你每週花幾個小時在電子郵件上？
這對您來說是一個挑戰：從下週開始，記下您花在檢查電子郵件上的所有時間。
將其寫在筆記本中或使用時間跟踪應用程序 Chrometa。 您可能會驚訝於小時數的累加。
你還能用這些額外的時間做些什麼？ 但是，電子郵件是 crucial to run your business,那麼你怎麼能減少呢？
以下步驟超越了基礎知識，向您展示瞭如何創建系統以使其井然有序並使您的收件箱得到檢查。 你每週多花幾個小時做什麼？
這是你如何找到的。
步驟#1：減少傳入的電子郵件
看一看通常會進入收件箱的內容。
如果您訂閱的不僅僅是5電子郵件簡報，那可能太多了。
試試像這樣的工具 Unroll.me 管理和減少您的訂閱。 退訂除最有用的時事通訊外的所有內容，都是無情的。
您的大部分電子郵件是否來自客戶？
如果您有基於服務的業務，客戶端電子郵件通常佔用大部分時間。
如果您提供服務，請考慮紅色ucing 你處理的客戶數量。 有兩個客戶每人支付 250 美元比有 5 個客戶每人支付 100 美元要好，因為每個客戶的開銷時間。
考慮提高價格和紅色ucing 您需要發送電子郵件的客戶數量。
如果您發現自己一遍又一遍地回答類似的電子郵件，請在您的網站上發布常見問題解答以解決最常見的問題。 請確保鏈接到您的常見問題解答，並 詞彙表 從您的聯繫頁面，並鼓勵訪問者在聯繫您之前閱讀它。 如果您無法減少電子郵件數量，至少可以更好地安排它們。
嘗試 自食其果，讓你暫停你的 電子郵件發送並分批接收.
步驟#2：管理期望
全天不斷檢查電子郵件會對您的工作效率產生巨大影響。
多任務處理可以將您的工作效率降低40％，甚至可以將智商降低10點 根據科學研究.
降低工作質量可能會損害您的客戶關係，而不是稍微延遲的電子郵件響應。
如果您的客戶習慣了您立即答复他們的電子郵件怎麼辦？
快速回復電子郵件查詢可能是您業務的一大賣點。 但是，您可以在不全天強制查看電子郵件的情況下做出響應。 您只需要管理客戶的期望並根據新的計劃進行培訓。
參閱
他們認為“緊急”通常不是。
首先，為自己設定一個時間表。 您可能決定每天僅查看電子郵件2-3次數，或僅在早晨查看。
接下來，您需要讓您的客戶知道您的新政策，以及您通常花多長時間才能回復電子郵件。 您可以通過以下方式培訓客戶以期望您的新時間表：
- 在您的網站上發布您的政策。 在您的聯繫或支持頁面上，讓他們知道他們等待響應的時間。
- 與新客戶共享歡迎包。 在您的歡迎信息包中，概述您的溝通政策：他們應該如何與您聯繫，以及何時回复。
- 考慮設置一個電子郵件自動回复，讓您的聯繫人知道您何時回复他們的電子郵件。
- 在下班時間（如晚上和周末）不要發送或回復電子郵件。 這給人以24 / 7可用性的印象。 相反，您可以安排您的電子郵件在早上出去。
對於現有客戶，請告知他們您正在更新您的政策。
旋轉它對他們有益！
親愛的客戶]，
[個性化問候]我正在聯繫，讓您了解我的新電子郵件政策。
隨著業務的發展，我的首要任務是確保我繼續為您提供優質的服務。 為了繼續這樣做，我正在更新我的通信政策。 展望未來，我將[在這些時間]檢查我的電子郵件。
我將在[響應時間]內回复您的電子郵件。 [可選：]如果您的消息是緊急的，您可以在電子郵件主題行中使用“緊急”一詞，它會立即提醒我。 這項新政策將使我能夠在處理您的項目時將100％作為重點，而不會在一天內通過電子郵件分散注意力。
感謝您為您的企業。
如果您對此新政策有任何疑問，請與我們聯繫。
客戶會欣賞您的專業和直率，並且很快就會習慣於您的新響應時間。
步驟#3：組織和自動化
當您的收件箱中充滿了各種電子郵件，從客戶通信到新聞通訊到訂購確認，很難完成所有這些。
它可能是壓倒性的，它還會使您更多地關注不相關的電子郵件，從而損害更重要的電子郵件。 Gmail的標籤式收件箱確實對此有所幫助，但您可以使用標籤和過濾器對其進行更多整理。
例如，您可能會收到來自朋友和家人的個人電子郵件，以及來自您商家的電子郵件在您的“主要”標籤中混淆。
篩選器是您的朋友
如果您想自動分離商家電子郵件，以便優先處理這些電子郵件，則可以輕鬆完成 設置過濾器 將它們全部標記在“業務”下，以便您可以輕鬆地對它們進行排序。
您可以嘗試的另一個工具是 SaneBox，它會自動檢測哪些電子郵件對您很重要，並將其餘部分清除出收件箱以供日後使用。
步驟#4：退出收件箱
您是否將電子郵件收件箱用作待辦事項列表？
這不是最有效或可擴展的系統：電子郵件不是設計為待辦事項列表。
您希望能夠專注於完成任務而不會被個人電子郵件分心。 相反，嘗試使用為待辦事項列表製作的工具，例如 體位法, Trello， 或者 Todoist.
體位法 是一款免費且易於使用的項目管理應用程序。 您可以通過將任何電子郵件轉發到 Asana 輕鬆地將其轉換為任務。
如果您可以讓您的客戶使用Trello而不是電子郵件，那麼保持井井有條並將通信和文件保存在同一個位置要容易得多 - 不再需要通過收件箱搜索特定的消息或文件。
您可以使用類似的工具安排它在特定時間返回收件箱，而不是將收件箱中的電子郵件作為提醒 Yesware or 獵人郵件追踪器.
步驟#5：設置警報
您不必經常檢查您的電子郵件，只是為了查看您是否收到了一條重要郵件或文件。 而是使用Gmail / Android過濾和標籤設置特定警報（或使用設置文本警報設置 IFTTT).
如果您使用Gmail和Android手機，則可以將手機設置為僅通知您某些電子郵件：
- 首先，創建一個過濾器（如上所示）以自動標記您正在等待的電子郵件。 您可以通過發件人，關鍵字，電子郵件是否附件等來執行此操作。您可以將您的標籤稱為“通知”，“緊急”等。
- 在手機中，打開Gmail應用並導航至“設置”，然後選擇您的電子郵件帳戶。
- 確保選中“通知”複選框。
- 向下滾動並選擇“管理標籤”。
- 選擇新標籤。
- 同步您的消息並打開該標籤的通知。
- 返回並確保未同步其他標籤的通知，因此您不會收到有關它們的通知。
而已！ 現在，只有當您收到與您的過濾條件匹配的新電子郵件時，您才會收到通知。
步驟#6：不要感到有責任回答所有人
僅僅因為某人發送電子郵件並不意味著您有義務回复。
這可能聽起來很冷，但如果你 在線獲得任何成功，人們會開始給你發電子郵件，並要求你的時間。
您可能想回答每個人，即使只是道歉並解釋為什麼您不能幫助他們。
但是請記住：作為企業主，時間是您最寶貴的資源。 不要讓自己對發送電子郵件給您的每個人都有義務。 您不必欠所有人任何深度的回應。 “否”是完整的句子。
步驟#7：尋求幫助
在完成所有這些步驟後，如果您仍在電子郵件上花費大量時間，則應考慮獲得幫助，以便專注於開展業務。 有 專門回答電子郵件的虛擬助手.
電子郵件可能是一個巨大的時間吮吸，但它不一定是！
無論您是自己動手還是僱傭幫助，最初都可能需要將收件箱整理成一個耗時的項目。 一旦您的系統到位，它將為您節省大量時間 - 您可以重新投資運營您的業務。
