Cách thực hành 5 để cắt giảm thời gian tiếp thị của bạn trong một nửa

Bài viết được viết bởi:
  • Inbound Tiếp thị
  • Cập nhật: Có thể 08, 2019

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn thường mặc tất cả mũ. Bạn là CEO, COO, CMO và mọi thứ khác được chuyển thành một.

Khi bạn có quá nhiều việc phải làm, việc ưu tiên nhiệm vụ là khó khăn, nếu không phải là không thể, đặc biệt là khi mọi thứ bạn làm là quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn hết thời gian và năng lượng, các nhiệm vụ thường được hoàn tác là gì?

Nếu bạn giống như rất nhiều chủ doanh nghiệp, câu trả lời cho đó là nhiệm vụ tiếp thị: cập nhật blog của bạn, đăng lên phương tiện truyền thông xã hội và sản xuất tài liệu tiếp thị mới như nghiên cứu điển hình và thông cáo báo chí.

Tin xấu là, doanh nghiệp của bạn không thể tồn tại mà không cần tiếp thị.

Tin vui là, có rất nhiều cách bạn có thể giảm thiểu thời gian bạn dành cho việc tiếp thị doanh nghiệp của mình, trong khi vẫn tiếp cận khách hàng mới và thu hút khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ nghiên cứu sâu vào một số mẹo thực tế, có thể thực hiện mà bạn có thể đưa vào sử dụng ngay lập tức để có được nhiều hoạt động tiếp thị hơn trong thời gian ngắn hơn.

Nhiệm vụ tương tự hàng loạt

Bạn có thể đã biết đa nhiệm không tốt cho năng suất.

nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng cố gắng thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc sẽ kém hiệu quả hơn là tập trung vào một tác vụ duy nhất tại một thời điểm. Bộ não của bạn cần thêm thời gian để chuyển đổi các bánh răng giữa các nhiệm vụ và tập trung vào nhiệm vụ mới, chiếm nhiều thời gian hơn nếu bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Và đa nhiệm không chỉ làm chậm bạn mà còn có thể giảm chỉ số IQ của bạn và có thể thực sự làm hỏng bộ não của bạn Về lâu dài.

Mặc dù bạn có thể biết bạn không nên đa nhiệm, nhưng khó có thể biết cách dừng lại. Làm thế nào bạn có thể tránh đa nhiệm khi doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào nó?

Bạn có thể đạt được một số lực kéo trì hoãn việc tiếp thị và đăng lên blog của bạn và các tài khoản truyền thông xã hội một cách bất ngờ, nhưng nó không phải là rất chiến lược và không thể tối ưu hóa.

Thay vào đó, bằng cách chia nhỏ các dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và trộn chúng lại với nhau, bạn có thể chiến lược hơn về tiếp thị, tạo ra nội dung có chất lượng cao hơn và quan trọng nhất - tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bạn sẽ tiết kiệm năng lượng và trí tuệ bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ tiếp thị duy nhất trong một khoảng thời gian, thay vì cố gắng đa nhiệm và siết chặt việc tiếp thị của bạn giữa các nhiệm vụ khác.

Chúng ta hãy viết blog cho ví dụ. Thay vì nhanh chóng ném một bài đăng với nhau vào phút cuối, bạn có thể chia nhỏ một loạt bài đăng trên blog thành các tác vụ như:

  • Brainstorm: Dành riêng 10 hoặc 20 phút hôm nay chỉ để suy nghĩ về các ý tưởng bài đăng trên blog, đưa ra danh sách tiêu đề, chủ đề hoặc câu hỏi mà bạn có thể trả lời cho khán giả của mình. Một cách khác để động não là thu thập ý tưởng khi bạn đi về một ngày bằng cách sử dụng một công cụ như Evernotehoặc tài liệu trong Google Drive, tiết kiệm thời gian quý báu của bạn cố gắng để đưa ra những ý tưởng sau này.
  • Nghiên cứu: Vào một ngày khác, dành một chút thời gian để nghiên cứu các bài đăng trên blog của bạn. Điều này có thể có nghĩa là nghiên cứu Internet cho các nguồn tốt để liên kết, hoặc nói chuyện với nhân viên hoặc khách hàng của bạn.
  • Bản nháp: Hãy dành thời gian để nhanh chóng soạn thảo từng bài đăng mà không cho phép bản thân đánh giá hoặc chỉnh sửa các từ của bạn.
  • Chỉnh sửa: Hãy để các bản nháp của bạn được nghỉ một lúc và sau đó quay lại để chỉnh sửa chúng theo lô - hoặc để một cặp mắt khác chỉnh sửa cho bạn.
  • Bài đăng: Khi bạn đã chỉnh sửa xong tất cả bài đăng của mình, hãy tải tất cả lên blog của bạn và lên lịch cho họ.
Sử dụng một công cụ như Evernote để nắm bắt các ý tưởng đăng blog trong suốt cả ngày của bạn.
Sử dụng một công cụ như Evernote để nắm bắt các ý tưởng đăng blog trong suốt cả ngày của bạn.

Bằng cách giải quyết từng bước riêng biệt, bạn có thể viết giá trị bài đăng trên blog trong một tháng trong một khoảng thời gian ngắn. Điều này có thể được thực hiện với bất kỳ tác vụ tiếp thị nào: chỉ cần bắt đầu bằng cách liệt kê từng bước bạn thực hiện trong quy trình.

Nếu bạn gặp khó khăn khi tập trung vào một công việc đơn lẻ - chẳng hạn như nhận các bài viết thú vị khi bạn nghiên cứu hoặc cố gắng chỉnh sửa bản thân khi bạn viết bản nháp - hãy thử sử dụng Pomodoro Kỹ thuật để đánh bại thói quen đa nhiệm của bạn. Ý tưởng cơ bản của kỹ thuật Pomodoro là bạn làm việc cho 25 phút, và sau đó nghỉ ngơi cho 5 phút. Có rất nhiều Ứng dụng Pomodoro cho iPhone or Android có thể giúp bạn theo dõi với bộ hẹn giờ.

Kỹ thuật Pomodoro không dành cho tất cả mọi người, nhưng bất kỳ phương pháp nào bạn sử dụng, thường xuyên nghỉ giải lao có thể cải thiện sự tập trung và năng suất của bạn, và giúp bạn tiết kiệm thời gian trong thời gian dài.

Tái sử dụng mọi thứ

"Nội dung là vua", nhưng nếu bạn không có thời gian để tạo ra một tấn nội dung mới tất cả các thời gian?

Khi bạn đang bận rộn để cập nhật blog và phương tiện truyền thông xã hội của mình, thật khó để nghĩ về việc bắt đầu các dự án lớn như nghiên cứu điển hình của khách hàng, sách điện tử, podcast và infographics.

Nhưng một trong những bí mật lớn của tiếp thị nội dung thành công là bạn không phải tạo nội dung hoàn toàn mới cho mỗi kênh. Thay vào đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian nghiêm túc cho việc tiếp thị bằng cách sử dụng lại tất cả nội dung của bạn.

Hãy lấy ví dụ về nghiên cứu điển hình của khách hàng đó. Bạn có thể nghĩ rằng bạn không có thời gian để viết và xuất bản nó bởi vì bạn đang quá bận rộn viết nội dung cho blog của bạn và phương tiện truyền thông xã hội.

Nhưng nếu bạn sử dụng nghiên cứu điển hình as blog và nội dung truyền thông xã hội của bạn?

Thay vì viết mọi thứ riêng biệt, hãy tạo nghiên cứu điển hình trước. Sau đó, chia nhỏ nó thành một loạt blog và lấy một số trích dẫn kéo để sử dụng làm nội dung truyền thông xã hội.

Bạn có thể nghĩ rằng việc sử dụng lại nội dung sẽ mang đến cho khán giả của bạn, nhưng điều ngược lại thực sự có thể đúng. Trên thực tế, hầu hết khách hàng của bạn không theo dõi bạn trên mọi kênh. Một số có thể đọc blog của bạn, trong khi một số có thể thích nghe podcast hơn. Những người khác có thể thích trang của bạn trên Facebook, nhưng không quan tâm đến việc đọc blog. Nội dung thay đổi nội dung cho phép bạn tiếp cận tất cả người hâm mộ của mình, không chỉ người hâm mộ trên một kênh cụ thể. Nó cũng có thể giúp bạn quảng bá chéo tất cả các kênh đó và xây dựng nhận thức về thương hiệu của bạn trên web.

Đối với những người theo dõi đang trên nhiều kênh, thật dễ dàng để giữ cho nội dung được sửa lại của bạn trở nên cũ hơn bằng cách đặt một vòng quay nhẹ lên đó. Ví dụ: nếu bạn xuất bản blog của mình dưới dạng sách điện tử, hãy thêm một số nội dung độc quyền. Hoặc thay vì chỉ xuất bản một bản sao của podcast của bạn trên blog của bạn, hãy thêm một số liên kết và hình ảnh.

Nhanh chóng tạo một cuốn sách điện tử từ blog của bạn bằng cách sử dụng một công cụ như Pressbooks.
Nhanh chóng tạo một ebook từ blog của bạn bằng cách sử dụng một công cụ như Pressbooks.

Bạn có thể bắt đầu sử dụng lại nội dung của mình bằng cách:

  • Sản xuất một podcast, sau đó sao chép nó và viết một bài đăng blog dựa trên nó, hoặc nhanh chóng tạo ra một họa thông tin dựa trên nó bằng cách sử dụng Canva.
  • Lưu trữ một cuộc trò chuyện trên Twitter và tạo một bài đăng trên blog về các tweet tốt nhất. Hãy liên kết với họ trong suốt tuần sau để điền vào lịch phương tiện truyền thông xã hội của bạn (và quảng cáo cuộc trò chuyện tiếp theo của bạn!).
  • Lấy lưu trữ bài đăng trên blog của bạn và tạo nhanh sách điện tử bằng công cụ như Nhân bản or PressBooks.
  • Sản xuất một lời chứng thực video với một khách hàng, và sau đó tweeting báo giá từ nó, viết một bài đăng blog về nó, và thêm lời chứng thực bằng văn bản cho trang web của bạn.

Hoạch định

Bằng cách ép trong tất cả các nhiệm vụ tiếp thị của bạn giữa các dự án khác, bạn có thể cảm thấy như bạn đang làm được nhiều việc hơn, nhưng việc lên kế hoạch trước thực sự hiệu quả hơn.

Bạn có thể bắt đầu chiến lược hơn về nhiệm vụ tiếp thị của mình bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất. Lập danh sách các tác vụ tiếp thị bạn thực hiện, dù thường xuyên hay bất ngờ. Để theo dõi lượng thời gian bạn sử dụng cho các tác vụ như viết blog hoặc truyền thông xã hội, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng của trình duyệt như Theo dõi thời gian đơn giản cho Chrome, hoặc là RescueTime cho Firefox, Chrome hoặc ChromeOS.

Ưu tiên các tác vụ của bạn dựa trên đó giúp bạn có được lợi tức cao nhất cho đầu tư thời gian của bạn và điều bạn thích nhất (hoặc ghét ít nhất!). Nếu bạn tiếp tục đưa ra một số nhiệm vụ tiếp thị nhất định, hãy ngừng ép buộc bạn thực hiện chúng: hoặc vượt qua danh sách của bạn để có được lợi ích tốt hoặc thuê ngoài chúng (nhiều hơn về điều đó trong điểm tiếp theo).

Khi bạn làm cho danh sách các nhiệm vụ của bạn, hãy thực tế về những gì bạn sẽ thực sự đạt được, và không đặt quá nhiều vào đĩa của bạn.

Khi bạn đã quyết định về các tác vụ bạn muốn ưu tiên, bạn có thể bắt đầu điền vào một lịch biên tập đơn giản để giúp bạn lập kế hoạch trước.

Lịch giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách lên kế hoạch trước và cũng sẽ giúp bạn tạo nội dung nhất quán hơn và tận dụng các sự kiện và ngày lễ theo mùa.

Dưới đây là một số mẫu và công cụ bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch trước:

Tự động hóa bằng công cụ

Bây giờ bạn đã biết những nhiệm vụ nào cần giải quyết, bạn có thể xem những công việc nào có thể được tự động hóa.

Bằng cách tìm đúng công cụ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Tiết kiệm thời gian và giữ cho nhóm của bạn được tổ chức với Trello.
Tiết kiệm thời gian và giữ cho nhóm của bạn được tổ chức với Trello.

Một số tác vụ tiếp thị bạn có thể tự động hóa bao gồm:

  • Bản tin email: Tính năng RSS-to-mail từ AWeber or MailChimp sẽ tự động gửi email cho tất cả các bài đăng blog mới của bạn tới người đăng ký, giúp bạn tiết kiệm thời gian viết bản tin email của mình từ đầu.
  • Email Outreach: Nếu bạn gửi nhiều email tương tự, bạn có thể sử dụng plugin email như YesWare để tạo mẫu và tự nhắc mình theo dõi tiếp cận.
  • Quản lý dự án: Nếu bạn làm việc với một nhóm, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tổ chức một công cụ như Trello or Asana.
  • Truyền thông xã hội: Sử dụng các công cụ như HootSuite or Đệm lên lịch bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội của bạn để tự động được chia sẻ vào thời điểm tối ưu để tham gia, thay vì lãng phí thời gian trên phương tiện truyền thông xã hội suốt cả ngày. Hoặc, sử dụng công cụ viết blog và truyền thông xã hội cao cấp như Xã hội Oomph or Công cụ quạ.

Một công cụ tuyệt vời khác mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa tác vụ là IFTTT, viết tắt của If This Then That. Đó là một công cụ mạnh mẽ kết nối các ứng dụng trên web bằng cách sử dụng "công thức nấu ăn" hoặc các tác vụ tự động được kích hoạt.

Ví dụ: bạn có thể thiết lập công thức để tự động tải ảnh Instagram mới lên một album trang Facebook nhất định hoặc lưu tất cả các kết nối Linkedin mới của bạn vào bảng tính trong Google Drive. IFTTT thậm chí có một bộ sưu tập tuyệt vời công thức nấu ăn cho các chủ doanh nghiệp nhỏ bạn có thể duyệt bao gồm rất nhiều công việc tự động tiếp thị.

Biết khi nào cần thuê ngoài

Bạn có thể bị cám dỗ để tiết kiệm tiền bằng cách làm tất cả mọi thứ cho mình, nhưng DIYing tất cả mọi thứ thực sự chi phí nhiều hơn trong thời gian dài.

Hãy nhớ rằng, với tư cách là chủ doanh nghiệp, thời gian là tài nguyên quý giá nhất của bạn.

Nhưng công việc gia công phần mềm có thể hơi phức tạp một chút. Nếu không được thực hiện một cách chính xác, nó thực sự có thể chi phí cho bạn nhiều thời gian hơn để quản lý công việc hơn là làm công việc cho mình.

Khi bạn thuê ngoài một cách chính xác, tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong thời gian dài.

Những gì bạn thuê ngoài sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn, nhưng xem xét gia công phần mềm:

  • Các tác vụ lặp lại, tốn thời gian không thể tự động
  • Nhiệm vụ phải được thực hiện, nhưng bạn không thích và tiếp tục
  • Nhiệm vụ mà bạn có thể làm, nhưng điều đó làm bạn mất tập trung khỏi bức tranh lớn
  • Nhiệm vụ yêu cầu kỹ năng không phải là sở trường của bạn

Sau khi bạn quyết định những gì bạn muốn thuê ngoài, hãy bắt đầu bằng cách viết ra các hệ thống và quy trình của bạn. Chính xác làm thế nào để bạn hoàn thành nhiệm vụ? Bạn có cần nó thực hiện theo cách này, hoặc quá trình này có thể được cải thiện?

Gia công phần mềm có nghĩa là cho phép kiểm soát tuyệt đối. Hãy tự hỏi mình những gì kết quả bạn sẽ hài lòng với, ngay cả khi họ không chính xác như thế nào bạn sẽ thực hiện công việc.

Đối với các tác vụ không có kỹ năng, bạn có thể thử thị trường đặt giá thầu như UpWork (trước đây là Elance / oDesk) - nhưng hãy lưu ý rằng bạn thường nhận được những gì bạn phải trả. Để có thêm công việc lành nghề, bạn có thể thử tìm kiếm trên web hoặc LinkedIn, yêu cầu mạng của bạn giới thiệu hoặc đăng quảng cáo việc làm.

Khi bạn đã sẵn sàng thuê một người nào đó, hãy bắt đầu với một dự án nhỏ để đảm bảo rằng bạn phù hợp với nhau. Không bắt đầu với các tác vụ nhạy cảm với thời gian; cho bạn đủ thời gian để phục hồi và sửa chữa mọi thứ nếu có điều gì đó không ổn.

Sẵn sàng để tiết kiệm thời gian trên thị trường kinh doanh của bạn?

Bạn đã sử dụng một số mẹo và công cụ được liệt kê ở trên hay có công cụ nào khác mà bạn có thể đề xuất để tiết kiệm thời gian cho việc tiếp thị không? Bạn sẽ thực hiện điều nào trong số này?

Về KeriLynn Engel

KeriLynn Engel là nhà chiến lược tiếp thị nội dung và viết quảng cáo. Cô ấy thích làm việc với các doanh nghiệp B2B & B2C để lập kế hoạch và tạo nội dung chất lượng cao thu hút và chuyển đổi đối tượng mục tiêu của họ. Khi không viết, bạn có thể tìm thấy cô ấy đọc tiểu thuyết viễn tưởng, xem Star Trek hoặc chơi Telemann flute fantasias tại một mic mở địa phương.

Kết nối: