Vidokezo na Mbinu 15 za Gmail za Kudhibiti Kikasha chako Bora

Ilisasishwa: 2022-07-29 / Kifungu na: Jason Chow
Vidokezo na Mbinu za Gmail za Kudhibiti Kikasha chako Vizuri zaidi

Ikiwa wewe ni kama watu wengi na unayo gmail kama mojawapo ya akaunti zako za barua pepe, unajua jinsi inavyoweza kuwa changamoto kusalia barua pepe zako. Kama mtumiaji wa muda mrefu wa Gmail, kila mara nilifikiri nilikuwa mzuri katika kutumia huduma ya Google. 

Haikuwa hadi nilipoanza kutazama barua pepe 1,473 ambazo hazijasomwa kwenye kikasha changu ndipo nilipotambua – Je, huduma ya barua pepe yenye watumiaji bilioni 1.5 ina zaidi ya kutoa? Ni kweli, kwa hivyo hapa kuna vidokezo na mbinu 15 za Gmail za kukusaidia kurahisisha maisha yako ya Gmail.

1. Weka Folda Zionekane

Mojawapo ya njia rahisi zaidi za kufanya kisanduku pokezi chako kisiwe na vitu vingi sana ni kwa kuweka folda zionekane kwenye Gmail. Kwa njia hii, unaweza kuchanganua kwa haraka na kuona kile ambacho kimekuwa kikiendelea katika kila moja. 

Habari njema ni kwamba unaweza kusanidi kipengele hiki ili kiweze kuwezeshwa au kuzimwa kiotomatiki kila wakati kulingana na kama unasoma ujumbe kutoka kwa mtumaji fulani (kama vile shirika la ndege au mtoa huduma).

2. Panga Mkutano Haraka

Unaweza kumwalika mtu kwenye mkutano wako kupitia barua pepe au kushiriki kiungo.
Unaweza kumwalika mtu kwenye mkutano wako kupitia barua pepe au kushiriki kiungo moja kwa moja.

Ikiwa ungependa kuratibu mkutano na mwenzako, ni rahisi kufanya ukitumia Gmail. Unachohitaji kufanya ni kufungua barua pepe, weka barua pepe ya watu unaotaka kuwaalika, bofya aikoni ya kalenda na uchague wakati ungependa ifanyike. 

Unaweza pia kutuma kiungo ikiwa hawana Kalenda ya Google tayari (jambo ambalo linawezekana). Kuweka maelezo haya kutaunda tukio kiotomatiki katika kalenda yao linalolingana na ombi lako.

3. Ongeza Sahihi kwenye Gmail Yako

Sahihi ya Gmail
Unaweza kutumia saini ya wote au kuunda moja kwa kila akaunti ya barua pepe katika Gmail

Kwa njia sawa na kwamba una saini ya kadi zako za biashara, unaweza kuwa na moja kwa akaunti yako ya Gmail. Sahihi yako inaweza kuwa picha au maandishi yanayojumuisha vipengele tele kama vile viungo.

Ili kuongeza saini, nenda kwenye Mipangilio ya Gmail. Ifuatayo;

  1. Bofya ikoni ya gia kwenye kona ya juu kulia.
  2. Chagua "Mipangilio" kwenye menyu kunjuzi.
  3. Chini ya "Jumla," bofya "Saini."
  4. Chagua "Sanidi Sahihi."
  5. Ingiza yaliyomo kwa saini yako.
  6. Bonyeza "Hifadhi Mabadiliko" chini ya ukurasa. 

Utaona kwamba sahihi hii mpya itaonekana juu ya barua pepe mpya unazotuma na kujibu ujumbe ambao unamwandikia mtu mwingine—lakini si kwa ujumbe uliotumwa au ule uliotumwa na watu wengine.

4. Msimbo wa Rangi Lebo zako za Gmail

Rangi za Lebo ya Gmail
Ikiwa palette ya chaguo-msingi haikubaliki, tengeneza rangi maalum ili kupata kitu cha kipekee

Rangi-coding lebo ni njia nzuri ya kupanga barua pepe zako. Kwa mfano, unaweza kutaka kuunda lebo kwa kila mteja na kugawa rangi tofauti (bluu, nyekundu, kijani) kulingana na tasnia yao. Unapotazama kisanduku pokezi chako cha Gmail na kuona kwamba barua pepe imetoka kwa Mteja A au Mteja B, ni rahisi kuona ni barua pepe zipi ni muhimu bila kuzisoma zote.

Ili kuongeza lebo: 

  1. Bofya ikoni ya gia kwenye kona ya juu kulia.
  2. Chagua "Mipangilio" kwenye menyu kunjuzi.
  3. Chagua kichupo cha "Lebo".
  4. Sasa unaweza kuunda lebo mpya au kuchagua iliyopo ili kurekebisha.
  5. Ipe lebo jina, kama vile "Mteja A" au "Mteja B." 

Kando na kuunda lebo tu, unaweza pia kubinafsisha uwekaji wake. Kwa mfano, unaweza kuchagua kama lebo hii itaonekana upande wa kushoto au kulia wa ukurasa unapotazama ujumbe wa kiolesura cha wavuti wa Gmail kwa kuchagua ama "Kushoto" au "Kulia" chini ya nafasi ya Lebo.

Kando na lebo za kusimba rangi, unaweza kuunda arifa maalum kwa kila lebo ili usikose chochote zinaposasishwa (barua pepe mpya). 

5. Tumia Mwonekano wa Mazungumzo

Mojawapo ya njia bora zaidi za kudhibiti kikasha chako ni kutumia Mwonekano wa Mazungumzo. Google itapanga pamoja barua pepe zinazofanana unapowezesha mpangilio huu na kuzionyesha kama mazungumzo moja kwenye kikasha chako. 

Kwa kufanya hivi kunamaanisha kuwa barua pepe zote zinazotumwa kwa mfuatano zitashiriki mada sawa, na utaweza kuona barua pepe zote katika mazungumzo sawa ya barua pepe mara moja. Ingawa Gmail huwasha Mwonekano wa Mazungumzo kwa chaguomsingi, unaweza kuiwasha tena ikiwa si kwa sababu fulani.

Nenda tu kwa Mipangilio yako, sogeza chini hadi kwenye "Mwonekano wa Mazungumzo," na uhakikishe kuwa kitufe cha redio karibu na "Mwonekano wa Mazungumzo" kimechaguliwa.

6. Pata Anwani za Barua pepe zisizo na kikomo

Unaweza kuunda lakabu kwa moja au zaidi ya anwani zako za barua pepe zilizopo ili kuwa na anwani ya kipekee inayotumwa kwa anwani yako msingi. Kipengele hiki kitakusaidia ikiwa unajaribu kudhibiti majukumu mengi ya biashara ndogo. Kwa mfano, unaweza kuwa na barua pepe msingi iliyooanishwa na lakabu kama [barua pepe inalindwa] na [barua pepe inalindwa]

Ili kuunda lakabu, nenda kwenye ukurasa wa Mipangilio ya Gmail na ubofye kichupo cha Akaunti na Leta. Tembeza chini hadi uone "Lakabu" katika sehemu ya Jumla, kisha ubofye "Ongeza anwani nyingine ya barua pepe." 

Unaweza kuingiza anwani mpya ya barua pepe ambapo watumiaji watapokea ujumbe wao uliotumwa kupitia lakabu hii (na ubainishe kama mipangilio mingine kama vile upokezi kwa maandishi wazi au HTML) kabla ya kubofya "Unda Lakabu."

7. Dhibiti Akaunti Nyingi za Barua Pepe kutoka kwa Kikasha chako cha Gmail

Je, hupendi kuwa na barua pepe zilizo na alama ya "+" ndani? Sio shida; tumia lakabu badala yake. Lakabu za barua pepe ni njia nyingine bora ya kudhibiti anwani za barua pepe za upili. Usambazaji barua pepe si jambo gumu, lakini Gmail inaweza kushughulikia barua pepe nyingi kwa kila akaunti.

Kwa mfano, barua pepe yako msingi ni [barua pepe inalindwa], na unayo anwani nyingine ambayo ni [barua pepe inalindwa] Bofya aikoni ya gia ili kuweka mipangilio yako ya Gmail, na ubofye kichupo cha "Akaunti". Bofya kiungo cha "Ongeza akaunti ya barua pepe" na ufuate maagizo.

Baada ya kumaliza, Gmail itafanya kama mteja wowote wa kawaida wa barua pepe na kurejesha barua pepe kutoka kwa akaunti hiyo. Akaunti ya ziada inaweza kufanya kazi yenyewe au kama lakabu ya akaunti yako ya msingi.

Hii inafanya kazi vyema na vikoa maalum, haswa ikiwa wewe ni mfanyabiashara. Unaweza kuitumia kudhibiti majukumu mengi ndani ya biashara ndogo. Kwa mfano, unaweza kuwa na barua pepe msingi iliyooanishwa na lakabu kama [barua pepe inalindwa] na [barua pepe inalindwa]

8. Weka Vichungi vya Barua pepe

Vichungi vya Gmail
Vichungi vya Gmail ni zana yenye nguvu ya usimamizi wa barua pepe

Vichujio ni sheria unazounda ili kudhibiti barua zinazoingia. Kipengele hiki ni mojawapo ya nguvu zaidi (kwa maoni yangu) kwa Gmail. Kwa mfano, unaweza kufanya barua pepe zote zinazoingia zihifadhiwe kiotomatiki na kuwekewa lebo ya maneno muhimu mahususi, ili zisichanganye kisanduku pokezi.

  1. Bofya kisanduku cha gia cha Mipangilio na uchague kichupo cha "Vichujio na anwani zilizozuiwa" ili kusanidi vichujio.
  2. Bofya kiungo cha "Unda kichujio kipya" kilicho chini ya ukurasa huo.
  3. Bainisha masharti ambayo kichujio hiki kinafaa kutumika, kisha ubofye "Unda kichujio."
  4. Sasa unaweza kuchagua visanduku vya kuteua vya unachotaka Gmail ifanye na barua pepe zinazotimiza masharti yako.
  5. Baada ya kumaliza, bofya "Unda kichungi."

9. Fungua Barua pepe Nyingi Mara Moja

Unaweza kufungua barua pepe nyingi kwa wakati mmoja, ambayo ni muhimu ikiwa unataka kulinganisha. Bofya tu ikoni ya pop-out kwenye kona ya juu kulia ya Gmail na uchague barua pepe au barua pepe nyingi kwa kushikilia kitufe cha Shift unapobofya kila moja. Kufanya hivyo kutaunda kichupo kipya kwa kila barua pepe uliyochagua.

10. Dhibiti Hali Nyingi za Barua Pepe

Iwapo ungependa tu kufuta, kuhifadhi au kuhamisha ujumbe mahususi kwa haraka—na usizifungue zote mara moja, unaweza kufanya yafuatayo:

Futa ujumbe mmoja mmoja kwa kuelea juu ya aikoni ya pipa la taka kwenye kila ujumbe hadi ugeuke kuwa kitufe cha "safisha" (hii hufanya kazi tu ikiwa kipanya chako kimejaa ujumbe ambao haujasomwa). Kisha bofya.

Hifadhi barua pepe nyingi kwa wakati mmoja kwa kuzichagua kabla ya kuziweka kwenye kumbukumbu ukitumia Ctrl+Shift+A au kubofya "Hifadhi Kumbukumbu" chini ya Vitendo Zaidi katika menyu kunjuzi ya Gmail (chaguo la mwisho pia huruhusu watumiaji kuchagua jumbe nyingi kutoka kwenye orodha hii). 

Ikihitajika, rudi nyuma kupitia mazungumzo yako yaliyohifadhiwa kwenye kumbukumbu baadaye ukitumia Ctrl+Shift+O. Kudhibiti barua pepe zako kama hii husaidia kuziweka zipatikane bila kuifunga kisanduku pokezi chako. 

11. Nukua Baadhi ya Viongezi vya Gmail

Programu za Gmail
Gmail inatoa toni ya programu jalizi ili kusaidia kuongeza barua pepe yako

Ikiwa ungependa kuendeleza matumizi yako ya Gmail hatua moja zaidi, nyongeza nyingi za wahusika wengine zinapatikana ili kurahisisha udhibiti wa kisanduku pokezi chako. Unaweza kutafuta na kusakinisha programu hizi kwenye Soko la Nafasi ya Kazi ya Google.

Kwa kawaida, programu zinazopatikana hutofautiana sana, hivyo usaidizi bora zaidi utategemea jinsi unavyofanya kazi. Kwa mfano, mimi hutumia Slack na Asana nyongeza. Ukiegemea zaidi upande wa shirika, kuna programu kama Zoom, CRM kwa Gmail, na Zapier ya Gmail.

12. Dhibiti Majukumu kutoka kwa Gmail

Usimamizi wa Kazi wa Gmail
Usiwahi kusahau chochote tena kwa Majukumu yaliyojumuishwa kwenye kikasha chako cha Gmail

Google Tasks ni zana rahisi lakini yenye nguvu ya kudhibiti orodha yako ya mambo ya kufanya. Ni njia nzuri ya kuweka kazi na barua pepe zako pamoja katika sehemu moja, ili uweze kuzifuatilia bila kuweka kikasha ambacho tayari kimejaa barua pepe.

Ili kuongeza jukumu, bofya aikoni ya Majukumu kwenye upau wa kusogeza wa kulia wa kisanduku pokezi chako cha Gmail. Paneli itatoka upande wa kulia, na unaweza kuongeza maelezo muhimu kama vile kichwa, maelezo na tarehe/saa.

13. Unaweza @Kutaja Anwani

Badala ya kulazimika kuongeza barua pepe nyingi za cc, Gmail hukuruhusu kutumia @ kama kutaja. Kuandika tu @ ikifuatiwa na jina lao la kwanza na la mwisho (au jina la mtumiaji la Gmail) popote katika maudhui yako ya barua pepe kutaongeza mpokeaji kwenye kitanzi cha barua pepe.

Unaweza pia kuongeza orodha ya waasiliani kwa ujumbe huu bila kuingiza kila barua pepe kibinafsi.

14. Fanya Kazi Nje ya Mtandao Ukitumia Gmail

Tumia Gmail Nje ya Mtandao
Fanya kazi nje ya mtandao ukitumia Gmail popote, wakati wowote

Watu mara nyingi hukabiliwa na tatizo moja: Huduma za Google mara nyingi huhitaji muunganisho wa Intaneti ili kutumia. Ukisafiri sana, uwezo wa kutumia Gmail nje ya mtandao unaweza kuokoa maisha. Hapa kuna vidokezo vya jinsi ya kusanidi hali ya nje ya mtandao na kufikia barua pepe yako wakati hakuna muunganisho wa intaneti:

Bofya aikoni ya gia katika kona ya juu kulia ya kikasha chako cha Gmail, kisha ubofye kichupo cha "Nje ya Mtandao". Weka tiki kwenye kisanduku cha kuteua kwenye chaguo la "Nje ya Mtandao" na uchague ni kiasi gani cha barua pepe zako ungependa kuhifadhi kwenye kifaa chako cha ndani. Kumbuka kubofya kitufe cha "Hifadhi Mabadiliko".

Jambo moja muhimu kukumbuka ni kwamba hutaweza kutuma barua pepe ukiwa nje ya mtandao. Badala yake, tunga barua pepe yako na ubofye kishale cha chini karibu na kitufe cha "Tuma". Chagua "Ratibu ya Kutuma" na uweke muda wa baadaye unapotarajia kupata muunganisho tena.

Usipofanya hivi, Gmail itarudia kurudia kusema “Inatuma…” hadi kuwe na muunganisho wa intaneti (au itakusumbua, chochote kitakachotangulia).

15. Ujumbe wa nyota

Nyota ni njia nzuri ya kuhifadhi ujumbe, lakini pia hukuruhusu kuzipata kwa haraka. Unaweza kuweka nyota kwenye jumbe muhimu kisha utafute baadaye. Nyota ni rahisi kupata katika kikasha chako kwa sababu zinaonekana juu ya orodha yako, na hivyo kurahisisha kuona ni nini muhimu katika kikasha kilichojaa.

Unaweza pia kutumia nyota kuunda vichujio kulingana na vigezo maalum. Kwa mfano, ikiwa unataka barua pepe zote zilizo na viambatisho ambavyo vimetiwa nyota, chagua "Ina Kiambatisho" chini ya "Barua yenye Nyota" kisha ubofye Unda Kichujio. 

Hii itaunda kichujio kiotomatiki ambacho hutuma barua pepe za aina hizi moja kwa moja hadi kwenye folda inayoitwa Starred Messages, ili zisipotee kati ya barua pepe nyingine bila viambatisho au vigezo vingine vilivyobainishwa na kichujio hiki.

Kidokezo cha Bonasi: Badilisha Kikomo cha Muda cha "Tendua Kutuma".

Gmail ina kipengele kilichojengewa ndani ambacho hukuruhusu kutendua utumaji ujumbe kwa muda. Hii inaweza kusaidia hasa ikiwa utatuma barua pepe kwa bahati mbaya au kutambua kwamba uliandika ujumbe wako. 

Chaguo hili linapatikana kila wakati kwenye Gmail, lakini unaweza kubainisha kikomo cha muda ambacho unaweza kutendua utumaji. Bofya Mipangilio kwenye kona ya juu kulia ya kikasha chako kisha uchague "Mipangilio" kwenye menyu kunjuzi.

Sogeza chini hadi uone "Tendua Kutuma" na ubofye menyu kunjuzi iliyo ndani ya mstari wa "Tuma kipindi cha kughairi". Unaweza kuiweka 5, 10, 20, au hata sekunde 30. Kwa chaguomsingi, Gmail hukupa sekunde 5 tu kutengua kutuma.

Hitimisho

Vidokezo vingi vilivyoshirikiwa hapo juu vinapaswa kukusaidia kudhibiti Gmail vyema. Tumekuonyesha jinsi ya kuratibu kikasha chako, kupanga lebo zako, kuboresha usimamizi wa barua pepe na kutumia zana mbalimbali zinazopatikana ili kudhibiti kikasha chako. 

Ukifuata vidokezo hivi, utaona maboresho katika kushughulikia barua pepe zako. Hilo ni jambo ambalo linaweza kufaidika na mtaalamu yeyote mwenye shughuli nyingi.

Soma zaidi

Kuhusu Jason Chow

Jason ni shabiki wa teknolojia na ujasiriamali. Anapenda kujenga tovuti. Unaweza kuwasiliana naye kupitia Twitter.