Một cái nhìn sâu sắc về quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp nhỏ (Cái gì đang ăn cắp thời gian của bạn?)

Bài viết được viết bởi:
  • Mẹo viết blog
  • Cập nhật: Tháng bảy 17, 2017

Quản lý thời gian là khó khăn ngay cả đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ dày dạn. Có rất nhiều phiền nhiễu trong cuộc sống hàng ngày của chúng tôi và rất nhiều nhiệm vụ nhỏ cần phải hoàn thành. Nó có thể khó khăn để hoàn thành tất cả. Cũng có thể rất dễ bị lạc lõng với những thứ không thực sự quan trọng.

Một cái nhìn sâu sắc về chủ sở hữu doanh nghiệp thành công

Một trong những cách tốt nhất để tìm hiểu về khắc phục những thời điểm này mà mọi chủ sở hữu doanh nghiệp đều quan tâm là tìm hiểu xem các chủ doanh nghiệp thành công khác đã khắc phục các vấn đề tương tự như thế nào.

sormag ảnh chụp màn hình

LaShaunda Hoffman - SORMag

LaShaunda Hoffman là chủ sở hữu của Tạp chí Shades of Romance, mà cô đã bắt đầu trong 2000. Doanh nghiệp của cô bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả tạp chí cũng như quảng bá và quảng cáo. Gần đây, Hoffman đã bổ sung một số dịch vụ tư vấn cho đội hình của mình.

Người đánh cắp thời gian lớn nhất như một Freelancer?

“Phương tiện truyền thông xã hội có thể là kẻ đánh cắp thời gian lớn nhất của tôi nếu tôi không có kế hoạch. Tôi có thể ở trên đó hàng giờ, trò chuyện với mọi người thay vì làm công việc mà tôi phải làm. ”

Để khắc phục vấn đề đó, Hoffman đảm bảo rằng khi cô có việc phải làm, cô hạn chế thời gian của mình trên truyền thông xã hội. Ví dụ, cô ấy đặt lịch biểu. Nếu cô ấy có một giờ trước khi cô ấy phải ở bên ngoài công việc của mình, cô ấy sẽ đăng thông tin cho các nhóm cô ấy quản lý, trả lời nhận xét trên các trang của cô ấy và đăng "câu hỏi trong ngày".

“Trong ngày, tôi có thể nghỉ ngơi 15 phút và kiểm tra các tài khoản truyền thông xã hội của tôi để nhận xét hoặc câu hỏi. Tôi cố trả lời mọi câu hỏi của tôi. ”

Công cụ và thủ thuật để duy trì năng suất

Công cụ yêu thích của Hoffman là Evernote ứng dụng. “Tôi có thể ghi lại các ghi chú hoặc suy nghĩ suốt cả ngày. Tôi đã thấy rằng tôi dễ dàng viết ra những suy nghĩ của mình hơn là cố nhớ chúng sau này, ”Hoffman nói.

Cô ấy cũng duy trì lịch vì nó giúp cô ấy được tổ chức và hiệu quả.

"Tôi có thể nhìn vào lịch của tôi và xem những gì tôi đã lên kế hoạch cho tháng, tuần hoặc ngày."

Lời khuyên bổ sung

“Hãy nhớ chăm sóc BẠN. Đôi khi chúng tôi bị cuốn vào việc điều hành công việc kinh doanh của mình, chúng tôi không đi nghỉ hoặc ngày ME và trước khi chúng tôi biết điều đó, sức khỏe của chúng tôi đang đau khổ. ”

Hoffman nói thêm rằng không phải chủ doanh nghiệp không quan tâm đến bản thân họ. Đó là họ rất phấn khích và đam mê những gì họ làm mà họ không nghĩ dừng lại và thư giãn.

“Lên lịch hẹn cho tôi và giữ chúng. Tận hưởng cuộc sống của bạn, đó là lý do tại sao bạn là chủ doanh nghiệp, vì vậy bạn có thể có cuộc sống tốt hơn. ”

Sally Painter - Freelance Writer, cựu Head Hunter

họa sĩ sallyHọa sĩ Sally ngày nay làm việc như một nhà văn tự do, bao gồm các chủ đề như trang trí nội thất và cuộc sống xanh. Giống như các chủ doanh nghiệp nhỏ khác và những người trong ngành dịch vụ, cô chiến đấu để tận dụng tối đa thời gian của mình. Cô ấy đã học được một vài lời khuyên giúp cô ấy tìm thấy thành công trong lĩnh vực này.

Người đánh cắp thời gian lớn nhất với tư cách là freelancer?

"Bị theo dõi một bên khi tiến hành nghiên cứu và tìm thấy bản thân mình đi xuống một lỗ thỏ."

Cách cô vượt qua vấn đề đó là sử dụng bộ tính giờ. “Tôi đã đặt đồng hồ 5-phút để vui chơi và khám phá một chút và sau đó đi đúng hướng.”

Một mẹo khác mà cô ấy sử dụng là đánh dấu các trang web mà cô ấy muốn quay lại sau này khi có thời gian rảnh. Cô ấy có thể không luôn luôn quay lại các trang web đó, nhưng họ đang đợi cô ấy bất cứ khi nào cô ấy có thể làm cho thời gian. Điều này giúp cô ấy không bị phân tâm và khiến cô ấy tiếp tục công việc.

Công cụ và thủ thuật để duy trì năng suất

Một điều mà Họa sĩ làm là nhận thức được thời gian dành cho mỗi dự án, vì vậy cô không dành quá nhiều cho một dự án và bỏ bê một dự án khác hoặc làm việc quá sức đến mức không còn hiệu quả.

“Đó là một điều khó khăn để cân bằng và tôi không phải lúc nào cũng thành công. Tôi nghĩ những người sáng tạo thích khám phá và điều tra, vì vậy tôi phải kiềm chế những khuynh hướng tự nhiên này trong khi làm việc. Đó là một kỷ luật không vui, nhưng cần thiết khi tự làm chủ. Tôi luôn có thể cải thiện năng suất của mình và liên tục cố gắng tìm cách làm việc hiệu quả hơn. ”

Lời khuyên bổ sung

Họa sĩ nói rằng những người làm việc tự do không nên dựa vào một khách hàng, ngay cả khi khách hàng đó cung cấp cho bạn rất nhiều công việc.

"Tôi học được điều này một cách khó khăn. Tốt hơn hết là nên có ít nhất ba nguồn thu nhập của bạn. Bằng cách đó, một điều gì đó sẽ xảy ra với một người, bạn sẽ không bị mất mát lớn và có thể tìm thấy một khách hàng khác để thay thế thu nhập bị mất. ”

Cô lưu ý rằng có thể khó để hạn chế làm việc theo cách này. Mặc dù đó là một nhiệm vụ quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng hiện tại của bạn, bạn cũng cần theo dõi các cơ hội kinh doanh mới trong khi không quá mức cho bản thân. Rốt cuộc, một freelancer chỉ có 24 giờ mỗi ngày.

Painter cũng cung cấp một số lời khuyên cho những gì làm cho một khách hàng tốt. Một điều mà dịch giả tự do, thường làm, là để phát hành khách hàng khó khăn khi họ được thay thế bằng các khách hàng tốt. Điều này có nghĩa không chỉ rằng freelancer có thể làm việc hiệu quả hơn, nhưng công việc thì dễ chịu hơn.

Điều gì tạo nên một khách hàng tốt?

Họa sĩ đề cập rằng có một vài điều xác định một khách hàng tốt.

“Đầu tiên là khách hàng trả tiền đúng hạn - nhất quán. Tôi phụ thuộc vào khách hàng của tôi để trả tiền cho tôi thời gian và thời gian của tôi cũng giống như họ phụ thuộc vào tôi để sản xuất chất lượng công việc và đáp ứng thời hạn của họ.

Họa sĩ cho biết thêm rằng cả hai bên, khách hàng và freelancer, nên có "kỳ vọng hợp lý và không quá đòi hỏi".

Cô ấy nói thêm, “Tôi đã viết cho một vài công ty cho 5-7 năm và đã thiết lập mối quan hệ tốt với họ. Cho đến nay, chúng tôi hạnh phúc bên nhau và đó là bằng chứng cuối cùng của việc thành công như một freelancer - ít nhất nó là dành cho tôi. Tôi thích cảm giác rằng chúng tôi có một cuộc trao đổi công bằng và cả hai chúng tôi đang nhận được những gì chúng tôi muốn từ mối quan hệ. ”

Thông tin thêm về Khách hàng và Quản lý thời gian

Đây là lời khuyên tốt. Đó là kinh doanh thông minh cho dịch giả tự do để xem danh sách khách hàng hiện tại của họ mỗi sáu tháng hoặc lâu hơn. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi này.

  • Tôi vẫn có thể cung cấp cho khách hàng những gì anh ta cần?
  • Dòng công việc có ổn định và đáng tin cậy không?
  • Khách hàng có thanh toán đúng hạn không?
  • Khách hàng khó khăn như thế nào? Tôi phải dành bao nhiêu thời gian để làm lại mọi thứ vì thông tin sai lạc hoặc trên điện thoại làm rõ mọi thứ?
  • Là khách hàng này tôi nên giữ trong năm nay?

Vài năm trước, tôi đã có một cuộc tham vấn với một cựu biên tập viên của tôi tên là Jeanne Grunert. Jeanne có bằng kinh doanh và điều hành công ty tự do thành công của riêng mình. Cô ấy và tôi đã có một cuộc thảo luận tuyệt vời về việc tạo một danh sách khách hàng được tạo thành từ các cấp độ khách hàng khác nhau và xem xét mỗi năm và cắt tỉa bất kỳ khách hàng nào không đáp ứng danh sách đó.

Sau cuộc thảo luận của chúng tôi, tôi ngồi xuống và tạo ra một bản đồ của các khách hàng tôi muốn và dựa trên mô hình trung tâm mua sắm, tương tự như mô hình mà cô ấy đã mô tả với tôi.

  • Khách hàng neo - Đây giống như một cửa hàng neo trong trung tâm mua sắm. Sears, Dillard's, Macy. Đây là những khách hàng lớn của bạn, người cho bạn một khối lượng công việc khá lớn và bạn có thể tính hàng năm.
  • Cửa hàng bán lẻ - Những cửa hàng này có thể đến và đi nhưng họ vẫn ở lại trong một thời gian dài. Bạn có thể không nhận được nhiều kinh doanh từ những khách hàng này, nhưng họ cung cấp cho bạn công việc ổn định mỗi tháng hoặc lâu hơn để bạn biết bạn có thể dựa vào.
  • Kiốt - Đây là những khách hàng tạm thời. Họ giống như những chiếc xe nhỏ mà bạn thấy ở giữa khu mua sắm. Họ chỉ có thể ở đó trong một mùa hoặc một hoặc hai tháng. Đây có thể là một dự án lớn mà một khách hàng địa phương cần bạn hoàn thành. Mặc dù chúng có thể không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn nhưng chúng quan trọng vì chúng có thể dẫn đến công việc thường xuyên hoặc các liên hệ khác.

Đối với công việc toàn thời gian của tôi, mục tiêu của tôi là có hai hoặc ba khách hàng neo, năm đến mười cửa hàng bán lẻ và tôi không đặt số cho các ki-ốt. Các khách hàng thường xuyên của tôi khiến tôi khá bận rộn, vì vậy nếu tôi có thời gian để thực hiện một dự án một lần, tôi sẽ, nhưng tôi không tìm kiếm họ vào lúc này.

Làm thế nào để tất cả điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian? Khi bạn bắt đầu loại bỏ những khách hàng tạo ra thời gian cho bạn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Bạn cũng sẽ biết các hướng dẫn và sở thích của khách hàng thường xuyên, điều đó có nghĩa là bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và khách hàng sẽ có nhiều khả năng hơn, vì bạn sẽ cho anh ta những gì anh ta muốn.

Lập kế hoạch trước có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc bạn dành bao nhiêu thời gian cho các dự án.

Về Lori Soard

Lori Soard đã làm việc như một nhà văn tự do và biên tập viên từ 1996. Cô có bằng cử nhân về Giáo dục tiếng Anh và bằng Tiến sĩ về Báo chí. Các bài báo của cô đã xuất hiện trên các tờ báo, tạp chí, trực tuyến và cô đã xuất bản nhiều cuốn sách. Kể từ 1997, cô đã làm việc như một nhà thiết kế web và quảng bá cho các tác giả và các doanh nghiệp nhỏ. Cô thậm chí còn làm việc cho một thời gian ngắn xếp hạng các trang web cho một công cụ tìm kiếm phổ biến và nghiên cứu chiến thuật SEO chuyên sâu cho một số khách hàng. Cô thích nghe từ độc giả của mình.