7组织您的电子邮件和为您的一周添加时间的步骤

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  • 博客技巧
  • 更新:Apr 05,2018

你每周花几个小时在电子邮件上?

这对您来说是一个挑战:从下周开始,记下您花在检查电子邮件上的所有时间。

将其写在笔记本中或使用时间跟踪应用程序 Chrometa。 你可能会对小时加起来的速度感到震惊。

所有额外的时间你还能做些什么呢? 但是,电子邮件对于您的业务运营至关重要,那么您如何减少?

以下步骤超越了基础知识,向您展示了如何创建系统以使其井然有序并使您的收件箱得到检查。 你每周多花几个小时做什么?

这是你如何找到的。

步骤#1:减少传入的电子邮件

看一看通常会进入收件箱的内容。

如果您订阅的不仅仅是5电子邮件简报,那可能太多了。

试试像这样的工具 Unroll.me 管理和减少您的订阅。 对于取消订阅所有人都是无情的 最有用的新闻通讯.

您的大部分电子邮件是否来自客户?

如果您有基于服务的业务,客户端电子邮件通常占用大部分时间。

如果您提供服务,请考虑减少您处理的客户数量。 最好让两个客户每人支付$ 250而不是让5客户每人支付$ 100因为每个客户的开销时间。

考虑提高价格并减少发送电子邮件所需的客户数量。

如果您发现自己一遍又一遍地回复类似的电子邮件,请在您的网站上发布常见问题解答以处理最常见的问题。 一定要链接到你的 常见问题词汇表 从您的联系页面,并鼓励访问者在联系您之前阅读它。 如果您无法减少电子邮件数量,至少可以更好地安排它们。

尝试 自食其果,让你暂停你的 电子邮件发送并分批接收.

步骤#2:管理期望

全天不断检查电子邮件会对您的工作效率产生巨大影响。

多任务处理可以将您的工作效率降低40%,甚至可以将智商降低10点 根据科学研究.

降低工作质量可能会损害您的客户关系,而不是稍微延迟的电子邮件响应。

如果您的客户习惯于立即回复电子邮件,该怎么办?

快速回复电子邮件查询可能是您业务的一大卖点。 但是,您可以在不全天强制查看电子邮件的情况下做出响应。 您只需要管理客户的期望并根据新的计划进行培训。

他们认为“紧急”通常不是。

首先,为自己设定一个时间表。 您可能决定每天仅查看电子邮件2-3次数,或仅在早晨查看。

接下来,您需要让您的客户了解您的新政策,以及通常需要多长时间才能回复电子邮件。 您可以通过以下方式培训您的客户以期待您的新计划:

  • 在您的网站上发布您的政策。 在您的联系或支持页面上,让他们知道他们等待响应的时间。
  • 与新客户共享欢迎包。 在您的欢迎信息包中,概述您的沟通政策:他们应该如何与您联系,以及何时回复。
  • 考虑设置一个电子邮件自动回复,让您的联系人知道您何时回复他们的电子邮件。
  • 在下班时间(如晚上和周末)不要发送或回复电子邮件。 这给人以24 / 7可用性的印象。 相反,您可以安排您的电子邮件在早上出去。

对于现有客户,请告知他们您正在更新您的政策。

旋转它对他们有益!

亲爱的客户],

[个性化问候]我正在联系,让您了解我的新电子邮件政策。

随着业务的发展,我的首要任务是确保我继续为您提供优质的服务。 为了继续这样做,我正在更新我的通信政策。 展望未来,我将[在这些时间]检查我的电子邮件。

我将在[响应时间]内回复您的电子邮件。 [可选:]如果您的消息是紧急的,您可以在电子邮件主题行中使用“紧急”一词,它会立即提醒我。 这项新政策将使我能够在处理您的项目时将100%作为重点,而不会在一天内通过电子邮件分散注意力。

感谢您的业务。

如果您对此新政策有任何疑问,请与我们联系。

客户将欣赏您的专业性和直率,并将很快适应您的新响应时间。

步骤#3:组织和自动化

当您的收件箱中充满了各种电子邮件,从客户通信到新闻通讯到订购确认,很难完成所有这些。

它可能是压倒性的,它还会使您更多地关注不相关的电子邮件,从而损害更重要的电子邮件。 Gmail的标签式收件箱确实对此有所帮助,但您可以使用标签和过滤器对其进行更多整理。

例如,您可能会收到来自朋友和家人的个人电子邮件,以及来自您商家的电子邮件在您的“主要”标签中混淆。

如果您想自动分离商家电子邮件,以便优先处理这些电子邮件,则可以轻松完成 设置过滤器 将它们全部标记在“业务”下,以便您可以轻松地对它们进行排序。

创建-一个过滤器
只需使用搜索字段查找要标记的电子邮件,然后单击底部显示“使用此搜索创建过滤器”的链接。
应用标签过滤器
然后单击“应用标签”选项,并选择您要使用的标签。

您可以尝试的另一个工具是 SaneBox,它会自动检测哪些电子邮件对您很重要,并将其余部分清除出收件箱以供日后使用。

步骤#4:退出收件箱

您是否将电子邮件收件箱用作待办事项列表?

这不是最有效或可扩展的系统:电子邮件不是设计为待办事项列表。

您希望能够专注于完成任务而不会被个人电子邮件分心。 相反,尝试使用为待办事项列表制作的工具,例如 体位法, Trello, 或 Todoist.

Asana是一款免费且易于使用的项目管理应用程序。 您可以通过将任何电子邮件转发给Asana轻松地将其转换为任务。

如果您可以让您的客户使用Trello而不是电子邮件,那么保持井井有条并将通信和文件保存在同一个位置要容易得多 - 不再需要通过收件箱搜索特定的消息或文件。

您可以使用类似的工具安排它在特定时间返回收件箱,而不是将收件箱中的电子邮件作为提醒 Yesware.

步骤#5:设置警报

您不必经常检查您的电子邮件,只是为了查看您是否收到了一条重要消息或文件。 而是使用Gmail / Android过滤和标签设置特定提醒(或使用设置文本提醒设置) IFTTT).

如果您使用Gmail和Android手机,则可以将手机设置为仅通知您某些电子邮件:

  1. 首先,创建一个过滤器(如上所示)以自动标记您正在等待的电子邮件。 您可以通过发件人,关键字,电子邮件是否附件等来执行此操作。您可以将您的标签称为“通知”,“紧急”等。
  2. 在手机中,打开Gmail应用并导航至“设置”,然后选择您的电子邮件帐户。
  3. 确保选中“通知”复选框。
  4. 向下滚动并选择“管理标签”。
  5. 选择新标签。
  6. 同步您的消息并打开该标签的通知。
  7. 返回并确保未同步其他标签的通知,因此您不会收到有关它们的通知。

而已! 现在,只有当您收到与您的过滤条件匹配的新电子邮件时,您才会收到通知。

步骤#6:不要感到有责任回答所有人

仅仅因为有人给你发电子邮件并不意味着你有义务做出回应。

这可能听起来很冷,但如果你 在线获得任何成功,人们会开始给你发电子邮件,并要求你的时间。

你可能想要回答所有人,如果只是为了道歉并解释为什么你无法帮助他们。

但请记住:作为企业主,时间是您最宝贵的资源。 不要让每个给你发电子邮件的人都有义务。 你不欠每个人深入的回应。 “不”是一个完整的句子。

步骤#7:寻求帮助

如果在完成所有这些步骤后,您仍然需要花费大量时间处理电子邮件,那么您应该考虑获得帮助,以便专注于运营业务。

有专门回答电子邮件的虚拟助理。 您可以查看Gina Badalaty最近的帖子,了解如何雇用VA 通过招聘帮助使您的博客更有利可图.

电子邮件可能是一个巨大的时间吮吸,但它不一定是!

无论您是自己动手还是雇佣帮助,最初都可能需要将收件箱整理成一个耗时的项目。 一旦您的系统到位,它将为您节省大量时间 - 您可以重新投资运营您的业务。

关于KeriLynn Engel

KeriLynn Engel是一名广告撰稿人和内容营销策略师。 她喜欢与B2B和B2C业务合作,计划和创建高质量的内容,吸引并转化目标受众。 在不写作的时候,你可以找到她阅读投机小说,看星际迷航,或者在当地的开放麦克风上演奏Telemann长笛幻想曲。