7 E-postanızı Düzenleme ve Haftanıza Saat Ekleme Adımları

Yazan makale:
  • Bloglama İpuçları
  • Güncelleme: Nisan 05, 2018

Haftada kaç saat e-posta harcıyorsunuz?

İşte size bir meydan okuma: Önümüzdeki haftadan itibaren, e-postalarınızı kontrol etmek için harcadığınız zamanı not edin.

Bir deftere yazın veya zaman izleme uygulaması gibi kullanın Chrometa. Muhtemelen saatlerin ne kadar çabuk toplandığına şaşıracaksınız.

Tüm bu ekstra zamanla başka ne yapabilirsin? Ancak, e-posta işinizi yürütmek için çok önemlidir, bu yüzden nasıl geri çekilebilirsiniz?

Aşağıdaki adımlar temel bilgilerin ötesine geçerek, organize edilecek sistemleri nasıl oluşturacağınızı ve gelen kutunuzu kontrol altında tutacağınızı gösterir. Her hafta birkaç saat fazla ne yaparsın?

İşte nasıl bulabilirsin.

Adım #1: Gelen E-postaları Azaltın

Gelen kutunuza tipik olarak gelenlere bir göz atın.

5 e-posta bültenlerinden daha fazlaysa, muhtemelen çok fazla.

Gibi bir araç kullanmayı deneyin Unroll.me Aboneliklerinizi yönetmek ve azaltmak için. Herkese aboneliği iptal etme konusunda acımasız olun en kullanışlı haber bültenleri.

E-postalarınızın çoğu müşteriden mi?

Hizmet tabanlı bir işiniz varsa, istemci e-postaları genellikle çok fazla zaman alır.

Bir hizmet sunuyorsanız, birlikte çalıştığınız müşteri miktarını azaltmayı düşünün. Her bir müşteri için 250 müşterilerine her biri $ 5 ödeme yapan 100 istemcilerden daha fazla XNUMX ödediği iki müşterinin olması daha iyidir.

Fiyatlarınızı yükseltmeyi ve e-posta ile göndermeniz gereken müşteri miktarını azaltmayı düşünün.

Benzer e-postaları tekrar tekrar yanıtlamayı düşünüyorsanız, web sitenizde en sık sorulan soruları yanıtlamak için bir SSS yayınlayın. Bağlantı kurduğunuzdan emin olun. FAQ ve sözlük iletişim sayfanızdan ve ziyaretçilerin sizinle iletişim kurmadan önce okumasını teşvik edin. E-postaların miktarını azaltamazsanız, en azından bunları daha iyi planlayabilirsiniz.

denemek Bumerang, bu da e-posta teslimi ve toplu olarak al.

Adım #2: Beklentileri Yönetin

E-postayı gün boyunca sürekli kontrol etmek, üretkenliğinizde büyük bir etkiye sahiptir.

Çok görevli, verimliliğinizi 40% oranında azaltabilir ve hatta IQ'nuzu 10 noktalarına kadar azaltabilir. bilimsel çalışmalara göre.

Azaltılmış iş kalitesi, müşteri ilişkilerinizi biraz gecikmeli e-posta yanıtından daha fazla zarar verebilir.

Müşterileriniz e-postalarını hemen yanıtlamak için kullanıldıysa ne olur?

E-posta sorgularına hızlı yanıtlar, işletmeniz için büyük bir satış noktası olabilir. Ancak gün boyunca e-postaları zorunlu olarak kontrol etmeden yanıt verebilirsiniz. Müşterilerinizin beklentilerini yönetmeniz ve bunları yeni programınıza göre eğitmeniz yeterlidir.

Bir "acil durum" olarak gördükleri çoğu zaman değildir.

Önce kendiniz için bir program belirleyin. Sadece günde 2-3 e-postasını veya yalnızca sabahları kontrol etmeye karar verebilirsiniz.

Ardından, müşterilerinize yeni politikalarınız hakkında bilgi vermeniz ve genellikle e-postalara yanıt vermeniz için ne kadar zaman alacağınız gerekir. Müşterilerinizi yeni programınızı bekleyecek şekilde eğitebilirsiniz:

  • Politikalarınızı web sitenizde yayınlamak. İletişim veya destek sayfanızda, yanıt beklemek için ne kadar bekleyebileceklerini bildirin.
  • Hoş geldiniz paketini yeni müşterilerle paylaşma. Karşılama paketinizde iletişim politikalarınızı özetleyin: sizinle nasıl iletişim kurmaları gerektiğini ve yanıt verdiğinizde.
  • Kişilerinizin e-postalarına ne zaman yanıt vereceğinizi bilmesini sağlayan bir e-posta otomatik yanıtı oluşturmayı düşünün.
  • Çalışma saatleri dışında e-posta göndermeyin veya yanıtlamayın (akşamlar ve hafta sonları gibi). Bu, 24 / 7 kullanılabilirliği hakkında izlenim verir. Bunun yerine, e-postanızı sabahları dışarı çıkacak şekilde planlayabilirsiniz.

Mevcut müşteriler için, politikalarınızı güncellediğinizi şahsen bilgilendirin.

Onlara bir fayda olarak dönün!

Sayın Müşteri],

[Kişiselleştirilmiş karşılama] Yeni e-posta politikamı bildirmek için iletişime geçiyorum.

İşim büyüdükçe, önceliklim sizlere kaliteli hizmet sunmaya devam etmemi sağlamaktır. Bunu sürdürmek için iletişim politikamı güncelliyorum. İleride, e-postalarımı [şu anda] kontrol edeceğim.

[Yanıtlama süresi] içinde e-postalarınıza cevap vereceğim. [İsteğe bağlı:] Mesajınız acil ise, e-posta konu satırında “Acil” kelimesini kullanabilirsiniz ve hemen uyarırsınız. Bu yeni politika, gün boyunca e-postaların dikkatini dağıtmadan, projelerinizde çalışırken 100% odağı vermemi sağlayacaktır.

Işiniz için teşekkür ederiz.

Bu yeni politika hakkında herhangi bir sorunuz varsa lütfen bize bildirin.

Müşteriler, profesyonelliğinizi ve dürüstlüğünüzü takdir edecek ve yakında yeni yanıt sürelerinize alışacaklardır.

Adım #3: Düzenleyin ve Otomatikleştirin

Gelen kutunuz her türlü e-posta ile dolduğunda, müşteri iletişiminden haber bültenlerine sipariş teyitlerine kadar, her şeyin içinden geçmek zor.

Bu ezici olabilir ve aynı zamanda daha önemli olanların zararına olan ilgisiz e-postalara daha fazla odaklanmanızı sağlar. Gmail'in sekmeli gelen kutusu buna yardımcı olur, ancak etiketleri ve filtreleri kullanarak daha da organize edebilirsiniz.

Örneğin, hem arkadaşlarınızdan hem de ailenizden kişisel e-postalar alabilir ve işletmenizden gelen e-postalar Birincil sekmenizde karıştırılabilir.

İş e-postalarınızı otomatik olarak ayırmak istiyorsanız, bunları önceliklendirebilirsiniz, kolayca yapabilirsiniz filtre kurmak Bunların hepsini “İş” altında etiketlemek için bunları kolayca sıralayabilirsiniz.

oluşturmak edilmiş bir filtre
Etiketlemek istediğiniz e-postaları bulmak için arama alanını kullanın ve alttaki "Bu aramaya filtre oluştur" yazan bağlantıyı tıklayın.
uygulamak etiketli-filtre
Ardından, “Etiketi uygula” seçeneğini tıklayın ve kullanmak istediğiniz etiketi seçin.

Deneyebileceğiniz başka bir araç SaneBoxHangi e-postaların sizin için önemli olduğunu otomatik olarak algılar ve geri kalanını gelen kutunuzdan daha sonra temizler.

Adım #4: Gelen Kutusu'ndan Kaçış

E-posta gelen kutunuzu yapılacaklar listesi olarak kullanıyor musunuz?

Bu, en verimli veya ölçeklendirilebilir sistem değildir: E-posta, yapılacaklar listesi olarak tasarlanmamıştır.

Kişisel e-postalar tarafından dikkat dağıtılmadan tamamlanacak görevlere odaklanabilirsiniz. Bunun yerine, yapılacaklar listesi için yapılmış araçları kullanmayı deneyin. Asana, Trelloya da Todoist.

Asana, ücretsiz ve kullanımı kolay bir proje yönetimi uygulamasıdır. Herhangi bir e-postayı Asana'ya ileterek bir göreve kolayca dönüştürebilirsiniz.

Müşterilerinizi e-posta yerine Trello'yu kullanmaya başlayabilirseniz, iletişim ve dosyaları aynı yerde tutmak çok daha kolaydır; söz konusu ileti veya dosya için gelen kutunuzda daha fazla arama yapmanıza gerek yoktur.

Gelen kutunuza bir hatırlatıcı olarak bir e-posta tutmak yerine, bir kutuyu kullanarak, gelen kutunuza belirli bir zamanda geri gelmesini planlayabilirsiniz. Yesware.

Adım #5: Uyarıları Ayarlayın

Sadece önemli bir mesaj veya dosya aldığınızı görmek için e-postanızı sürekli kontrol etmeniz gerekmez. Bunun yerine, Gmail / Android filtrelerini ve etiketlerini kullanarak belirli uyarılar oluşturun (veya kullanarak bir metin uyarısı oluşturun. IFTTT).

Gmail ve bir Android telefon kullanıyorsanız, telefonunuzu yalnızca belirli e-postalar hakkında sizi bilgilendirecek şekilde ayarlayabilirsiniz:

  1. Öncelikle, beklediğiniz e-postayı otomatik olarak etiketlemek için bir filtre oluşturun (yukarıda gösterildiği gibi). Bunu gönderen, anahtar kelimede, e-postanın ekinde bulunup bulunmadığını vb. Yaparak yapabilirsiniz. “Bildirim”, “Acil”, vb.
  2. Telefonunuzdan Gmail uygulamasını açın ve Ayarlar'a gidin ve e-posta hesabınızı seçin.
  3. “Bildirimler” onay kutusunun işaretli olduğundan emin olun.
  4. Aşağı kaydırın ve “Etiketleri yönet” i seçin.
  5. Yeni etiketinizi seçin.
  6. İletilerinizi senkronize edin ve söz konusu etikete ilişkin bildirimleri açın.
  7. Geri dönün ve diğer etiketler için bildirimlerin senkronize edilmediğinden emin olun, böylece onlar için bildirim almayacaksınız.

Bu kadar! Artık filtrenizle eşleşen yeni e-postalar aldığınızda yalnızca bildirim alacaksınız.

Adım #6: Herkese Cevap Verme Zorunluluğunu Vermeyin

Birisi e-posta gönderdiğiniz için yanıt vermek zorunda olduğunuz anlamına gelmez.

İz. R. R R.. R. R... R... R..................... her türlü başarıyı çevrimiçi kazanıninsanlar size e-posta göndermeye ve zamanınızı sormaya başlayacak.

Herkese cevap vermek isteyebilirsin, sadece özür dilemek ve neden onlara yardım edemeyeceğinizi açıklamak için.

Ancak unutmayın: Bir işletme sahibi olarak, zaman en değerli kaynağınızdır. Kendinizi e-postalayan herkese karşı kendinizi sorumluluk hissetmenize izin vermeyin. Herkese derinlemesine bir cevap borcun yok. “Hayır” tam bir cümledir.

Adım #7: Yardım İsteyin

Tüm bu adımlardan sonra e-postada hala bir miktar zaman harcıyorsanız, işinize odaklanabilmeniz için yardım almayı düşünmeniz gerekir.

E-postayı yanıtlarken uzmanlaşan sanal asistanlar var. Gina Badalaty'nin son gönderisini kontrol ederek bir VA'yı nasıl işe alacağınızı öğrenebilirsiniz. Yardımı İşe Getirerek Blogunuzu Daha Kârlı Hale Getirin.

E-posta büyük bir zaman emmek olabilir, ama olması gerekmiyor!

İster kendi başınıza ister işe alma konusunda yardım edin, gelen kutunuzu şekle sokmak ilk başta çok zaman alan bir proje olabilir. Sistemleriniz yerinde olduğunda, size bir zaman kazandırır - işinizi yürütürken yeniden yatırım yapabilirsiniz.

KeriLynn Engel hakkında

KeriLynn Engel, bir metin yazarı ve içerik pazarlama stratejisti. B2B & B2C işletmeleriyle hedef kitlelerini çeken ve dönüştüren yüksek kaliteli içerikler planlamak ve oluşturmak için çalışmayı çok seviyor. Yazmadığınız zaman, onun spekülatif kurgularını okuyarak, Star Trek'i izleyerek ya da yerel açık mikrofonda Telemann flüt fantasiaslarını oynayarak bulabilirsiniz.