更好地管理收件箱的 15 個 Gmail 提示和技巧

更新時間:2022-07-29 / 文章作者:Jason Chow
更好地管理收件箱的 Gmail 提示和技巧

如果你像大多數人一樣擁有 Gmail的 作為您的電子郵件帳戶之一,您知道保持對電子郵件的掌控是一項艱鉅的任務。 作為一名長期使用 Gmail 的用戶,我一直認為我很擅長使用 Google 的服務。 

直到我開始盯著收件箱中的 1,473 封未讀電子郵件時,我才意識到 - 擁有 1.5 億用戶的電子郵件服務肯定有更多的東西可以提供嗎? 確實如此,因此這裡有 15 個 Gmail 提示和技巧,可幫助您讓您的 Gmail 生活更輕鬆。

1. 保持文件夾可見

讓收件箱不那麼雜亂的最簡單方法之一是讓文件夾在 Gmail 中可見。 這樣,您可以快速瀏覽它們並查看每個中發生的情況。 

好消息是您可以設置此功能,使其始終自動啟用或禁用,具體取決於您是否正在閱讀來自特定發件人(如航空公司或服務提供商)的消息。

2. 快速安排會議

您可以通過電子郵件邀請某人參加您的會議或共享鏈接。
您可以通過電子郵件邀請某人參加您的會議或直接共享鏈接。

如果您想安排與同事的會議,可以通過 Gmail 輕鬆完成。 您需要做的就是打開一封電子郵件,輸入您要邀請的人的電子郵件地址,單擊日曆圖標並選擇您希望它發生的時間。 

如果他們尚未設置 Google 日曆,您也可以發送一個鏈接(很可能)。 輸入此信息將自動在他們的日曆中創建一個與您的請求相匹配的事件。

3. 為您的 Gmail 添加簽名

Gmail 簽名
您可以使用通用簽名或為 Gmail 中的每個電子郵件帳戶創建一個

就像您為名片簽名一樣,您也可以為您的 Gmail 帳戶簽名。 您的簽名可以是包含超鏈接等豐富元素的圖像或文本。

要添加簽名,請轉到 Gmail 的設置。 下一個;

  1. 單擊右上角的齒輪圖標。
  2. 從下拉菜單中選擇“設置”。
  3. 在“常規”下,單擊“簽名”。
  4. 選擇“配置簽名”。
  5. 輸入您的簽名內容。
  6. 點擊頁面底部的“保存更改”。 

您會看到這個新簽名將出現在您發送的新電子郵件和回复您正在回信給其他人的郵件上方,但不會出現在轉發的郵件或其他人發送的郵件上。

4. 對您的 Gmail 標籤進行顏色編碼

Gmail 標籤顏色
如果默認調色板不可接受,請創建自定義顏色以獲得獨特的顏色

顏色-編碼 標籤是組織電子郵件的好方法。 例如,您可能希望為每個客戶創建一個標籤,並根據他們的行業分配不同的顏色(藍色、紅色、綠色)。 當您查看 Gmail 收件箱並看到一封來自客戶端 A 或客戶端 B 的電子郵件時,無需通讀所有電子郵件即可輕鬆查看哪些電子郵件是必不可少的。

添加標籤: 

  1. 單擊右上角的齒輪圖標。
  2. 從下拉菜單中選擇“設置”。
  3. 選擇“標籤”選項卡。
  4. 現在您可以創建新標籤或選擇現有標籤進行修改。
  5. 為標籤命名,例如“客戶端 A”或“客戶端 B”。 

除了創建標籤之外,您還可以自定義其位置。 例如,您可以通過選擇標籤位置下的“左”或“右”來選擇在查看 Gmail 的 Web 界面消息時該標籤是顯示在頁面的左側還是右側。

除了顏色編碼標籤之外,您還可以為每個標籤創建自定義通知,這樣您就不會在它們更新時錯過任何內容(新電子郵件)。 

5. 使用對話視圖

管理收件箱的最佳方法之一是使用對話視圖。 當您啟用此設置時,Google 會將類似的郵件分組並在您的收件箱中顯示為單個對話。 

這樣做意味著按順序發送的所有郵件都將共享相同的主題行,並且您將能夠一次查看同一電子郵件線程中的所有電子郵件。 儘管 Gmail 默認啟用對話視圖,但如果由於某種原因未啟用,您可以將其重新打開。

只需前往您的設置,向下滾動到“對話視圖”,並確保選中“對話視圖開啟”旁邊的單選按鈕。

6.獲取無限的電子郵件地址

您可以為一個或多個現有電子郵件地址創建一個別名,以便擁有一個可以轉發到您的主地址的唯一地址。 如果您嘗試為小型企業管理多個角色,此功能會很有幫助。 例如,您可以將主電子郵件地址與別名配對,例如 [電子郵件保護][電子郵件保護]

要創建別名,請轉到 Gmail 的設置頁面,然後單擊帳戶和導入選項卡。 向下滾動直到您在“常規”部分看到“別名”,然後單擊“添加另一個電子郵件地址”。 

您可以輸入一個新的電子郵件地址,用戶將在其中接收通過此別名發送的消息(並指定其他設置,例如以純文本接收還是 HTML) 在單擊“創建別名”之前。

7. 從您的 Gmail 收件箱管理多個電子郵件帳戶

不喜歡內部帶有“+”號的電子郵件? 沒問題; 改用別名。 電子郵件別名是另一種管理輔助電子郵件地址的絕佳方式。 電子郵件轉發很麻煩,但 Gmail 可以為每個帳戶處理多個電子郵件地址。

例如,您的主要電子郵件地址是 [電子郵件保護],你有另一個地址是 [電子郵件保護] 點擊齒輪圖標進入您的 Gmail 設置,然後點擊“帳戶”標籤。 單擊“添加電子郵件帳戶”鏈接並按照說明進行操作。

完成後,Gmail 將像任何常規電子郵件客戶端一樣從該帳戶檢索電子郵件。 附加帳戶可以獨立工作,也可以作為主帳戶的別名工作。

這更適用於自定義域,特別是如果您是企業。 您可以使用它來管理小型企業中的多個角色。 例如,您可以將主電子郵件地址與別名配對,例如 [電子郵件保護][電子郵件保護]

8. 設置電子郵件過濾器

Gmail過濾器
Gmail 過濾器是一個強大的電子郵件管理工具

過濾器是您為管理傳入郵件而創建的規則。 此功能是 Gmail 最強大的功能之一(在我看來)。 例如,您可以將所有收到的電子郵件自動存檔並標有特定關鍵字,這樣它們就不會弄亂收件箱。

  1. 單擊設置齒輪箱並選擇“過濾器和阻止的地址”選項卡以設置過濾器。
  2. 單擊位於該頁面底部的“創建新過濾器”鏈接。
  3. 指定應用此過濾器的條件,然後單擊“創建過濾器”。
  4. 現在,您可以選中您希望 Gmail 對符合您條件的電子郵件執行什麼操作的複選框。
  5. 完成後,單擊“創建過濾器”。

9.一次打開多封電子郵件

您可以一次打開多封電子郵件,如果您想比較它們,這很有幫助。 只需單擊 Gmail 右上角的彈出圖標,然後在單擊每個電子郵件時按住 Shift 鍵選擇一封或多封電子郵件。 這樣做將為每個選定的電子郵件創建一個新選項卡。

10.管理多個電子郵件狀態

如果您只想快速刪除、存檔或移動特定郵件,而不是一次性打開它們,您可以執行以下操作:

通過將鼠標懸停在每條消息上的垃圾箱圖標上,一次刪除一條消息,直到它變成一個“清理”按鈕(這僅在您的鼠標懸停在未讀消息上時才有效)。 然後點擊它。

通過在使用 Ctrl+Shift+A 歸檔它們之前選擇它們一次歸檔多封郵件,或者單擊 Gmail 下拉菜單中更多操作下的“歸檔”(後一個選項還允許用戶從此列表中選擇多封郵件)。 

如果需要,稍後使用 Ctrl+Shift+O 重新查看已歸檔的對話。 像這樣管理您的電子郵件有助於在不堵塞收件箱的情況下保持它們的可訪問性。 

11. 獲取一些 Gmail 插件

Gmail 應用
Gmail 提供了大量插件來幫助增強您的電子郵件

如果您想讓您的 Gmail 體驗更進一步,可以使用大量第三方插件讓您的收件箱管理更加輕鬆。 您可以搜索並安裝這些應用程序 Google Workspace市場.

自然,可用的應用程序差異很大,因此最好的幫助將取決於您的工作方式。 例如,我使用 Slack 和 體位法 附加組件。 如果您更傾向於企業方面,則有 Zoom、Gmail 的 CRM 和 Gmail 的 Zapier 等應用程序。

12. 從 Gmail 管理任務

Gmail 任務管理
使用 Gmail 收件箱中內置的任務,再也不會忘記任何事情

Google Tasks 是一個簡單而強大的工具,用於管理您的待辦事項列表。 這是將您的任務和電子郵件保存在一個地方的好方法,因此您可以跟踪它們而不會弄亂已經充滿電子郵件的收件箱。

要添加任務,請單擊 Gmail 收件箱右側導航欄上的任務圖標。 右側會彈出一個面板,您可以添加必要的信息,如標題、詳細信息和日期/時間。

13. 你可以@提及聯繫人

Gmail 允許您使用 @ 作為提及,而不必添加多個抄送電子郵件地址。 只需在電子郵件內容中的任意位置鍵入@,後跟他們的名字和姓氏(或 Gmail 用戶名),即可將收件人添加到電子郵件循環中。

您還可以將聯繫人列表添加到這些郵件中,而無需單獨輸入每個電子郵件地址。

14. 使用 Gmail 離線工作

離線使用 Gmail
隨時隨地使用 Gmail 離線工作

人們經常面臨一個問題:谷歌服務大多需要互聯網連接才能使用。 如果您經常出差,離線使用 Gmail 的功能可以成為救命稻草。 以下是有關如何設置離線模式和在沒有互聯網連接時訪問您的電子郵件的一些提示:

點擊 Gmail 收件箱右上角的齒輪圖標,然後點擊“離線”標籤。 勾選“離線”選項上的複選框,然後選擇要在本地設備上存儲多少電子郵件。 請記住單擊“保存更改”按鈕。

需要注意的一件重要事情是,您將無法在離線時發送電子郵件。 相反,撰寫您的電子郵件並單擊“發送”按鈕旁邊的向下箭頭。 選擇“安排發送”並設置稍後您希望恢復連接的時間。

如果您不這樣做,Gmail 會反复說“正在發送...”,直到有互聯網連接(或者乾脆讓您發瘋,以先到者為準)。

15. 星消息

星標是保存消息的好方法,但它們也可以讓您快速找到它們。 您可以為重要消息加註星標,然後再搜索它們。 星星很容易在您的收件箱中找到,因為它們顯示在您的列表頂部,讓您可以輕鬆查看擁擠的收件箱中的重要內容。

您還可以使用星號來創建基於特定條件的過濾器。 例如,如果您想要所有帶有已加星標的附件的郵件,請在“已加星標的郵件”下選擇“有附件”,然後單擊“創建過濾器”。 

這將創建一個自動過濾器,將這些類型的電子郵件直接發送到名為 Starred Messages 的文件夾中,因此它們不會在沒有附件或此過濾器指定的其他標準的其他電子郵件中丟失。

額外提示:更改“撤消發送”時間限制

Gmail 有一個內置功能,可讓您在一段時間內撤消發送郵件。 如果您不小心發送了一封電子郵件或意識到您在郵件中打錯了字,這將特別有用。 

此選項在 Gmail 中始終可用,但您可以指定可以撤消發送的時間限制。 點擊收件箱右上角的設置,然後從下拉菜單中選擇“設置”。

向下滾動,直到看到“撤消發送”,然後單擊“發送取消期限”行中的下拉菜單。 您可以將其設置為 5、10、20 甚至 30 秒。 默認情況下,Gmail 只給您 5 秒鐘的時間來撤消發送。

結論

上面分享的許多技巧應該可以幫助您更好地管理 Gmail。 我們向您展示瞭如何簡化收件箱、組織標籤、更好地管理電子郵件以及利用各種可用工具來控制收件箱。 

如果您遵循這些提示,您將看到處理電子郵件的改進。 這可以使任何忙碌的專業人士受益。

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關於Jason Chow

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