15 เคล็ดลับและเคล็ดลับของ Gmail เพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณให้ดีขึ้น

ถ้าคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่และมี Gmail ในฐานะหนึ่งในบัญชีอีเมลของคุณ คุณทราบดีว่าอะไรคือสิ่งที่ท้าทายในการติดตามอีเมลของคุณ ในฐานะผู้ใช้ Gmail มาเป็นเวลานาน ฉันเคยคิดว่าตัวเองใช้บริการของ Google ได้ดีทีเดียว 

จนกระทั่งฉันเริ่มดูอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 1,473 ฉบับในกล่องจดหมายของฉันซึ่งฉันก็นึกขึ้นได้ – แน่นอนว่าบริการอีเมลที่มีผู้ใช้ 1.5 พันล้านคนมีอะไรให้มากกว่านี้อีกไหม ใช่แล้ว นี่คือเคล็ดลับและกลเม็ด 15 ข้อของ Gmail ที่จะช่วยให้คุณใช้ชีวิต Gmail ได้ง่ายขึ้น

1. เก็บโฟลเดอร์ที่มองเห็นได้

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้กล่องจดหมายของคุณรกน้อยลงคือการทำให้โฟลเดอร์มองเห็นได้ใน Gmail ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสแกนดูได้อย่างรวดเร็วและดูว่าเกิดอะไรขึ้นในแต่ละอัน 

ข่าวดีก็คือคุณสามารถตั้งค่าคุณลักษณะนี้เพื่อให้เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานโดยอัตโนมัติตลอดเวลา ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังอ่านข้อความจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง (เช่น สายการบินหรือผู้ให้บริการ)

2. จัดกำหนดการประชุมอย่างรวดเร็ว

หากคุณต้องการกำหนดเวลาการประชุมกับเพื่อนร่วมงาน ก็ทำได้ง่ายๆ จาก Gmail สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดอีเมล ป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเชิญ คลิกไอคอนปฏิทิน และเลือกว่าต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อใด 

คุณยังสามารถส่งลิงก์ได้หากพวกเขาไม่ได้ตั้งค่า Google ปฏิทินไว้แล้ว (ซึ่งเป็นไปได้) การป้อนข้อมูลนี้จะสร้างกิจกรรมในปฏิทินที่ตรงกับคำขอของคุณโดยอัตโนมัติ

3. เพิ่มลายเซ็นใน Gmail ของคุณ

เช่นเดียวกับที่คุณมีลายเซ็นสำหรับนามบัตร คุณสามารถมีลายเซ็นสำหรับบัญชี Gmail ของคุณได้ ลายเซ็นของคุณอาจเป็นรูปภาพหรือข้อความที่มีองค์ประกอบที่หลากหลาย เช่น ไฮเปอร์ลิงก์

หากต้องการเพิ่มลายเซ็น ให้ไปที่การตั้งค่าของ Gmail ถัดไป;

1. คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบน
2. เลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง
3. ใต้ "ทั่วไป" คลิก "ลายเซ็น"
4. เลือก “กำหนดค่าลายเซ็น”
5. ป้อนเนื้อหาสำหรับลายเซ็นของคุณ
6. คลิก “บันทึกการเปลี่ยนแปลง” ที่ด้านล่างของหน้า 

คุณจะเห็นว่าลายเซ็นใหม่นี้จะปรากฏเหนืออีเมลใหม่ที่คุณส่งและตอบกลับข้อความที่คุณกำลังเขียนตอบถึงบุคคลอื่น—แต่จะไม่ปรากฏในข้อความที่ส่งต่อหรือที่ส่งโดยบุคคลอื่น

4. รหัสสีป้ายกำกับ Gmail ของคุณ

สี-การเข้ารหัส ป้ายกำกับเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการสร้างป้ายกำกับสำหรับลูกค้าแต่ละรายและกำหนดสีต่างๆ (สีน้ำเงิน สีแดง สีเขียว) ตามอุตสาหกรรมของพวกเขา เมื่อคุณดูที่กล่องจดหมาย Gmail ของคุณและเห็นว่าอีเมลมาจากไคลเอ็นต์ A หรือไคลเอ็นต์ B เป็นเรื่องง่ายที่จะดูว่าอีเมลใดมีความสำคัญโดยไม่ต้องอ่านทั้งหมด

ในการเพิ่มป้ายกำกับ: 

1. คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบน
2. เลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง
3. เลือกแท็บ "ป้ายกำกับ"
4. ตอนนี้คุณสามารถสร้างป้ายกำกับใหม่หรือเลือกป้ายกำกับที่มีอยู่เพื่อแก้ไข
5. ตั้งชื่อป้ายกำกับ เช่น "ไคลเอ็นต์ A" หรือ "ไคลเอ็นต์ B" 

นอกจากการสร้างป้ายกำกับแล้ว คุณยังสามารถปรับแต่งตำแหน่งของป้ายได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ป้ายกำกับนี้ปรากฏที่ด้านซ้ายหรือด้านขวาของหน้าเมื่อดูข้อความอินเทอร์เฟซเว็บของ Gmail โดยเลือก "ซ้าย" หรือ "ขวา" ใต้ตำแหน่งป้ายกำกับ

นอกจากฉลากรหัสสีแล้ว คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนที่กำหนดเองสำหรับแต่ละป้ายได้ เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกสิ่งเมื่อได้รับการอัปเดต (อีเมลใหม่) 

5. ใช้มุมมองการสนทนา

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดการกล่องจดหมายของคุณคือการใช้มุมมองการสนทนา Google จะจัดกลุ่มข้อความที่คล้ายกันเมื่อคุณเปิดใช้งานการตั้งค่านี้ และแสดงเป็นการสนทนาเดียวในกล่องจดหมายของคุณ 

การทำเช่นนี้หมายความว่าข้อความทั้งหมดที่ส่งตามลำดับจะใช้หัวเรื่องเดียวกัน และคุณจะสามารถดูอีเมลทั้งหมดในชุดข้อความอีเมลเดียวกันได้ในครั้งเดียว แม้ว่า Gmail จะเปิดใช้งานมุมมองการสนทนาตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถสลับกลับเป็นเปิดได้หากไม่ใช่ด้วยเหตุผลบางประการ

เพียงไปที่การตั้งค่า เลื่อนลงไปที่ "มุมมองการสนทนา" และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกปุ่มตัวเลือกถัดจาก "เปิดมุมมองการสนทนา"

6. รับที่อยู่อีเมลไม่ จำกัด

คุณสามารถสร้างนามแฝงสำหรับที่อยู่อีเมลที่มีอยู่อย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อให้มีที่อยู่ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งส่งต่อไปยังที่อยู่หลักของคุณ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากคุณกำลังพยายามจัดการหลายบทบาทสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจับคู่ที่อยู่อีเมลหลักกับนามแฝงเช่น [ป้องกันอีเมล] และ [ป้องกันอีเมล]

ในการสร้างนามแฝง ตรงไปที่หน้าการตั้งค่าของ Gmail แล้วคลิกแท็บบัญชีและการนำเข้า เลื่อนลงมาจนกว่าคุณจะเห็น “นามแฝง” ในส่วนทั่วไป จากนั้นคลิก “เพิ่มที่อยู่อีเมลอื่น” 

คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลใหม่ที่ผู้ใช้จะได้รับข้อความที่ส่งผ่านนามแฝงนี้ (และระบุว่าการตั้งค่าอื่นๆ เช่น การรับเป็นข้อความธรรมดาหรือ HTML) ก่อนคลิก "สร้างนามแฝง"

7. จัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชีจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ

ไม่ชอบมีอีเมลที่มีเครื่องหมาย "+" อยู่ข้างในใช่ไหม ไม่ใช่ปัญหา; ใช้นามแฝงแทน อีเมลแทนเป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการที่อยู่อีเมลสำรอง การส่งต่ออีเมลไม่สะดวก แต่ Gmail สามารถจัดการที่อยู่อีเมลได้หลายรายการต่อบัญชี

ตัวอย่างเช่น ที่อยู่อีเมลหลักของคุณคือ [ป้องกันอีเมล]และคุณมีที่อยู่อื่นที่ [ป้องกันอีเมล] คลิกไอคอนรูปเฟืองเพื่อเข้าสู่การตั้งค่า Gmail ของคุณ แล้วคลิกแท็บ "บัญชี" คลิกลิงก์เพื่อ "เพิ่มบัญชีอีเมล" และปฏิบัติตามคำแนะนำ

เมื่อเสร็จแล้ว Gmail จะทำหน้าที่เหมือนโปรแกรมรับส่งเมลทั่วไปและดึงอีเมลจากบัญชีนั้น บัญชีเพิ่มเติมสามารถทำงานได้ทั้งแบบสแตนด์อโลนหรือเป็นชื่อแทนของบัญชีหลักของคุณ

วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับโดเมนที่กำหนดเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นธุรกิจ คุณสามารถใช้เพื่อจัดการหลายบทบาทภายในธุรกิจขนาดเล็ก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจับคู่ที่อยู่อีเมลหลักกับนามแฝงเช่น [ป้องกันอีเมล] และ [ป้องกันอีเมล]

8. ตั้งค่าตัวกรองอีเมล

ตัวกรองคือกฎที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดการอีเมลขาเข้า คุณลักษณะนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุด (ในความคิดของฉัน) สำหรับ Gmail ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเก็บถาวรและติดป้ายกำกับอีเมลขาเข้าทั้งหมดโดยอัตโนมัติด้วยคำหลักเฉพาะ เพื่อไม่ให้กล่องจดหมายเกะกะ

1. คลิกกล่องการตั้งค่า และเลือกแท็บ "ตัวกรองและที่อยู่ที่บล็อก" เพื่อตั้งค่าตัวกรอง
2. คลิกลิงก์ "สร้างตัวกรองใหม่" ที่ด้านล่างของหน้านั้น
3. ระบุเงื่อนไขที่ควรใช้ตัวกรองนี้ จากนั้นคลิก "สร้างตัวกรอง"
4. ตอนนี้ คุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายว่าต้องการให้ Gmail ทำอะไรกับอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไขของคุณได้
5. เมื่อเสร็จแล้ว คลิก "สร้างตัวกรอง"

9. เปิดอีเมลหลายฉบับพร้อมกัน

คุณสามารถเปิดอีเมลหลายฉบับพร้อมกันได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากคุณต้องการเปรียบเทียบ เพียงคลิกไอคอนป๊อปอัปที่มุมบนขวาของ Gmail แล้วเลือกอีเมลหรืออีเมลหลายฉบับโดยกดปุ่ม Shift ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแต่ละอีเมล การทำเช่นนี้จะสร้างแท็บใหม่สำหรับอีเมลแต่ละฉบับที่เลือก

10. จัดการสถานะอีเมลหลายรายการ

หากคุณต้องการเพียงแค่ลบ เก็บถาวร หรือย้ายข้อความที่ต้องการอย่างรวดเร็ว และไม่เปิดทั้งหมดพร้อมกัน คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

ลบทีละข้อความโดยวางเมาส์เหนือไอคอนถังขยะในแต่ละข้อความจนกว่าจะเปลี่ยนเป็นปุ่ม "ล้างข้อมูล" (ใช้งานได้เฉพาะเมื่อเมาส์อยู่เหนือข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน) จากนั้นคลิก

เก็บถาวรหลายข้อความพร้อมกันโดยเลือกก่อนที่จะเก็บถาวรด้วย Ctrl+Shift+A หรือคลิกที่ “เก็บถาวร” ภายใต้การดำเนินการเพิ่มเติมในเมนูแบบเลื่อนลงของ Gmail (ตัวเลือกหลังยังอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกหลายข้อความจากรายการนี้) 

หากจำเป็น ให้ย้อนกลับไปดูการสนทนาที่เก็บไว้ในภายหลังโดยใช้ Ctrl+Shift+O การจัดการอีเมลในลักษณะนี้ช่วยให้สามารถเข้าถึงได้โดยไม่ทำให้กล่องจดหมายของคุณอุดตัน 

11. คว้าส่วนเสริมของ Gmail

หากคุณต้องการยกระดับประสบการณ์การใช้งาน Gmail ไปอีกขั้น เรามีส่วนเสริมของบริษัทอื่นมากมาย เพื่อให้การจัดการกล่องจดหมายของคุณง่ายยิ่งขึ้น คุณสามารถค้นหาและติดตั้งแอพเหล่านี้บน Google Workspace Marketplace.

โดยปกติ แอพที่มีให้ใช้งานจะแตกต่างกันไป ดังนั้นความช่วยเหลือที่ดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ฉันใช้ Slack และ อาสนะ ส่วนเสริม หากคุณเอนเอียงไปทางองค์กรมากขึ้น มีแอปอย่าง Zoom, CRM สำหรับ Gmail และ Zapier สำหรับ Gmail

12. จัดการงานจาก Gmail

Google Tasks เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังสำหรับจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมงานและอีเมลไว้ในที่เดียว คุณจึงสามารถติดตามงานและอีเมลได้โดยไม่เกะกะกล่องจดหมายที่มีอีเมลล้นอยู่แล้ว

หากต้องการเพิ่มงาน ให้คลิกที่ไอคอนงานบนแถบนำทางด้านขวาของกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ แผงจะปรากฏขึ้นจากด้านขวา และคุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จำเป็น เช่น ชื่อ รายละเอียด และวันที่/เวลา

13. คุณสามารถ @พูดถึงผู้ติดต่อ

แทนที่จะต้องเพิ่มที่อยู่อีเมลหลายสำเนา Gmail อนุญาตให้คุณใช้ @ เป็นการกล่าวถึง เพียงพิมพ์ @ ตามด้วยชื่อและนามสกุล (หรือชื่อผู้ใช้ Gmail) ที่ใดก็ได้ในเนื้อหาอีเมลของคุณ จะเพิ่มผู้รับไปยังลูปอีเมล

คุณยังสามารถเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อในข้อความเหล่านี้โดยไม่ต้องป้อนที่อยู่อีเมลทีละรายการ

14. ทำงานแบบออฟไลน์ด้วย Gmail

ผู้คนมักประสบปัญหาหนึ่ง: บริการของ Google ส่วนใหญ่ต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อใช้งาน หากคุณเดินทางบ่อย ความสามารถในการใช้ Gmail ออฟไลน์สามารถช่วยชีวิตได้ เคล็ดลับบางประการในการตั้งค่าโหมดออฟไลน์และเข้าถึงอีเมลของคุณเมื่อไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต:

คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของกล่องจดหมาย Gmail จากนั้นคลิกแท็บ "ออฟไลน์" ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก "ออฟไลน์" และเลือกจำนวนอีเมลที่คุณต้องการจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ท้องถิ่นของคุณ อย่าลืมคลิกปุ่ม "บันทึกการเปลี่ยนแปลง"

สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ควรทราบคือ คุณจะไม่สามารถส่งอีเมลขณะออฟไลน์ได้ ให้เขียนอีเมลของคุณแล้วคลิกลูกศรลงข้างปุ่ม "ส่ง" เลือก "กำหนดเวลาส่ง" และตั้งเวลาสำหรับภายหลังเมื่อคุณคาดว่าจะได้รับการเชื่อมต่อกลับมา

ถ้าคุณไม่ทำเช่นนี้ Gmail จะพูดว่า “กำลังส่ง…” ซ้ำๆ จนกว่าจะมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (หรือเพียงแค่ทำให้คุณคลั่งไคล้ แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดก่อน)

15. ติดดาวข้อความ

ดาวเป็นวิธีที่ดีในการบันทึกข้อความ แต่ยังช่วยให้คุณค้นหาข้อความได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถติดดาวข้อความสำคัญแล้วค้นหาในภายหลัง คุณจะพบดาวได้ง่ายในกล่องจดหมายของคุณ เนื่องจากจะปรากฏที่ด้านบนสุดของรายการ ทำให้ง่ายต่อการดูว่ามีอะไรสำคัญในกล่องจดหมายที่มีผู้คนหนาแน่น

คุณยังสามารถใช้ดาวเพื่อสร้างตัวกรองตามเกณฑ์เฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้ข้อความทั้งหมดที่มีไฟล์แนบที่ติดดาวไว้ ให้เลือก "มีไฟล์แนบ" ใต้ "จดหมายที่ติดดาว" แล้วคลิกสร้างตัวกรอง 

การดำเนินการนี้จะสร้างตัวกรองอัตโนมัติที่ส่งอีเมลประเภทนี้ไปยังโฟลเดอร์ชื่อข้อความที่ติดดาว เพื่อไม่ให้อีเมลเหล่านั้นสูญหายไปจากอีเมลอื่นๆ หากไม่มีไฟล์แนบหรือเกณฑ์อื่นๆ ที่ระบุโดยตัวกรองนี้

เคล็ดลับโบนัส: เปลี่ยนการจำกัดเวลา "เลิกทำส่ง"

Gmail มีคุณลักษณะในตัวที่ช่วยให้คุณสามารถเลิกทำการส่งข้อความได้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณส่งอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจหรือพบว่าคุณพิมพ์ผิดในข้อความ 

ตัวเลือกนี้ใช้ได้เสมอใน Gmail แต่คุณสามารถระบุการจำกัดเวลาที่คุณสามารถยกเลิกการส่งได้ คลิกการตั้งค่าที่มุมบนขวาของกล่องจดหมาย จากนั้นเลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง

เลื่อนลงมาจนกว่าคุณจะเห็น "ยกเลิกการส่ง" และคลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ภายในบรรทัด "ส่งระยะเวลาการยกเลิก" คุณสามารถตั้งค่าเป็น 5, 10, 20 หรือ 30 วินาที ตามค่าเริ่มต้น Gmail จะให้เวลาคุณเพียง 5 วินาทีในการเลิกทำการส่ง

สรุป

เคล็ดลับมากมายที่แชร์ข้างต้นจะช่วยให้คุณจัดการ Gmail ได้ดีขึ้น เราได้แสดงวิธีปรับปรุงกล่องจดหมายของคุณ จัดระเบียบป้ายกำกับ จัดการอีเมลให้ดีขึ้น และใช้ประโยชน์จากเครื่องมือต่างๆ ที่มีอยู่เพื่อควบคุมกล่องจดหมายของคุณ 

หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะเห็นการปรับปรุงในการจัดการอีเมลของคุณ นั่นคือสิ่งที่สามารถเป็นประโยชน์กับมืออาชีพที่มีงานยุ่ง

อ่านเพิ่มเติม

• ขั้นตอนในการจัดระเบียบอีเมลของคุณและเพิ่มชั่วโมงในสัปดาห์ของคุณ
• จะหางานทางไกลออนไลน์ที่ถูกต้องตามกฎหมายได้ที่ไหน?
• สถิติความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่น่าตกใจที่คุณต้องรู้
• การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ Agile สำหรับ Freelancer ยุคใหม่