15 نصيحة وحيلة Gmail لإدارة صندوق الوارد الخاص بك بشكل أفضل

تم التحديث: 2022-07-29 / مقال: جيسون تشاو
نصائح وحيل Gmail لإدارة بريدك الوارد بشكل أفضل

إذا كنت مثل معظم الناس ولديك جوجل كواحد من حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأنت تعرف مدى التحدي الذي يمكن أن يمثله البقاء على اطلاع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بصفتي مستخدم Gmail منذ فترة طويلة ، اعتقدت دائمًا أنني جيد جدًا في استخدام خدمة Google. 

لم يكن الأمر كذلك حتى بدأت في التحديق في 1,473،1.5 رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بي أدركت - بالتأكيد أن خدمة البريد الإلكتروني التي تضم 15 مليار مستخدم لديها المزيد لتقدمه؟ إنه كذلك بالفعل ، لذا إليك XNUMX نصيحة وحيلة في Gmail لمساعدتك في جعل حياتك على Gmail أسهل.

1. حافظ على المجلدات مرئية

تتمثل إحدى أسهل الطرق لتقليل ازدحام بريدك الوارد في إبقاء المجلدات مرئية في Gmail. بهذه الطريقة ، يمكنك مسحها ضوئيًا بسرعة ومعرفة ما يحدث في كل منها. 

والخبر السار هو أنه يمكنك إعداد هذه الميزة بحيث يتم تمكينها أو تعطيلها دائمًا تلقائيًا اعتمادًا على ما إذا كنت تقرأ رسالة من مرسل معين (مثل شركة طيران أو مزود خدمة).

2. بسرعة جدولة اجتماع

يمكنك دعوة شخص ما إلى اجتماعك عبر البريد الإلكتروني أو مشاركة الرابط.
يمكنك دعوة شخص ما إلى اجتماعك عبر البريد الإلكتروني أو مشاركة الرابط مباشرة.

إذا كنت تريد جدولة اجتماع مع زميل ، فمن السهل القيام بذلك من Gmail. كل ما عليك فعله هو فتح بريد إلكتروني ، وإدخال عنوان البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد دعوتهم ، والنقر فوق رمز التقويم واختيار الوقت الذي تريده أن يحدث. 

يمكنك أيضًا إرسال رابط إذا لم يكن قد تم إعداد تقويم Google بالفعل (وهو أمر مرجح). سيؤدي إدخال هذه المعلومات إلى إنشاء حدث تلقائيًا في التقويم يتطابق مع طلبك.

3. أضف توقيعًا إلى Gmail الخاص بك

توقيع Gmail
يمكنك استخدام توقيع عام أو إنشاء توقيع لكل حساب بريد إلكتروني في Gmail

بنفس الطريقة التي يكون لديك بها توقيع لبطاقات العمل الخاصة بك ، يمكنك الحصول على توقيع لحساب Gmail الخاص بك. يمكن أن يكون توقيعك صورة أو نصًا يتضمن عناصر غنية مثل الارتباطات التشعبية.

لإضافة توقيع ، توجه إلى إعدادات Gmail. التالي؛

  1. انقر على رمز الترس أعلى اليسار.
  2. حدد "الإعدادات" من القائمة المنسدلة.
  3. ضمن "عام" ، انقر على "التوقيعات".
  4. حدد "تكوين التوقيع".
  5. أدخل محتوى توقيعك.
  6. انقر فوق "حفظ التغييرات" في أسفل الصفحة. 

سترى أن هذا التوقيع الجديد سيظهر فوق رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي ترسلها والرد على الرسائل التي تكتبها مرة أخرى إلى شخص آخر - ولكن ليس على الرسائل المعاد توجيهها أو تلك المرسلة من قبل أشخاص آخرين.

4. رمز اللون تسميات Gmail الخاصة بك

ألوان تسمية Gmail
إذا كانت اللوحة الافتراضية غير مقبولة ، فقم بإنشاء لون مخصص للحصول على شيء فريد

اللون-Coding تعتبر التصنيفات طريقة رائعة لتنظيم رسائلك الإلكترونية. على سبيل المثال ، قد ترغب في إنشاء ملصق لكل عميل وتعيين ألوان مختلفة (أزرق ، أحمر ، أخضر) بناءً على صناعته. عندما تنظر إلى صندوق بريد Gmail الخاص بك وترى أن بريدًا إلكترونيًا من العميل أ أو العميل ب ، فمن السهل معرفة رسائل البريد الإلكتروني الضرورية دون قراءتها جميعًا.

لإضافة تسميات: 

  1. انقر على رمز الترس أعلى اليسار.
  2. حدد "الإعدادات" من القائمة المنسدلة.
  3. حدد علامة التبويب "التسمية".
  4. يمكنك الآن إنشاء تصنيف جديد أو تحديد تصنيف موجود لتعديله.
  5. امنح التصنيف اسمًا ، مثل "العميل أ" أو "العميل ب". 

بصرف النظر عن مجرد إنشاء الملصقات ، يمكنك أيضًا تخصيص موضعها. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار ما إذا كان هذا التصنيف سيظهر على الجانب الأيسر أو الأيمن من الصفحة عند عرض رسائل واجهة الويب في Gmail عن طريق تحديد إما "يسار" أو "يمين" ضمن موضع التصنيف.

بصرف النظر عن تسميات الترميز اللوني ، يمكنك إنشاء إعلامات مخصصة لكل تسمية حتى لا تفوت أي شيء عند تحديثها (رسائل بريد إلكتروني جديدة). 

5. استخدم عرض المحادثة

من أفضل الطرق لإدارة البريد الوارد استخدام عرض المحادثة. ستجمع Google الرسائل المتشابهة عند تمكين هذا الإعداد وإظهارها كمحادثة واحدة في بريدك الوارد. 

يعني القيام بذلك أن جميع الرسائل المرسلة بالتسلسل ستشترك في نفس سطر الموضوع ، وستتمكن من رؤية جميع رسائل البريد الإلكتروني في نفس سلسلة رسائل البريد الإلكتروني مرة واحدة. على الرغم من أن Gmail يمكّن "عرض المحادثة" افتراضيًا ، إلا أنه يمكنك إعادة تشغيله إذا لم يكن ذلك لسبب ما.

ما عليك سوى التوجه إلى الإعدادات الخاصة بك ، والتمرير لأسفل إلى "عرض المحادثة" ، وتأكد من تحديد زر الاختيار الموجود بجوار "تشغيل عرض المحادثة".

6. احصل على عدد غير محدود من عناوين البريد الإلكتروني

يمكنك إنشاء اسم مستعار لواحد أو أكثر من عناوين البريد الإلكتروني الموجودة لديك للحصول على عنوان فريد يقوم بإعادة التوجيه إلى عنوانك الأساسي. هذه الميزة مفيدة إذا كنت تحاول إدارة أدوار متعددة لشركة صغيرة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون عنوان البريد الإلكتروني الأساسي مقترنًا بأسماء مستعارة مثل [البريد الإلكتروني محمي] و [البريد الإلكتروني محمي]

لإنشاء اسم مستعار ، توجه إلى صفحة إعدادات Gmail وانقر على علامة التبويب الحسابات والاستيراد. قم بالتمرير لأسفل حتى ترى "الأسماء المستعارة" في القسم "عام" ، ثم انقر فوق "إضافة عنوان بريد إلكتروني آخر". 

يمكنك إدخال عنوان بريد إلكتروني جديد حيث سيتلقى المستخدمون رسائلهم المرسلة من خلال هذا الاسم المستعار (وتحديد ما إذا كانت الإعدادات الأخرى مثل الاستقبال بنص عادي أو HTML) قبل النقر على "إنشاء اسم مستعار".

7. إدارة حسابات بريد إلكتروني متعددة من صندوق بريد Gmail الخاص بك

لست مغرمًا بامتلاك رسائل بريد إلكتروني بها علامة "+" بالداخل؟ لا مشكلة؛ استخدم اسمًا مستعارًا بدلاً من ذلك. تعد الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني طريقة ممتازة أخرى لإدارة عناوين البريد الإلكتروني الثانوية. إعادة توجيه البريد الإلكتروني أمر محرج ، ولكن يمكن لـ Gmail التعامل مع عناوين بريد إلكتروني متعددة لكل حساب.

على سبيل المثال ، عنوان بريدك الإلكتروني الأساسي هو [البريد الإلكتروني محمي]، ولديك عنوان آخر [البريد الإلكتروني محمي] انقر فوق رمز الترس لإدخال إعدادات Gmail ، وانقر فوق علامة التبويب "الحسابات". انقر فوق الرابط "إضافة حساب بريد إلكتروني" واتبع التعليمات.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، سيعمل Gmail مثل أي عميل بريد إلكتروني عادي ويسترد رسائل البريد الإلكتروني من هذا الحساب. يمكن أن يعمل الحساب الإضافي إما بشكل مستقل أو كاسم مستعار لحسابك الأساسي.

يعمل هذا بشكل أفضل مع المجالات المخصصة ، خاصة إذا كنت تمثل شركة. يمكنك استخدامه لإدارة أدوار متعددة داخل شركة صغيرة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون عنوان البريد الإلكتروني الأساسي مقترنًا بأسماء مستعارة مثل [البريد الإلكتروني محمي] و [البريد الإلكتروني محمي]

8. قم بإعداد عوامل تصفية البريد الإلكتروني

مرشحات Gmail
تعد عوامل تصفية Gmail أداة قوية لإدارة البريد الإلكتروني

المرشحات هي القواعد التي تقوم بإنشائها لإدارة البريد الوارد. هذه الميزة هي واحدة من أقوى (في رأيي) لـ Gmail. على سبيل المثال ، يمكن أن تتم أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيًا وتصنيفها بكلمات رئيسية محددة ، حتى لا تفسد البريد الوارد.

  1. انقر فوق صندوق تروس الإعدادات وحدد علامة التبويب "عوامل التصفية والعناوين المحظورة" لإعداد الفلاتر.
  2. انقر على رابط "إنشاء فلتر جديد" الموجود في أسفل تلك الصفحة.
  3. حدد الشروط التي يجب أن ينطبق هذا الفلتر بموجبها ، ثم انقر على "إنشاء فلتر".
  4. يمكنك الآن تحديد مربعات الاختيار حول ما تريد أن يفعله Gmail برسائل البريد الإلكتروني التي تلبي شروطك.
  5. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق "إنشاء عامل تصفية".

9. افتح رسائل بريد إلكتروني متعددة مرة واحدة

يمكنك فتح عدة رسائل بريد إلكتروني في وقت واحد ، وهذا مفيد إذا كنت تريد مقارنتها. ما عليك سوى النقر فوق الرمز المنبثق في الزاوية اليمنى العليا من Gmail وتحديد بريد إلكتروني أو رسائل بريد إلكتروني متعددة بالضغط باستمرار على مفتاح Shift أثناء النقر فوق كل واحد. سيؤدي القيام بذلك إلى إنشاء علامة تبويب جديدة لكل بريد إلكتروني تم اختياره.

10. إدارة حالات البريد الإلكتروني المتعددة

إذا كنت تريد فقط حذف رسائل معينة أو أرشفتها أو نقلها بسرعة — وعدم فتحها كلها مرة واحدة ، يمكنك القيام بما يلي:

احذف رسالة واحدة في كل مرة عن طريق تمرير مؤشر الماوس فوق رمز سلة المهملات في كل رسالة حتى يتحول إلى زر "تنظيف" (يعمل هذا فقط إذا كان الماوس فوق رسالة غير مقروءة). ثم انقر فوقه.

أرشفة رسائل متعددة في وقت واحد عن طريق تحديدها قبل أرشفتها باستخدام Ctrl + Shift + A أو النقر فوق "الأرشفة" ضمن "مزيد من الإجراءات" في قائمة Gmail المنسدلة (يتيح الخيار الأخير أيضًا للمستخدمين تحديد رسائل متعددة من هذه القائمة). 

إذا لزم الأمر ، فارجع إلى محادثاتك المؤرشفة لاحقًا باستخدام Ctrl + Shift + O. تساعد إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مثل هذا في الوصول إليها دون انسداد صندوق الوارد الخاص بك. 

11. احصل على بعض إضافات Gmail

تطبيقات Gmail
يقدم Gmail عددًا كبيرًا من الوظائف الإضافية للمساعدة في تنشيط بريدك الإلكتروني

إذا كنت تريد أن تأخذ تجربة Gmail الخاصة بك خطوة أخرى إلى الأمام ، فإن الكثير من الوظائف الإضافية لجهات خارجية متاحة لتسهيل إدارة البريد الوارد الخاص بك. يمكنك البحث عن هذه التطبيقات وتثبيتها على Google Workspace Marketplace.

بطبيعة الحال ، تختلف التطبيقات المتاحة على نطاق واسع ، لذا فإن أفضل مساعدة ستعتمد على طريقة عملك. على سبيل المثال ، أستخدم Slack و أسانا الوظائف الإضافية. إذا كنت تميل أكثر نحو جانب الشركة ، فهناك تطبيقات مثل Zoom و CRM for Gmail و Zapier for Gmail.

12. إدارة المهام من Gmail

إدارة مهام Gmail
لا تنس أي شيء مرة أخرى مع "مهام Google" المضمنة في صندوق بريد Gmail الخاص بك

Google Tasks هي أداة بسيطة لكنها قوية لإدارة قائمة المهام الخاصة بك. إنها طريقة رائعة للاحتفاظ بمهامك ورسائل البريد الإلكتروني معًا في مكان واحد ، حتى تتمكن من تعقبها دون ازدحام البريد الوارد الذي يفيض بالفعل برسائل البريد الإلكتروني.

لإضافة مهمة ، انقر على أيقونة المهام على شريط التنقل الأيمن من صندوق بريد Gmail الخاص بك. ستظهر لوحة من اليمين ، ويمكنك إضافة المعلومات الضرورية مثل العنوان والتفاصيل والتاريخ / الوقت.

13. يمكنك الإشارة إلى جهات الاتصال

بدلاً من الاضطرار إلى إضافة عدة عناوين بريد إلكتروني cc ، يسمح لك Gmail باستخدام @ كإشارة. ما عليك سوى كتابة @ متبوعًا باسمهم الأول والأخير (أو اسم مستخدم Gmail) في أي مكان في محتوى بريدك الإلكتروني ، مما يؤدي إلى إضافة المستلم إلى حلقة البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا إضافة قائمة جهات الاتصال إلى هذه الرسائل دون إدخال كل عنوان بريد إلكتروني على حدة.

14. العمل دون اتصال مع Gmail

استخدم Gmail Offline
العمل دون اتصال مع Gmail في أي مكان وفي أي وقت

غالبًا ما يواجه الأشخاص مشكلة واحدة: تتطلب خدمات Google في الغالب اتصالاً بالإنترنت لاستخدامها. إذا كنت تسافر كثيرًا ، فإن القدرة على استخدام Gmail في وضع عدم الاتصال يمكن أن تكون منقذًا. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية إعداد وضع عدم الاتصال والوصول إلى بريدك الإلكتروني عندما لا يكون هناك اتصال بالإنترنت:

انقر فوق رمز الترس في الزاوية العلوية اليسرى من البريد الوارد في Gmail ، ثم انقر فوق علامة التبويب "بلا اتصال". ضع علامة في مربع الاختيار على خيار "غير متصل" واختر مقدار بريدك الإلكتروني الذي تريد تخزينه على جهازك المحلي. تذكر النقر فوق الزر "حفظ التغييرات".

من الأمور المهمة التي يجب ملاحظتها هو أنك لن تتمكن من إرسال البريد الإلكتروني أثناء عدم الاتصال بالإنترنت. بدلاً من ذلك ، اكتب بريدك الإلكتروني وانقر على السهم لأسفل بجوار الزر "إرسال". حدد "جدولة الإرسال" واضبط الوقت لاحقًا عندما تتوقع استعادة الاتصال.

إذا لم تفعل ذلك ، سيقول Gmail مرارًا وتكرارًا "إرسال ..." حتى يكون هناك اتصال بالإنترنت (أو ببساطة يقودك إلى الجنون ، أيهما يأتي أولاً).

15. نجمة الرسائل

تعد النجوم طريقة رائعة لحفظ الرسائل ، ولكنها تتيح لك أيضًا العثور عليها بسرعة. يمكنك تمييز الرسائل المهمة بنجمة ثم البحث عنها لاحقًا. من السهل العثور على النجوم في بريدك الوارد لأنها تظهر في أعلى قائمتك ، مما يجعل من السهل رؤية ما هو ضروري في صندوق الوارد المزدحم.

يمكنك أيضًا استخدام النجوم لإنشاء مرشحات بناءً على معايير محددة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات مميّزة بنجمة ، فحدد "يحتوي على مرفق" ضمن "البريد المميّز بنجمة" ثم انقر على "إنشاء عامل تصفية". 

سيؤدي هذا إلى إنشاء عامل تصفية تلقائي يرسل هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني مباشرة إلى مجلد يسمى الرسائل المميزة بنجمة ، حتى لا تضيع بين رسائل البريد الإلكتروني الأخرى بدون مرفقات أو معايير أخرى يحددها هذا الفلتر.

نصيحة إضافية: قم بتغيير المهلة الزمنية "للتراجع عن الإرسال"

يحتوي Gmail على ميزة مضمنة تتيح لك التراجع عن إرسال رسالة لبعض الوقت. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا عن طريق الخطأ أو أدركت أنك ارتكبت خطأً إملائيًا في رسالتك. 

هذا الخيار متاح دائمًا في Gmail ، ولكن يمكنك تحديد المهلة التي يمكنك خلالها التراجع عن الإرسال. انقر فوق "الإعدادات" في الزاوية العلوية اليمنى من البريد الوارد ثم حدد "الإعدادات" من القائمة المنسدلة.

قم بالتمرير لأسفل حتى ترى "تراجع عن الإرسال" وانقر على القائمة المنسدلة الموجودة داخل سطر "إرسال فترة الإلغاء". يمكنك ضبطه على 5 أو 10 أو 20 أو حتى 30 ثانية. بشكل افتراضي ، يمنحك Gmail 5 ثوانٍ فقط للتراجع عن إرسال.

في الختام

من المفترض أن تساعدك العديد من النصائح التي تمت مشاركتها أعلاه على إدارة Gmail بشكل أفضل. لقد أوضحنا لك كيفية تبسيط صندوق الوارد الخاص بك ، وتنظيم التسميات الخاصة بك ، والتحسن في إدارة البريد الإلكتروني ، والاستفادة من مختلف الأدوات المتاحة للتحكم في صندوق الوارد الخاص بك. 

إذا اتبعت هذه النصائح ، فسترى تحسنًا في التعامل مع رسائلك الإلكترونية. هذا شيء يمكن أن يفيد أي محترف مشغول.

اقرأ المزيد

عن جيسون تشاو

جيسون هو من محبي التكنولوجيا وريادة الأعمال. يحب بناء الموقع. يمكنك الاتصال به عبر Twitter.