Étapes 7 pour organiser votre courrier électronique et ajouter des heures à votre semaine

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  • Mise à jour: avril 05, 2018

Combien d'heures par semaine passez-vous sur le courrier électronique?

Voici un défi pour vous: à partir de la semaine prochaine, prenez note de tout le temps que vous passez à vérifier vos courriels.

Écrivez-le dans un cahier ou utilisez une application de suivi du temps comme Chrometa. Vous serez probablement choqué par la rapidité avec laquelle les heures s'additionnent.

Que pourriez-vous faire de plus avec tout ce temps supplémentaire? Cependant, le courrier électronique est essentiel à la gestion de votre entreprise. Comment réduire les coûts?

Les étapes suivantes vont au-delà des bases, en vous montrant comment créer des systèmes pour vous organiser et garder votre boîte de réception sous contrôle. Que feriez-vous avec quelques heures supplémentaires chaque semaine?

Voici comment vous pouvez le savoir.

Etape #1: Réduire les emails entrants

Jetez un coup d'œil à ce qui entre généralement dans votre boîte de réception.

Si vous êtes abonné à plus de newsletters 5, c'est probablement trop.

Essayez un outil comme Unroll.me pour gérer et réduire vos abonnements. Soyez impitoyable de vous désabonner à tout sauf les newsletters les plus utiles.

La plupart de vos emails proviennent-ils de clients?

Si vous exploitez une entreprise de services, les courriels des clients prennent souvent beaucoup de temps.

Si vous offrez un service, envisagez de réduire le nombre de clients avec lesquels vous faites affaire. Il est préférable d'avoir deux clients qui paient chacun 250 $ que d'avoir des clients 5 qui paient chacun 100 à cause du temps système pour chaque client.

Pensez à augmenter vos prix et à réduire le nombre de clients que vous devez envoyer par courrier électronique.

Si vous vous retrouvez constamment à répondre à des courriels similaires, publiez une FAQ sur votre site Web afin de traiter les questions les plus fréquentes. Assurez-vous de créer un lien vers votre QFP et glossaire depuis votre page de contact et encouragez les visiteurs à la lire avant de vous contacter. Si vous ne pouvez pas réduire le nombre de courriels, vous pouvez au moins mieux les planifier.

Essayez boomerang, qui vous permettent de mettre en pause votre envoi par courrier électronique et réception par lots.

Étape #2: Gérer les attentes

La vérification constante des e-mails tout au long de la journée a un impact considérable sur votre productivité.

Le multitâche peut réduire votre productivité de 40% et même réduire votre QI de points 10 selon des études scientifiques.

Une qualité de travail réduite peut nuire davantage aux relations avec vos clients qu’une réponse par courrier électronique légèrement retardée.

Et si vos clients sont habitués à ce que vous répondiez immédiatement à leurs courriels?

Des réponses rapides aux demandes par courrier électronique peuvent constituer un argument de vente important pour votre entreprise. Mais vous pouvez être réactif sans consulter votre courrier électronique de manière compulsive tout au long de la journée. Il vous suffit de gérer les attentes de vos clients et de les former à votre nouvel horaire.

Ce qu’ils considèrent comme une «urgence» ne l’est souvent pas.

D'abord, établissez un horaire pour vous-même. Vous pouvez décider de ne vérifier que les courriers électroniques 2-3 par jour ou uniquement le matin.

Ensuite, vous devrez informer vos clients de vos nouvelles règles et du temps généralement nécessaire pour répondre aux courriels. Vous pouvez former vos clients à l’attente de votre nouvel horaire en:

  • Publier vos politiques sur votre site web. Sur votre page de contact ou de support, indiquez-leur combien de temps ils peuvent attendre avant de recevoir une réponse.
  • Partage d'un paquet de bienvenue avec de nouveaux clients. Dans votre paquet de bienvenue, décrivez vos stratégies de communication: comment elles doivent vous contacter et quand vous y répondez.
  • Pensez à configurer une réponse automatique par courrier électronique qui permet à vos contacts de savoir quand vous répondrez à leur courrier électronique.
  • N'envoyez jamais de courriels ou n'y répondez pas pendant les heures creuses (comme les soirs et les fins de semaine) Cela donne l'impression de la disponibilité de 24 / 7. Au lieu de cela, vous pouvez programmer votre email pour sortir le matin.

Pour les clients existants, leur faire savoir personnellement que vous mettez à jour vos stratégies.

Faites-le tourner comme un avantage pour eux!

Cher client],

[Message d'accueil personnalisé] Je vous contacte pour vous informer de ma nouvelle politique en matière de courrier électronique.

Au fur et à mesure que mon entreprise se développe, ma priorité est de continuer à vous fournir un service de qualité. Afin de continuer à le faire, j'actualise ma politique de communication. À l'avenir, je vérifierai mon courrier électronique [à ces heures].

Je répondrai à vos courriels d'ici [temps de réponse]. [Facultatif:] Si votre message est urgent, vous pouvez utiliser le mot «Urgent» dans la ligne d'objet de votre courrier électronique. Il me préviendra immédiatement. Cette nouvelle politique me permettra de concentrer 100% lorsque je travaillerai sur vos projets, sans être distrait par des courriels tout au long de la journée.

Je vous remercie pour votre entreprise.

Faites-moi savoir si vous avez des questions sur cette nouvelle politique.

Les clients apprécieront votre professionnalisme et votre franchise et s'habitueront bientôt à vos nouveaux temps de réponse.

Étape #3: Organiser et automatiser

Lorsque votre boîte de réception est remplie de toutes sortes de courriels, qu'il s'agisse de communications clients, de lettres d'informations ou de confirmations de commandes, il est difficile de tout parcourir en profondeur.

Cela peut être accablant, et cela vous conduit également à vous concentrer davantage sur les courriels non pertinents au détriment des plus importants. La boîte de réception à onglets de Gmail vous aide, mais vous pouvez l'organiser encore davantage à l'aide d'étiquettes et de filtres.

Par exemple, vous pouvez recevoir à la fois des courriels personnels d'amis et de membres de la famille et des courriers électroniques de votre entreprise mélangés dans votre onglet Principal.

Si vous souhaitez séparer automatiquement vos e-mails professionnels afin de pouvoir les hiérarchiser, vous pouvez facilement mettre en place un filtre de tous les étiqueter sous «Business» pour pouvoir les trier facilement.

créer un filtre
Utilisez simplement le champ de recherche pour trouver les courriels que vous souhaitez étiqueter, puis cliquez sur le lien en bas qui dit "Créer un filtre avec cette recherche".
appliquer-label-filter
Cliquez ensuite sur l’option «Appliquer l’étiquette», puis sélectionnez l’étiquette que vous souhaitez utiliser.

Un autre outil que vous pouvez essayer est SaneBox, qui détecte automatiquement les e-mails importants pour vous et efface le reste de votre boîte de réception pour plus tard.

Étape #4: Échapper à la boîte de réception

Utilisez-vous votre boîte de réception comme une liste de tâches?

Ce n'est pas le système le plus efficace ou le plus évolutif: le courrier électronique n'a pas été conçu pour être une liste de tâches à faire.

Vous voulez pouvoir vous concentrer sur les tâches à accomplir sans être distrait par vos courriels personnels. Essayez plutôt d’utiliser des outils conçus pour les listes de tâches, comme Asana, Trelloou Todoist.

Asana est une application de gestion de projet gratuite et simple à utiliser. Vous pouvez facilement transformer n'importe quel email en tâche en la transmettant à Asana.

Si vous pouvez amener vos clients à utiliser Trello au lieu de la messagerie électronique, il est beaucoup plus facile de rester organisé et de garder les communications et les fichiers au même endroit - ne cherchez plus le message ou le fichier dans votre boîte de réception.

Au lieu de conserver un courrier électronique dans votre boîte de réception comme rappel, vous pouvez le programmer pour qu'il y revienne à une certaine heure, à l'aide d'un outil tel que Yesware.

Étape #5: Configurer les alertes

Vous n'avez pas à vérifier constamment votre courrier électronique pour voir si vous avez ce message ou fichier important. Au lieu de cela, configurez des alertes spécifiques en utilisant le filtrage Gmail / Android et les libellés (ou configurez une alerte texte en utilisant IFTTT).

Si vous utilisez Gmail et un téléphone Android, vous pouvez configurer votre téléphone pour ne vous avertir que de certains courriels:

  1. Commencez par créer un filtre (comme indiqué ci-dessus) pour étiqueter automatiquement l’email que vous attendez. Vous pouvez le faire par expéditeur, mot-clé, si le courrier électronique contient une pièce jointe, etc. Vous pouvez appeler votre libellé «Notification», «Urgent», etc.
  2. Depuis votre téléphone, ouvrez l'application Gmail, accédez à Paramètres, puis sélectionnez votre compte de messagerie.
  3. Assurez-vous que la case «Notifications» est cochée.
  4. Faites défiler la liste et sélectionnez «Gérer les étiquettes».
  5. Sélectionnez votre nouvelle étiquette.
  6. Synchronisez vos messages et activez les notifications pour cette étiquette.
  7. Revenez en arrière et assurez-vous que les notifications d'autres étiquettes ne sont pas synchronisées afin de ne pas recevoir de notifications pour elles.

C'est tout! Désormais, vous ne recevrez des notifications que lorsque vous recevrez de nouveaux courriers électroniques correspondant à votre filtre.

Etape #6: Ne vous sentez pas obligé de répondre à tout le monde

Ce n'est pas parce que quelqu'un vous envoie un courriel que vous êtes obligé de répondre.

Cela peut sembler froid, mais si vous obtenir n'importe quel succès en ligne, les gens vont commencer à vous envoyer un courriel et à vous demander votre temps.

Vous voudrez peut-être répondre à tout le monde, ne serait-ce que pour vous excuser et expliquer pourquoi vous ne pouvez pas les aider.

Mais rappelez-vous: en tant que propriétaire d'entreprise, le temps est votre ressource la plus précieuse. Ne vous laissez pas sentir obligé envers tous ceux qui vous envoient des courriels. Vous ne devez pas une réponse en profondeur à tout le monde. "Non" est une phrase complète.

Etape #7: demandez de l'aide

Si, après toutes ces étapes, vous passez encore beaucoup de temps sur le courrier électronique, vous devriez envisager de vous faire aider pour pouvoir vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Il existe des assistants virtuels spécialisés dans la réponse aux e-mails. Pour savoir comment engager un VA, consultez le récent message de Gina Badalaty sur Rendre votre blog plus rentable en embauchant de l'aide.

L'email peut être un temps énorme sucer, mais il ne doit pas être!

Que vous le fassiez vous-même ou que vous demandiez de l’aide, mettre votre boîte de réception en forme peut s’avérer une tâche fastidieuse au début. Une fois vos systèmes en place, vous gagnerez une tonne de temps que vous pourrez réinvestir dans la gestion de votre entreprise.

A propos de KeriLynn Engel

KeriLynn Engel est une rédactrice et une stratège en marketing de contenu. Elle adore travailler avec les entreprises B2B et B2C pour planifier et créer un contenu de haute qualité qui attire et convertit leur public cible. Lorsqu'elle n'écrit pas, vous pouvez la trouver en train de lire une fiction spéculative, de regarder Star Trek ou de jouer aux fantasmes de la flûte Telemann dans un micro ouvert.