15 Gmail-tips en -trucs om uw inbox beter te beheren

Bijgewerkt: 2022-07-29 / Artikel door: Jason Chow
Gmail-tips en -trucs om uw inbox beter te beheren

Als je bent zoals de meeste mensen en je hebt Gmail als een van je e-mailaccounts weet je wat een uitdaging het kan zijn om op de hoogte te blijven van je e-mails. Als een oude Gmail-gebruiker, dacht ik altijd dat ik redelijk goed was in het gebruik van de service van Google. 

Pas toen ik naar de 1,473 ongelezen e-mails in mijn inbox begon te staren, realiseerde ik me: een e-mailservice met 1.5 miljard gebruikers heeft toch meer te bieden? Dat is inderdaad zo, dus hier zijn 15 Gmail-tips en -trucs om je Gmail-leven gemakkelijker te maken.

1. Houd mappen zichtbaar

Een van de gemakkelijkste manieren om uw inbox minder rommelig te maken, is door mappen zichtbaar te houden in Gmail. Op deze manier kunt u er snel doorheen bladeren en zien wat er in elk ervan gebeurt. 

Het goede nieuws is dat u deze functie zo kunt instellen dat deze altijd automatisch wordt in- of uitgeschakeld, afhankelijk van of u een bericht van een bepaalde afzender (zoals een luchtvaartmaatschappij of serviceprovider) leest.

2. Snel een vergadering plannen

U kunt iemand uitnodigen voor uw vergadering via e-mail of de link delen.
U kunt iemand via e-mail uitnodigen voor uw vergadering of de link rechtstreeks delen.

Wil je een afspraak met een collega plannen, dan kan dat eenvoudig vanuit Gmail. Het enige wat je hoeft te doen is een e-mail te openen, het e-mailadres in te voeren van de mensen die je wilt uitnodigen, op het kalenderpictogram te klikken en te kiezen wanneer je wilt dat dit gebeurt. 

Je kunt ook een link sturen als ze Google Agenda nog niet hebben ingesteld (wat waarschijnlijk is). Als u deze informatie invoert, wordt er automatisch een evenement in hun agenda gemaakt dat overeenkomt met uw verzoek.

3. Voeg een handtekening toe aan je Gmail

Gmail-handtekening
U kunt een universele handtekening gebruiken of er een maken voor elk e-mailaccount in Gmail

Op dezelfde manier waarop u een handtekening voor uw visitekaartjes hebt, kunt u er een hebben voor uw Gmail-account. Uw handtekening kan een afbeelding of tekst zijn die rijke elementen zoals hyperlinks bevat.

Ga naar de instellingen van Gmail om een ​​handtekening toe te voegen. Volgende;

  1. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.
  2. Selecteer "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu.
  3. Klik onder 'Algemeen' op 'Handtekeningen'.
  4. Selecteer 'Handtekening configureren'.
  5. Voer de inhoud voor uw handtekening in.
  6. Klik onderaan de pagina op "Wijzigingen opslaan". 

U zult zien dat deze nieuwe handtekening wordt weergegeven boven nieuwe e-mails die u verstuurt en beantwoordt aan berichten die u naar iemand anders terugschrijft, maar niet op doorgestuurde berichten of berichten die door andere mensen zijn verzonden.

4. Kleur uw Gmail-labels in

Gmail-labelkleuren
Als het standaardpalet onaanvaardbaar is, maak dan een aangepaste kleur om iets unieks te krijgen

Kleurcoderingslabels zijn een geweldige manier om uw e-mails te ordenen. U wilt bijvoorbeeld voor elke klant een label maken en verschillende kleuren (blauw, rood, groen) toewijzen op basis van hun branche. Als je naar je Gmail-inbox kijkt en ziet dat een e-mail van klant A of klant B is, kun je gemakkelijk zien welke e-mails essentieel zijn zonder ze allemaal te lezen.

Labels toevoegen: 

  1. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.
  2. Selecteer "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu.
  3. Selecteer het tabblad "Label".
  4. Nu kunt u een nieuw label maken of een bestaand label selecteren om te wijzigen.
  5. Geef het label een naam, zoals 'Client A' of 'Client B'. 

Naast het maken van labels, kunt u ook de plaatsing ervan aanpassen. U kunt bijvoorbeeld kiezen of dit label aan de linker- of rechterkant van de pagina wordt weergegeven wanneer u de berichten in de webinterface van Gmail bekijkt door 'Links' of 'Rechts' te selecteren onder de labelpositie.

Afgezien van kleur codering labels kunt u voor elk label aangepaste meldingen maken, zodat u niets mist wanneer ze worden bijgewerkt (nieuwe e-mails). 

5. Gebruik de gespreksweergave

Een van de beste manieren om uw inbox te beheren, is door de gespreksweergave te gebruiken. Google groepeert vergelijkbare berichten wanneer u deze instelling inschakelt en toont ze als één gesprek in uw inbox. 

Als u dit doet, betekent dit dat alle berichten die in volgorde worden verzonden, dezelfde onderwerpregel hebben en dat u alle e-mails in dezelfde e-mailthread tegelijk kunt zien. Hoewel Gmail de gespreksweergave standaard inschakelt, kunt u deze weer inschakelen als dit om de een of andere reden niet het geval is.

Ga gewoon naar je Instellingen, scrol omlaag naar 'Conversatieweergave' en zorg ervoor dat het keuzerondje naast 'Conversatieweergave aan' is geselecteerd.

6. Krijg onbeperkt e-mailadressen

U kunt een alias maken voor een of meer van uw bestaande e-mailadressen om een ​​uniek adres te hebben dat wordt doorgestuurd naar uw primaire adres. Deze functie is handig als u meerdere rollen voor een klein bedrijf probeert te beheren. U kunt bijvoorbeeld het primaire e-mailadres koppelen aan aliassen zoals: [e-mail beveiligd] en [e-mail beveiligd]

Om een ​​alias te maken, gaat u naar de instellingenpagina van Gmail en klikt u op het tabblad Accounts en import. Scroll naar beneden totdat je 'Aliases' ziet in het gedeelte Algemeen en klik vervolgens op 'Nog een e-mailadres toevoegen'. 

U kunt een nieuw e-mailadres invoeren waar gebruikers hun berichten zullen ontvangen die via deze alias zijn verzonden (en specificeren of andere instellingen zoals ontvangst in platte tekst of HTML) voordat u op "Alias ​​maken" klikt.

7. Beheer meerdere e-mailaccounts vanuit uw Gmail-inbox

Houd je niet van e-mails met dat "+"-teken erin? Geen probleem; gebruik in plaats daarvan een alias. E-mailaliassen zijn een andere uitstekende manier om secundaire e-mailadressen te beheren. E-mail doorsturen is lastig, maar Gmail kan meerdere e-mailadressen per account aan.

Uw primaire e-mailadres is bijvoorbeeld: [e-mail beveiligd], en je hebt een ander adres dat is [e-mail beveiligd] Klik op het tandwielpictogram om uw Gmail-instellingen in te voeren en klik op het tabblad "Accounts". Klik op de link "Een e-mailaccount toevoegen" en volg de instructies.

Als je klaar bent, werkt Gmail net als elke gewone e-mailclient en haalt het e-mails op van dat account. Het extra account kan op zichzelf staan ​​of als een alias van uw primaire account.

Dit werkt beter met aangepaste domeinen, vooral als u een bedrijf bent. U kunt het gebruiken om meerdere rollen binnen een klein bedrijf te beheren. U kunt bijvoorbeeld het primaire e-mailadres koppelen aan aliassen zoals: [e-mail beveiligd] en [e-mail beveiligd]

8. Stel e-mailfilters in

Gmail-filters
Gmail-filters zijn een krachtig hulpmiddel voor e-mailbeheer

Filters zijn regels die u maakt om inkomende e-mail te beheren. Deze functie is een van de krachtigste (naar mijn mening) voor Gmail. U kunt bijvoorbeeld alle inkomende e-mails automatisch laten archiveren en voorzien van specifieke trefwoorden, zodat ze de inbox niet overvol maken.

  1. Klik op de versnellingsbak Instellingen en selecteer het tabblad "Filters en geblokkeerde adressen" om filters in te stellen.
  2. Klik op de link "Een nieuw filter maken" onderaan die pagina.
  3. Geef de voorwaarden op waaronder dit filter van toepassing moet zijn en klik vervolgens op 'Filter maken'.
  4. Nu kunt u de selectievakjes selecteren voor wat u wilt dat Gmail doet met e-mails die aan uw voorwaarden voldoen.
  5. Als u klaar bent, klikt u op 'Filter maken'.

9. Open meerdere e-mails tegelijk

U kunt meerdere e-mails tegelijk openen, wat handig is als u ze wilt vergelijken. Klik eenvoudig op het pop-outpictogram in de rechterbovenhoek van Gmail en selecteer een e-mail of meerdere e-mails door de Shift-toets ingedrukt te houden terwijl u op elke e-mail klikt. Als u dit doet, wordt voor elke gekozen e-mail een nieuw tabblad gemaakt.

10. Beheer meerdere e-mailstatussen

Als u alleen specifieke berichten snel wilt verwijderen, archiveren of verplaatsen, en ze niet allemaal tegelijk wilt openen, kunt u het volgende doen:

Verwijder één bericht tegelijk door de muisaanwijzer op het prullenbakpictogram op elk bericht te plaatsen totdat het verandert in een "opschonen" -knop (dit werkt alleen als uw muis zich boven een ongelezen bericht bevindt). Klik er dan op.

Archiveer meerdere berichten tegelijk door ze te selecteren voordat u ze archiveert met Ctrl+Shift+A of klik op "Archiveren" onder Meer acties in het vervolgkeuzemenu van Gmail (de laatste optie stelt gebruikers ook in staat meerdere berichten uit deze lijst te selecteren). 

Ga zo nodig later terug door uw gearchiveerde gesprekken met Ctrl+Shift+O. Door uw e-mails op deze manier te beheren, blijven ze toegankelijk zonder uw inbox te verstoppen. 

11. Pak wat Gmail-add-ons

Gmail-apps
Gmail biedt een heleboel add-ons om je e-mail een boost te geven

Als je je Gmail-ervaring nog een stap verder wilt brengen, zijn er tal van add-ons van derden beschikbaar om het beheren van je inbox nog eenvoudiger te maken. U kunt deze apps zoeken en installeren op de Google Workspace Marketplace.

Uiteraard variëren de beschikbare apps sterk, dus de beste hulp hangt af van hoe u werkt. Ik gebruik bijvoorbeeld de Slack en Asana toevoegingen. Als je meer naar de zakelijke kant leunt, zijn er apps zoals Zoom, CRM voor Gmail en Zapier voor Gmail.

12. Beheer taken vanuit Gmail

Gmail-taakbeheer
Vergeet nooit meer iets met Taken ingebouwd in je Gmail-inbox

Google Tasks is een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel voor het beheren van uw takenlijst. Het is een geweldige manier om je taken en e-mails op één plek bij elkaar te houden, zodat je ze kunt bijhouden zonder een inbox die al vol zit met e-mails vol te proppen.

Om een ​​taak toe te voegen, klikt u op het pictogram Taken in de rechternavigatiebalk van uw Gmail-inbox. Rechts verschijnt een paneel en u kunt de nodige informatie toevoegen, zoals titel, details en datum/tijd.

13. U kunt @Mention-contacten

In plaats van meerdere cc-e-mailadressen toe te voegen, kunt u in Gmail de @ als vermelding gebruiken. Gewoon @ typen gevolgd door hun voor- en achternaam (of Gmail-gebruikersnaam) ergens in uw e-mailinhoud, voegt de ontvanger toe aan de e-maillus.

U kunt ook een lijst met contacten aan deze berichten toevoegen zonder elk e-mailadres afzonderlijk in te voeren.

14. Offline werken met Gmail

Gmail offline gebruiken
Altijd en overal offline werken met Gmail

Mensen hebben vaak te maken met één probleem: Google-services hebben meestal een internetverbinding nodig. Als u veel reist, kan de mogelijkheid om Gmail offline te gebruiken een redder in nood zijn. Hier volgen enkele tips voor het instellen van de offlinemodus en het openen van uw e-mail wanneer er geen internetverbinding is:

Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw Gmail-inbox en klik vervolgens op het tabblad 'Offline'. Vink het selectievakje aan bij de optie "Offline" en kies hoeveel van uw e-mail u op uw lokale apparaat wilt opslaan. Vergeet niet op de knop "Wijzigingen opslaan" te klikken.

Een belangrijk ding om op te merken is dat u de e-mail niet offline kunt verzenden. Stel in plaats daarvan uw e-mail op en klik op de pijl-omlaag naast de knop "Verzenden". Selecteer "Verzenden plannen" en stel de tijd in voor later wanneer u verwacht weer verbinding te krijgen.

Als je dit niet doet, zal Gmail herhaaldelijk "Verzenden..." zeggen totdat er een internetverbinding is (of je gewoon gek wordt, wat het eerst komt).

15. Berichten ster

Sterren zijn een geweldige manier om berichten op te slaan, maar je kunt ze ook snel terugvinden. U kunt belangrijke berichten een ster geven en ze later opzoeken. Sterren zijn gemakkelijk te vinden in je inbox omdat ze bovenaan je lijst verschijnen, zodat je gemakkelijk kunt zien wat essentieel is in een overvolle inbox.

U kunt ook sterren gebruiken om filters te maken op basis van specifieke criteria. Als u bijvoorbeeld alle berichten wilt met bijlagen die een ster hebben gekregen, selecteert u "Heeft bijlage" onder "E-mail met ster" en klikt u vervolgens op Filter maken. 

Hiermee wordt een automatisch filter gemaakt dat dit soort e-mails rechtstreeks naar een map met de naam Berichten met ster stuurt, zodat ze niet verloren gaan tussen andere e-mails zonder bijlagen of andere criteria die door dit filter worden gespecificeerd.

Bonustip: wijzig de tijdslimiet voor 'Verzenden ongedaan maken'

Gmail heeft een ingebouwde functie waarmee je het verzenden van een bericht enige tijd ongedaan kunt maken. Dit kan vooral handig zijn als u per ongeluk een e-mail verstuurt of als u zich realiseert dat u een typefout in uw bericht heeft gemaakt. 

Deze optie is altijd beschikbaar in Gmail, maar je kunt de tijdslimiet specificeren waarbinnen je de verzending ongedaan kunt maken. Klik op Instellingen in de rechterbovenhoek van uw inbox en selecteer vervolgens "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu.

Scroll naar beneden totdat je 'Verzenden ongedaan maken' ziet en klik op het vervolgkeuzemenu dat zich in de regel 'Annuleringsperiode verzenden' bevindt. U kunt het instellen op 5, 10, 20 of zelfs 30 seconden. Standaard geeft Gmail je slechts 5 seconden om een ​​verzending ongedaan te maken.

Conclusie

Veel van de hierboven gedeelde tips zouden u moeten helpen om Gmail beter te beheren. We hebben je laten zien hoe je je inbox kunt stroomlijnen, je labels kunt ordenen, beter kunt worden in e-mailbeheer en verschillende beschikbare tools kunt gebruiken om controle over je inbox te krijgen. 

Als u deze tips opvolgt, ziet u een verbetering in de verwerking van uw e-mails. Dat is iets waar elke drukke professional van kan profiteren.

Lees meer

Over Jason Chow

Jason is een fan van technologie en ondernemerschap. Hij houdt van het bouwen van een website. Je kunt via Twitter contact met hem opnemen.