αγορά των πρόσθετων Google για να χρησιμοποιήσετε το Signable. Απλώς κατευθυνθείτε στο Marketplace, αναζητήστε "Signable" και κάντε κλικ στο εικονίδιο που εμφανίζεται. Μόλις εγκατασταθεί, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο πρόσθετο μέσω "Πρόσθετα" στη γραμμή μενού Εγγράφων Google.

Δυστυχώς, το Signable δεν είναι δωρεάν στη χρήση, αλλά παρέχει ένα ευρύ φάσμα προγραμμάτων κατάλληλα για ιδιώτες και επιχειρήσεις. Εάν χρειάζεστε μόνο υπογεγραμμένο το περίεργο έγγραφο, μπορείτε να ακολουθήσετε το ad-hoc σχέδιο τους, το οποίο χρεώνει ένα ευρώ ανά υπογεγραμμένο έγγραφο.

εγκαταστήστε το Πρόσθετο με δυνατότητα υπογραφής από το Google Marketplace.

4. υπογράψτε ΤΩΡΑ

signnow

Το σεμινάριο υπογράψτε ΤΩΡΑ για την ενσωμάτωση των Εγγράφων Google είναι ένα εξαιρετικό νέο εργαλείο στη νομική αγορά. Επιτρέπει στους χρήστες να υπογράφουν ένα έγγραφο απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής τους χωρίς να κάνουν λήψη πρόσθετου λογισμικού ή εφαρμογών.

Με το signNOW για Έγγραφα Google, μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία με άλλους χρήστες στέλνοντάς τους απλώς έναν σύνδεσμο μέσω email που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να προβάλουν ή να επεξεργαστούν το έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Παρά αυτήν την κοινή χρήση, θα διατηρήσετε τον έλεγχο του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες βλέπουν τα έγγραφά σας.

Το ενσωματωμένο σύστημα είναι εύκολο στη χρήση. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να εγκαταστήσετε το πρόσθετο στα Έγγραφα Google. Μόλις το έγγραφό σας είναι έτοιμο για αποστολή, απλώς επιλέξτε την επιλογή «Αποστολή με SignNOW» από τη γραμμή πλοήγησης GDOC και συμπληρώστε τη διεύθυνση email του παραλήπτη.

Το signNOW είναι επίσης ένα πλήρως εμπορικό προϊόν, αλλά δεν κοστίζει ανάλογα με τον όγκο των εγγράφων. Αντίθετα, τα σχέδια είναι περιορισμένα σε χαρακτηριστικά. Οι τιμές ξεκινούν από 8 $/μήνα/χρήστη και αυτό είναι αρκετό για τις περισσότερες μικρότερες επιχειρήσεις.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΗΣΤΕ Πρόσθετο signNOW για Έγγραφα Google από τον ιστότοπό τους. 

5. PandaDoc για Έγγραφα Google

pandadoc

Το PandaDoc για τα Έγγραφα Google είναι ένα δωρεάν εργαλείο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας απευθείας από το Google Drive. Το πρόσθετο των Εγγράφων Google υποστηρίζει τη χρήση προτύπων και των περισσότερων άλλων λειτουργιών που βρίσκονται στην εφαρμογή ή την έκδοση του PandaDoc που βασίζεται στον ιστό.

Εκτός από την υπογραφή και την αποστολή, το πρόσθετο σάς επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε τι συμβαίνει με τα απεσταλμένα έγγραφά σας. Για παράδειγμα, εάν ο παραλήπτης άνοιξε το έγγραφο ή πόσο χρόνο αφιέρωσε για την προβολή του.

Η υπηρεσία είναι SOC 2 Τύπος 2 πιστοποιημένο και φιλοξενείται σε εξαιρετικά ασφαλή Amazon AWS διακομιστές. Αυτή η φιλοξενία είναι ιδιαίτερα σημαντική για όσους χρειάζονται συμμόρφωση με την ευρωπαϊκή νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων για την τεκμηρίωσή τους.

Το δωρεάν πρόγραμμα δεν περιορίζει τον αριθμό των εγγράφων που μπορείτε να υπογράψετε. Ωστόσο, τα προγράμματα επί πληρωμή έχουν πολλές περισσότερες δυνατότητες, όπως ενσωμάτωση CRM και Zapier, επεξεργασία με μεταφορά και απόθεση, αναλυτικά στοιχεία και καλύτερη υποστήριξη. Τα επί πληρωμή προγράμματα PandaDoc ξεκινούν από 19 $/χρήστη/μήνα.

Πιάσε το Πρόσθετο PandaDoc για Έγγραφα Google από το Google Marketplace.

6. HelloSign

hellosign

Το HelloSign for Google Docs είναι μια λύση eSignature που ενσωματώνεται στη σουίτα Εφαρμογών Google. Είναι ακόμη και ένα API που επιτρέπει στους προγραμματιστές την υπηρεσία HelloSign στις εφαρμογές τους. Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να εναρμονίσετε την ομάδα σας με τα Έγγραφα Google. 

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όχι μόνο για την υπογραφή και τον σχολιασμό εγγράφων, αλλά και για την παρακολούθηση της κατάστασης συγκεκριμένων εργασιών ή έργων στο Gmail ή το Outlook και για τη δημιουργία υπενθυμίσεων σχετικά με το τι χρειάζεται να κάνετε την επόμενη φορά που θα δείτε ο ένας τον άλλον πρόσωπο με πρόσωπο.

Η εγκατάσταση είναι εύκολη – απλώς κάντε κλικ σε ένα κουμπί από την αγορά και μπορείτε να ξεκινήσετε. Τα έγγραφα αποστέλλονται σε PDF, επομένως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για προβλήματα συμβατότητας ή απώλεια δεδομένων κατά τη μετάδοση.

Δυστυχώς, δεν υπάρχει δωρεάν έκδοση, αλλά όλα τα προγράμματα επί πληρωμή στο HelloSign σάς επιτρέπουν να υπογράφετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων. Οι τιμές για το HelloSign ξεκινούν από 15 $/μήνα για έναν μόνο χρήστη. Αυτό περιλαμβάνει πρότυπα, μια διαδρομή ελέγχου και πρόσβαση στην εφαρμογή τους για κινητά.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΗΣΤΕ HelloSign από το Google Marketplace.

Τι είναι η Ψηφιακή Υπογραφή;

Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένας τρόπος για να επαληθευτεί ότι ένα εξουσιοδοτημένο άτομο εκδίδει ένα έγγραφο. Είναι παρόμοιο με το να υπογράφεις αυτοπροσώπως ένα κομμάτι χαρτί, μόνο που αυτό συμβαίνει στον ψηφιακό κόσμο. Το βασικό πράγμα που πρέπει να καταλάβετε σχετικά με τις ψηφιακές υπογραφές είναι ότι δεν είναι τόσο απλό όσο η προσθήκη μιας εικόνας σε ένα έγγραφο.

Για παράδειγμα, δεν μπορείτε απλώς να ρίξετε μια σαρωμένη εικόνα της υπογραφής σας σε ένα έγγραφο και να το θεωρήσετε "ψηφιακά υπογεγραμμένο".

Πώς λειτουργούν οι ψηφιακές υπογραφές

Οι ψηφιακές υπογραφές διασφαλίζουν ότι δεν είναι δυνατές μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές στα έγγραφα όταν η υπογραφή έχει τοποθετηθεί. Η διαδικασία λειτουργεί δημιουργώντας ένα μοναδικός κατακερματισμός του εγγράφου και κρυπτογράφηση του χρησιμοποιώντας το ιδιωτικό κλειδί του αποστολέα. 

Κάθε κατακερματισμός που δημιουργείται είναι μοναδικός και θα αλλάξει εάν υπάρχουν τροποποιήσεις στο αρχικό έγγραφο. Μόλις το σύστημα ολοκληρώσει τη διαδικασία κατακερματισμού, το έγγραφο "υπογράφεται ψηφιακά". Στη συνέχεια, μπορείτε να το στείλετε σε έναν παραλήπτη.

Όταν ο παραλήπτης λάβει το έγγραφο, το σύστημά του θα δημιουργήσει έναν άλλο κατακερματισμό του ψηφιακού αντιγράφου. Αυτός ο κατακερματισμός χρησιμοποιεί το δημόσιο κλειδί του αποστολέα για την αποκρυπτογράφηση του κατακερματισμού του αποστολέα που συνοδεύει το έγγραφο. Τα αντιστοίχιση κατακερματισμών χρησιμεύουν ως απόδειξη ότι το έγγραφο είναι πρωτότυπο και μη τροποποιημένο.

Επίσης, διαβάστε

Γιατί πρέπει να υπογράψετε ψηφιακά τα Έγγραφά σας Google;

Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους πρέπει να υπογράψετε τα έγγραφά σας ψηφιακά. Πρώτα, ωστόσο, υπάρχει ένας μύθος που πρέπει να καταρριφθεί. Ακριβώς επειδή κάτι είναι βολικό δεν σημαίνει ότι είναι λιγότερο ασφαλές από το παλιό καλό στυλό και χαρτί.

Ακολουθούν μερικοί από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους πρέπει να μεταβείτε στις ψηφιακές υπογραφές.

Είναι πιο γρήγορο και πιο βολικό

Ο πιο προφανής λόγος είναι η αποτελεσματικότητα. Μπορείτε να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά υπογράφοντας έγγραφα ηλεκτρονικά, αντί να χρειάζεται να τα εκτυπώσετε και να τα στείλετε με φαξ ή να τα ταχυδρομήσετε. Μπορείτε επίσης να υπογράψετε και να παραδώσετε έγγραφα από οπουδήποτε, ακόμη και μεταξύ χωρών.

Οι ψηφιακές υπογραφές είναι ασφαλέστερες

Όταν υπογράφετε έγγραφα ηλεκτρονικά, γνωρίζετε ότι δεν θα γίνουν λάθη όταν έρθει η ώρα της κατάθεσης σε δικαστήριο ή άλλο φορέα. Επίσης, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως αλλάξει κάποιος το έγγραφο χωρίς την άδειά σας.

Μειώνει επίσης τον κίνδυνο απώλειας εγγράφων ή απώλειας τους κατά τη μεταφορά, επειδή δεν υπάρχει αντίγραφο σε χαρτί. Η υπογραφή σας αποθηκεύεται στο cloud.

Δημιουργούν εμπιστοσύνη

Ο ψηφιακός χώρος σήμερα υποστηρίζει επίσης εμπορικές δραστηριότητες και οι ψηφιακές υπογραφές μπορούν να είναι ένας τρόπος οικοδόμησης εμπιστοσύνης μεταξύ των μερών που εμπλέκονται στις συναλλαγές. Για παράδειγμα, η αγορά και η πώληση αγαθών, η υπογραφή συμβάσεων ή η ανταλλαγή εμπιστευτικών πληροφοριών.

Οι ψηφιακές υπογραφές είναι ευρέως αποδεκτές

Μια ψηφιακή υπογραφή έχει την ίδια νομική αξία με μια χειρόγραφη υπογραφή. Οι εταιρείες και τα άτομα πρέπει να τηρούν συγκεκριμένους κανόνες κατά την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων. Λόγω αυτών των κανονισμών, οι ψηφιακές υπογραφές είναι συχνά νομικά δεσμευτικές.

Βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη

Αντί να περιμένουν οι πελάτες για συμβόλαια ή προτάσεις καθώς αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου, οι ψηφιακά υπογεγραμμένες εκδόσεις θα φτάνουν πολύ πιο γρήγορα. Φανταστείτε να κάνετε μια επαγγελματική συζήτηση μια μέρα και να έχετε μια υπογεγραμμένη σύμβαση να διευθετηθεί μέσα σε λίγα λεπτά αυτής της συνομιλίας. Βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη με πολλούς τρόπους.

Συμπέρασμα

Αν και τα Έγγραφα Google δεν διαθέτουν ακόμη μια αποκλειστική δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής, υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις. Όλες οι λύσεις που έχω περιγράψει λειτουργούν καλά με τα Έγγραφα Google και η καθεμία έχει το δικό της σύνολο λειτουργιών για να διευκολύνει την υπογραφή εγγράφων. 

Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε κάποιον να υπογράψει ένα έγγραφο στην κινητή συσκευή του ανά πάσα στιγμή, το PandaDoc και το HelloSign θα ήταν οι καλύτερες επιλογές σας. Η ουσία είναι ότι ανεξάρτητα από το ποια λύση λειτουργεί καλύτερα για τις ανάγκες σας, μπορείτε εύκολα να την ενσωματώσετε στα Έγγραφα Google.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ

Σχετικά με το Pui Mun Beh

Ο Pui Mun Beh είναι ψηφιακός έμπορος του WebRevenue. Παρακολουθεί τις τελευταίες τάσεις του ψηφιακού μάρκετινγκ και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Της αρέσει να ταξιδεύει σε όλο τον κόσμο εκτός σύνδεσης και διαδικτυακά. Πείτε της γεια στο LinkedIn