Reseña de Asana: Gestión de proyectos definitiva para equipos

Actualizado: 2022-06-15 ​​/ Artículo escrito por: Pui Mun Beh

Empresa: asana, inc.

Antecedentes: Asana es una creación de los ex empleados de Facebook Dustin Moskovitz y Justin Rosenstein. La plataforma comenzó como un medio para ayudarlos a ellos y a los miembros de su equipo a automatizar tareas rutinarias. La idea creció y hoy la empresa ayuda a millones de equipos en todo el mundo a lograr el mismo nivel de éxito.

Precio de salida: 0.0

Moneda: MXN

Visite en línea: https://asana.com

Reseña de resumen y calificaciones

4.5

Asana es popular gestión de proyectos herramienta utilizada por muchos equipos para gestionar sus proyectos y tareas. La mayor parte del atractivo del servicio radica en su rico conjunto de funciones diseñado para abordar múltiples puntos débiles. Eso incluye una sólida automatización del flujo de trabajo, informes en tiempo real y muchas opciones de personalización. Mi equipo y yo hemos estado usando Asana durante años y nos ha ayudado a mantener un flujo de trabajo ajustado y coordinado. Considerando el Equipo WHSR se distribuye en todo el mundo, es un logro impresionante para cualquier servicio. Solo por eso, le doy a Asana un visto bueno personal. La mejor parte de Asana es que puedes salirte con la tuya usando su plan gratuito. Lo único que es más difícil de superar sería la complejidad de implementar plantillas de flujo de trabajo más avanzadas a menos que le dediques tiempo.

Las ventajas: lo que me gusta de Asana

1. La interfaz de usuario de arrastrar y soltar es conveniente

La interfaz de usuario de arrastrar y soltar es conveniente

Una gran parte del atractivo de Asana es que proporciona una interfaz de usuario de arrastrar y soltar. Esa misma interfaz está disponible universalmente en la web, Android e iOS. Créame; si usas Asana para administrar varios proyectos simultáneamente, apreciarás la conveniencia. 

Además, puedes priorizar tareas de la forma que más te convenga. Independientemente del flujo de trabajo del equipo, usted tiene su interfaz. Bueno, al menos para tus tareas. Cada usuario tiene una página de perfil para ver las actualizaciones de proyectos asignados o involucrados en ellos.

2. Bien integrado con muchas aplicaciones y servicios

Asana puede integrarse con más de 100 aplicaciones y servicios, incluidos Google Calendar, Trello, Salesforce, Slack, etc. Esta capacidad de integración amplía enormemente la facilidad de uso y hace que Asana sea una buena opción, independientemente de las herramientas que utilice actualmente su organización.

El razonamiento central es que la gestión de proyectos cubre un alcance masivo de actividades. Muchas herramientas existentes manejan bien algunas de estas actividades. Por lo tanto, no hay motivo para que Asana reinvente la rueda.

3. Centrado en la colaboración en equipo

Asana sirve como una excelente herramienta de colaboración debido a su capacidad de acceso desde cualquier dispositivo. Esta capacidad permite a los usuarios trabajar cuando y donde quieran, una comodidad práctica y moderna para la optimización del flujo de trabajo. 

Hay una increíble atención al detalle a este respecto. Comienza con el proceso de registro limpio y simple a la interfaz optimizada para la administración. Estas características facilitan que los miembros del equipo trabajen juntos.

4. Excelentes funciones de gestión de tareas

Las funciones de gestión de tareas de Asana son excelentes. La plataforma le permite crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento de su progreso. Por ejemplo, puede otorgar a cada tarea un estado individual y dependencias basadas en otras tareas del proyecto. 

Para garantizar que los equipos se mantengan al día, Asana permite a los usuarios dejar comentarios sobre cualquier tarea que se les haya asignado y establecer fechas de vencimiento para cada una. Los usuarios también pueden recibir rápidamente notificaciones a medida que aparecen nuevas tareas o cuando se hacen comentarios sobre su trabajo hasta el momento.

Los propietarios de las tareas tienen acceso a herramientas más potentes. Algunos ejemplos incluyen plantillas para crear flujos de trabajo recurrentes o herramientas de delegación para transferir responsabilidades dentro de los proyectos. Eso facilita las cosas para los gerentes que no quieren toda la responsabilidad pero aún quieren supervisión.

5. La automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia

La automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia

La ayuda de automatización del flujo de trabajo de Asana mejora la eficiencia al permitirte establecer parámetros una vez y luego repetir procesos. Ayuda a ahorrar tiempo, dinero y frustración para los miembros del equipo. Algunos ejemplos de herramientas de automatización que se encuentran aquí son plantillas y disparadores de flujo de trabajo.

Puede usar activadores de flujo de trabajo para automatizar tareas repetitivas, como enviar notificaciones cuando se completa una tarea o iniciar un proceso para tareas recién creadas. Es esencialmente algo que sucede cuando se dan ciertas condiciones.

6. Proporciona informes e información en tiempo real

Asana es una gran herramienta de generación de informes en tiempo real. Le proporciona toda la información que necesita en un solo lugar, por lo que no tiene que ir a otro lugar para obtenerla. Puede ver su progreso en los proyectos, el estado de los proyectos y las actualizaciones de los miembros del equipo, todo de un vistazo (y sin revisar el correo electrónico constantemente). 

Las opciones de informes también son sólidas: puede elegir la frecuencia con la que desea que se envíen los informes (diariamente/semanalmente/mensualmente), qué datos deben contener (por ejemplo, tareas que vencen hoy o durante la próxima semana) y qué usuarios los recibirán. (por ejemplo, sólo gerentes).

7. Hay opciones integrales de personalización

Una de las mejores cosas de Asana es su alta capacidad de personalización. Esta capacidad de personalización significa que puede adaptar su experiencia para satisfacer las necesidades y objetivos únicos de su empresa. También puede acceder a complementos para realizar aún más cambios, como;

Personalización de la apariencia de Asana

  • Añadir proyectos de otras herramientas a tu cuenta (como Trello o Wrike)
  • Creación de proyectos privados para usted o clientes específicos
  • Cambiar la forma en que se realizan las configuraciones del usuario

Desventajas: DESEO que Asana aborde estos problemas

1. Curva de aprendizaje relativamente empinada

Aunque he usado Asana durante años, no he entendido completamente ni la mitad de las funciones. Simplemente salté y lo hice funcionar. Si bien eso es notable, las empresas que desean experimentar todo el poder de Asana pueden necesitar dedicar tiempo a trabajar en ello.

Tiene una curva de aprendizaje empinada y lleva algún tiempo acostumbrarse, especialmente si eres nuevo en esta plataforma. La gran cantidad de funciones puede ser abrumadora al principio. Y aunque me encanta algo de la simplicidad, todavía me confunde a veces.

Por ejemplo, la interfaz es fácil de usar y colorida, pero puede ser difícil de entender. Hay muchas opciones diferentes para organizar tareas como tableros y proyectos, y cada uno tiene su propio conjunto de pasos que deberá completar antes de trabajar con ellos correctamente.

2. Falta de herramientas de seguimiento del tiempo

Asana no incluye una herramienta de seguimiento del tiempo. Si bien esto puede no parecer importante, parece extraño que una aplicación de gestión de proyectos carezca de una característica tan esencial. Supongo que les lleva de nuevo a no querer reinventar la rueda.

Asana le dará una idea de esto, pero puede que no sea suficiente si desea realizar un seguimiento de la cantidad real de tiempo dedicado a cada tarea o proyecto. Para obtener más detalles, necesitará una de las muchas aplicaciones complementarias disponibles, como TrackingTime y Clockify. 

El único seguimiento del tiempo disponible de forma nativa en Asana es el informe Work Insights. Eso brinda una vista de alto nivel de cuánto tiempo trabajan sus equipos en proyectos y tareas. Supongo que es una buena área de enfoque para la gerencia. 

Planes y precios de Asana: ¿Cuánto cuesta Asana?

Planes y precios de Asana

Asana ofrece un plan gratuito para equipos de hasta 15 usuarios. Si bien las funciones básicas son ilimitadas, el sistema lo limita a tres proyectos simultáneos. También obtiene los conceptos básicos, como interacciones de aplicaciones, informes y soporte (basado en la comunidad solo para usuarios gratuitos).

El plan Premium de Asana cuesta $10.99/usuario/mes si pagas anualmente o $13.49/usuario/mes para usuarios py-as-you-go. Eso viene con todo en el plan gratuito, pero obtienes informes y automatización de flujo de trabajo más completos.

Asana Business cuesta $24/99/usuario/mes para pagos anuales o $30.49 para pago por uso. Este plan no parece muy diferente de Premium, excepto que requiere informes y soporte un poco más. No estoy seguro de si eso vale el doble del precio.

Asana también ofrece un plan Enterprise, pero esto parece de dudoso valor. Diría que Enterprise es principalmente solo para empresas más grandes que necesitan funciones de control y monitoreo más completas. Algunos ejemplos de estas funciones son los registros de auditoría, las cuentas de servicio y las exportaciones de datos.

Conclusión: ¿Debo usar Asana?

Si desea dirigir un equipo pequeño, le recomiendo ver lo que ofrece Asana. No se desanime por la empinada curva de aprendizaje. Como mencioné, simplemente saltamos y comenzamos en mi caso. Ha sido una ayuda mucho mayor que un obstáculo y efectivamente hace el trabajo.

Es posible que los equipos pequeños ni siquiera necesiten actualizar su cuenta y simplemente vivan con la versión gratuita. Por supuesto, depende de la naturaleza de su trabajo y de cómo planee estructurar su flujo de trabajo. Le doy a Asana un sólido aprobado.

¡Prueba Asana gratis!

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Sobre Pui Mun Beh

Pui Mun Beh es un comercializador digital de WebRevenue. Está pendiente de las últimas tendencias en marketing digital y redes sociales. Le encanta viajar por el mundo sin conexión y en línea. Dile hola en LinkedIn