Как вставлять подписи в Документы Google

Обновлено: 2022 / Автор статьи: Pui Mun Beh
Как вставлять подписи в Документы Google

Документы Google — это отличный инструмент для создания профессиональных документов для совместной работы с вашей удаленной командой и обмена ими с клиентами и заказчиками. К сожалению, его собственные возможности цифровой подписи ограничены.

Если вашему бизнесу необходимо иметь возможность подписывать документы в электронном виде, вам нужен профессиональный и удобный способ. Вот где пригодятся надстройки цифровой подписи для Документов Google, и в большинстве случаев они просты в использовании. 

Самый безопасный и удобный способ добавить подписи в Google Docs — это использовать одну из многих доступных профессиональных надстроек. Есть два способа получить эти дополнения. Самый простой из Google Marketplace. Кроме того, вы можете получить их непосредственно с веб-сайтов разработчиков дополнений.

Вот некоторые известные надстройки цифровой подписи для Документов Google:

  1. AirSlate
  2. DocuSign
  3. Подписанный
  4. подписатьСейчас
  5. PandaDoc
  6. HelloSign

1. AirSlate

airSlate

AirSlate позволяет подписывать документы из любого места, не беспокоясь о том, чтобы распечатать их и подписать вручную. Ключом к успеху airSlate является то, что их модуль электронной подписи является частью всего процесса автоматизации рабочего процесса. Это означает, что способ получить вашу подпись в Документе Google с помощью airSlate очень прост.

Все, что вам нужно сделать, это запустить мастер подписи и ввести (да, ввести) свое имя в мастере. Ваша подпись будет напечатана курсивом, как будто вы подписали ее от руки. Если вы предпочитаете что-то более персонализированное, вы также можете загрузить свою личную подпись. Даже это можно сделать, сфотографировав свою подпись и загрузив ее через airSlate.

Подписи AirSlate имеют юридическую силу в соответствии с Законом об электронных подписях. Это означает, что вы можете использовать его свободно для бизнеса контракты, завещания или любую другую официальную документацию. Кстати, вы можете настроить airSlate для автоматической вставки вашей подписи в любое допустимое поле. Это лишь часть того, как это вписывается в общий процесс автоматизации.

Посетить веб-сайт airSlate чтобы узнать больше.

2. DocuSign

DocuSign

Если вы ищете облачное решение для электронной подписи, DocuSign может быть идеальным решением. Более 100 миллионов пользователей используют эту популярную службу цифровой подписи по всему миру, чтобы подписывать документы и отправлять их обратно по электронной почте или факсу. 

Это безопасное, надежное, экономичное и быстрое устройство идеально подходит для загруженных офисов, которым необходимо идти в ногу со своим темпом ведения бизнеса. Вы будете специально искать DocuSign для Документов Google, бесплатную надстройку.

Вы можете отправить любой документ из Gmail, Google Таблиц или Google Диска в DocuSign одним щелчком мыши. Документ будет отправлен получателю и отслеживаться онлайн с уведомлениями в режиме реального времени.

DocuSign доступен от 10 долларов США (с 30-дневной бесплатной пробной версией). Однако, если вы хотите работать с инструментом на их веб-сайте, они предлагают бесплатный сервис подписи. Естественно, более удобным способом является использование надстройки Google Doc.

Установить Надстройка DocuSign прямо с их сайта.

3. Подпись

подписываемый

Signable for Google Docs — это облачный сервис, который позволяет любому пользователю подписывать и редактировать документы в Интернете прямо в Google Docs. Инструмент позволяет создавать и отправлять юридически обязывающие соглашения, соответствующие европейским eIDAS и Закон об электронной подписи США.

Вам нужно будет установить его из магазина надстроек Google, чтобы использовать Signable. Просто зайдите на Marketplace, найдите «Signable» и щелкните появившийся значок. После установки вы можете получить доступ к надстройке через «Дополнения» в строке меню вашего Документа Google.

К сожалению, Signable нельзя использовать бесплатно, но он предлагает широкий спектр планов, подходящих для частных лиц и компаний. Если вам нужен только подписанный нечетный документ, вы можете воспользоваться их специальным планом, который берет один евро за подписанный документ.

Установить Подписываемое дополнение из Google Marketplace.

4. подписатьСЕЙЧАС

подписаться

знакСЕЙЧАС интеграция с Google Docs — отличный новый инструмент на юридическом рынке. Это позволяет пользователям подписывать документ прямо из своего веб-браузера без загрузки какого-либо дополнительного программного обеспечения или приложений.

С помощью signNOW для Документов Google вы можете обмениваться файлами с другими пользователями, просто отправив им ссылку по электронной почте, которую они могут использовать для просмотра или редактирования документа в режиме реального времени. Несмотря на это совместное использование, вы сохраните контроль над тем, как люди просматривают ваши документы.

Интегрированная система проста в использовании. Все, что вам нужно, это установить дополнение к Google Docs. Когда ваш документ будет готов к отправке, просто выберите опцию «Отправить с SignNOW» на панели навигации GDOC и введите адрес электронной почты получателя.

signNOW также является полностью коммерческим продуктом, но его цена не зависит от объема документа. Вместо этого планы ограничены функциями. Цены начинаются от 8 долларов в месяц за пользователя, и этого достаточно для большинства небольших предприятий.

Получить Надстройка signNOW для Документов Google с их сайта. 

5. PandaDoc для Google Документов

пандадок

PandaDoc для Google Docs — это бесплатный инструмент, который позволяет создавать документы и управлять ими прямо с Google Диска. Надстройка Google Docs поддерживает использование шаблонов и большинство других функций, имеющихся в приложении или веб-версии PandaDoc.

Помимо подписания и отправки, надстройка также позволяет отслеживать, что происходит с отправленными документами. Например, открыл ли получатель документ или сколько времени он потратил на его просмотр.

Служба SOC 2 Тип 2 сертифицированы и размещены на высокозащищенных Amazon AWS серверы. Этот хостинг особенно важен для тех, кому необходимо соблюдение европейских законов о защите данных для своей документации.

Бесплатный план не ограничивает количество документов, которые вы можете подписать. Однако платные планы получают гораздо больше функций, таких как интеграция CRM и Zapier, редактирование с помощью перетаскивания, аналитика и улучшенная поддержка. Платные планы PandaDoc начинаются с 19 долларов за пользователя в месяц.

Возьмите Надстройка PandaDoc для Google Docs из Google Marketplace.

6. Привет Знак

привет

HelloSign для Документов Google — это решение для электронной подписи, которое интегрируется с пакетом Google Apps. Есть даже API, который позволяет разработчикам использовать службу HelloSign в своих приложениях. Это отличный способ познакомить вашу команду с Google Docs. 

Вы можете использовать его не только для подписания и комментирования документов, но и для отслеживания состояния определенных задач или проектов в Gmail или Outlook и создания напоминаний о том, что нужно сделать, когда вы в следующий раз встретитесь лицом к лицу.

Установка проста — просто нажмите кнопку на торговой площадке, и можно приступать к работе. Документы отправляются в формате PDF, поэтому вам не нужно беспокоиться о проблемах совместимости или потере данных во время передачи.

К сожалению, бесплатной версии нет, но все платные планы HelloSign позволяют подписывать неограниченное количество документов. Цены на HelloSign начинаются с 15 долларов в месяц для одного пользователя. Это включает в себя шаблоны, контрольный журнал и доступ к их мобильному приложению.

Получить HelloSign из Google Marketplace.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это способ проверки того, что документ выдает уполномоченное лицо. Это похоже на личное подписание листа бумаги, за исключением того, что это происходит в цифровом мире. Важно понимать, что цифровые подписи — это не так просто, как добавление изображения к документу.

Например, вы не можете просто вставить отсканированное изображение вашей подписи в документ и считать его «цифровым».

Как работают цифровые подписи

Цифровые подписи гарантируют, что несанкционированные изменения в документах невозможны после установки подписи. Процесс работает, создавая уникальный хеш документа и шифрование его с помощью закрытого ключа отправителя. 

Каждый сгенерированный хэш уникален и изменится, если в исходный документ будут внесены какие-либо поправки. Как только система завершает процесс хеширования, документ получает «цифровую подпись». Затем вы можете отправить его получателю.

Когда получатель получит документ, его система сгенерирует еще один хэш цифровой копии. Этот хэш использует открытый ключ отправителя для расшифровки хэша отправителя, который пришел вместе с документом. Совпадающие хэши служат доказательством того, что документ является оригинальным и неизмененным.

Читайте также

Почему вы должны подписывать свои Документы Google цифровой подписью?

Если вы владелец бизнеса, есть много причин, по которым вам следует подписывать документы цифровой подписью. Однако сначала нужно развеять миф. То, что что-то удобно, не означает, что оно менее безопасно, чем старая добрая ручка и бумага.

Вот некоторые из основных причин, по которым вам следует перейти на цифровые подписи;

Это быстрее и удобнее

Наиболее очевидная причина — эффективность. Вы можете выполнять задачи быстрее и эффективнее, подписывая документы в электронном виде, вместо того, чтобы распечатывать их и отправлять по факсу или почте. Вы также можете подписывать и доставлять документы из любого места, даже между странами.

Цифровые подписи безопаснее

Когда вы подписываете документы в электронном виде, вы знаете, что не будет допущено ошибок, когда придет время подачи в суд или другое учреждение. Вам также не придется беспокоиться о том, что кто-то изменит документ без вашего разрешения.

Это также снижает риск потери документов или их потери в пути, поскольку не требуется бумажная копия; вместо этого ваша подпись хранится в облаке.

Они устанавливают доверие

Цифровое пространство сегодня также поддерживает коммерческую деятельность, и цифровые подписи могут быть способом укрепления доверия между сторонами, участвующими в транзакциях. Например, покупка и продажа товаров, подписание контрактов или обмен конфиденциальной информацией.

Цифровые подписи широко распространены

Цифровая подпись имеет такую ​​же юридическую силу, как и собственноручная подпись. Компании и частные лица должны придерживаться определенных правил при цифровой подписи документов. Из-за этих руководящих положений цифровые подписи часто имеют юридическую силу.

Улучшает качество обслуживания клиентов

Вместо того, чтобы заставлять клиентов ждать контрактов или предложений, когда они отправляются обычной почтой, версии с цифровой подписью будут доставляться намного быстрее. Представьте себе, что однажды у вас была деловая дискуссия, и в течение нескольких минут после этого разговора был заключен подписанный контракт. Это упрощает работу с клиентами во многих отношениях.

Заключение

Хотя в Документах Google еще нет специальной функции цифровой подписи, существует множество альтернатив. Все решения, которые я описал, хорошо работают с Google Docs, и каждое из них имеет собственный набор функций, облегчающих подписание документов. 

Например, если вам нужно, чтобы кто-то в любое время подписал документ на своем мобильном устройстве, PandaDoc и HelloSign будут вашим лучшим выбором. Суть в том, что независимо от того, какое из вышеперечисленных решений лучше всего подходит для ваших нужд, вы можете легко интегрировать его в Документы Google.

Узнать больше

О Пуй Мун Бех

Пуй Мун Бех - специалист по цифровому маркетингу WebRevenue. Она следит за последними тенденциями цифрового маркетинга и социальных сетей. Она любит путешествовать по миру офлайн и онлайн. Поздоровайся с ней в LinkedIn

Подключение: