16 個遠程團隊的文檔協作工具

更新時間:2022-09-02 / 文章作者:Nicholas Godwin

文檔協作工具可以幫助您的企業節省資金、增加收入並提高團隊生產力。

我不是在編造這個。 Forrester 的一項研究表明,協作工具增加了 高達 247,500 美元的生產力收益 100 人的團隊,每小時收入 40 到 60 美元。 在 2020 年 XNUMX 月與 G Suite 老闆 Javier Soltero 的一次採訪中,包括 Google Docs 在內的 Google 的 G Suite 已經超越 2 億月活躍用戶 到2019結束時。

由於文檔編輯是團隊的重中之重,因此我將在本文中為您的遠程團隊提供 15 種文檔協作工具。 所以,你總是有選擇的。

我通過分享在為您的團隊決定最佳文檔協作工具時要尋找的功能來幫助您消除決策癱瘓。 跟我來。

1。 Google文檔

“Google文檔”

如果您喜歡簡單性,Google Docs 是您首選的文檔協作工具。 它易於使用,可從任何位置提供無縫的實時文檔協作。

您可以通過向團隊成員發送文檔鏈接來與他們共享和處理文檔。 

您還可以確定誰可以訪問文檔以及以何種身份訪問文檔——作為查看者、編輯者或評論者。

Google 文檔主要功能

您喜歡 Google 文檔的一些出色功能:

  • Google 文檔適用於任何設備
  • 自動保存最新編輯
  • 遠程團隊的離線可用性
  • 內置輔助功能,如自動更正、預測文本和語音輸入。
  • 能夠將團隊成員標記到文檔並實時留下評論或建議。
  • 附加功能。 使用 Google 文檔同時探索其他應用程序和擴展程序。

谷歌文檔定價

免費版的 Google Docs 具有豐富的功能。 此外,您還可以享受其他十種 Google Workspace 工具。 

但是,要獲得更多雲存儲空間、24/7 全天候客戶支持和大量用戶,請升級到每月 6 美元起的任何強大的業務包。

2.點擊

點擊

ClickUp 確保用戶只需使用此協作工具即可每週節省一天。 具體來說,該工具的文檔協作功能 ClickUp Docs 允許您和您的團隊創建和 在文檔或 wiki 上進行協作

ClickUp主要特點

  • 獨特的文檔格式功能。 將您選擇的品牌書籤、嵌套頁面或樣式添加到文檔中。
  • 用於實時編輯的文檔跟踪器。
  • 同步的工作流程。 從一處分配和監控文檔項目。
  • 記事本供團隊成員記筆記或創建待辦事項列表。

使用 ClickUp 需要多少費用?

享受 ClickUp 上的所有免費功能和大量無限特權將花費一個小團隊每個成員每月 5 美元。 

您的團隊規模越大,ClickUp 的成本就越高。

3. 匯合

合流

Confluence 是知識管理和項目協作工具,它改變了遠程團隊的工作方式。 從計劃階段到執行,您可以創建、分發和與團隊成員討論工作。

Confluence 主要功能

  • 頁面樹功能允許您使用標籤輕鬆查找和排列文檔
  • 超過 75 個文檔模板選項
  •  內置文檔結構成頁面和空間(包含頁面)
  • 交互式功能,如在線評論、GIF、表情符號和編輯亮點
  • 分配任務和標記成員的實時通知和更新
  • 自動創建目錄和文檔亮點的有用宏

Confluence 的價格是多少?

Confluence 的免費版本只支持十個用戶。 它僅供在線使用。

Confluence 提供了三個可擴展的計劃。 標準、高級和企業套餐的起價為每月 5.50 美元。 

Confluence 可讓您加入多達 20,000 名用戶,並在其付費版本中訪問大量令人興奮的功能。

4.airSlate

航空板岩

航空板岩 是一個多合一的文檔 流程自動化 允許團隊之間進行高效遠程協作的解決方案。 您可以使用各種功能(文檔生成、無代碼自動化、第三方集成等)遠程創建、管理和自動化團隊工作流程。

airSlate 主要特點

  • 使用 airSlate 的 Flow 模板或從頭開始創建新的工作流程
  • 提供安全且合規的企業級電子簽名
  • 無代碼工作流自動化
  • 無需離開工作區,即可享受與流行的生產力應用程序、CRM 和 ERP 系統的內置集成。

使用 airSlate 需要多少錢?

airSlate 提供免費計劃,可在帳戶創建後 30 天內完全訪問每個流程。

基本計劃的 Creator 每月收費 30 美元,並提供自動化業務工作流程所需的所有功能,對 airSlate 的訪問沒有限制。

商業雲計劃為 Creator 每月收費 50 美元,並允許在單個商業平台中訪問 airSlate 的整套數字轉換工具。

5. 俏皮話

諷刺

Quip 的開發人員構建它是為了解決銷售團隊的需求。 該工具可促進業務增長,並使用戶能夠創建銷售計劃並在銷售過程中進行協作。

俏皮話主要特點

  • 允許團隊將電子表格添加到文檔
  • 可編輯的文檔模板 
  • 可在多種設備類型上訪問
  • 群聊功能和一對一消息以允許交互

Quip 的價格是多少?

免費試用期結束後,用戶必須選擇付費版 Quip 才能繼續享受基本功能。

Quip 入門計劃每位用戶每月只需 10 美元。 根據您的需要,您可以每月 100 美元升級到高級選項。

6。 百會文件

Zoho Docs

Zoho Docs 是一種安全協作工具,也是 Zoho 業務工具套件的原生組件。 用戶可以在線創建、編輯、協作和保存文檔。 

Zoho Docs 主要功能

  • 雲存儲使文檔檢索變得輕鬆快捷
  • 能夠將文檔組織到文件夾和子文件夾中
  • 雲端文件同步
  • 應用內聊天功能可在處理文檔時進行交流
  • 用於保護敏感內容的密碼文件
  • 品牌化的管理控制平台

Zoho Docs 高級版優惠和缺點

Zoho docs 限制您選擇的每個計劃的文件上傳大小。 

但付費版本允許您一次上傳高達 25GB 的更大文件,每月只需 6.4 美元。 

7.只有辦公室

onlyoffice

Onlyoffice 是一個功能強大的工具,使協作者可以在任何地方處理文檔、電子表格、表單和演示文稿。 

Onlyoffice的主要特點

  • 可定制的文檔編輯器和徽標
  • 24/7 專業支持
  • 支持多種文件類型
  • 雲和自託管版本
  • MS Office 兼容性

Onlyoffice定價

Onlyoffice 的社區版是免費的。 但要獲得終身許可並享受為企業和開發人員優化的功能,成本從 1200 美元到 7000 美元不等。 

8. 微軟Word

Microsoft Word 是最流行的在線文檔處理工具之一。 但 Microsoft 365 套件中的最新 Web 版本包含便於團隊協作的功能。

Microsoft Word 主要功能

  • 自動保存功能。
  • 即時文檔翻譯成不同的語言
  • 現場編輯
  • 留言
  • 移動友好的

Microsoft Word 的價格是多少?

您需要完整的 Microsoft 365 訂閱才能解鎖 Microsoft Word 在線版本。 它的計劃起價為每月 6 美元,可為您提供 1TB 的雲空間。

9. Dropbox 紙

Dropbox Paper 是一款免費的文檔協作工具。 您可以使用它來編輯、共享和完成項目文檔。 

Dropbox Paper 的主要功能

  • 添加會議記錄並將待辦事項分配給團隊成員
  • 第三方應用集成,如 Pinterest 和 youtube
  • 註釋 
  • 30 多個文檔模板 
  • 時間線跟踪功能

Dropbox Paper 的成本是多少?

Paper 是免費的,只能在線獲取並附加到 Dropbox。 所以它不是一個獨立的工具。

10. 比特愛

Bit.ai 是一個功能豐富的智能文檔協作平台,專為 21 世紀的團隊設計。

Bit.ai 主要特點

  • 自動文檔格式化
  • 訪客訪問文檔
  • 定製文件
  • 實時文檔跟踪
  • 內部和外部維基
  • 支持 100 多種文檔類型

比特幣定價

Bit.Ai 免費版只允許五個用戶。 之後,升級到專業或商業計劃,每位用戶每月 8 美元起。 

11.盒子協作

文檔協作工具 遠程團隊

Box Collaboration 是一個簡單的文檔協作工具,用於在雲上快速查看、組織和共享文檔。 

主要特徵

  • 帶有 Box 畫布的白板功能
  • 自動化工作流程
  • 1500 多個應用程序集成
  • 專家技術支持
  • 基於雲的工具
  • 無限的電子簽名

使用盒子需要多少錢?

存在文件和團隊大小限制,並且沒有免費版本。 但是在訂閱每月至少 15 美元之前有一個免費試用期。 

12.概念

Notion 是一個可定制的文檔協作工具。 您可以設置儀表板以滿足特殊的組織需求。

概念主要特點

  • 管理控制工具  
  • 無限的團隊成員(收費)
  • 文檔、wiki 和筆記協作
  • 獨特的 API
  • 來賓和高級權限

使用 Notion 的成本是多少?

Notion 的免費版本不支持團隊協作。 滿足您團隊需求的特殊套餐每月收費 10 美元。

13. Document360

Document360 是一個知識庫協作軟件。 SaaS的 團隊發現 Document360 很有用。 

Document360 的主要特點

  • 自動保存以前的文檔版本
  • 支持技術文檔
  • 知識庫助手
  • 第三方應用集成和擴展

Document360 定價

Document360 的最低訂閱計劃每個項目的費用為 99 美元。 除非您的團隊需要 Document360 的出色功能,否則您可以避免這筆費用。

14. 週一工作文檔

Monday Workdocs 通過易於使用的直觀界面和自動化工作流程為常規文檔協作增添了樂趣。

星期一 Workdocs 主要特點

  • 適用於 100 多個協作者的實時引擎 
  • 自動保存文檔
  • 拖放功能,便於編輯
  • 實時評論、任務分配和清單創建
  • 提供移動和桌面版本

星期一 Workdocs 的優惠和缺點

Monday Workdocs 是 Monday.com 的產品,需要付費才能使用整個軟件。 

免費版只允許兩個用戶。 Monday.com 的起價為每月 24 美元以上,具體取決於團隊成員的數量。 

15. 文件營

聯合利華、柯尼卡美能達、起亞、喜力和寶馬集團等全球頂級品牌使用 Filecamp 實時編輯、管理和批准文件。

Filecamp主要特點

  • 輕鬆共享文件
  • 舊文檔版本的存檔
  • 自定義品牌功能
  • 可靠的 HTTPS 技術帶來最高的安全性
  • 控制對文檔的訪問
  • 無限的用戶

Filecamp定價

計劃起價 29 美元,但如果您需要更多空間,則必須支付額外的存儲空間和訂閱費。

16.文件階段

Filestage 是一種文檔協作工具,可讓您和您的團隊從單一平台協作、審閱和評論文檔。

Filestage 主要功能

  • 註釋和反饋功能
  • 能夠共享任何文件格式
  • 無限邀請客人
  • 一鍵審批文件
  • 應用程序集成

Filestage 定價

小型團隊必須每月支付 95 美元才能使用 Filestage。 並且只能訪問 75GB 空間加一個項目模板。 

在您的文檔協作工具中尋找的主要功能

現場編輯

您理想的文檔協作工具應該支持團隊成員的實時編輯。 每個人都可以同時訪問該文檔並對同一文檔進行更改。 編輯、評論和建議會立即反映在文檔中。

超大雲存儲空間

在選擇任何文檔協作工具之前,請考慮項目的存儲空間需求。 如果您的項目需要大量空間且存儲空間有限,則需要考慮切換到其他提供商。

自動保存功能

自動保存功能保存您的 最新編輯 和較舊的文檔歷史記錄,並保護您免受丟失事件的影響。 進行任何更改後,您無需手動保存文檔。

實時文檔跟踪器

您應該能夠實時跟踪任何團隊成員對文檔所做的更改。 您可能會在不查看文檔的情況下收到通知以更新您的更改。

支持多種文檔類型

一些文檔協作工具不支持特定的文檔格式。 當您需要將文檔轉換為支持的格式時,它會降低工作效率。 您需要一個支持盡可能多的文檔格式的協作工具。

離線訪問

您選擇的文檔協作工具應提供離線功能。 如果您沒有 Internet 連接,則可以隨時隨地工作。 即使斷開連接,您仍然可以編輯或查看文檔。

移動友好

確保文檔協作工具在移動設備上可用,以實現無縫工作。 您可以在筆記本電腦上編輯文檔並將其發送給在移動設備上查看的團隊成員。

版本歷史

支持版本歷史記錄的文檔使您即使在您離開時也可以跟踪誰進行了更改,並在必要時恢復任何文檔版本。 版本控制還確保您可以在進行新更改後將文檔恢復到任何以前的版本。

最後的話

上面提到的所有文檔協作工具都可以幫助您滿足團隊的需求。 借助這些文檔協作工具,您可以改善單位溝通並提高團隊生產力,同時節省時間和資源。 

考慮投資您首選工具的付費版本以獲得最佳產品。 您的團隊將為此感謝您。 

閱讀更多

關於尼古拉斯·戈德溫

尼古拉斯·戈德溫(Nicholas Godwin)是一名技術和市場研究員。 自2012年以來,他一直幫助企業講述其觀眾喜歡的有利可圖的品牌故事。他一直在彭博Beta,埃森哲,普華永道和德勤的寫作和研究團隊中任職於惠普,殼牌,AT&T。