7 ขั้นตอนในการจัดระเบียบอีเมลและเพิ่มชั่วโมงให้กับสัปดาห์ของคุณ

อัปเดต: 23 เม.ย. 2021 / บทความโดย: KeriLynn Engel

คุณใช้จ่ายอีเมลกี่ชั่วโมงทุกสัปดาห์

นี่เป็นความท้าทายสำหรับคุณ: ตั้งแต่สัปดาห์หน้าเป็นต้นไปให้จดบันทึกเวลาที่คุณใช้เช็คอีเมลทั้งหมด

เขียนลงในสมุดบันทึกหรือใช้แอปพลิเคชันติดตามเวลาเช่น Chrometa. คุณอาจจะตกใจที่ชั่วโมงเพิ่มขึ้นเร็วแค่ไหน

คุณสามารถทำอะไรได้บ้างในเวลาพิเศษ? อย่างไรก็ตามอีเมลเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจของคุณดังนั้นคุณจะลดราคาอย่างไร

ขั้นตอนต่อไปนี้มีมากกว่าการใช้พื้นฐานเพื่อแสดงวิธีการสร้างระบบเพื่อจัดระบบและเก็บกล่องจดหมายเข้าสู่การตรวจสอบ สิ่งที่คุณจะทำอย่างไรกับชั่วโมงพิเศษไม่กี่สัปดาห์?

นี่คือวิธีที่คุณสามารถหาได้

ขั้นตอนที่ #1: ลดอีเมลที่เข้ามา

ลองดูสิ่งที่มักจะเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณ

หากคุณสมัครรับจดหมายข่าวทางอีเมลมากกว่า 5 อาจเป็นจำนวนมากเกินไป

ลองใช้เครื่องมือเช่น Unroll.me เพื่อจัดการและลดการสมัครของคุณ ไร้ความปรานีเกี่ยวกับการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวทั้งหมดที่มีประโยชน์ที่สุด

อีเมลส่วนใหญ่ของคุณจากลูกค้าหรือไม่

ถ้าคุณมีธุรกิจที่ใช้บริการอยู่อีเมลไคลเอ็นต์มักใช้เวลาส่วนใหญ่

หากคุณเสนอบริการให้พิจารณาลดปริมาณลูกค้าที่คุณจัดการด้วย เป็นการดีกว่าที่จะมีลูกค้าสองคนที่แต่ละคนจ่าย $ 250 แทนที่จะมีลูกค้า 5 คนที่แต่ละคนจ่าย $ 100 เนื่องจากค่าใช้จ่ายสำหรับลูกค้าแต่ละราย

พิจารณาเพิ่มราคาและลดจำนวนลูกค้าที่คุณต้องการส่งอีเมล

หากคุณพบว่าตัวเองตอบอีเมลที่คล้ายกันซ้ำแล้วซ้ำเล่าให้เผยแพร่คำถามที่พบบ่อยบนเว็บไซต์ของคุณเพื่อจัดการกับคำถามที่พบบ่อยที่สุด อย่าลืมเชื่อมโยงไปยังคำถามที่พบบ่อยและ อภิธานศัพท์ จากหน้าติดต่อของคุณและกระตุ้นให้ผู้อ่านอ่านก่อนติดต่อคุณ หากคุณไม่สามารถลดจำนวนอีเมลได้อย่างน้อยที่สุดคุณสามารถกำหนดเวลาได้ดียิ่งขึ้น

ดู บูมเมอแรงซึ่งช่วยให้คุณสามารถหยุดการทำงานชั่วคราวได้ จัดส่งทางอีเมลและรับสินค้าเป็นชุด ๆ.

ขั้นตอนที่ #2: จัดการความคาดหวัง

การตรวจสอบอีเมลอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวันมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

การทำงานหลายอย่างสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ถึง 40% และลดระดับไอคิวของคุณได้ถึงจุด 10 ตามการศึกษาทางวิทยาศาสตร์.

คุณภาพงานที่ลดลงสามารถทำร้ายความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณมากกว่าการตอบกลับอีเมลที่ล่าช้าเล็กน้อย

จะเป็นอย่างไรหากลูกค้าของคุณคุ้นเคยกับการตอบอีเมลของพวกเขาในทันที

การตอบกลับอย่างรวดเร็วสำหรับการสอบถามทางอีเมลอาจเป็นจุดขายที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ แต่คุณสามารถตอบสนองได้โดยไม่ต้องตรวจสอบอีเมลอย่างบีบอัดตลอดทั้งวัน คุณเพียงแค่ต้องจัดการความคาดหวังของลูกค้าและฝึกอบรมให้กับตารางเวลาใหม่ของคุณ

อ่านเพิ่มเติม -

สิ่งที่พวกเขาคิดว่า "เหตุฉุกเฉิน" มักไม่เป็นเช่นนั้น

ขั้นแรกให้กำหนดตารางเวลาสำหรับตัวคุณเอง คุณอาจตัดสินใจเพียงตรวจสอบอีเมล 2-3 ครั้งต่อวันหรือเฉพาะในตอนเช้าเท่านั้น

ขั้นต่อไปคุณจะต้องแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเกี่ยวกับนโยบายใหม่ของคุณและโดยทั่วไปแล้วคุณจะต้องใช้เวลานานเพียงใดในการตอบกลับอีเมล คุณสามารถฝึกให้ลูกค้าคาดหวังกำหนดการใหม่ของคุณได้โดย:

  • เผยแพร่นโยบายของคุณบนเว็บไซต์ของคุณ ในหน้าติดต่อหรือฝ่ายสนับสนุนของคุณให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาจะรอการตอบสนองนานแค่ไหน
  • การแชร์แพ็คเก็ตต้อนรับกับลูกค้าใหม่ ในชุดต้อนรับของคุณให้ร่างนโยบายด้านการสื่อสารของคุณว่าควรติดต่อคุณอย่างไรและเมื่อไหร่ที่คุณจะตอบ
  • ลองพิจารณาตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติทางอีเมลซึ่งจะช่วยให้ผู้ติดต่อของคุณทราบเมื่อคุณตอบกลับอีเมล
  • อย่าส่งหรือตอบอีเมลในช่วงนอกเวลา (เช่นตอนเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์) นี่ทำให้รู้สึกถึงความพร้อมใช้งาน 24 / 7 แต่คุณสามารถตั้งเวลาให้อีเมลของคุณออกไปตอนเช้าได้

สำหรับลูกค้าที่มีอยู่แล้วให้พวกเขาทราบด้วยตนเองว่าคุณกำลังอัปเดตนโยบายของคุณ

หมุนเป็นประโยชน์ให้กับพวกเขา!

ลูกค้าที่รัก],

[ทักทายด้วยตัวเอง] ฉันจะติดต่อเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับนโยบายอีเมลใหม่ของฉัน

เมื่อธุรกิจของฉันเติบโตขึ้นความสำคัญของฉันคือเพื่อให้แน่ใจว่าฉันยังคงให้บริการที่มีคุณภาพแก่คุณต่อไป เพื่อที่จะทำเช่นนั้นต่อไปฉันจะอัปเดตนโยบายการสื่อสารของฉัน นับจากนี้ฉันจะตรวจสอบอีเมลของฉัน [ในเวลานี้]

ฉันจะตอบอีเมลของคุณภายใน [เวลาตอบสนอง] [ไม่บังคับ:] หากข้อความของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วนคุณสามารถใช้คำว่า "ด่วน" ในบรรทัดเรื่องอีเมลของคุณและจะแจ้งเตือนฉันทันที นโยบายใหม่นี้จะช่วยให้ฉันสามารถให้โฟกัส 100% เมื่อทำงานกับโครงการของคุณโดยไม่ต้องกังวลกับอีเมลตลอดทั้งวัน

ขอขอบคุณสำหรับธุรกิจของคุณ

แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามเกี่ยวกับนโยบายใหม่นี้

ลูกค้าจะชื่นชมความเป็นมืออาชีพและความตรงไปตรงมาของคุณและในไม่ช้าก็จะคุ้นเคยกับเวลาตอบกลับใหม่ของคุณ

ขั้นตอนที่ #3: จัดระเบียบและทำงานอัตโนมัติ

เมื่อกล่องขาเข้าของคุณเต็มไปด้วยอีเมลทุกประเภทตั้งแต่การสื่อสารกับลูกค้าไปจนถึงจดหมายข่าวจนถึงการยืนยันคำสั่งซื้อก็ยากที่จะลุยผ่านทุกอย่าง

สามารถครอบงำและยังทำให้คุณมุ่งเน้นที่อีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับความเสียหายที่มีนัยสำคัญยิ่งขึ้น กล่องจดหมายที่มีแท็บของ Gmail ช่วยคุณได้ แต่คุณสามารถจัดระเบียบกล่องจดหมายได้มากขึ้นโดยใช้ป้ายกำกับและตัวกรอง

ตัวอย่างเช่นคุณอาจได้รับอีเมลส่วนตัวจากเพื่อนและครอบครัวและอีเมลจากธุรกิจของคุณรวมอยู่ในแท็บหลักของคุณ

ฟิลเตอร์คือเพื่อนของคุณ

หากคุณต้องการแยกอีเมลธุรกิจของคุณออกโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของธุรกิจคุณสามารถทำได้โดยง่าย ตั้งค่าตัวกรอง เพื่อให้ทุกคนติดป้ายว่า "ธุรกิจ" เพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงได้ง่าย

สร้าง-a-กรอง
เพียงแค่ใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาอีเมลที่คุณต้องการติดฉลากแล้วคลิกลิงก์ด้านล่างที่ระบุว่า "สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้"
ใช้ป้ายชื่อตัวกรอง
จากนั้นคลิกตัวเลือก "ใช้ป้ายกำกับ" และเลือกป้ายกำกับที่คุณต้องการใช้

เครื่องมือที่คุณสามารถลองก็คือ SaneBoxซึ่งจะตรวจหาว่าอีเมลใดมีความสำคัญต่อคุณและจะล้างข้อมูลส่วนที่เหลือออกจากกล่องจดหมายของคุณในภายหลัง

ขั้นตอน #4: หนีกล่องจดหมาย

คุณใช้กล่องจดหมายอีเมลของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ?

นี่ไม่ใช่ระบบที่มีประสิทธิภาพหรือสามารถปรับขนาดได้มากที่สุด: อีเมลไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

คุณต้องการให้สามารถมุ่งเน้นงานที่จะเสร็จสมบูรณ์โดยไม่ต้องเสียสมาธิโดยอีเมลส่วนบุคคล ลองใช้เครื่องมือที่สร้างขึ้นสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำเช่น อาสนะ, Trello,หรือ Todoist.

Asana เป็นแอปจัดการโครงการฟรีและใช้งานง่าย คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลใด ๆ ลงในงานโดยส่งต่อไปยัง Asana

หากคุณสามารถทำให้ลูกค้าของคุณใช้ Trello แทนอีเมลได้ง่ายขึ้นการจัดระเบียบและการสื่อสารและไฟล์ต่างๆในที่เดียวกันไม่ต้องล่าสัตว์อีกต่อไปผ่านกล่องจดหมายของคุณสำหรับข้อความหรือไฟล์ที่เฉพาะเจาะจง

แทนที่จะเก็บอีเมลไว้ในกล่องจดหมายของคุณเป็นการเตือนความจำคุณสามารถกำหนดเวลาให้กลับมาที่กล่องจดหมายของคุณได้ในช่วงเวลาหนึ่งโดยใช้เครื่องมือเช่น Yesware or Hunter Mail Tracker.

Hunter MailTracker
ตัวอย่าง: Hunter MailTracker ช่วยติดตาม Gmail ของคุณ

ขั้นตอนที่ #5: ตั้งค่าการแจ้งเตือน

คุณไม่จำเป็นต้องตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อดูว่าคุณได้รับข้อความหรือไฟล์สำคัญหรือไม่ ให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนเฉพาะโดยใช้การกรองและป้ายกำกับของ Gmail / Android แทน (หรือตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อความโดยใช้ IFTTT).

ถ้าคุณใช้ Gmail และโทรศัพท์ Android คุณสามารถตั้งค่าโทรศัพท์เพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับอีเมลบางอย่างเท่านั้น:

  1. ขั้นแรกให้สร้างตัวกรอง (ตามที่แสดงด้านบน) เพื่อตั้งชื่ออีเมลที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ คุณสามารถดำเนินการได้โดยผู้ส่งคำหลักไม่ว่าอีเมลจะมีไฟล์แนบหรือไม่ ฯลฯ คุณสามารถเรียกป้ายกำกับ "Notification", "Urgent" ฯลฯ ได้
  2. จากโทรศัพท์ของคุณเปิดแอปพลิเคชัน Gmail และไปที่การตั้งค่าและเลือกบัญชีอีเมลของคุณ
  3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเลือกช่องทำเครื่องหมาย "แจ้งเตือน" ไว้
  4. เลื่อนลงและเลือก "จัดการป้ายกำกับ"
  5. เลือกป้ายกำกับใหม่ของคุณ
  6. ซิงค์ข้อความและเปิดการแจ้งเตือนสำหรับป้ายกำกับนั้น
  7. กลับไปและตรวจสอบว่าไม่มีการซิงค์ป้ายกำกับอื่นสำหรับป้ายกำกับอื่น ๆ ดังนั้นคุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน

แค่นั้นแหละ! ตอนนี้คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อคุณได้รับอีเมลใหม่ที่ตรงกับตัวกรองของคุณเท่านั้น

ขั้นตอน #6: อย่ารู้สึกผูกพันที่จะตอบทุกคน

เพียงเพราะมีคนส่งอีเมลถึงคุณไม่ได้หมายความว่าคุณจำเป็นต้องตอบกลับ

นี้อาจจะเย็น แต่ถ้าคุณ ได้รับความสำเร็จแบบออนไลน์คนจะเริ่มส่งอีเมลถึงคุณและขอเวลาของคุณ

คุณอาจต้องการตอบทุกคนหากเพียงขอโทษและอธิบายว่าทำไมคุณไม่สามารถช่วยพวกเขาได้

แต่อย่าลืมว่าในฐานะเจ้าของธุรกิจเวลาคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ อย่าปล่อยให้ตัวเองรู้สึกผูกพันกับทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณ คุณไม่ได้เป็นหนี้ทุกคนในการตอบสนองเชิงลึก “ ไม่” เป็นประโยคที่สมบูรณ์

ขั้นตอนที่ #7: ขอความช่วยเหลือ

ตัวอย่าง: Virtual Assistants สำหรับการจ้างงานที่ Fiverr
ตัวอย่าง: ผู้ช่วยเสมือนสำหรับการว่าจ้างที่ Fiverr (ดูออนไลน์).

หากหลังจากทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้วคุณยังคงใช้เวลากับอีเมลเป็นจำนวนมากคุณควรพิจารณาขอความช่วยเหลือเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจของคุณได้ มี ผู้ช่วยเสมือนที่เชี่ยวชาญในการตอบอีเมล.

อีเมลอาจเป็นช่วงเวลาที่ดูดได้มาก แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็น!

ไม่ว่าคุณจะทำแบบนั้นด้วยตัวคุณเองหรือจ้างความช่วยเหลือการโต้เถียงกล่องขาเข้าของคุณเป็นรูปร่างอาจเป็นโครงการที่ต้องใช้เวลามากในตอนแรก เมื่อระบบของคุณพร้อมใช้งานแล้วจะช่วยให้คุณประหยัดเวลามากขึ้นซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถลงทุนในการดำเนินธุรกิจได้อีกครั้ง

เกี่ยวกับ KeriLynn Engel

KeriLynn Engel เป็นนักเขียนคำโฆษณาและนักกลยุทธ์การตลาดเนื้อหา เธอชอบทำงานกับธุรกิจ B2B และ B2C เพื่อวางแผนและสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงที่ดึงดูดและเปลี่ยนกลุ่มเป้าหมายของพวกเขา เมื่อไม่ได้เขียนคุณจะพบว่าเธอกำลังอ่านนิยายแนวเก็งกำไรดู Star Trek หรือเล่นฟลุตแฟนตาซีของ Telemann ที่ไมค์เปิดในท้องถิ่น

เชื่อมต่อ: