7 آپ کے ای میل کو منظم کرنے اور اپنے ہفتہ میں گھنٹوں کو شامل کرنے کیلئے اقدامات

آرٹیکل نے لکھا:
  • بلاگنگ کی تجاویز
  • اپ ڈیٹ: اپریل 05، 2018

ای میل پر ہر ہفتے آپ کتنے گھنٹے خرچ کرتے ہیں؟

آپ کے لئے یہ ایک چیلنج ہے: اگلے ہفتے شروع کرنا، آپ کو چیک ای میل خرچ کرتے وقت ہر وقت نوٹ کریں.

نوٹ بک میں اسے نیچے لکھیں یا ٹائم ٹریکنگ ایپ کی طرح استعمال کریں Chrometa. شاید آپ حیران رہیں گے کہ کس طرح تیزی سے گھنٹوں میں اضافہ ہوا ہے.

اس اضافی وقت کے ساتھ آپ اور کیا کر سکتے ہیں؟ تاہم، ای میل آپ کے کاروبار کو چلانے کے لئے اہم ہے، تو آپ کس طرح واپس کاٹ سکتے ہیں؟

مندرجہ ذیل اقدامات بنیادی طور پر باہر جاتے ہیں، اور آپ کو منظم کرنے کے لئے نظام کو کس طرح بنانے اور اپنے ان باکس کو چیک میں رکھنے کے لئے کس طرح بنائے جاتے ہیں. ہر ہفتے چند گھنٹوں کے ساتھ کیا کریں گے؟

یہاں آپ کیسے تلاش کرسکتے ہیں.

مرحلہ #1: آنے والے ای میل کو کم

عام طور پر آپ کے ان باکس میں کیا نظر آتے ہیں.

اگر آپ 5 ای میل نیوز لیٹرز سے بھی زیادہ سبسکرائب ہوتے ہیں تو شاید یہ بہت زیادہ ہے.

ایک آلے کی طرح کوشش کریں اندراج.میں اپنے سبسکرائب کرنے اور کم کرنے کے لئے. سب کے لئے سبسکرائب کرنے کے بارے میں بے رحم ہو سب سے زیادہ مفید خبرنامہ.

کیا آپ کے اکثر ای میلز گاہکوں سے ہیں؟

اگر آپ کے پاس سروس پر مبنی کاروبار ہے تو، کلائنٹ کے ای میلز اکثر وقت کا ایک بڑا حصہ اٹھاتے ہیں.

اگر آپ خدمت پیش کرتے ہیں تو ، آپ کے ساتھ پیش آنے والے مؤکلوں کی مقدار کو کم کرنے پر غور کریں۔ ہر ایک کلائنٹ کے اوور ہیڈ ٹائم کی وجہ سے clients 250 ادا کرنے والے 5 کلائنٹ کے مقابلے میں دو گاہکوں کا ہونا ہر ایک کو 100 ادا کرنے سے بہتر ہے۔

اپنے قیمتوں کو بڑھانے اور ای میل کرنے کی ضرورت کے گاہکوں کو کم کرنے پر غور کریں.

اگر آپ اپنے آپ کو اسی طرح کے ای میلز کو جواب دینے کے بعد دوبارہ بار بار تلاش کرتے ہیں، تو اکثر پوچھے جانے والے سوالات کو سنبھالنے کے لئے اپنی ویب سائٹ پر سوالات شائع کریں. اپنے آپ سے منسلک کرنے کے لئے یقینی بنائیں اکثر پوچھے جانے والے سوالات اور ایوان کی لغت آپ کے رابطے کے صفحے سے، اور آپ سے رابطہ کرنے سے پہلے زائرین کو پڑھنے کے لئے حوصلہ افزائی کرتے ہیں. اگر آپ ای میلز کی رقم کو کم نہیں کر سکتے ہیں تو، کم از کم آپ انہیں بہتر کر سکتے ہیں.

کرنے کی کوشش کریں بازگشت کریںجو آپ کو روکنے کی اجازت دیتا ہے ای میل کی ترسیل اور بیچ میں اسے حاصل کریں.

مرحلہ #2: توقعات کا انتظام کریں

مسلسل روزانہ ای میل کی جانچ پڑتال آپ کی پیداوری پر بہت بڑا اثر ہے.

ملٹاسکنگ آپ کی پیداوار کو 40٪ کی طرف سے کم کر سکتا ہے اور 10 پوائنٹس تک اپنے عقل کو کم کر سکتا ہے سائنسی مطالعات کے مطابق.

کم سے کم کام کا معیار آپ کے کلائنٹ رشتے کو تھوڑی تاخیر ای میل کے ردعمل سے کہیں زیادہ نقصان پہنچ سکتا ہے.

کیا آپ کے گاہکوں کو فوری طور پر اپنے ای میلز کا جواب دینے کے لئے آپ کا استعمال کیا جاتا ہے؟

انکوائری ای میل کرنے کیلئے فاسٹ ردعمل آپ کے کاروبار کے لئے ایک بڑی فروخت نقطہ ہو سکتی ہے. لیکن آپ پورے دن میں مطابقت پذیری ای میل کی جانچ پڑتال کے بغیر ذمہ دار ہوسکتے ہیں. آپ کو صرف اپنے گاہکوں کی توقعات کا نظم کرنے اور اپنے نئے شیڈول کو تربیت دینے کی ضرورت ہے.

وہ جو "عارضی" سمجھتے ہیں وہ اکثر نہیں ہے.

سب سے پہلے، اپنے لئے شیڈول مقرر کریں. آپ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ ایک دن ای میل 2-3 بار چیک کریں، یا صرف صبح میں.

اگلا، آپ کو اپنے گاہکوں کو اپنی نئی پالیسیوں کے بارے میں بتانے کی ضرورت ہوگی، اور عام طور پر آپ کو ای میلز کا جواب دینے کے لۓ کتنا وقت لگے گا. آپ اپنے گاہکوں کو اپنے نئے شیڈول کی توقع کر سکیں گے:

  • اپنی ویب سائٹ پر اپنی پالیسیوں کی اشاعت. آپ کے رابطے یا سپورٹ کے صفحے پر، انہیں بتائیں کہ وہ جواب کے انتظار میں کتنے عرصے تک انتظار کر سکتے ہیں.
  • نئے گاہکوں کے ساتھ خوش آمدید پیکٹ کا اشتراک. آپ کا استقبال پیکٹ میں آپ کی مواصلاتی پالیسیوں کی وضاحت: وہ آپ سے رابطہ کیسے کریں اور جب آپ جواب دیں گے.
  • ایک ای میل آٹو جواب قائم کرنے پر غور کریں جو آپ کے رابطوں کو جانتا ہے جب آپ ان کے ای میل کا جواب دیں گے.
  • گھنٹوں کے دوران (کبھی بھی شام اور اختتام کے بجائے) کے دوران ای میلز بھیجیں یا جواب دیں. یہ 24 / 7 دستیابی کا تاثیر دیتا ہے. اس کے بجائے، آپ اپنے ای میل کو صبح کے باہر جانے کے لئے شیڈول کرسکتے ہیں.

موجودہ گاہکوں کے لئے، انہیں ذاتی طور پر جاننے دیں کہ آپ اپنی پالیسیوں کو اپ ڈیٹ کر رہے ہیں.

اسے فائدہ کے طور پر اسپین کریں!

عزیز [کلائنٹ]

[مشخص کردہ سلامتی] میں اپنی نئی ای میل کی پالیسی کے بارے میں جاننے کے لئے رابطے میں ہوں.

جیسا کہ میرا کاروبار بڑھتا ہے، میری ترجیح یہ ہے کہ میں آپ کو معیار کی خدمات فراہم کروں. ایسا کرنے کے لۓ، میں اپنی مواصلاتی پالیسی کو اپ ڈیٹ کر رہا ہوں. آگے بڑھنا، میں اپنا ای میل چیک کروں گا [ان دنوں میں].

میں [جوابی وقت] کے اندر آپ کے ای میلز کا جواب دونگا. [اختیاری:] اگر آپ کا پیغام فوری طور پر ہے، تو آپ اپنے ای میل کے موضوع میں "لازمی" لفظ استعمال کرسکتے ہیں اور یہ مجھے فوری طور پر الرٹ دے گا. یہ نئی پالیسی مجھے آپ کے منصوبوں پر کام کرتے وقت 100٪ توجہ مرکوز کرنے میں مدد دے گی، بغیر دن پورے ای میلز کی طرف سے مشغول ہوجائے گی.

آپ کے کاروبار کا شکریہ.

مجھے یہ بتائیں کہ اگر آپ کے پاس اس نئی پالیسی کے بارے میں کوئی سوال ہے.

گاہکوں کو آپ کی پیشہ ورانہ اور براہ راست اطمینان کی تعریف کرے گی، اور جلد ہی آپ کے نئے ردعمل کے اوقات میں استعمال کیا جائے گا.

مرحلہ # 3: منظم اور خود کار طریقے سے

جب آپ کے ان باکس کو تمام قسم کے ای میلز سے بھرا ہوا ہے تو، کلائنٹ مواصلات سے خبرنامے سے تصدیق کرنے کے لۓ، یہ سب کے ذریعے پہنا مشکل ہے.

یہ زبردست ہوسکتا ہے، اور یہ بھی آپ کو مزید اہم افراد کے نقصان پر غیر متعلقہ متحرک ای میل پر زیادہ توجہ مرکوز کرتا ہے. Gmail کی ٹیبڈ ان باکس اس سے مدد کرتا ہے، لیکن آپ لیبلز اور فلٹرز کا استعمال کرتے ہوئے اسے منظم کرسکتے ہیں.

مثال کے طور پر، آپ اپنے دوستوں اور خاندان سے ذاتی ای میلز حاصل کرسکتے ہیں، اور آپ کے کاروبار سے ای میل آپ کے بنیادی ٹیب میں مل سکتے ہیں.

اگر آپ اپنے کاروباری ای میلز کو خود کار طریقے سے الگ کرنا چاہتے ہیں تو آپ ان کو ترجیح دیتے ہیں، آپ آسانی سے کرسکتے ہیں ایک فلٹر قائم ان سب کو "کاروباری" کے تحت لیبل کیا جانا ہے لہذا آپ آسانی سے انہیں ترتیب دے سکتے ہیں.

تخلیقی فلٹر
صرف ای میلز کو ڈھونڈنے کے لئے تلاش کا میدان استعمال کریں جو آپ لیبل کرنا چاہتے ہیں، اور نیچے دیئے گئے لنک پر کلک کریں جو کہتے ہیں "اس تلاش کے ساتھ فلٹر بنائیں".
درخواست لیبل-فلٹر
پھر "لیبل کا اطلاق" اختیار پر کلک کریں، اور اس لیبل کو منتخب کریں جو آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں.

ایک اور آلہ جسے آپ کوشش کر سکتے ہیں شان بکس، جو خود کار طریقے سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کے لئے کون سا ای میلز اہم ہیں، اور بعد میں آپ کے ان باکس سے باقی صاف ہوجائیں گے.

مرحلہ #4: ان باکس کو فرار کریں

کیا آپ اپنے ای میل ان باکس کو کرنے کی فہرست کے طور پر استعمال کرتے ہیں؟

یہ سب سے زیادہ موثر یا اسکالبل والا نظام نہیں ہے: ای میل کو کرنے کی فہرست بننے کے لئے ڈیزائن نہیں کیا گیا تھا.

آپ ذاتی ای میلز کی طرف سے پریشان ہونے کے بغیر کاموں پر توجہ مرکوز کرنے کے قابل ہونا چاہتے ہیں. اس کے بجائے، کرنے کی فہرستوں کے لئے بنائے گئے اوزار استعمال کرنے کی کوشش کریں آسن, Trello، یا Todoist.

اسانا پراجیکٹ مینجمنٹ ایپ ہے جو استعمال کرنے کے لئے آزاد اور آسان ہے. آپ آسن کو آگے بڑھا کر آسانی سے کسی بھی ای میل کو کسی کام میں تبدیل کر سکتے ہیں.

اگر آپ اپنے گاہکوں کو ای میل کے بجائے Trello استعمال کرنے کے لئے حاصل کر سکتے ہیں، تو منظم رکھنے اور مواصلات اور فائلوں کو ایک ہی جگہ میں رکھنے کے لئے بہت آسان ہے - اس مخصوص پیغام یا فائل کے لئے اپنے ان باکس میں مزید شکار نہیں.

اپنے ان باکس میں کسی یاد دہانی کے طور پر ایک یاد دہانی کے طور پر رکھنے کے بجائے، آپ اس وقت کسی بھی وقت اپنے ان باکس میں واپس آنے کے لئے شیڈول کرسکتے ہیں. ہاں.

مرحلہ #5: الرٹ سیٹ کریں

آپ کو یہ دیکھنے کے لئے اپنے ای میل کو مستقل طور پر چیک کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ آیا آپ کو یہ اہم پیغام یا فائل مل گئی ہے یا نہیں۔ اس کے بجائے ، جی میل / اینڈروئیڈ فلٹرنگ اور لیبل استعمال کرتے ہوئے مخصوص انتباہات ترتیب دیں (یا استعمال کرتے ہوئے ٹیکسٹ الرٹ ترتیب دیں۔ IFTTT).

اگر آپ Gmail اور ایک Android فون استعمال کرتے ہیں، تو آپ اپنے ای میل کے بارے میں مطلع کرنے کیلئے اپنے فون قائم کرسکتے ہیں:

  1. سب سے پہلے، خود کار طریقے سے ای میل لیبل کرنے کیلئے ایک فلٹر بنائیں (جیسا کہ اوپر دکھایا گیا ہے) آپ انتظار کر رہے ہیں. آپ اس کو بھیجنے والے، مطلوبہ الفاظ سے، یہ کرسکتے ہیں کہ آیا ای میل ایک منسلک ہے، وغیرہ. آپ اپنے لیبل کو "اطلاع،" "فوری،" وغیرہ فون کرسکتے ہیں.
  2. آپ کے فون سے، Gmail ایپ کھولیں اور ترتیبات پر جائیں، اور اپنا ای میل اکاؤنٹ منتخب کریں.
  3. اس بات کو یقینی بنائیں کہ "اطلاعات" چیک باکس کی جانچ پڑتال کی گئی ہے.
  4. نیچے سکرال کریں اور "لیبلز کا نظم کریں." منتخب کریں.
  5. اپنا نیا لیبل منتخب کریں.
  6. اپنے پیغامات کو مطابقت پذیر کریں اور اس لیبل کے لئے اطلاعات کو تبدیل کریں.
  7. واپس جائیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ دوسرے لیبلز کے لئے اطلاعات مطابقت پذیر نہیں ہیں، لہذا آپ ان کے لئے اطلاعات نہیں ملیں گے.

یہی ہے! اب آپ اطلاعات وصول کریں گے جب آپ اپنے فلٹر سے ملنے والے نئے ای میلز حاصل کریں گے.

مرحلہ #6: ہر ایک کو جواب دینے کے پابند مت محسوس کریں۔

صرف اس لئے کہ کوئی آپ کو ای میل کرتا ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ جواب دینے کے پابند ہیں۔

یہ سردی لگ سکتا ہے، لیکن اگر آپ کسی قسم کی کامیابی آن لائن حاصل کریں، لوگ آپ کو ای میل شروع کر دیں گے اور آپ کے وقت سے درخواست کریں گی.

آپ سب کو جواب دینا چاہیں گے ، اگر صرف معافی مانگنا ہو اور وضاحت کرنا ہو کہ آپ ان کی مدد کیوں نہیں کرسکتے ہیں۔

لیکن یاد رکھیں: بزنس مالک کی حیثیت سے ، وقت آپ کا سب سے قیمتی وسائل ہے۔ اپنے آپ کو ہر ایک پر پابند نہیں ہونے دیں جو آپ کو ای میل کرتا ہے۔ آپ کو ہر ایک کا گہرائی سے جواب دینے کا پابند نہیں ہے۔ "نہیں" ایک مکمل جملہ ہے۔

مرحلہ #7: مدد کے لئے پوچھیں

اگر ان تمام مراحل کے بعد آپ اب بھی ای میل پر ایک ٹن وقت خرچ کر رہے ہیں تو، آپ کو مدد حاصل کرنے پر غور کرنا چاہئے تاکہ آپ اپنے کاروبار کو چلانے پر توجہ مرکوز کرسکیں.

ایسے مجازی معاون ہیں جو ای میل کے جواب میں مہارت رکھتے ہیں. آپ یہ جان سکتے ہیں کہ جینا بدالٹی کے حالیہ پوسٹ کو چیک کرکے ایک VA کو کیسے ملا ملازمت کی مدد سے اپنے بلاگ کو زیادہ منافع بخش بنائیں.

ای میل ایک بہت بڑا وقت چکن ہوسکتا ہے، لیکن اس کی ضرورت نہیں ہے!

چاہے آپ اسے اپنے اپنے کام میں یا کرایہ پر مدد کر رہے ہو، اپنی شکل میں ان باکس کو مسکراتے ہوئے سب سے پہلے وقت لگانے والے منصوبے ہوسکتے ہیں. ایک بار جب آپ کے سارے نظام موجود ہیں، تو یہ آپ کو ایک ٹن وقت بچائے گا- جسے آپ اپنے کاروبار کو چلانے میں سرمایہ کاری کرسکتے ہیں.

KeriLynn Engel کے بارے میں

کرری لین اینیل ایک کاپی رائٹ اور مواد کی مارکیٹنگ کی حکمت عملی ہے. وہ B2B اور B2C کاروباری اداروں کے ساتھ کام کرنے سے محبت کرتا ہے اور ان کے ہدف سامعین کو اپنی طرف متوجہ اور بدلتا ہے کہ اعلی معیار کے مواد کی منصوبہ بندی اور تخلیق کرنے کے لئے. جب تحریر نہیں کرتے، تو آپ سٹار ٹریک دیکھتے ہیں، یا مقامی کھلی مائک میں ٹیلی مین بانسری تصوراتی باتیں دیکھ سکتے ہیں.

رابطہ کریں: