Langkah-langkah 7 untuk Mengurus E-mel Anda dan Tambah Jam untuk Minggu Anda

Artikel yang ditulis oleh:
  • Tips Blogging
  • Dikemaskini: Apr 05, 2018

Berapa jam setiap minggu yang anda belanjakan pada e-mel?

Berikut adalah cabaran untuk anda: Mulai minggu depan, ambil perhatian sepanjang masa yang anda habiskan untuk menyemak e-mel.

Tuliskannya dalam buku nota atau gunakan aplikasi penjejakan masa seperti Chrometa. Anda mungkin akan terkejut betapa cepatnya jam menambah.

Apa lagi yang boleh anda lakukan dengan semua masa tambahan? Walau bagaimanapun, e-mel adalah penting untuk menjalankan perniagaan anda, jadi bagaimana anda boleh mengurangkan?

Langkah-langkah berikut melangkaui asas-asas, menunjukkan kepada anda bagaimana untuk membuat sistem untuk disusun dan menyimpan peti masuk anda. Apa yang akan anda lakukan dengan beberapa jam tambahan setiap minggu?

Berikut adalah cara anda boleh mengetahui.

Langkah #1: Mengurangkan E-mel Masuk

Lihatlah apa yang lazimnya masuk ke dalam peti masuk anda.

Jika anda melanggan lebih daripada surat berita e-mel 5, itu mungkin terlalu banyak.

Cuba alat seperti itu Unroll.me untuk mengurus dan mengurangkan langganan anda. Jadilah kejam mengenai berhenti melanggan semua surat berita yang paling berguna.

Adakah kebanyakan e-mel anda dari pelanggan?

Sekiranya anda mempunyai perniagaan berasaskan perkhidmatan, e-mel pelanggan sering mengambil sebahagian besar masa.

Jika anda menawarkan perkhidmatan, pertimbangkan untuk mengurangkan jumlah pelanggan yang anda berurusan. Adalah lebih baik untuk mempunyai dua pelanggan yang masing-masing membayar $ 250 daripada mempunyai klien 5 yang masing-masing membayar $ 100 kerana masa overhead untuk setiap pelanggan.

Pertimbangkan untuk menaikkan harga anda dan mengurangkan jumlah pelanggan yang anda perlukan untuk e-mel.

Jika anda mendapati diri anda menjawab e-mel yang sama berulang kali, siarkan FAQ pada laman web anda untuk menangani soalan yang paling kerap. Pastikan untuk dihubungkan dengan anda FAQ dan glosari dari halaman kenalan anda, dan menggalakkan pengunjung membaca sebelum menghubungi anda. Jika anda tidak dapat mengurangkan jumlah e-mel, sekurang-kurangnya anda boleh menjadualkannya dengan lebih baik.

Cuba Bumerang, yang membolehkan anda menjeda anda penghantaran e-mel dan terima dalam kumpulan.

Langkah #2: Menguruskan Harapan

Memeriksa e-mel sentiasa sepanjang hari mempunyai kesan besar terhadap produktiviti anda.

Multitasking boleh mengurangkan produktiviti anda dengan 40% dan bahkan menurunkan IQ anda sehingga mata 10 menurut kajian saintifik.

Kualiti kerja yang dikurangkan dapat menjejaskan hubungan klien anda daripada sambutan emel yang sedikit lambat.

Bagaimana jika pelanggan anda digunakan untuk menjawab e-mel anda dengan serta-merta?

Respons cepat kepada pertanyaan email mungkin merupakan titik jualan besar untuk perniagaan anda. Tetapi anda boleh responsif tanpa menyemak e-mel secara kompulsif sepanjang hari. Anda hanya perlu menguruskan jangkaan pelanggan anda dan melatihnya ke jadual baru anda.

Apa yang mereka anggap "kecemasan" kerap tidak.

Pertama, tentukan jadual untuk diri sendiri. Anda mungkin membuat keputusan untuk hanya memeriksa e-mel 2-3 setiap hari, atau hanya pada waktu pagi.

Seterusnya, anda perlu membiarkan pelanggan mengetahui tentang dasar baharu anda dan berapa lama ia akan membawa anda untuk bertindak balas terhadap e-mel. Anda boleh melatih pelanggan anda untuk menjangkakan jadual baru anda dengan:

  • Menerbitkan dasar anda di laman web anda. Pada halaman kenalan atau sokongan anda, beritahu mereka berapa lama mereka boleh mengharapkan untuk menunggu maklum balas.
  • Berkongsi paket selamat datang dengan pelanggan baru. Dalam paket sambutan anda, gariskan dasar komunikasi anda: bagaimana mereka harus menghubungi anda, dan apabila anda akan bertindak balas.
  • Pertimbangkan untuk menyediakan tindak balas auto e-mel yang membolehkan kenalan anda tahu apabila anda akan membalas emel mereka.
  • Jangan sekali-kali menghantar atau membalas e-mel semasa jam (seperti malam dan hujung minggu). Ini memberikan gambaran tentang ketersediaan 24 / 7. Sebaliknya, anda boleh menjadualkan e-mel anda untuk keluar pada waktu pagi.

Untuk pelanggan sedia ada, beritahu mereka secara peribadi bahawa anda sedang mengemas kini dasar anda.

Spin sebagai manfaat kepada mereka!

[Pelanggan] yang dihormati,

[Salam peribadi] Saya menghubungi anda untuk memberitahu anda mengenai dasar e-mel baru saya.

Apabila perniagaan saya berkembang, keutamaan saya adalah untuk memastikan saya terus menyediakan perkhidmatan berkualiti kepada anda. Untuk terus melakukannya, saya mengemas kini dasar komunikasi saya. Melangkah ke hadapan, saya akan memeriksa e-mel saya [pada masa ini].

Saya akan menjawab e-mel anda dalam masa [masa tindak balas]. [Pilihan:] Jika mesej anda mendesak, anda boleh menggunakan perkataan "Urgent" dalam baris subjek e-mel anda dan ia akan memberitahukan saya dengan serta-merta. Dasar baru ini akan membolehkan saya memberi tumpuan 100% semasa mengerjakan projek anda, tanpa terganggu oleh e-mel sepanjang hari.

Terima kasih atas urusan awak.

Beritahu saya jika anda mempunyai sebarang soalan mengenai dasar baru ini.

Pelanggan akan menghargai profesionalisme anda dan terus terang, dan tidak lama lagi akan berkembang menjadi masa tindak balas baru anda.

Langkah #3: Menganjurkan dan Mengotomatikkan

Apabila peti masuk anda penuh dengan semua jenis e-mel, dari komunikasi klien ke surat berita untuk memerintahkan pengesahan, sukar untuk mengharungi semuanya.

Ia boleh menjadi sangat menggembirakan, dan ia juga membawa anda untuk memberi tumpuan lebih kepada e-mel yang tidak relevan untuk menjejaskan yang lebih penting. Kotak masuk dalam tab Gmail membantu dengan ini, tetapi anda boleh mengaturnya lebih banyak menggunakan label dan penapis.

Sebagai contoh, anda mungkin mendapatkan kedua-dua e-mel peribadi dari rakan dan keluarga, dan e-mel dari perniagaan anda bercampur dalam tab Utama anda.

Sekiranya anda mahu memisahkan e-mel perniagaan anda secara automatik supaya anda boleh mengutamakan mereka, anda boleh dengan mudah sediakan penapis untuk mereka semua dilabelkan di bawah "Perniagaan" supaya anda boleh dengan mudah menyusunnya.

buat-a-penapis
Hanya gunakan medan carian untuk mencari e-mel yang anda mahu labelkan, dan klik pautan di bahagian bawah yang mengatakan "Buat penapis dengan carian ini".
menggunakan label-penapis
Kemudian klik opsyen "Guna label", dan pilih label yang ingin anda gunakan.

Alat lain yang boleh anda cuba adalah SaneBox, yang secara automatik mengesan e-mel yang penting kepada anda, dan membersihkan rehat daripada peti masuk anda untuk kemudian.

Langkah #4: Lepaskan Peti Masuk

Adakah anda menggunakan peti masuk e-mel sebagai senarai tugasan?

Ini bukan sistem yang paling cekap atau berskala: E-mel tidak direka untuk menjadi senarai tugasan.

Anda ingin dapat memberi tumpuan kepada tugas-tugas yang perlu dilengkapkan tanpa terganggu oleh e-mel peribadi. Sebaliknya, cuba gunakan alat yang dibuat untuk senarai tugasan, seperti Asana, Trello, Atau Todoist.

Asana adalah aplikasi pengurusan projek yang percuma dan mudah digunakan. Anda boleh dengan mudah mengubah sebarang e-mel ke tugas dengan meneruskannya ke Asana.

Jika anda boleh mendapatkan pelanggan anda untuk menggunakan Trello dan bukannya e-mel, lebih mudah untuk tetap teratur dan menyimpan komunikasi dan fail semua di tempat yang sama - tidak ada lagi memburu melalui peti masuk anda untuk mesej atau fail tertentu itu.

Daripada menyimpan e-mel dalam peti masuk anda sebagai peringatan, anda boleh menjadualkannya untuk kembali ke peti masuk anda pada masa tertentu, menggunakan alat seperti Yesware.

Langkah #5: Tetapkan Isyarat

Anda tidak perlu sentiasa menyemak e-mel anda untuk melihat sama ada anda mempunyai satu mesej atau fail penting. Sebaliknya, tetapkan amaran khusus menggunakan penapisan Gmail / Android dan label (atau sediakan peringatan teks menggunakan IFTTT).

Jika anda menggunakan Gmail dan telefon Android, anda boleh menyediakan telefon anda untuk memberitahu anda tentang e-mel tertentu sahaja:

  1. Pertama, buat penapis (seperti yang ditunjukkan di atas) untuk melabel secara automatik e-mel yang anda sedang tunggu. Anda boleh melakukan ini melalui pengirim, kata kunci, sama ada e-mel mempunyai lampiran, dan lain-lain. Anda boleh menghubungi label "Pemberitahuan," "Urus," dan lain-lain.
  2. Dari telefon anda, buka aplikasi Gmail dan navigasi ke Tetapan, dan pilih akaun e-mel anda.
  3. Pastikan kotak semak "Pemberitahuan" ditandakan.
  4. Tatal ke bawah dan pilih "Urus label."
  5. Pilih label baharu anda.
  6. Segerakkan mesej anda dan aktifkan pemberitahuan untuk label itu.
  7. Kembali dan pastikan pemberitahuan untuk label lain tidak disegerakkan, jadi anda tidak akan menerima notifikasi untuk mereka.

Itu sahaja! Kini anda hanya akan menerima pemberitahuan apabila anda mendapat e-mel baru yang sepadan dengan penapis anda.

Langkah #6: Jangan Rasa Dikehendaki Menjawab Setiap orang

Hanya kerana seseorang e-mel anda tidak bermakna anda diwajibkan untuk bertindak balas.

Ini mungkin kedengaran sejuk, tetapi jika anda mendapat apa-apa kejayaan dalam talian, orang akan mula menghantar e-mel kepada anda dan meminta masa anda.

Anda mungkin mahu menjawab semua orang, jika hanya meminta maaf dan terangkan mengapa anda tidak dapat membantu mereka.

Tetapi ingat: sebagai pemilik perniagaan, masa adalah sumber paling berharga anda. Jangan biarkan diri anda merasa bertanggungjawab kepada semua orang bahawa e-mel anda. Anda tidak berhutang kepada semua orang dengan tindak balas mendalam. "Tidak" adalah ayat lengkap.

Langkah #7: Minta Bantuan

Jika selepas semua langkah ini anda masih menghabiskan banyak masa pada e-mel, anda harus mempertimbangkan mendapatkan bantuan supaya anda dapat memberi tumpuan kepada menjalankan perniagaan anda.

Terdapat pembantu maya yang pakar dalam menjawab e-mel. Anda boleh mengetahui cara menyewa VA dengan menyemak pos terbaru Gina Badalaty Buat Blog Anda Lebih Menguntungkan dengan Membantu Bantuan.

E-mel boleh menjadi masa yang hebat, tetapi tidak perlu!

Sama ada anda melakukannya dengan bantuan anda sendiri atau menyewa, pertengkaran kotak masuk anda menjadi bentuk yang boleh menjadi projek yang memakan masa pada mulanya. Sebaik sahaja sistem anda di tempat, ia akan menjimatkan banyak masa - yang mana anda boleh melabur semula dalam menjalankan perniagaan anda.

Mengenai KeriLynn Engel

KeriLynn Engel adalah strategi pemasaran copywriter & kandungan. Dia suka bekerja dengan perniagaan B2B & B2C untuk merancang dan mencipta kandungan berkualiti tinggi yang menarik dan menukarkan audiens sasaran mereka. Apabila tidak menulis, anda boleh mencari fiksyen spekulasi membaca, menonton Trek Star, atau bermain fantasias Telemann flute di mic terbuka tempatan.

Menyambung: