15 Mẹo & Thủ thuật Gmail để Quản lý Hộp thư đến của Bạn Tốt hơn

Cập nhật: 2022-06-20 / Bài viết của: Jason Chow
Mẹo & Thủ thuật Gmail để Quản lý Hộp thư đến của Bạn Tốt hơn

Nếu bạn giống như hầu hết mọi người và có Gmail là một trong những tài khoản email của bạn, bạn biết thách thức có thể là gì khi luôn cập nhật email của mình. Là một người dùng Gmail lâu năm, tôi luôn nghĩ rằng mình sử dụng khá tốt dịch vụ của Google. 

Cho đến khi tôi bắt đầu nhìn chằm chằm vào 1,473 email chưa đọc trong hộp thư đến của mình, tôi mới nhận ra - Chắc chắn một dịch vụ email với 1.5 tỷ người dùng có nhiều thứ hơn để cung cấp? Quả thực là như vậy, vì vậy đây là 15 mẹo và thủ thuật Gmail để giúp bạn làm cho cuộc sống Gmail của mình dễ dàng hơn.

1. Giữ cho các thư mục được hiển thị

Một trong những cách dễ nhất để làm cho hộp thư đến của bạn bớt lộn xộn là giữ cho các thư mục hiển thị trong Gmail. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng quét qua chúng và xem điều gì đang xảy ra trong mỗi cái. 

Tin tốt là bạn có thể thiết lập tính năng này để nó luôn được bật hoặc tắt tự động tùy thuộc vào việc bạn đang đọc tin nhắn từ một người gửi cụ thể (như hãng hàng không hoặc nhà cung cấp dịch vụ).

2. Lên lịch họp nhanh chóng

Bạn có thể mời ai đó tham gia cuộc họp của mình qua email hoặc chia sẻ liên kết.
Bạn có thể mời ai đó tham gia cuộc họp của mình qua email hoặc chia sẻ liên kết trực tiếp.

Nếu bạn muốn lên lịch một cuộc họp với đồng nghiệp, thật dễ dàng thực hiện từ Gmail. Tất cả những gì bạn cần làm là mở email, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời, nhấp vào biểu tượng lịch và chọn thời điểm bạn muốn. 

Bạn cũng có thể gửi liên kết nếu họ chưa thiết lập Lịch Google (có thể xảy ra). Nhập thông tin này sẽ tự động tạo sự kiện trong lịch của họ phù hợp với yêu cầu của bạn.

3. Thêm chữ ký vào Gmail của bạn

Chữ ký Gmail
Bạn có thể sử dụng một chữ ký chung hoặc tạo một chữ ký cho mỗi tài khoản email trong Gmail

Tương tự như cách bạn có chữ ký cho danh thiếp của mình, bạn có thể có một chữ ký cho tài khoản Gmail của mình. Chữ ký của bạn có thể là một hình ảnh hoặc văn bản bao gồm các yếu tố phong phú như siêu liên kết.

Để thêm chữ ký, hãy chuyển đến Cài đặt của Gmail. Kế tiếp;

  1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
  2. Chọn “Cài đặt” từ menu thả xuống.
  3. Trong “Chung”, hãy nhấp vào “Chữ ký”.
  4. Chọn “Định cấu hình chữ ký”.
  5. Nhập nội dung cho chữ ký của bạn.
  6. Nhấp vào “Lưu thay đổi” ở cuối trang. 

Bạn sẽ thấy rằng chữ ký mới này sẽ xuất hiện phía trên các email mới mà bạn gửi đi và trả lời các tin nhắn mà bạn đang viết lại cho người khác — nhưng không xuất hiện trên các tin nhắn được chuyển tiếp hoặc những tin nhắn do người khác gửi.

4. Mã màu Nhãn Gmail của bạn

Màu nhãn Gmail
Nếu bảng màu mặc định không được chấp nhận, hãy tạo một màu tùy chỉnh để có được thứ gì đó độc đáo

Màu sắc-mã hóa nhãn là một cách tuyệt vời để sắp xếp các email của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo nhãn cho từng khách hàng và chỉ định các màu khác nhau (xanh lam, đỏ, xanh lục) dựa trên ngành của họ. Khi bạn xem hộp thư đến Gmail của mình và thấy rằng email đến từ Ứng dụng khách A hoặc Ứng dụng khách B, bạn sẽ dễ dàng biết được những email nào là cần thiết mà không cần đọc hết chúng.

