7組織您的電子郵件和為您的一周添加時間的步驟

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  • 博客技巧
  • 更新:Apr 05,2018

你每週花幾個小時在電子郵件上?

這對您來說是一個挑戰:從下週開始,記下您花在檢查電子郵件上的所有時間。

將其寫在筆記本中或使用時間跟踪應用程序 Chrometa。 你可能會對小時加起來的速度感到震驚。

所有額外的時間你還能做些什麼呢? 但是,電子郵件對於您的業務運營至關重要,那麼您如何減少?

以下步驟超越了基礎知識,向您展示瞭如何創建系統以使其井然有序並使您的收件箱得到檢查。 你每週多花幾個小時做什麼?

這是你如何找到的。

步驟#1:減少傳入的電子郵件

看一看通常會進入收件箱的內容。

如果您訂閱的不僅僅是5電子郵件簡報,那可能太多了。

試試像這樣的工具 Unroll.me 管理和減少您的訂閱。 對於取消訂閱所有人都是無情的 最有用的新聞通訊.

您的大部分電子郵件是否來自客戶?

如果您有基於服務的業務,客戶端電子郵件通常佔用大部分時間。

如果您提供服務,請考慮減少您處理的客戶數量。 最好讓兩個客戶每人支付$ 250而不是讓5客戶每人支付$ 100因為每個客戶的開銷時間。

考慮提高價格並減少發送電子郵件所需的客戶數量。

如果您發現自己一遍又一遍地回复類似的電子郵件,請在您的網站上發布常見問題解答以處理最常見的問題。 一定要鏈接到你的 FAQ - 詞彙表 從您的聯繫頁面,並鼓勵訪問者在聯繫您之前閱讀它。 如果您無法減少電子郵件數量,至少可以更好地安排它們。

嘗試 自食其果,讓你暫停你的 電子郵件發送並分批接收.

步驟#2:管理期望

全天不斷檢查電子郵件會對您的工作效率產生巨大影響。

多任務處理可以將您的工作效率降低40%,甚至可以將智商降低10點 根據科學研究.

降低工作質量可能會損害您的客戶關係,而不是稍微延遲的電子郵件響應。

如果您的客戶習慣於立即回復電子郵件,該怎麼辦?

快速回復電子郵件查詢可能是您業務的一大賣點。 但是,您可以在不全天強制查看電子郵件的情況下做出響應。 您只需要管理客戶的期望並根據新的計劃進行培訓。

他們認為“緊急”通常不是。

首先,為自己設定一個時間表。 您可能決定每天僅查看電子郵件2-3次數,或僅在早晨查看。

接下來,您需要讓您的客戶了解您的新政策,以及通常需要多長時間才能回復電子郵件。 您可以通過以下方式培訓您的客戶以期待您的新計劃:

  • 在您的網站上發布您的政策。 在您的聯繫或支持頁面上,讓他們知道他們等待響應的時間。
  • 與新客戶共享歡迎包。 在您的歡迎信息包中,概述您的溝通政策:他們應該如何與您聯繫,以及何時回复。
  • 考慮設置一個電子郵件自動回复,讓您的聯繫人知道您何時回复他們的電子郵件。
  • 在下班時間(如晚上和周末)不要發送或回復電子郵件。 這給人以24 / 7可用性的印象。 相反,您可以安排您的電子郵件在早上出去。

對於現有客戶,請告知他們您正在更新您的政策。

旋轉它對他們有益!

親愛的客戶],

[個性化問候]我正在聯繫,讓您了解我的新電子郵件政策。

隨著業務的發展,我的首要任務是確保我繼續為您提供優質的服務。 為了繼續這樣做,我正在更新我的通信政策。 展望未來,我將[在這些時間]檢查我的電子郵件。

我將在[響應時間]內回复您的電子郵件。 [可選:]如果您的消息是緊急的,您可以在電子郵件主題行中使用“緊急”一詞,它會立即提醒我。 這項新政策將使我能夠在處理您的項目時將100%作為重點,而不會在一天內通過電子郵件分散注意力。

感謝您為您的企業。

如果您對此新政策有任何疑問,請與我們聯繫。

客戶將欣賞您的專業性和直率,並將很快適應您的新響應時間。

步驟#3:組織和自動化

當您的收件箱中充滿了各種電子郵件,從客戶通信到新聞通訊到訂購確認,很難完成所有這些。

它可能是壓倒性的,它還會使您更多地關注不相關的電子郵件,從而損害更重要的電子郵件。 Gmail的標籤式收件箱確實對此有所幫助,但您可以使用標籤和過濾器對其進行更多整理。

例如,您可能會收到來自朋友和家人的個人電子郵件,以及來自您商家的電子郵件在您的“主要”標籤中混淆。

如果您想自動分離商家電子郵件,以便優先處理這些電子郵件,則可以輕鬆完成 設置過濾器 將它們全部標記在“業務”下,以便您可以輕鬆地對它們進行排序。

創建-一個過濾器
只需使用搜索字段查找要標記的電子郵件,然後單擊底部顯示“使用此搜索創建過濾器”的鏈接。
應用標籤過濾器
然後單擊“應用標籤”選項,並選擇您要使用的標籤。

您可以嘗試的另一個工具是 SaneBox,它會自動檢測哪些電子郵件對您很重要,並將其餘部分清除出收件箱以供日後使用。

步驟#4:退出收件箱

您是否將電子郵件收件箱用作待辦事項列表?

這不是最有效或可擴展的系統:電子郵件不是設計為待辦事項列表。

您希望能夠專注於完成任務而不會被個人電子郵件分心。 相反,嘗試使用為待辦事項列表製作的工具,例如 體位法, Trello, 或者叫 Todoist.

Asana是一款免費且易於使用的項目管理應用程序。 您可以通過將任何電子郵件轉發給Asana輕鬆地將其轉換為任務。

如果您可以讓您的客戶使用Trello而不是電子郵件,那麼保持井井有條並將通信和文件保存在同一個位置要容易得多 - 不再需要通過收件箱搜索特定的消息或文件。

您可以使用類似的工具安排它在特定時間返回收件箱,而不是將收件箱中的電子郵件作為提醒 Yesware.

步驟#5:設置警報

您不必經常檢查您的電子郵件,只是為了查看您是否收到了一條重要消息或文件。 而是使用Gmail / Android過​​濾和標籤設置特定提醒(或使用設置文本提醒設置) IFTTT).

如果您使用Gmail和Android手機,則可以將手機設置為僅通知您某些電子郵件:

  1. 首先,創建一個過濾器(如上所示)以自動標記您正在等待的電子郵件。 您可以通過發件人,關鍵字,電子郵件是否附件等來執行此操作。您可以將您的標籤稱為“通知”,“緊急”等。
  2. 在手機中,打開Gmail應用並導航至“設置”,然後選擇您的電子郵件帳戶。
  3. 確保選中“通知”複選框。
  4. 向下滾動並選擇“管理標籤”。
  5. 選擇新標籤。
  6. 同步您的消息並打開該標籤的通知。
  7. 返回並確保未同步其他標籤的通知,因此您不會收到有關它們的通知。

而已! 現在,只有當您收到與您的過濾條件匹配的新電子郵件時,您才會收到通知。

步驟#6:不要感到有責任回答所有人

僅僅因為有人給你發電子郵件並不意味著你有義務做出回應。

這可能聽起來很冷,但如果你 在線獲得任何成功,人們會開始給你發電子郵件,並要求你的時間。

你可能想要回答所有人,如果只是為了道歉並解釋為什麼你無法幫助他們。

但請記住:作為企業主,時間是您最寶貴的資源。 不要讓每個給你發電子郵件的人都有義務。 你不欠每個人深入的回應。 “不”是一個完整的句子。

步驟#7:尋求幫助

如果在完成所有這些步驟後,您仍然需要花費大量時間處理電子郵件,那麼您應該考慮獲得幫助,以便專注於運營業務。

有專門回答電子郵件的虛擬助理。 您可以查看Gina Badalaty最近的帖子,了解如何僱用VA 通過招聘幫助使您的博客更有利可圖.

電子郵件可能是一個巨大的時間吮吸,但它不一定是!

無論您是自己動手還是僱傭幫助,最初都可能需要將收件箱整理成一個耗時的項目。 一旦您的系統到位,它將為您節省大量時間 - 您可以重新投資運營您的業務。

關於KeriLynn Engel

KeriLynn Engel是一名廣告撰稿人和內容營銷策略師。 她喜歡與B2B和B2C業務合作,計劃和創建高質量的內容,吸引並轉化目標受眾。 在不寫作的時候,你可以找到她閱讀投機小說,看星際迷航,或者在當地的開放麥克風上演奏Telemann長笛幻想曲。

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