你每周花几个小时在电子邮件上？
这对您来说是一个挑战：从下周开始，记下您花在检查电子邮件上的所有时间。
将其写在笔记本中或使用时间跟踪应用程序 Chrometa。 您可能会惊讶于小时数的累加。
你还能用这些额外的时间做些什么？ 但是，电子邮件是 crucial to run your business,那么你怎么能减少呢？
以下步骤超越了基础知识，向您展示了如何创建系统以使其井然有序并使您的收件箱得到检查。 你每周多花几个小时做什么？
这是你如何找到的。
步骤#1：减少传入的电子邮件
看一看通常会进入收件箱的内容。
如果您订阅的不仅仅是5电子邮件简报，那可能太多了。
试试像这样的工具 Unroll.me 管理和减少您的订阅。 退订除最有用的时事通讯之外的所有内容，都是无情的。
您的大部分电子邮件是否来自客户？
如果您有基于服务的业务，客户端电子邮件通常占用大部分时间。
如果您提供服务，请考虑红色ucing 你处理的客户数量。 有两个客户每人支付 250 美元比有 5 个客户每人支付 100 美元要好，因为每个客户的开销时间。
考虑提高价格和红色ucing 您需要发送电子邮件的客户数量。
如果您发现自己一遍又一遍地回答类似的电子邮件，请在您的网站上发布常见问题解答以解决最常见的问题。 请确保链接到您的常见问题解答，并 词汇表 从您的联系页面，并鼓励访问者在联系您之前阅读它。 如果您无法减少电子邮件数量，至少可以更好地安排它们。
尝试 自食其果，让你暂停你的 电子邮件发送并分批接收.
步骤#2：管理期望
全天不断检查电子邮件会对您的工作效率产生巨大影响。
多任务处理可以将您的工作效率降低40％，甚至可以将智商降低10点 根据科学研究.
降低工作质量可能会损害您的客户关系，而不是稍微延迟的电子邮件响应。
如果您的客户习惯了您立即答复他们的电子邮件怎么办？
快速回复电子邮件查询可能是您业务的一大卖点。 但是，您可以在不全天强制查看电子邮件的情况下做出响应。 您只需要管理客户的期望并根据新的计划进行培训。
阅读 -
他们认为“紧急”通常不是。
首先，为自己设定一个时间表。 您可能决定每天仅查看电子邮件2-3次数，或仅在早晨查看。
接下来，您需要让您的客户知道您的新政策，以及您通常花多长时间才能回复电子邮件。 您可以通过以下方式培训客户以期望新的时间表：
- 在您的网站上发布您的政策。 在您的联系或支持页面上，让他们知道他们等待响应的时间。
- 与新客户共享欢迎包。 在您的欢迎信息包中，概述您的沟通政策：他们应该如何与您联系，以及何时回复。
- 考虑设置一个电子邮件自动回复，让您的联系人知道您何时回复他们的电子邮件。
- 在下班时间（如晚上和周末）不要发送或回复电子邮件。 这给人以24 / 7可用性的印象。 相反，您可以安排您的电子邮件在早上出去。
对于现有客户，请告知他们您正在更新您的政策。
旋转它对他们有益！
亲爱的客户]，
[个性化问候]我正在联系，让您了解我的新电子邮件政策。
随着业务的发展，我的首要任务是确保我继续为您提供优质的服务。 为了继续这样做，我正在更新我的通信政策。 展望未来，我将[在这些时间]检查我的电子邮件。
我将在[响应时间]内回复您的电子邮件。 [可选：]如果您的消息是紧急的，您可以在电子邮件主题行中使用“紧急”一词，它会立即提醒我。 这项新政策将使我能够在处理您的项目时将100％作为重点，而不会在一天内通过电子邮件分散注意力。
感谢您的业务。
如果您对此新政策有任何疑问，请与我们联系。
客户会欣赏您的专业和直率，并且很快就会习惯于您的新响应时间。
步骤#3：组织和自动化
当您的收件箱中充满了各种电子邮件，从客户通信到新闻通讯到订购确认，很难完成所有这些。
它可能是压倒性的，它还会使您更多地关注不相关的电子邮件，从而损害更重要的电子邮件。 Gmail的标签式收件箱确实对此有所帮助，但您可以使用标签和过滤器对其进行更多整理。
例如，您可能会收到来自朋友和家人的个人电子邮件，以及来自您商家的电子邮件在您的“主要”标签中混淆。
筛选器是您的朋友
如果您想自动分离商家电子邮件，以便优先处理这些电子邮件，则可以轻松完成 设置过滤器 将它们全部标记在“业务”下，以便您可以轻松地对它们进行排序。
您可以尝试的另一个工具是 SaneBox，它会自动检测哪些电子邮件对您很重要，并将其余部分清除出收件箱以供日后使用。
步骤#4：退出收件箱
您是否将电子邮件收件箱用作待办事项列表？
这不是最有效或可扩展的系统：电子邮件不是设计为待办事项列表。
您希望能够专注于完成任务而不会被个人电子邮件分心。 相反，尝试使用为待办事项列表制作的工具，例如 体位法, Trello和 Todoist.
体位法 是一款免费且易于使用的项目管理应用程序。 您可以通过将任何电子邮件转发至轻松地将其变成任务 Asana.
如果你能让你的客户使用 Trello 与电子邮件相比，保持井井有条并将通信和文件都放在同一个地方要容易得多 – 无需再在收件箱中寻找特定的消息或文件。
您可以使用类似的工具安排它在特定时间返回收件箱，而不是将收件箱中的电子邮件作为提醒 Yesware or 猎人邮件追踪器.
步骤#5：设置警报
您不必经常检查您的电子邮件，只是为了查看您是否收到了一条重要邮件或文件。 而是使用Gmail / Android过滤和标签设置特定警报（或使用设置文本警报设置 IFTTT).
如果您使用Gmail和Android手机，则可以将手机设置为仅通知您某些电子邮件：
- 首先，创建一个过滤器（如上所示）以自动标记您正在等待的电子邮件。 您可以通过发件人，关键字，电子邮件是否附件等来执行此操作。您可以将您的标签称为“通知”，“紧急”等。
- 在手机中，打开Gmail应用并导航至“设置”，然后选择您的电子邮件帐户。
- 确保选中“通知”复选框。
- 向下滚动并选择“管理标签”。
- 选择新标签。
- 同步您的消息并打开该标签的通知。
- 返回并确保未同步其他标签的通知，因此您不会收到有关它们的通知。
而已！ 现在，只有当您收到与您的过滤条件匹配的新电子邮件时，您才会收到通知。
步骤#6：不要感到有责任回答所有人
仅仅因为某人发送电子邮件并不意味着您有义务回复。
这可能听起来很冷，但如果你 在线获得任何成功，人们会开始给你发电子邮件，并要求你的时间。
您可能想回答每个人，即使只是道歉并解释为什么您不能帮助他们。
但是请记住：作为企业主，时间是您最宝贵的资源。 不要让自己对发送电子邮件给您的每个人都有义务。 您不必欠所有人任何深度的回应。 “否”是完整的句子。
步骤#7：寻求帮助
在完成所有这些步骤后，如果您仍在电子邮件上花费大量时间，则应考虑获得帮助，以便专注于开展业务。 有 专门回答电子邮件的虚拟助手.
电子邮件可能是一个巨大的时间吮吸，但它不一定是！
无论您是自己动手还是雇佣帮助，最初都可能需要将收件箱整理成一个耗时的项目。 一旦您的系统到位，它将为您节省大量时间 - 您可以重新投资运营您的业务。