Để thêm nhãn: 

  1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
  2. Chọn “Cài đặt” từ menu thả xuống.
  3. Chọn tab "Nhãn".
  4. Bây giờ bạn có thể tạo một nhãn mới hoặc chọn một nhãn hiện có để sửa đổi.
  5. Đặt tên cho nhãn, chẳng hạn như “Khách hàng A” hoặc “Khách hàng B.” 

Ngoài việc chỉ tạo nhãn, bạn cũng có thể tùy chỉnh vị trí của nó. Ví dụ: bạn có thể chọn xem nhãn này sẽ xuất hiện ở bên trái hay bên phải của trang khi xem thư trên giao diện web của Gmail bằng cách chọn “Trái” hoặc “Phải” dưới vị trí Nhãn.

Ngoài các nhãn mã hóa màu, bạn có thể tạo thông báo tùy chỉnh cho từng nhãn để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì khi chúng được cập nhật (email mới). 

5. Sử dụng Chế độ xem Hội thoại

Một trong những cách tốt nhất để quản lý hộp thư đến của bạn là sử dụng Chế độ xem cuộc hội thoại. Google sẽ nhóm các thư tương tự khi bạn bật cài đặt này và hiển thị chúng dưới dạng một cuộc trò chuyện trong hộp thư đến của bạn. 

Làm điều này có nghĩa là tất cả các thư được gửi theo trình tự sẽ chia sẻ cùng một dòng chủ đề và bạn sẽ có thể xem tất cả các email trong cùng một chuỗi email cùng một lúc. Mặc dù Gmail bật Chế độ xem cuộc hội thoại theo mặc định, bạn có thể bật lại chế độ này nếu không phải vì lý do nào đó.

Chỉ cần đi tới Cài đặt của bạn, cuộn xuống “Chế độ xem cuộc hội thoại” và đảm bảo rằng nút radio bên cạnh “Bật chế độ xem cuộc hội thoại” được chọn.

6. Nhận địa chỉ email không giới hạn

Bạn có thể tạo bí danh cho một hoặc nhiều địa chỉ email hiện có của mình để có một địa chỉ duy nhất chuyển tiếp đến địa chỉ chính của bạn. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn đang cố gắng quản lý nhiều vai trò cho một doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ: bạn có thể ghép nối địa chỉ email chính với các bí danh như [email được bảo vệ][email được bảo vệ]

Để tạo bí danh, hãy truy cập trang Cài đặt của Gmail và nhấp vào tab Tài khoản & Nhập. Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy “Bí danh” trong phần Chung, sau đó nhấp vào “Thêm địa chỉ e-mail khác”. 

Bạn có thể nhập địa chỉ email mới nơi người dùng sẽ nhận được tin nhắn của họ được gửi qua bí danh này (và chỉ định xem các cài đặt khác như nhận ở dạng văn bản thuần túy hay HTML) trước khi nhấp vào “Tạo bí danh”.

7. Quản lý Nhiều Tài khoản Email từ Hộp thư đến Gmail của bạn

Bạn không thích có những email có dấu “+” bên trong? Không thành vấn đề; thay vào đó hãy sử dụng một bí danh. Bí danh email là một cách tuyệt vời khác để quản lý các địa chỉ email phụ. Chuyển tiếp email rất khó, nhưng Gmail có thể xử lý nhiều địa chỉ email cho mỗi tài khoản.

Ví dụ: địa chỉ email chính của bạn là [email được bảo vệ]và bạn có một địa chỉ khác [email được bảo vệ] Nhấp vào biểu tượng bánh răng để vào cài đặt Gmail của bạn và nhấp vào tab "Tài khoản". Nhấp vào liên kết để "Thêm tài khoản email" và làm theo hướng dẫn.

Sau khi hoàn tất, Gmail sẽ hoạt động giống như bất kỳ ứng dụng email thông thường nào và lấy các email từ tài khoản đó. Tài khoản bổ sung có thể hoạt động độc lập hoặc như một bí danh của tài khoản chính của bạn.

Điều này hoạt động tốt hơn với các miền tùy chỉnh, đặc biệt nếu bạn là doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng nó để quản lý nhiều vai trò trong một doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ: bạn có thể ghép nối địa chỉ email chính với các bí danh như [email được bảo vệ][email được bảo vệ]

8. Thiết lập bộ lọc email

Bộ lọc Gmail
Bộ lọc Gmail là một công cụ mạnh mẽ để quản lý email

Bộ lọc là các quy tắc bạn tạo để quản lý thư đến. Tính năng này là một trong những tính năng mạnh nhất (theo ý kiến ​​của tôi) đối với Gmail. Ví dụ: bạn có thể tự động lưu trữ tất cả các email đến và được gắn nhãn bằng các từ khóa cụ thể để chúng không làm lộn xộn hộp thư đến.

  1. Nhấp vào hộp số Cài đặt và chọn tab “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn” để thiết lập bộ lọc.
  2. Nhấp vào liên kết “Tạo bộ lọc mới” ở cuối trang đó.
  3. Chỉ định các điều kiện mà bộ lọc này sẽ áp dụng, sau đó nhấp vào “Tạo bộ lọc”.
  4. Bây giờ, bạn có thể chọn các hộp kiểm về những gì bạn muốn Gmail thực hiện với các email đáp ứng các điều kiện của bạn.
  5. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc”.

9. Mở nhiều email cùng một lúc

Bạn có thể mở nhiều email cùng một lúc, điều này rất hữu ích nếu bạn muốn so sánh chúng. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng cửa sổ bật ra ở góc trên cùng bên phải của Gmail và chọn một email hoặc nhiều email bằng cách giữ phím Shift khi bạn nhấp vào từng email. Làm như vậy sẽ tạo một tab mới cho mỗi email đã chọn.

10. Quản lý nhiều trạng thái email

Nếu bạn chỉ muốn xóa, lưu trữ hoặc di chuyển các thư cụ thể một cách nhanh chóng — và không mở tất cả chúng cùng một lúc, bạn có thể làm như sau:

Xóa từng thư một bằng cách di chuột qua biểu tượng thùng rác trên từng thư cho đến khi nó chuyển thành nút “dọn dẹp” (điều này chỉ hoạt động nếu chuột của bạn lướt qua thư chưa đọc). Sau đó nhấp vào nó.

Lưu trữ nhiều thư cùng một lúc bằng cách chọn chúng trước khi lưu trữ bằng Ctrl + Shift + A hoặc nhấp vào “Lưu trữ” trong Tác vụ khác trong menu thả xuống của Gmail (tùy chọn thứ hai cũng cho phép người dùng chọn nhiều thư từ danh sách này). 

Nếu cần, hãy quay lại các cuộc trò chuyện đã lưu trữ của bạn sau bằng Ctrl + Shift + O. Quản lý email của bạn như thế này giúp giữ cho chúng có thể truy cập được mà không làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn. 

11. Lấy một số tiện ích bổ sung của Gmail

Ứng dụng Gmail
Gmail cung cấp rất nhiều tiện ích bổ sung để giúp tăng sức mạnh cho email của bạn

Nếu bạn muốn nâng cao trải nghiệm Gmail của mình thêm một bước nữa, có rất nhiều tiện ích bổ sung của bên thứ ba để giúp quản lý hộp thư đến của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể tìm kiếm và cài đặt các ứng dụng này trên Thị trường không gian làm việc của Google.

Đương nhiên, các ứng dụng có sẵn rất khác nhau, do đó, sự hỗ trợ tốt nhất sẽ tùy thuộc vào cách bạn làm việc. Ví dụ: tôi sử dụng Slack và Asana tiện ích bổ sung. Nếu bạn nghiêng về phía công ty nhiều hơn, có các ứng dụng như Zoom, CRM cho Gmail và Zapier cho Gmail.

12. Quản lý Công việc từ Gmail

Quản lý tác vụ Gmail
Không bao giờ quên bất cứ điều gì nữa với Công việc được tích hợp trong hộp thư đến Gmail của bạn

Google Tasks là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để quản lý danh sách việc cần làm của bạn. Đó là một cách tuyệt vời để giữ các nhiệm vụ và email của bạn cùng một nơi, vì vậy bạn có thể theo dõi chúng mà không làm lộn xộn một hộp thư đến đã đầy email.

Để thêm một công việc, hãy nhấp vào biểu tượng Task trên thanh điều hướng bên phải của hộp thư đến Gmail của bạn. Một bảng điều khiển sẽ bật ra từ bên phải và bạn có thể thêm thông tin cần thiết như tiêu đề, chi tiết và ngày / giờ.

13. Bạn có thể @ Đề cập đến Liên hệ

Thay vì phải thêm nhiều địa chỉ email cc, Gmail cho phép bạn sử dụng @ làm đề cập. Chỉ cần nhập @ theo sau là họ và tên của họ (hoặc tên người dùng Gmail) ở bất kỳ đâu trong nội dung email của bạn sẽ thêm người nhận vào vòng lặp email.

Bạn cũng có thể thêm danh sách liên hệ vào các thư này mà không cần nhập từng địa chỉ email.

14. Làm việc ngoại tuyến với Gmail

Sử dụng Gmail ngoại tuyến
Làm việc ngoại tuyến với Gmail mọi lúc, mọi nơi

Mọi người thường gặp phải một vấn đề: Các dịch vụ của Google hầu hết đều yêu cầu kết nối Internet để sử dụng. Nếu bạn đi du lịch nhiều, khả năng sử dụng Gmail ngoại tuyến có thể là một cứu cánh. Dưới đây là một số mẹo về cách thiết lập chế độ ngoại tuyến và truy cập email của bạn khi không có kết nối internet:

Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của hộp thư đến Gmail, sau đó nhấp vào tab “Ngoại tuyến”. Đánh dấu vào hộp kiểm trên tùy chọn “Ngoại tuyến” và chọn lượng email bạn muốn lưu trữ trên thiết bị cục bộ của mình. Hãy nhớ nhấp vào nút “Lưu thay đổi”.

Một điều quan trọng cần lưu ý là bạn sẽ không thể gửi email khi ngoại tuyến. Thay vào đó, hãy soạn email của bạn và nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút “Gửi”. Chọn “Gửi theo lịch” và đặt thời gian sau đó khi bạn muốn kết nối trở lại.

Nếu bạn không làm điều này, Gmail sẽ liên tục thông báo “Đang gửi…” cho đến khi có kết nối internet (hoặc đơn giản là khiến bạn phát điên, tùy điều kiện nào đến trước).

15. Tin nhắn Ngôi sao

Dấu sao là một cách tuyệt vời để lưu tin nhắn, nhưng chúng cũng cho phép bạn tìm thấy chúng một cách nhanh chóng. Bạn có thể gắn dấu sao cho các tin nhắn quan trọng và sau đó tìm kiếm chúng sau. Dấu sao rất dễ tìm thấy trong hộp thư đến của bạn vì chúng hiển thị ở đầu danh sách của bạn, giúp bạn dễ dàng xem những gì cần thiết trong một hộp thư đến đông đúc.

Bạn cũng có thể sử dụng dấu sao để tạo bộ lọc dựa trên các tiêu chí cụ thể. Ví dụ: nếu bạn muốn tất cả thư có tệp đính kèm đã được gắn dấu sao, hãy chọn “Có tệp đính kèm” trong “Thư có gắn dấu sao” và sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc. 

Thao tác này sẽ tạo bộ lọc tự động gửi thẳng các loại email này vào một thư mục có tên là Tin nhắn có gắn dấu sao, để chúng không bị lạc giữa các email khác mà không có tệp đính kèm hoặc các tiêu chí khác được bộ lọc này chỉ định.

Mẹo thưởng: Thay đổi Giới hạn thời gian “Hoàn tác gửi”

Gmail có một tính năng tích hợp cho phép bạn hoàn tác việc gửi thư trong một thời gian. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn vô tình gửi email hoặc nhận ra rằng bạn đã mắc lỗi đánh máy trong thư của mình. 

Tùy chọn này luôn có sẵn trong Gmail, nhưng bạn có thể chỉ định giới hạn thời gian mà bạn có thể hoàn tác việc gửi. Nhấp vào Cài đặt ở góc trên cùng bên phải của hộp thư đến của bạn, sau đó chọn “Cài đặt” từ menu thả xuống.

Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy “Hoàn tác gửi” và nhấp vào menu thả xuống nằm trong dòng “Thời gian hủy gửi”. Bạn có thể đặt nó thành 5, 10, 20 hoặc thậm chí 30 giây. Theo mặc định, Gmail cung cấp cho bạn chỉ 5 giây để hoàn tác một quá trình gửi.

Kết luận

Nhiều thủ thuật được chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn quản lý Gmail tốt hơn. Chúng tôi đã chỉ cho bạn cách sắp xếp hợp lý hộp thư đến, sắp xếp nhãn, quản lý email tốt hơn và tận dụng các công cụ hiện có khác nhau để kiểm soát hộp thư đến của bạn. 

Nếu làm theo các mẹo này, bạn sẽ thấy việc xử lý email của mình được cải thiện. Đó là điều có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ chuyên gia bận rộn nào.

Tìm hiểu thêm

Về Jason Chow

Jason là một fan hâm mộ của công nghệ và tinh thần kinh doanh. Anh ấy thích xây dựng trang web. Bạn có thể liên lạc với anh ấy qua Twitter.