Hatua za 7 za Kuandaa barua pepe yako na kuongeza Masaa ya Wiki yako

Kifungu kilichoandikwa na:
  • Vidokezo vya Mabalozi
  • Imeongezwa: Aprili 05, 2018

Je, unatumia saa ngapi kila wiki kwa barua pepe?

Hapa kuna changamoto kwako: Kuanzia juma lililofuata, tambua wakati wote unatumia kuangalia barua pepe.

Andika kwenye kitabu au kutumia programu ya kufuatilia wakati kama Chrometa. Pengine utastaajabishwa jinsi masaa ya haraka yanavyoongeza.

Nini kingine unaweza kufanya na wakati wote wa ziada? Hata hivyo, barua pepe ni muhimu kuendesha biashara yako, kwa hivyo unawezaje kukataa?

Hatua zifuatazo zinakwenda zaidi ya misingi, kukuonyesha jinsi ya kuunda mifumo ya kupangwa na kuweka lebo yako ya kikasha. Je! Ungefanya nini kwa masaa machache ya ziada kila wiki?

Hapa ndivyo unavyoweza kupata.

Hatua #1: Kupunguza barua pepe zinazoingia

Angalia kile kinakuja kwenye kikasha chako.

Ikiwa umejisajili kwa zaidi ya majarida ya barua pepe ya 5, pengine ni mengi sana.

Jaribu chombo kama Fungua kusimamia na kupunguza usajili wako. Kuwa na wasiwasi kuhusu kujiandikisha kwa wote lakini majarida muhimu zaidi.

Je, ni barua pepe nyingi kutoka kwa wateja?

Ikiwa una biashara inayotokana na huduma, barua pepe za mteja mara nyingi huchukua sehemu kubwa ya wakati.

Ikiwa utatoa huduma, fikiria kupunguza idadi ya wateja unaoshughulika nao. Ni bora kuwa na wateja wawili ambao kila mmoja hulipa $ 250 kuliko kuwa na wateja wa 5 ambao kila mmoja hulipa $ 100 kwa sababu ya muda wa juu kwa kila mteja.

Fikiria kuongeza bei yako na kupunguza kiasi cha wateja unahitaji email.

Ikiwa unapata kujibu barua pepe zinazofanana mara kwa mara, kuchapisha Maswali kwenye tovuti yako ili kushughulikia maswali ya mara kwa mara. Hakikisha kuunganisha na yako Maswali na glossary kutoka ukurasa wako wa kuwasiliana, na uhimize wageni kuisoma kabla ya kukuwasiliana. Ikiwa huwezi kupunguza kiasi cha barua pepe, angalau unaweza kuwaweka vizuri zaidi.

Jaribu Boomerang, ambayo inakuwezesha kupumzika kwako utoaji wa barua pepe na uipokee kwenye makundi.

Hatua #2: Dhibiti Matarajio

Kufuatilia barua pepe daima siku nzima kuna athari kubwa kwenye tija yako.

Multitasking inaweza kupunguza uzalishaji wako kwa 40% na hata kupunguza IQ yako hadi pointi 10 kulingana na masomo ya kisayansi.

Kupunguza ubora wa kazi kunaweza kuumiza mahusiano ya mteja wako kuliko majibu ya barua pepe yaliyochelewa.

Je, ikiwa wateja wako wanatumiwa kujibu barua pepe zao mara moja?

Jibu haraka kwa maswali ya barua pepe inaweza kuwa hatua kuu ya kuuza kwa biashara yako. Lakini unaweza kuwa msikivu bila kuangalia barua pepe kwa makusudi siku nzima. Unahitaji tu kusimamia matarajio ya wateja wako na kuwafundisha ratiba yako mpya.

Wao wanaofikiri kuwa "dharura" mara nyingi sio.

Kwanza, weka ratiba mwenyewe. Unaweza kuamua tu kuangalia barua pepe 2-3 mara kwa siku, au tu asubuhi.

Ifuatayo, unahitaji kuwapa wateja wako habari kuhusu sera zako mpya, na kwa muda gani utawachukua wewe kujibu barua pepe. Unaweza kuwafundisha wateja wako kutarajia ratiba yako mpya na:

  • Kuchapisha sera zako kwenye tovuti yako. Katika ukurasa wako wa kuwasiliana au wa msaada, wajulishe kwa muda gani wanaweza kutarajia kusubiri majibu.
  • Kushiriki pakiti ya kuwakaribisha na wateja wapya. Katika pakiti yako ya kuwakaribisha, soma sera zako za mawasiliano: jinsi wanapaswa kuwasiliana na wewe, na wakati utajibu.
  • Fikiria kuanzisha majibu ya barua pepe ya barua pepe ambayo inakuwezesha mawasiliano yako wakati utajibu barua pepe yao.
  • Kamwe kutuma au kujibu barua pepe wakati wa masaa mbali (kama jioni na mwishoni mwa wiki). Hii inatoa hisia ya upatikanaji wa 24 / 7. Badala yake, unaweza ratiba barua pepe yako ili uondoke asubuhi.

Kwa wateja waliopo, wajulishe wenyewe kwamba unasasisha sera zako.

Pindua kama faida yao!

Mpendwa [mteja],

[Salamu ya kibinafsi] Ninawasiliana ili kukujulishe kuhusu sera yangu mpya ya barua pepe.

Kama biashara yangu inakua, kipaumbele changu ni kuhakikisha ninaendelea kukupa huduma bora. Ili kuendelea kufanya hivyo, ninaongeza upya sera yangu ya mawasiliano. Kuendelea mbele, nitaangalia barua pepe yangu [wakati huu].

Nitajibu barua pepe zako ndani ya [wakati wa kukabiliana]. [Hiari:] Ikiwa ujumbe wako ni wa haraka, unaweza kutumia neno "Haraka" katika mstari wa barua pepe yako na itanionya mara moja. Sera hii mpya itaniwezesha kutoa mwelekeo wa 100 wakati unapofanya kazi kwenye miradi yako, bila kuchanganyikiwa na barua pepe siku nzima.

Asante kwa biashara yako.

Napenda kujua kama una maswali yoyote kuhusu sera hii mpya.

Wateja watafurahia utaalamu wako na usahihi, na hivi karibuni kukua kutumika kwa nyakati zako mpya za majibu.

Hatua #3: Tengeneza na Uwezesha

Wakati kikasha chako kinajaa barua pepe zote, kutoka kwa mawasiliano ya mteja hadi majarida ili uthibitisho, ni vigumu kuifanya kupitia yote.

Inaweza kuwa mno, na pia inakuwezesha kuzingatia zaidi juu ya barua pepe zisizo na maana kwa uharibifu wa muhimu zaidi. Kikasha cha lebo cha lebo cha Gmail kinasaidia na hili, lakini unaweza kuandaa hata zaidi kwa kutumia maandiko na filters.

Kwa mfano, unaweza kupata barua pepe za kibinafsi kutoka kwa marafiki na familia, na barua pepe kutoka kwa biashara yako imechanganyikiwa kwenye tab yako Msingi.

Ikiwa unataka kutenganisha moja kwa moja barua pepe zako za biashara ili uweze kuzipatia kipaumbele wale, unaweza urahisi Weka kichujio kuwa na yote yaliyoandikwa chini ya "Biashara" ili uweze kuifanya kwa urahisi.

jenga-chujio
Tumia tu shamba la utafutaji kutafuta barua pepe unayotaka kuipiga, na bofya kiungo chini ambacho kinasema "Fanya chujio na utafutaji huu".
tumia-studio-chujio
Kisha bofya chaguo la "Weka lebo", na chagua lebo unayotaka kutumia.

Chombo kingine unaweza kujaribu ni SaneBox, ambayo hutambua moja kwa moja barua pepe ambazo ni muhimu kwako, na hufafanua mapumziko ya kikasha chako cha baadaye.

Hatua #4: Kuepuka Kikasha

Je! Unatumia lebo yako ya barua pepe kama orodha ya kufanya?

Huu sio mfumo wa ufanisi zaidi au wa kupungua: Barua pepe haikuundwa kuwa orodha ya kufanya.

Unataka kuwa na uwezo wa kuzingatia kazi za kukamilika bila kuchanganyikiwa na barua pepe za kibinafsi. Badala yake, jaribu kutumia zana zilizofanywa kwa orodha ya kufanya, kama Asana, Trello, Au Todoist.

Asana ni programu ya usimamizi wa mradi ambayo ni bure na rahisi kutumia. Unaweza kurejea kwa urahisi barua pepe yoyote katika kazi kwa kupeleka kwa Asana.

Ikiwa unaweza kupata wateja wako kutumia Trello badala ya barua pepe, ni rahisi kuweka salama na kuweka mawasiliano na faili zote mahali pa sawa - hakuna uwindaji kwa njia ya kikasha chako kwa ujumbe maalum au faili.

Badala ya kuweka barua pepe kwenye kikasha chako kama kikumbusho, unaweza kuimarisha kurudi kikasha chako kwa wakati fulani, kwa kutumia chombo kama Sawa.

Hatua #5: Weka Tahadhari

Sio lazima kuangalia barua pepe yako kila wakati ili tu uone ikiwa una ujumbe huo muhimu au faili. Badala yake, weka arifu maalum ukitumia kuchuja kwa Gmail / Android na lebo (au kusanidi arifu ya maandishi kutumia IFTTT).

Ikiwa unatumia Gmail na simu ya Android, unaweza kuweka simu yako ili kukujulishe kuhusu barua pepe fulani:

  1. Kwanza, fanya kichujio (kama inavyoonyeshwa hapo juu) kuandika barua pepe moja kwa moja unayotarajia. Unaweza kufanya hivyo kwa mtumaji, neno muhimu, kama barua pepe ina vifungo, nk. Unaweza kupiga lebo yako "Taarifa," "Haraka," nk.
  2. Kutoka kwenye simu yako, fungua programu ya Gmail na uende kwenye Mipangilio, na uchague akaunti yako ya barua pepe.
  3. Hakikisha ufuatiliaji wa "Arifa" hunakiliwa.
  4. Weka chini na uchague "Dhibiti lebo."
  5. Chagua studio yako mpya.
  6. Sambatanisha ujumbe wako na uangaze arifa za lebo hiyo.
  7. Rudi nyuma na uhakikishe kuarifiwa kwa maandiko mengine haukubaliana, kwa hivyo hutapokea arifa kwao.

Hiyo ni! Sasa utapokea tu arifa wakati unapokea barua pepe mpya zinazofanana na chujio chako.

Hatua #6: Usijisikie Jukumu la Kujibu Kila mtu

Kwa sababu tu barua pepe ya mtu mwingine haimaanishi kuwa unalazimika kujibu.

Hii inaweza kuonekana baridi, lakini kama wewe kupata aina yoyote ya mafanikio mtandaoni, watu watakutumia barua pepe na kuomba muda wako.

Unaweza kutaka kujibu kila mtu, ikiwa tu kuomba msamaha na kuelezea kwa nini huwezi kuwasaidia.

Lakini kumbuka: kama mmiliki wa biashara, wakati ndio rasilimali yako ya thamani zaidi. Usiruhusu ujisikie wajibu kwa kila mtu anayekutumia barua pepe. Huna deni kila mtu kujibu kwa kina. "Hapana" ni sentensi kamili.

Hatua #7: Uombe Usaidizi

Ikiwa baada ya hatua hizi zote bado unatumia tani ya muda kwenye barua pepe, unapaswa kuzingatia kupata msaada ili uweze kuzingatia kuendesha biashara yako.

Kuna wasaidizi wa kawaida wanaojumuisha kujibu barua pepe. Unaweza kujua jinsi ya kukodisha VA kwa kuangalia nje ya hivi karibuni ya Gina Badalaty Fanya Blog yako zaidi ya faida kwa kukodisha Misaada.

Barua pepe inaweza kuwa mchuzi wa muda mrefu, lakini haipaswi kuwa!

Ikiwa unafanya hivyo peke yako au uajiri wa usaidizi, kubishana na kikasha chako ndani ya sura inaweza kuwa mradi unaotumia muda mara ya kwanza. Mara baada ya mifumo yako iko, itakuokoa tani ya wakati - ambayo unaweza kuimarisha katika biashara yako.

Kuhusu KeriLynn Engel

KeriLynn Engel ni mwandishi wa nakala & mkakati wa masoko ya maudhui. Anapenda kufanya kazi na biashara za B2B & B2C kupanga na kuunda maudhui ya ubora ambayo huvutia na kugeuza watazamaji wao. Unapokuwa usiandika, unaweza kumtafuta kusoma fiction za uongofu, kutazama Star Trek, au kucheza fantasias ya flute ya Telemann kwenye michi ya wazi ya ndani.

Kuungana: