7 خطوات لتنظيم بريدك الإلكتروني وإضافة ساعات إلى أسبوعك

المادة التي كتبها:
  • نصائح التدوين
  • المحدثة: أبريل 05 و 2018

كم ساعة تقضيها كل أسبوع في البريد الإلكتروني؟

إليك تحديًا بالنسبة إليك: بدءًا من الأسبوع القادم ، دوّن كل الوقت الذي تقضيه في التحقق من البريد الإلكتروني.

تدونها في مفكرة أو استخدام تطبيق تتبع الوقت مثل Chrometa. من المحتمل أن تصاب بالصدمة بشأن السرعة التي تضيفها ساعات العمل.

ماذا يمكنك أن تفعل مع كل هذا الوقت الإضافي؟ ومع ذلك ، فإن البريد الإلكتروني يعد أمرًا حاسمًا لإدارة نشاطك التجاري ، فكيف يمكنك تقليصها؟

تتجاوز الخطوات التالية الأساسيات ، وتوضح لك كيفية إنشاء أنظمة لتنظيمها والحفاظ على بريدك الوارد قيد التدقيق. ماذا ستفعل ببضع ساعات إضافية كل أسبوع؟

إليك كيف يمكنك معرفة ذلك.

الخطوة #1: تقليل رسائل البريد الإلكتروني الواردة

ألقِ نظرة على ما يأتي عادةً في بريدك الوارد.

إذا كنت مشتركًا في أكثر من رسائل إخبارية عبر البريد الإلكتروني من 5 ، فمن المحتمل أن يكون هذا العدد كبيرًا جدًا.

جرب أداة مثل Unroll.me لإدارة وتقليل الاشتراكات الخاصة بك. كن لا يرحم عن إلغاء الاشتراك لجميع ولكن أكثر النشرات الإخبارية مفيدة.

هل معظم رسائلك الإلكترونية من العملاء؟

إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا يستند إلى الخدمة ، فغالبًا ما تستغرق رسائل البريد الإلكتروني للعميل جزءًا كبيرًا من الوقت.

إذا كنت تقدم خدمة ، ففكر في تقليل عدد العملاء الذين تتعامل معهم. من الأفضل أن يكون لديك عميلان يدفع كل منهما 250 $ بدلاً من أن يكون لديه عملاء 5 يدفع كل منهم 100 $ بسبب الوقت الإضافي لكل عميل.

فكر في رفع الأسعار وتخفيض عدد العملاء الذين تحتاج إلى إرسالهم بالبريد الإلكتروني.

إذا وجدت نفسك تجيب على رسائل بريد إلكتروني مماثلة مرارًا وتكرارًا ، فقم بنشر الأسئلة الشائعة على موقعك على الويب للتعامل مع الأسئلة الأكثر تكرارًا. تأكد من الارتباط الخاص بك الأسئلة الشائعة . قاموس مصطلحات من صفحة الاتصال الخاصة بك ، وتشجيع الزوار على قراءتها قبل الاتصال بك. إذا كنت لا تستطيع الحد من كمية رسائل البريد الإلكتروني ، على الأقل يمكنك جدولتها بشكل أفضل.

جرّب الكيد المرتد، والتي تسمح لك لإيقاف الخاص بك تسليم البريد الإلكتروني واستلامها على دفعات.

الخطوة #2: إدارة التوقعات

إن فحص البريد الإلكتروني باستمرار على مدار اليوم له تأثير كبير على إنتاجيتك.

يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى تقليل إنتاجيتك بنسبة 40٪ وحتى خفض معدل الذكاء الخاص بك عن طريق نقاط 10 وفقا للدراسات العلمية.

يمكن أن تؤدي جودة العمل المنخفضة إلى إلحاق الضرر بعلاقات عميلك أكثر من استجابة البريد الإلكتروني المتأخرة قليلاً.

ماذا لو تم استخدام عملائك لك في الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على الفور؟

قد تكون الاستجابات السريعة لاستفسارات البريد الإلكتروني نقطة بيع كبيرة لنشاطك التجاري. ولكن يمكنك الاستجابة دون التحقق من البريد الإلكتروني بشكل إلزامي طوال اليوم. تحتاج فقط إلى إدارة توقعات العملاء وتدريبهم على جدولك الجديد.

ما يعتبرونه "حالة طوارئ" في كثير من الأحيان ليس كذلك.

أولاً ، ضع جدولاً لنفسك. قد تقرر فقط التحقق من البريد الإلكتروني 2-3 مرة في اليوم ، أو فقط في الصباح.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى السماح لعملائك بمعرفة سياساتك الجديدة ، والمدة التي تستغرقها عادةً في الرد على رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تدريب عملائك على توقع جدولك الجديد من خلال:

  • نشر سياساتك على موقع الويب الخاص بك. في صفحة الاتصال أو الدعم ، أخبرهم بالوقت الذي يتوقعون فيه انتظار الرد.
  • مشاركة حزمة ترحيب مع عملاء جدد. في حزمة الترحيب الخاصة بك ، قم بتوضيح سياسات الاتصالات الخاصة بك: كيف يجب أن يتصلوا بك ، وعندما سترد.
  • فكر في إعداد استجابة تلقائية عبر البريد الإلكتروني تتيح لجهات الاتصال معرفة وقت الرد على البريد الإلكتروني.
  • عدم إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها خلال ساعات العمل (مثل الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع). هذا يعطي الانطباع بتوافر 24 / 7. بدلاً من ذلك ، يمكنك جدولة بريدك الإلكتروني للخروج في الصباح.

بالنسبة إلى العملاء الحاليين ، أخبرهم شخصيًا بأنك تقوم بتحديث سياساتك.

تدور أنها مفيدة لهم!

عزيزي العميل]،

[تحية شخصية] أتواصل معك لإطلاعك على سياسة البريد الإلكتروني الجديدة.

مع نمو نشاطي التجاري ، تتمثل أولويتي في التأكد من استمرار تقديم خدمة ذات جودة عالية. من أجل الاستمرار في ذلك ، أقوم بتحديث سياسة الاتصال الخاصة بي. من الآن فصاعدًا ، سوف أتحقق من بريدي الإلكتروني [في هذه الأوقات].

سأجيب على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في غضون [وقت الاستجابة]. [اختياري:] إذا كانت رسالتك ملحة ، فيمكنك استخدام كلمة "عاجل" في سطر موضوع البريد الإلكتروني وسوف ينبهني على الفور. ستمكنني هذه السياسة الجديدة من إعطاء تركيز 100٪ عند العمل في مشروعاتك ، دون تشتيت الانتباه عبر رسائل البريد الإلكتروني على مدار اليوم.

شكرا لعملك.

يرجى إعلامي إذا كانت لديك أي أسئلة حول هذه السياسة الجديدة.

سيقدر العملاء مهنيتك واستقامتك وسرعان ما ستنمو في أوقات الاستجابة الجديدة.

الخطوة #3: تنظيم وأتمتة

عندما يكون صندوق الوارد الخاص بك ممتلئًا بجميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني ، بدءًا من اتصالات العميل إلى النشرات الإخبارية وحتى تأكيد الطلب ، يكون من الصعب إخفاء كل ذلك.

يمكن أن يكون هذا الأمر ساحقًا ، ويقودك أيضًا إلى التركيز بشكل أكبر على الرسائل الإلكترونية غير ذات الصلة على حساب رسائل أكثر أهمية. يساعد البريد الوارد المبوب في Gmail في هذا الأمر ، ولكن يمكنك تنظيمه بشكل أكبر باستخدام التصنيفات والفلاتر.

على سبيل المثال ، قد تحصل على رسائل بريد إلكتروني شخصية من الأصدقاء والعائلة ، كما تختلط رسائل البريد الإلكتروني من نشاطك التجاري في علامة التبويب "البريد الرئيسي".

إذا كنت تريد فصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائيًا بحيث يمكنك تحديد أولوياتها ، فيمكنك بسهولة اقامة مرشح لجعلهم جميعًا مصنفين تحت "Business" بحيث يمكنك تصنيفها بسهولة.

إنشاء واحد في فلتر
ما عليك سوى استخدام حقل البحث للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تصنيفها ، والنقر على الرابط في الجزء السفلي الذي يشير إلى "إنشاء فلتر باستخدام هذا البحث".
تطبيق التسمية فلتر
ثم انقر على خيار "تطبيق التصنيف" ، وحدد التسمية التي ترغب في استخدامها.

أداة أخرى يمكنك تجربتها SaneBoxالذي يكتشف تلقائيًا رسائل البريد الإلكتروني المهمة لك ، ويزيل الباقي من بريدك الوارد لاحقًا.

الخطوة #4: Escape the Inbox

هل تستخدم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك كقائمة مهام؟

هذا ليس النظام الأكثر كفاءة أو قابلية التوسع: لم يتم تصميم البريد الإلكتروني ليكون قائمة مهام.

أنت تريد أن تكون قادرًا على التركيز على المهام المراد إكمالها دون تشتيت الانتباه عن طريق رسائل البريد الإلكتروني الشخصية. بدلاً من ذلك ، حاول استخدام الأدوات المصممة لقوائم المهام ، مثل أسانا, Trello، أو Todoist.

Asana هو تطبيق إدارة مشروع مجاني وسهل الاستخدام. يمكنك بسهولة تحويل أي بريد إلكتروني إلى مهمة من خلال إعادة توجيهها إلى Asana.

إذا تمكنت من جعل عملائك يستخدمون Trello بدلاً من البريد الإلكتروني ، فإنه من الأسهل الحفاظ على التنظيم والحفاظ على الاتصالات والملفات في نفس المكان - لا مزيد من البحث في البريد الوارد عن تلك الرسالة أو الملف المحدد.

بدلاً من الاحتفاظ برسالة بريد إلكتروني في بريدك الوارد كتذكير ، يمكنك جدولة العودة إلى البريد الوارد في وقت معين ، باستخدام أداة مثل Yesware.

الخطوة #5: إعداد التنبيهات

لست مضطرًا إلى التحقق من بريدك الإلكتروني باستمرار فقط لمعرفة ما إذا كان لديك رسالة أو ملف مهم واحد أم لا. بدلاً من ذلك ، قم بإعداد تنبيهات محددة باستخدام تصفية Gmail / Android والتسميات (أو إعداد تنبيه نصي باستخدام IFTTT).

إذا كنت تستخدم Gmail وهاتف Android ، فيمكنك إعداد هاتفك لإشعارك ببعض الرسائل الإلكترونية فقط:

  1. أولاً ، أنشئ فلترًا (كما هو موضح أعلاه) لتسمية البريد الإلكتروني الذي تنتظره تلقائيًا. يمكنك القيام بذلك عن طريق المرسل أو الكلمة الأساسية أو ما إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على مرفق وما إلى ذلك. يمكنك الاتصال بـ "الإشعار" و "عاجل" وما إلى ذلك.
  2. من هاتفك ، افتح تطبيق Gmail وانتقل إلى "الإعدادات" ، وحدد حساب بريدك الإلكتروني.
  3. تأكد من تحديد مربع الاختيار "الإشعارات".
  4. مرِّر لأسفل وحدد "إدارة التصنيفات".
  5. اختر تصنيفك الجديد.
  6. يمكنك مزامنة رسائلك وتشغيل الإشعارات لهذا التصنيف.
  7. يمكنك الرجوع والتأكد من عدم مزامنة الإشعارات للتصنيفات الأخرى ، وبالتالي لن تتلقى إشعارات نيابة عنها.

هذا هو! الآن ستتلقى إشعارات فقط عندما تتلقى رسائل إلكترونية جديدة تتطابق مع الفلتر.

الخطوة #6: لا تشعر بأنها ملزمة بالرد على الجميع

فقط لأن شخصًا ما يرسل إليك رسائل بريد إلكتروني لا يعني أنك ملزم بالرد.

هذا قد يبدو باردا ، ولكن إذا كنت كسب أي نوع من النجاح عبر الإنترنت، سيبدأ الأشخاص في إرسال بريد إلكتروني إليك وطلب وقتك.

قد ترغب في الإجابة على كل شخص ، حتى لو اعتذرت وشرحت لماذا لا يمكنك مساعدته.

ولكن تذكر: بصفتك صاحب عمل ، فإن الوقت هو أثمن مورد لديك. لا تدع نفسك تشعر أنك ملزم لكل من يرسل لك بريدًا إلكترونيًا. أنت لست مدينًا لكل فرد باستجابة متعمقة. "لا" هي جملة كاملة.

الخطوة #7: اطلب المساعدة

إذا كنت لا تزال تنفق الكثير من الوقت على البريد الإلكتروني بعد كل هذه الخطوات ، فعليك التفكير في الحصول على مساعدة حتى تتمكن من التركيز على إدارة نشاطك التجاري.

هناك مساعدين افتراضيين متخصصين في الرد على البريد الإلكتروني. يمكنك معرفة كيفية استئجار VA عن طريق التحقق من آخر تعليق على Gina Badalaty جعل مدونتك أكثر ربحية عن طريق التعاقد مع مساعدة.

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني وقتًا ممتعًا جدًا ، ولكن لا يجب أن يكون!

سواء كنت تفعل ذلك بنفسك أو بمساعدة التوظيف ، فإن جدولة صندوق الوارد الخاص بك يمكن أن يكون مشروعًا مستهلكًا للوقت في البداية. وبمجرد أن تصبح أنظمتك في مكانها الصحيح ، فإنها ستوفر لك الكثير من الوقت - والذي يمكنك إعادة استثماره في إدارة أعمالك.

حول كيريلن إنجل

KeriLynn إنجل هو محلل التسويق ومحتوى الإعلان. تحب العمل مع B2B و B2C لتخطيط وإنشاء محتوى عالي الجودة يجذب ويحول جمهورها المستهدف. عندما لا تكتب ، يمكنك أن تجد رواية مضحكة في القراءة ، ومشاهدة ستار تريك ، أو لعب فانتازات الناي Telemann في ميكروفون محلي مفتوح.

الاتصال: