7 Các bước để tổ chức email của bạn và thêm giờ vào tuần của bạn

Bài viết được viết bởi:
  • Mẹo viết blog
  • Cập nhật: Apr 05, 2018

Bạn dành bao nhiêu giờ mỗi tuần cho email?

Đây là một thách thức đối với bạn: Bắt đầu từ tuần tới, hãy lưu ý tất cả thời gian bạn kiểm tra email.

Viết xuống trong sổ ghi chép hoặc sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian như Chrometa. Có thể bạn sẽ bị sốc khi số giờ tăng lên nhanh chóng.

Bạn có thể làm gì khác với tất cả thời gian thêm đó? Tuy nhiên, email rất quan trọng để điều hành doanh nghiệp của bạn, vậy làm thế nào bạn có thể cắt giảm?

Các bước sau đây vượt xa các khái niệm cơ bản, cho bạn biết cách tạo hệ thống để sắp xếp và giữ hộp thư đến của bạn được kiểm tra. Bạn sẽ làm gì với thêm vài giờ mỗi tuần?

Đây là cách bạn có thể tìm hiểu.

Bước #1: Giảm email đến

Hãy xem những gì thường đi vào hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn đã đăng ký nhiều hơn các bản tin email của 5, có thể là quá nhiều.

Thử một công cụ như Unroll.me để quản lý và giảm đăng ký của bạn. Hãy nhẫn tâm về việc hủy đăng ký tất cả trừ những bản tin hữu ích nhất.

Hầu hết các email của bạn từ khách hàng?

Nếu bạn có một doanh nghiệp dựa trên dịch vụ, email của khách hàng thường chiếm một phần lớn thời gian.

If you offer a service, consider reducing the amount of clients you deal with. It's better to have two clients who each pay $250 than to have 5 clients who each pay $100 because of the overhead time for each client.

Cân nhắc tăng giá và giảm số lượng khách hàng bạn cần để gửi email.

Nếu bạn thấy mình trả lời các email tương tự lặp đi lặp lại, hãy xuất bản Câu hỏi thường gặp trên trang web của bạn để xử lý các câu hỏi thường gặp nhất. Hãy chắc chắn liên kết với FAQthuật ngữ từ trang liên hệ của bạn và khuyến khích khách truy cập đọc nó trước khi liên hệ với bạn. Nếu bạn không thể giảm số lượng email, ít nhất bạn có thể lên lịch cho chúng tốt hơn.

Thử Boomerang, cho phép bạn tạm dừng gửi email và nhận nó theo lô.

Bước #2: Quản lý kỳ vọng

Kiểm tra email liên tục trong ngày có tác động rất lớn đến năng suất của bạn.

Đa nhiệm có thể làm giảm hiệu suất của bạn bằng 40% và thậm chí giảm chỉ số IQ của bạn xuống tới 10 điểm theo các nghiên cứu khoa học.

Giảm chất lượng công việc có thể làm tổn thương các mối quan hệ khách hàng của bạn hơn là một phản hồi email hơi chậm trễ.

Điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng của bạn quen với việc trả lời email của họ ngay lập tức?

Phản hồi nhanh đối với các yêu cầu qua email có thể là điểm bán hàng lớn cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng bạn có thể đáp ứng mà không cần kiểm tra email một cách bắt buộc suốt cả ngày. Bạn chỉ cần quản lý kỳ vọng của khách hàng và đào tạo họ về lịch biểu mới của bạn.

Những gì họ coi là "khẩn cấp" thường không phải là.

Trước tiên, hãy đặt lịch cho chính bạn. Bạn có thể quyết định chỉ kiểm tra email 2-3 lần mỗi ngày, hoặc chỉ vào buổi sáng.

Tiếp theo, bạn sẽ cần cho khách hàng của mình biết về các chính sách mới của bạn và thông thường sẽ mất bao lâu để bạn trả lời email. Bạn có thể đào tạo khách hàng của mình để mong đợi lịch biểu mới của bạn bằng cách:

  • Xuất bản các chính sách của bạn trên trang web của bạn. Trên trang liên hệ hoặc trang hỗ trợ của bạn, hãy cho họ biết họ có thể chờ đợi phản hồi trong bao lâu.
  • Chia sẻ gói chào mừng với khách hàng mới. Trong gói chào mừng của bạn, hãy phác thảo các chính sách liên lạc của bạn: cách họ nên liên lạc với bạn và khi nào bạn sẽ trả lời.
  • Cân nhắc thiết lập phản hồi tự động qua email cho phép các liên hệ của bạn biết khi nào bạn sẽ trả lời email của họ.
  • Không bao giờ gửi hoặc trả lời email trong giờ làm việc (như buổi tối và cuối tuần). Điều này mang lại ấn tượng về tính khả dụng của 24 / 7. Thay vào đó, bạn có thể lên lịch gửi email vào buổi sáng.

Đối với khách hàng hiện tại, hãy cho họ biết rằng bạn đang cập nhật chính sách của mình.

Quay nó như một lợi ích cho họ!

Kính gửi [khách hàng],

[Lời chào được cá nhân hóa] Tôi liên lạc để cho bạn biết về chính sách email mới của tôi.

Khi doanh nghiệp của tôi phát triển, ưu tiên của tôi là đảm bảo tôi tiếp tục cung cấp cho bạn dịch vụ có chất lượng. Để tiếp tục làm như vậy, tôi đang cập nhật chính sách liên lạc của mình. Trong tương lai, tôi sẽ kiểm tra email của tôi [vào những lúc này].

Tôi sẽ trả lời email của bạn trong [thời gian phản hồi]. [Tùy chọn:] Nếu thư của bạn khẩn cấp, bạn có thể sử dụng từ "Khẩn cấp" trong dòng chủ đề email của bạn và nó sẽ thông báo cho tôi ngay lập tức. Chính sách mới này sẽ cho phép tôi tập trung vào 100% khi làm việc trên các dự án của bạn mà không bị phân tâm bởi email suốt cả ngày.

Cảm ơn bạn cho doanh nghiệp của bạn.

Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách mới này.

Khách hàng sẽ đánh giá cao tính chuyên nghiệp và sự thẳng thắn của bạn, và sẽ sớm phát triển được sử dụng cho thời gian phản hồi mới của bạn.

Bước # 3: Sắp xếp và Tự động hóa

Khi hộp thư đến của bạn có đầy đủ các loại email, từ thông tin liên lạc của khách hàng đến các bản tin để xác nhận đơn đặt hàng, thật khó để lội qua tất cả.

Nó có thể được áp đảo, và nó cũng dẫn bạn tập trung hơn vào các email không liên quan để gây thiệt hại cho những cái quan trọng hơn. Hộp thư đến theo tab của Gmail không hỗ trợ điều này, nhưng bạn có thể sắp xếp nó nhiều hơn bằng cách sử dụng nhãn và bộ lọc.

Ví dụ: bạn có thể nhận cả email cá nhân từ bạn bè và gia đình và email từ doanh nghiệp của bạn được trộn lẫn trong tab Chính của bạn.

Nếu bạn muốn tự động tách email doanh nghiệp của mình để có thể ưu tiên những email đó, bạn có thể dễ dàng thiết lập bộ lọc để tất cả chúng được gắn nhãn trong “Doanh nghiệp” để bạn có thể dễ dàng sắp xếp chúng.

tạo bộ lọc
Chỉ cần sử dụng trường tìm kiếm để tìm email bạn muốn gắn nhãn và nhấp vào liên kết ở cuối có nội dung “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này”.
-bộ lọc nhãn áp dụng
Sau đó nhấp vào tùy chọn “Áp dụng nhãn” và chọn nhãn bạn muốn sử dụng.

Một công cụ khác bạn có thể thử là SaneBox, tự động phát hiện email nào quan trọng đối với bạn và xóa phần còn lại khỏi hộp thư đến của bạn sau này.

Bước #4: Thoát Hộp thư đến

Bạn có sử dụng hộp thư đến email của mình làm danh sách việc cần làm không?

Đây không phải là hệ thống hiệu quả nhất hoặc khả năng mở rộng: Email không được thiết kế để trở thành danh sách việc cần làm.

Bạn muốn có thể tập trung vào các nhiệm vụ được hoàn thành mà không bị phân tâm bởi các email cá nhân. Thay vào đó, hãy thử sử dụng các công cụ được tạo cho các danh sách việc cần làm, như Asana, Trello, hoặc là Todoist.

Asana là một ứng dụng quản lý dự án miễn phí và đơn giản để sử dụng. Bạn có thể dễ dàng chuyển bất kỳ email nào thành công việc bằng cách chuyển tiếp nó tới Asana.

Nếu bạn có thể khiến khách hàng của mình sử dụng Trello thay vì email, việc tổ chức và giữ tất cả các thông tin liên lạc và tệp ở cùng một nơi trở nên dễ dàng hơn - không cần phải tìm kiếm trong hộp thư đến của bạn cho thư hoặc tệp cụ thể đó.

Thay vì giữ email trong hộp thư đến của bạn dưới dạng lời nhắc, bạn có thể lập lịch để gửi lại hộp thư đến vào một thời điểm nhất định, bằng cách sử dụng công cụ như .

Bước # 5: Thiết lập cảnh báo

You don't have to constantly check your email just to see if you got that one important message or file. Instead, set up specific alerts using Gmail/Android filtering and labels (or set up a text alert using IFTTT).

Nếu bạn sử dụng Gmail và điện thoại Android, bạn có thể thiết lập điện thoại của mình để chỉ thông báo cho bạn về một số email nhất định:

  1. Trước tiên, hãy tạo bộ lọc (như được hiển thị ở trên) để tự động gắn nhãn email bạn đang chờ. Bạn có thể thực hiện điều này bằng người gửi, từ khóa, cho dù email có tệp đính kèm, v.v. Bạn có thể gọi nhãn của mình là “Thông báo”, “Khẩn cấp”, v.v.
  2. Từ điện thoại của bạn, mở ứng dụng Gmail và điều hướng đến Cài đặt và chọn tài khoản email của bạn.
  3. Đảm bảo chọn hộp kiểm “Thông báo”.
  4. Cuộn xuống và chọn “Quản lý nhãn”.
  5. Chọn nhãn mới của bạn.
  6. Đồng bộ hóa tin nhắn của bạn và bật thông báo cho nhãn đó.
  7. Quay lại và đảm bảo thông báo cho các nhãn khác không được đồng bộ hóa, vì vậy bạn sẽ không nhận được thông báo cho chúng.

Đó là nó! Giờ đây, bạn sẽ chỉ nhận được thông báo khi bạn nhận được email mới khớp với bộ lọc của mình.

Step #6: Don't Feel Obligated to Answer Everyone

Just because someone emails you doesn't mean you're obligated to respond.

Điều này nghe có vẻ lạnh, nhưng nếu bạn đạt được bất kỳ loại thành công trực tuyến nào, mọi người sẽ bắt đầu gửi email cho bạn và yêu cầu thời gian của bạn.

You might want to answer everyone, if only to apologize and explain why you can't help them.

But remember: as a business owner, time is your most precious resource. Don't let yourself feel obligated to everyone that emails you. You don't owe everyone an in-depth response. “No” is a complete sentence.

Bước # 7: Yêu cầu trợ giúp

Nếu sau tất cả các bước này bạn vẫn dành nhiều thời gian cho email, bạn nên xem xét nhận trợ giúp để có thể tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp của mình.

Có những trợ lý ảo chuyên trả lời email. Bạn có thể tìm hiểu cách thuê VA bằng cách xem bài đăng gần đây của Gina Badalaty trên Làm cho Blog của bạn có lợi nhuận hơn bằng cách thuê Trợ giúp.

Email có thể là một thời gian rất lớn, nhưng nó không phải là!

Cho dù bạn đang làm việc đó một mình hay thuê người giúp đỡ, việc sắp xếp lại hộp thư đến của bạn thành hình dạng có thể là một dự án tốn thời gian lúc đầu. Khi hệ thống của bạn đã sẵn sàng, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian - bạn có thể tái đầu tư vào việc điều hành doanh nghiệp của mình.

Về KeriLynn Engel

KeriLynn Engel là nhà chiến lược tiếp thị nội dung và viết quảng cáo. Cô ấy thích làm việc với các doanh nghiệp B2B & B2C để lập kế hoạch và tạo nội dung chất lượng cao thu hút và chuyển đổi đối tượng mục tiêu của họ. Khi không viết, bạn có thể tìm thấy cô ấy đọc tiểu thuyết viễn tưởng, xem Star Trek hoặc chơi Telemann flute fantasias tại một mic mở địa phương.

Kết nối: