15 porad i wskazówek dotyczących Gmaila, aby lepiej zarządzać skrzynką odbiorczą

Jeśli jesteś jak większość ludzi i masz gmail jako jedno z Twoich kont e-mail, wiesz, jakim wyzwaniem może być utrzymanie się na bieżąco z wiadomościami e-mail. Jako długoletni użytkownik Gmaila zawsze myślałem, że jestem całkiem dobry w korzystaniu z usług Google. 

Dopiero gdy zacząłem wpatrywać się w 1,473 nieprzeczytane wiadomości e-mail w mojej skrzynce odbiorczej, zdałem sobie sprawę – z pewnością usługa poczty e-mail z 1.5 miliardem użytkowników ma więcej do zaoferowania? Rzeczywiście, tak jest, więc oto 15 porad i wskazówek dotyczących Gmaila, które pomogą Ci ułatwić życie w Gmailu.

1. Zachowaj widoczność folderów

Jednym z najprostszych sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej jest utrzymywanie widoczności folderów w Gmailu. W ten sposób możesz szybko je przejrzeć i zobaczyć, co się w nich dzieje. 

Dobrą wiadomością jest to, że możesz skonfigurować tę funkcję tak, aby zawsze była włączana lub wyłączana automatycznie w zależności od tego, czy czytasz wiadomość od konkretnego nadawcy (np. linii lotniczej lub usługodawcy).

2. Szybko zaplanuj spotkanie

Jeśli chcesz umówić się na spotkanie ze współpracownikiem, możesz to łatwo zrobić z Gmaila. Wszystko, co musisz zrobić, to otworzyć wiadomość e-mail, wpisać adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić, kliknąć ikonę kalendarza i wybrać, kiedy chcesz, aby to się stało. 

Możesz także wysłać link, jeśli nie mają jeszcze skonfigurowanego Kalendarza Google (co jest prawdopodobne). Wprowadzenie tych informacji spowoduje automatyczne utworzenie wydarzenia w ich kalendarzu, które odpowiada Twojej prośbie.

3. Dodaj podpis do swojego Gmaila

W ten sam sposób, w jaki masz podpis do swoich wizytówek, możesz mieć podpis na swoim koncie Gmail. Twój podpis może być obrazem lub tekstem zawierającym bogate elementy, takie jak hiperłącza.

Aby dodać podpis, przejdź do Ustawień Gmaila. Następny;

1. Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu.
2. Wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego.
3. W sekcji „Ogólne” kliknij „Podpisy”.
4. Wybierz „Konfiguruj podpis”.
5. Wpisz treść do podpisu.
6. Kliknij „Zapisz zmiany” u dołu strony. 

Zobaczysz, że ten nowy podpis będzie pojawiał się nad nowymi wiadomościami e-mail, które wysyłasz i odpowiadasz na wiadomości, które odpisujesz komuś innemu — ale nie na wiadomościach przekazanych dalej lub wysłanych przez inne osoby.

4. Oznacz kolorami Twoje etykiety Gmail

Kolor-kodowanie etykiety to świetny sposób na uporządkowanie wiadomości e-mail. Na przykład możesz chcieć utworzyć etykietę dla każdego klienta i przypisać różne kolory (niebieski, czerwony, zielony) w zależności od branży. Gdy spojrzysz na swoją skrzynkę odbiorczą Gmaila i zobaczysz, że e-mail pochodzi od Klienta A lub Klienta B, łatwo zorientujesz się, które e-maile są niezbędne, bez konieczności czytania ich wszystkich.

Aby dodać etykiety: 

1. Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu.
2. Wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego.
3. Wybierz zakładkę „Etykieta”.
4. Teraz możesz utworzyć nową etykietę lub wybrać istniejącą do modyfikacji.
5. Nadaj etykiecie nazwę, na przykład „Klient A” lub „Klient B”. 

Oprócz tworzenia etykiet możesz także dostosować ich rozmieszczenie. Możesz na przykład wybrać, czy ta etykieta będzie wyświetlana po lewej, czy po prawej stronie podczas przeglądania wiadomości interfejsu internetowego Gmaila, wybierając opcję „W lewo” lub „W prawo” pod pozycją etykiety.

Oprócz etykiet oznaczonych kolorami możesz tworzyć niestandardowe powiadomienia dla każdej etykiety, aby nie przegapić niczego, gdy zostaną zaktualizowane (nowe e-maile). 

5. Użyj widoku konwersacji

Jednym z najlepszych sposobów zarządzania skrzynką odbiorczą jest korzystanie z widoku konwersacji. Po włączeniu tego ustawienia Google grupuje podobne wiadomości i wyświetla je jako pojedynczą rozmowę w skrzynce odbiorczej. 

W ten sposób wszystkie wiadomości wysyłane po kolei będą miały ten sam wiersz tematu, a wszystkie wiadomości e-mail w tym samym wątku e-mail będą widoczne jednocześnie. Chociaż Gmail domyślnie włącza widok wątku, możesz go ponownie włączyć, jeśli z jakiegoś powodu tak nie jest.

Po prostu przejdź do Ustawień, przewiń w dół do „Widoku wątku” i upewnij się, że zaznaczony jest przycisk opcji „Widok wątku włączony”.

6. Uzyskaj nieograniczoną liczbę adresów e-mail

Możesz utworzyć alias dla jednego lub kilku istniejących adresów e-mail, aby mieć unikalny adres, który przekierowuje na Twój adres podstawowy. Ta funkcja jest przydatna, jeśli próbujesz zarządzać wieloma rolami w małej firmie. Na przykład możesz mieć sparowany podstawowy adres e-mail z aliasami, takimi jak [email chroniony] i [email chroniony]

Aby utworzyć alias, przejdź do strony Ustawienia Gmaila i kliknij kartę Konta i import. Przewiń w dół, aż zobaczysz "Aliasy" w sekcji Ogólne, a następnie kliknij "Dodaj kolejny adres e-mail". 

Możesz wprowadzić nowy adres e-mail, na który użytkownicy będą otrzymywać wiadomości wysyłane za pośrednictwem tego aliasu (i określić, czy inne ustawienia, takie jak odbiór w postaci zwykłego tekstu lub HTML) przed kliknięciem „Utwórz alias”.

7. Zarządzaj wieloma kontami e-mail ze skrzynki odbiorczej Gmail

Nie lubisz mieć e-maili ze znakiem „+” w środku? Żaden problem; zamiast tego użyj aliasu. Aliasy e-mail to kolejny doskonały sposób zarządzania dodatkowymi adresami e-mail. Przekazywanie wiadomości e-mail jest niewygodne, ale Gmail może obsługiwać wiele adresów e-mail na konto.

Na przykład Twój podstawowy adres e-mail to [email chroniony], i masz inny adres, który jest [email chroniony] Kliknij ikonę koła zębatego, aby wprowadzić ustawienia Gmaila, i kliknij kartę "Konta". Kliknij link „Dodaj konto e-mail” i postępuj zgodnie z instrukcjami.

Po zakończeniu Gmail będzie działał jak każdy zwykły klient poczty e-mail i będzie pobierał wiadomości e-mail z tego konta. Dodatkowe konto może działać samodzielnie lub jako alias konta głównego.

Działa to lepiej w przypadku domen niestandardowych, zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę. Możesz go używać do zarządzania wieloma rolami w małej firmie. Na przykład możesz mieć sparowany podstawowy adres e-mail z aliasami, takimi jak [email chroniony] i [email chroniony]

8. Skonfiguruj filtry poczty e-mail

Filtry to reguły, które tworzysz w celu zarządzania przychodzącą pocztą. Ta funkcja jest jedną z najpotężniejszych (moim zdaniem) dla Gmaila. Możesz na przykład automatycznie archiwizować wszystkie przychodzące wiadomości e-mail i oznaczać je określonymi słowami kluczowymi, aby nie zaśmiecały skrzynki odbiorczej.

1. Kliknij skrzynię biegów Ustawienia i wybierz zakładkę „Filtry i zablokowane adresy”, aby skonfigurować filtry.
2. Kliknij link „Utwórz nowy filtr” znajdujący się na dole tej strony.
3. Określ warunki, w jakich ten filtr ma obowiązywać, a następnie kliknij „Utwórz filtr”.
4. Teraz możesz zaznaczyć pola wyboru określające, co Gmail ma robić z e-mailami spełniającymi Twoje warunki.
5. Po zakończeniu kliknij „Utwórz filtr”.

9. Otwórz wiele e-maili jednocześnie

Możesz otworzyć wiele e-maili jednocześnie, co jest przydatne, jeśli chcesz je porównać. Po prostu kliknij ikonę wyskakującego okienka w prawym górnym rogu Gmaila i wybierz e-mail lub wiele e-maili, przytrzymując klawisz Shift podczas klikania każdego z nich. Spowoduje to utworzenie nowej karty dla każdego wybranego e-maila.

10. Zarządzaj wieloma statusami e-maili

Jeśli chcesz po prostu szybko usunąć, zarchiwizować lub przenieść określone wiadomości — i nie otwierać ich wszystkich naraz, możesz wykonać następujące czynności:

Usuń jedną wiadomość na raz, najeżdżając kursorem na ikonę kosza na każdą wiadomość, aż zmieni się ona w przycisk „wyczyść” (działa to tylko wtedy, gdy kursor myszy znajduje się nad nieprzeczytaną wiadomością). Następnie kliknij.

Archiwizuj wiele wiadomości naraz, wybierając je przed zarchiwizowaniem za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+A lub klikając „Archiwizuj” w obszarze Więcej czynności w menu rozwijanym Gmaila (ta ostatnia opcja pozwala również użytkownikom wybrać wiele wiadomości z tej listy). 

W razie potrzeby wróć do zarchiwizowanych rozmów później, używając Ctrl + Shift + O. Zarządzanie e-mailami w ten sposób pomaga zachować ich dostępność bez zapychania skrzynki odbiorczej. 

11. Weź trochę dodatków do Gmaila

Jeśli chcesz pójść o krok dalej z Gmailem, dostępnych jest wiele dodatków innych firm, które jeszcze bardziej ułatwiają zarządzanie skrzynką odbiorczą. Możesz wyszukiwać i instalować te aplikacje na Rynek Google Workspace.

Oczywiście dostępne aplikacje są bardzo zróżnicowane, więc najlepsza pomoc będzie zależeć od tego, jak pracujesz. Na przykład używam Slacka i Asana dodatki. Jeśli bardziej skłaniasz się ku stronie korporacyjnej, istnieją aplikacje takie jak Zoom, CRM dla Gmaila i Zapier dla Gmaila.

12. Zarządzaj zadaniami z Gmaila

Google Tasks to proste, ale potężne narzędzie do zarządzania listą rzeczy do zrobienia. To świetny sposób na przechowywanie zadań i wiadomości e-mail w jednym miejscu, dzięki czemu możesz je śledzić bez zaśmiecania skrzynki odbiorczej, która jest już przepełniona wiadomościami e-mail.

Aby dodać zadanie, kliknij ikonę Zadania na prawym pasku nawigacyjnym skrzynki odbiorczej Gmaila. Po prawej stronie pojawi się panel, w którym możesz dodać niezbędne informacje, takie jak tytuł, szczegóły oraz data/godzina.

13. Możesz @wspomnieć o kontaktach

Zamiast dodawać wiele adresów e-mail w DW, Gmail umożliwia użycie @ jako wzmianki. Wystarczy wpisać @, a następnie jego imię i nazwisko (lub nazwę użytkownika Gmaila) w dowolnym miejscu w treści wiadomości e-mail, aby dodać odbiorcę do pętli wiadomości e-mail.

Możesz także dodać listę kontaktów do tych wiadomości bez wpisywania każdego adresu e-mail osobno.

14. Pracuj offline z Gmailem

Ludzie często napotykają jeden problem: usługi Google wymagają w większości połączenia internetowego. Jeśli dużo podróżujesz, możliwość korzystania z Gmaila w trybie offline może uratować ci życie. Oto kilka wskazówek, jak skonfigurować tryb offline i uzyskać dostęp do poczty e-mail, gdy nie ma połączenia z internetem:

Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu skrzynki odbiorczej Gmaila, a następnie kliknij kartę "Offline". Zaznacz pole wyboru w opcji „Offline” i wybierz, ile wiadomości e-mail chcesz przechowywać na urządzeniu lokalnym. Pamiętaj, aby kliknąć przycisk „Zapisz zmiany”.

Należy pamiętać, że nie będzie można wysyłać wiadomości e-mail w trybie offline. Zamiast tego utwórz wiadomość e-mail i kliknij strzałkę w dół obok przycisku „Wyślij”. Wybierz „Zaplanuj wysyłanie” i ustaw czas na później, kiedy spodziewasz się odzyskać łączność.

Jeśli tego nie zrobisz, Gmail będzie powtarzał „Wysyłanie…”, dopóki nie będzie połączenia z Internetem (lub po prostu doprowadzi Cię do szału, cokolwiek nastąpi wcześniej).

15. Gwiezdne wiadomości

Gwiazdki to świetny sposób na zapisywanie wiadomości, ale pozwalają też szybko je znaleźć. Możesz oznaczyć ważne wiadomości gwiazdką, a następnie wyszukać je później. Gwiazdki można łatwo znaleźć w skrzynce odbiorczej, ponieważ pojawiają się one na górze listy, dzięki czemu można łatwo sprawdzić, co jest niezbędne w zatłoczonej skrzynce odbiorczej.

Możesz także użyć gwiazdek do tworzenia filtrów na podstawie określonych kryteriów. Na przykład, jeśli chcesz, aby wszystkie wiadomości z załącznikami zostały oznaczone gwiazdką, wybierz "Ma załącznik" w "Poczta z gwiazdką", a następnie kliknij Utwórz filtr. 

Spowoduje to utworzenie automatycznego filtra, który wyśle ​​tego typu wiadomości e-mail bezpośrednio do folderu o nazwie Wiadomości oznaczone gwiazdką, aby nie zgubiły się wśród innych wiadomości e-mail bez załączników lub innych kryteriów określonych przez ten filtr.

Dodatkowa wskazówka: Zmień limit czasu „Cofnij wysyłanie”

Gmail ma wbudowaną funkcję, która pozwala na cofnięcie wysyłania wiadomości na pewien czas. Może to być szczególnie przydatne, jeśli przypadkowo wyślesz wiadomość e-mail lub zdasz sobie sprawę, że popełniłeś literówkę w swojej wiadomości. 

Ta opcja jest zawsze dostępna w Gmailu, ale możesz określić limit czasu, w którym możesz cofnąć wysyłanie. Kliknij Ustawienia w prawym górnym rogu skrzynki odbiorczej, a następnie wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego.

Przewiń w dół, aż zobaczysz „Cofnij wysyłanie” i kliknij menu rozwijane umieszczone w wierszu „Wyślij okres anulowania”. Możesz ustawić go na 5, 10, 20, a nawet 30 sekund. Domyślnie Gmail daje ci zaledwie 5 sekund na cofnięcie wysłania.

Wnioski

Wiele z podanych powyżej wskazówek powinno pomóc w lepszym zarządzaniu Gmailem. Pokazaliśmy, jak usprawnić skrzynkę odbiorczą, uporządkować etykiety, lepiej zarządzać pocztą e-mail i wykorzystać różne dostępne narzędzia do przejęcia kontroli nad skrzynką odbiorczą. 

Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, zauważysz poprawę w obsłudze wiadomości e-mail. To coś, co może przynieść korzyści każdemu zapracowanemu profesjonaliście.

Przeczytaj więcej

• Kroki, aby zorganizować swój e-mail i dodać godziny do tygodnia
• Gdzie znaleźć legalne zdalne oferty pracy online?
• Alarmujące statystyki dotyczące cyberbezpieczeństwa, które musisz znać
• Zwinna optymalizacja przepływu pracy dla nowoczesnego freelancera