更好地管理收件箱的 15 个 Gmail 提示和技巧

更新时间:2022-06-20 / 文章作者:Jason Chow
更好地管理收件箱的 Gmail 提示和技巧

如果你像大多数人一样拥有 Gmail的 作为您的电子邮件帐户之一,您知道保持对电子邮件的掌控是一项艰巨的任务。 作为一名长期使用 Gmail 的用户,我一直认为我很擅长使用 Google 的服务。 

直到我开始盯着收件箱中的 1,473 封未读电子邮件时,我才意识到 - 拥有 1.5 亿用户的电子邮件服务肯定还有更多功能吗? 确实如此,因此这里有 15 个 Gmail 提示和技巧,可帮助您让您的 Gmail 生活更轻松。

1. 保持文件夹可见

让收件箱不那么杂乱的最简单方法之一是让文件夹在 Gmail 中可见。 这样,您可以快速浏览它们并查看每个中发生的情况。 

好消息是您可以设置此功能,使其始终自动启用或禁用,具体取决于您是否正在阅读来自特定发件人(如航空公司或服务提供商)的消息。

2. 快速安排会议

您可以通过电子邮件邀请某人参加您的会议或共享链接。
您可以通过电子邮件邀请某人参加您的会议或直接共享链接。

如果您想安排与同事的会议,可以通过 Gmail 轻松完成。 您需要做的就是打开一封电子邮件,输入您要邀请的人的电子邮件地址,单击日历图标并选择您希望邀请的时间。 

如果他们尚未设置 Google 日历,您也可以发送一个链接(很可能)。 输入此信息将自动在他们的日历中创建一个与您的请求相匹配的事件。

3. 为您的 Gmail 添加签名

Gmail 签名
您可以使用通用签名或为 Gmail 中的每个电子邮件帐户创建一个

就像您为名片签名一样,您也可以为您的 Gmail 帐户签名。 您的签名可以是包含超链接等丰富元素的图像或文本。

要添加签名,请转到 Gmail 的设置。 下一个;

  1. 点击右上角的齿轮图标。
  2. 从下拉菜单中选择“设置”。
  3. 在“常规”下,单击“签名”。
  4. 选择“配置签名”。
  5. 输入您的签名内容。
  6. 点击页面底部的“保存更改”。 

您会看到这个新签名将出现在您发送并回复您正在回信给其他人的邮件的新电子邮件上方,但不会出现在转发的邮件或其他人发送的邮件上。

4. 对您的 Gmail 标签进行颜色编码

Gmail 标签颜色
如果默认调色板不可接受,请创建自定义颜色以获得独特的颜色

颜色-编码 标签是组织电子邮件的好方法。 例如,您可能希望为每个客户创建一个标签,并根据他们的行业分配不同的颜色(蓝色、红色、绿色)。 当您查看 Gmail 收件箱并看到一封来自客户端 A 或客户端 B 的电子邮件时,无需通读所有电子邮件即可轻松查看哪些电子邮件是必不可少的。

添加标签: 

  1. 点击右上角的齿轮图标。
  2. 从下拉菜单中选择“设置”。
  3. 选择“标签”选项卡。
  4. 现在您可以创建新标签或选择现有标签进行修改。
  5. 为标签命名,例如“客户端 A”或“客户端 B”。 

除了创建标签之外,您还可以自定义其位置。 例如,您可以通过选择标签位置下的“左”或“右”来选择在查看 Gmail 的网络界面邮件时该标签是显示在页面的左侧还是右侧。

除了颜色编码标签之外,您还可以为每个标签创建自定义通知,这样您就不会在它们更新时错过任何内容(新电子邮件)。 

5. 使用对话视图

管理收件箱的最佳方法之一是使用对话视图。 当您启用此设置时,Google 会将类似的邮件分组并在您的收件箱中显示为单个对话。 

这样做意味着按顺序发送的所有邮件都将共享相同的主题行,并且您将能够一次查看同一电子邮件线程中的所有电子邮件。 尽管 Gmail 默认启用对话视图,但如果由于某种原因未启用,您可以将其重新打开。

只需前往您的设置,向下滚动到“对话视图”,并确保选中“对话视图开启”旁边的单选按钮。

6.获取无限的电子邮件地址

您可以为一个或多个现有电子邮件地址创建一个别名,以便拥有一个可以转发到您的主地址的唯一地址。 如果您尝试为小型企业管理多个角色,此功能会很有帮助。 例如,您可以将主电子邮件地址与别名配对,例如 [电子邮件保护][电子邮件保护]

要创建别名,请转到 Gmail 的设置页面,然后单击帐户和导入选项卡。 向下滚动直到您在“常规”部分看到“别名”,然后单击“添加另一个电子邮件地址”。 

您可以输入一个新的电子邮件地址,用户将在其中接收通过此别名发送的消息(并指定其他设置,例如以纯文本接收还是 HTML) 在单击“创建别名”之前。

7. 从您的 Gmail 收件箱管理多个电子邮件帐户

不喜欢内部带有“+”号的电子邮件? 没问题; 改用别名。 电子邮件别名是另一种管理辅助电子邮件地址的绝佳方式。 电子邮件转发很麻烦,但 Gmail 可以为每个帐户处理多个电子邮件地址。

例如,您的主要电子邮件地址是 [电子邮件保护],你有另一个地址是 [电子邮件保护] 点击齿轮图标进入您的 Gmail 设置,然后点击“帐户”标签。 单击“添加电子邮件帐户”链接并按照说明进行操作。

完成后,Gmail 将像任何常规电子邮件客户端一样从该帐户检索电子邮件。 附加帐户可以独立工作,也可以作为主帐户的别名工作。

这更适用于自定义域,特别是如果您是企业。 您可以使用它来管理小型企业中的多个角色。 例如,您可以将主电子邮件地址与别名配对,例如 [电子邮件保护][电子邮件保护]

8. 设置电子邮件过滤器

Gmail过滤器
Gmail 过滤器是一个强大的电子邮件管理工具

过滤器是您为管理传入邮件而创建的规则。 此功能是 Gmail 最强大的功能之一(在我看来)。 例如,您可以将所有收到的电子邮件自动存档并标有特定关键字,这样它们就不会使收件箱变得混乱。

  1. 单击设置齿轮箱并选择“过滤器和阻止的地址”选项卡以设置过滤器。
  2. 单击位于该页面底部的“创建新过滤器”链接。
  3. 指定应用此过滤器的条件,然后单击“创建过滤器”。
  4. 现在,您可以选中您希望 Gmail 对符合您条件的电子邮件执行什么操作的复选框。
  5. 完成后,单击“创建过滤器”。

9.一次打开多封电子邮件

您可以一次打开多封电子邮件,如果您想比较它们,这很有帮助。 只需单击 Gmail 右上角的弹出图标,然后在单击每个电子邮件时按住 Shift 键选择一封或多封电子邮件。 这样做将为每个选定的电子邮件创建一个新选项卡。

10.管理多个电子邮件状态

如果您只想快速删除、存档或移动特定邮件,而不是一次性打开它们,您可以执行以下操作:

通过将鼠标悬停在每条消息上的垃圾箱图标上,一次删除一条消息,直到它变成“清理”按钮(这仅在您的鼠标悬停在未读消息上时才有效)。 然后点击它。

通过在使用 Ctrl+Shift+A 归档它们之前选择它们一次归档多封邮件,或者单击 Gmail 下拉菜单中更多操作下的“归档”(后一个选项还允许用户从此列表中选择多封邮件)。 

如果需要,稍后使用 Ctrl+Shift+O 重新查看已归档的对话。 像这样管理您的电子邮件有助于在不堵塞收件箱的情况下保持它们的可访问性。 

11. 获取一些 Gmail 插件

Gmail 应用
Gmail 提供了大量插件来帮助增强您的电子邮件

如果您想让您的 Gmail 体验更进一步,可以使用大量第三方插件让您的收件箱管理更加轻松。 您可以搜索并安装这些应用程序 Google Workspace市场.

自然,可用的应用程序差异很大,因此最好的帮助将取决于您的工作方式。 例如,我使用 Slack 和 体位法 附加组件。 如果您更倾向于企业方面,则有 Zoom、Gmail 的 CRM 和 Gmail 的 Zapier 等应用程序。

12. 从 Gmail 管理任务

Gmail 任务管理
使用 Gmail 收件箱中内置的任务,再也不会忘记任何事情

Google Tasks 是一个简单而强大的工具,用于管理您的待办事项列表。 这是将您的任务和电子邮件保存在一个地方的好方法,因此您可以跟踪它们而不会弄乱已经充满电子邮件的收件箱。

要添加任务,请单击 Gmail 收件箱右侧导航栏上的任务图标。 右侧会弹出一个面板,您可以添加必要的信息,如标题、详细信息和日期/时间。

13. 你可以@提及联系人

Gmail 允许您使用 @ 作为提及,而不必添加多个抄送电子邮件地址。 只需在电子邮件内容中的任意位置键入@,后跟他们的名字和姓氏(或 Gmail 用户名),即可将收件人添加到电子邮件循环中。

您还可以将联系人列表添加到这些邮件中,而无需单独输入每个电子邮件地址。

14. 使用 Gmail 离线工作

离线使用 Gmail
随时随地使用 Gmail 离线工作

人们经常面临一个问题:谷歌服务大多需要互联网连接才能使用。 如果您经常出差,离线使用 Gmail 的功能可以成为救命稻草。 以下是有关如何设置离线模式和在没有互联网连接时访问您的电子邮件的一些提示:

点击 Gmail 收件箱右上角的齿轮图标,然后点击“离线”标签。 勾选“离线”选项上的复选框,然后选择要在本地设备上存储多少电子邮件。 请记住单击“保存更改”按钮。

需要注意的一件重要事情是,您将无法在离线时发送电子邮件。 相反,撰写您的电子邮件并单击“发送”按钮旁边的向下箭头。 选择“安排发送”并设置稍后您希望恢复连接的时间。

如果您不这样做,Gmail 会反复说“正在发送...”,直到有互联网连接(或者干脆让您发疯,以先到者为准)。

15. 星消息

星标是保存消息的好方法,但它们也可以让您快速找到它们。 您可以为重要消息加注星标,然后再搜索它们。 星星很容易在您的收件箱中找到,因为它们显示在您的列表顶部,让您可以轻松查看拥挤的收件箱中的重要内容。

您还可以使用星号来创建基于特定条件的过滤器。 例如,如果您想要所有带有已加星标的附件的邮件,请在“已加星标的邮件”下选择“有附件”,然后单击“创建过滤器”。 

这将创建一个自动过滤器,将这些类型的电子邮件直接发送到名为 Starred Messages 的文件夹中,因此它们不会在没有附件或此过滤器指定的其他标准的其他电子邮件中丢失。

额外提示:更改“撤消发送”时间限制

Gmail 有一个内置功能,可让您在一段时间内撤消发送邮件。 如果您不小心发送了一封电子邮件或意识到您在邮件中打错了字,这将特别有用。 

此选项在 Gmail 中始终可用,但您可以指定撤消发送的时间限制。 点击收件箱右上角的设置,然后从下拉菜单中选择“设置”。

向下滚动,直到看到“撤消发送”,然后单击“发送取消期限”行中的下拉菜单。 您可以将其设置为 5、10、20 甚至 30 秒。 默认情况下,Gmail 只给您 5 秒钟的时间来撤消发送。

总结

上面分享的许多技巧应该可以帮助您更好地管理 Gmail。 我们向您展示了如何简化收件箱、组织标签、更好地管理电子邮件以及利用各种可用工具来控制收件箱。 

如果您遵循这些提示,您将看到处理电子邮件的改进。 这可以使任何忙碌的专业人士受益。

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关于Jason Chow

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