15 советов и приемов Gmail для лучшего управления почтовым ящиком

Обновлено: 2022 января 07 г. / Автор статьи: Джейсон Чоу
Советы и рекомендации по Gmail для лучшего управления почтовыми ящиками

Если вы похожи на большинство людей и имеете Gmail как одна из ваших учетных записей электронной почты, вы знаете, как сложно быть в курсе ваших электронных писем. Как давний пользователь Gmail, я всегда думал, что неплохо разбираюсь в сервисе Google. 

Только когда я начал смотреть на 1,473 1.5 непрочитанных электронных письма в своем почтовом ящике, я понял: конечно, служба электронной почты с 15 миллиардами пользователей может предложить больше? Это действительно так, поэтому вот XNUMX советов и приемов Gmail, которые помогут вам упростить вашу жизнь с Gmail.

1. Держите папки видимыми

Один из самых простых способов сделать вашу папку «Входящие» менее загроможденной — сделать папки видимыми в Gmail. Таким образом, вы можете быстро просматривать их и видеть, что происходит в каждом из них. 

Хорошей новостью является то, что вы можете настроить эту функцию так, чтобы она всегда была включена или отключена автоматически в зависимости от того, читаете ли вы сообщение от определенного отправителя (например, авиакомпании или поставщика услуг).

2. Быстро назначьте встречу

Вы можете пригласить кого-то на встречу по электронной почте или поделиться ссылкой.
Вы можете пригласить кого-то на встречу по электронной почте или напрямую поделиться ссылкой.

Если вы хотите запланировать встречу с коллегой, это легко сделать из Gmail. Все, что вам нужно сделать, это открыть электронное письмо, ввести адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить, щелкнуть значок календаря и выбрать, когда вы хотите, чтобы это произошло. 

Вы также можете отправить ссылку, если у них еще не настроен Календарь Google (что вполне вероятно). Ввод этой информации автоматически создаст событие в их календаре, соответствующее вашему запросу.

3. Добавьте подпись в свой Gmail

Подпись Gmail
Вы можете использовать универсальную подпись или создать ее для каждой учетной записи электронной почты в Gmail.

Точно так же, как у вас есть подпись для ваших визитных карточек, у вас может быть подпись для вашей учетной записи Gmail. Ваша подпись может быть изображением или текстом, содержащим расширенные элементы, такие как гиперссылки.

Чтобы добавить подпись, перейдите в настройки Gmail. Следующий;

  1. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу.
  2. В раскрывающемся меню выберите «Настройки».
  3. В разделе «Общие» нажмите «Подписи».
  4. Выберите «Настроить подпись».
  5. Введите содержание для вашей подписи.
  6. Нажмите «Сохранить изменения» внизу страницы. 

Вы увидите, что эта новая подпись будет отображаться над новыми отправляемыми вами электронными письмами и ответами на сообщения, которые вы отвечаете кому-то другому, но не в переадресованных сообщениях или сообщениях, отправленных другими людьми.

4. Цветовой код ярлыков Gmail

Цвета ярлыков Gmail
Если палитра по умолчанию неприемлема, создайте собственный цвет, чтобы получить что-то уникальное.

Этикетки с цветовой кодировкой — отличный способ упорядочить электронные письма. Например, вы можете создать ярлык для каждого клиента и назначить ему разные цвета (синий, красный, зеленый) в зависимости от отрасли. Когда вы просматриваете свой почтовый ящик Gmail и видите, что электронное письмо отправлено от клиента А или от клиента Б, легко увидеть, какие электронные письма важны, не читая их все.

Чтобы добавить ярлыки: 

  1. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу.
  2. В раскрывающемся меню выберите «Настройки».
  3. Выберите вкладку «Ярлык».
  4. Теперь вы можете создать новую метку или выбрать существующую для изменения.
  5. Дайте ярлыку имя, например «Клиент А» или «Клиент Б». 

Помимо простого создания меток, вы также можете настроить их размещение. Например, вы можете выбрать, будет ли эта метка отображаться слева или справа на странице при просмотре сообщений веб-интерфейса Gmail, выбрав «Слева» или «Справа» в позиции «Ярлык».

Помимо цвета кодирование ярлыки, вы можете создавать настраиваемые уведомления для каждого ярлыка, чтобы ничего не пропустить при их обновлении (новых электронных письмах). 

5. Используйте вид беседы

Один из лучших способов управлять своим почтовым ящиком — использовать представление «Беседа». Когда вы включите этот параметр, Google будет группировать похожие сообщения и отображать их как один разговор в папке «Входящие». 

Это означает, что все сообщения, отправляемые последовательно, будут иметь одну и ту же строку темы, и вы сможете одновременно просматривать все электронные письма в одной и той же ветке электронной почты. Хотя Gmail по умолчанию включает представление беседы, вы можете снова включить его, если по какой-то причине это не так.

Просто зайдите в настройки, прокрутите вниз до «Просмотр беседы» и убедитесь, что переключатель рядом с «Просмотр беседы включен» установлен.

6. Получите неограниченное количество адресов электронной почты

Вы можете создать псевдоним для одного или нескольких ваших существующих адресов электронной почты, чтобы иметь уникальный адрес, который перенаправляет на ваш основной адрес. Эта функция полезна, если вы пытаетесь управлять несколькими ролями для малого бизнеса. Например, у вас может быть основной адрес электронной почты в паре с такими псевдонимами, как [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена]

Чтобы создать псевдоним, перейдите на страницу настроек Gmail и нажмите вкладку «Учетные записи и импорт». Прокрутите вниз, пока не увидите «Псевдонимы» в разделе «Общие», затем нажмите «Добавить другой адрес электронной почты». 

Вы можете ввести новый адрес электронной почты, на который пользователи будут получать сообщения, отправленные через этот псевдоним (и указать, будут ли другие настройки, такие как получение в виде обычного текста или HTML), прежде чем нажать «Создать псевдоним».

7. Управляйте несколькими учетными записями электронной почты из папки «Входящие» Gmail

Не любите электронные письма со знаком «+» внутри? Не проблема; вместо этого используйте псевдоним. Псевдонимы электронной почты — еще один отличный способ управления вторичными адресами электронной почты. Переадресация электронной почты неудобна, но Gmail может обрабатывать несколько адресов электронной почты для одной учетной записи.

Например, ваш основной адрес электронной почты [электронная почта защищена], и у вас есть другой адрес, который [электронная почта защищена] Щелкните значок шестеренки, чтобы войти в настройки Gmail, и перейдите на вкладку «Учетные записи». Нажмите на ссылку «Добавить учетную запись электронной почты» и следуйте инструкциям.

После этого Gmail будет действовать как любой обычный почтовый клиент и получать электронные письма из этой учетной записи. Дополнительная учетная запись может работать либо автономно, либо в качестве псевдонима вашей основной учетной записи.

Это лучше работает с пользовательскими доменами, особенно если вы представляете бизнес. Вы можете использовать его для управления несколькими ролями в малом бизнесе. Например, у вас может быть основной адрес электронной почты в паре с такими псевдонимами, как [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена]

8. Настройте фильтры электронной почты

Фильтры Gmail
Фильтры Gmail — мощный инструмент для управления электронной почтой.

Фильтры — это правила, которые вы создаете для управления входящей почтой. Эта функция является одной из самых мощных (на мой взгляд) для Gmail. Например, вы можете автоматически архивировать все входящие электронные письма и помечать их определенными ключевыми словами, чтобы они не загромождали папку «Входящие».

  1. Щелкните коробку передач «Настройки» и выберите вкладку «Фильтры и заблокированные адреса», чтобы настроить фильтры.
  2. Нажмите на ссылку «Создать новый фильтр», расположенную внизу этой страницы.
  3. Укажите условия, при которых должен применяться этот фильтр, затем нажмите «Создать фильтр».
  4. Теперь вы можете установить флажки того, что вы хотите, чтобы Gmail делал с электронными письмами, которые соответствуют вашим условиям.
  5. После этого нажмите «Создать фильтр».

9. Открывайте сразу несколько писем

Вы можете открыть несколько электронных писем одновременно, что полезно, если вы хотите их сравнить. Просто щелкните всплывающий значок в правом верхнем углу Gmail и выберите электронное письмо или несколько электронных писем, удерживая нажатой клавишу Shift при нажатии на каждое из них. Это создаст новую вкладку для каждого выбранного электронного письма.

10. Управление несколькими статусами электронной почты

Если вы просто хотите быстро удалить, заархивировать или переместить определенные сообщения, а не открывать их все сразу, вы можете сделать следующее:

Удаляйте по одному сообщению, наводя курсор на значок корзины в каждом сообщении, пока он не превратится в кнопку «очистить» (это работает, только если ваша мышь находится над непрочитанным сообщением). Затем нажмите на нее.

Архивируйте сразу несколько сообщений, выбрав их перед архивированием с помощью Ctrl+Shift+A или нажав «Архивировать» в разделе «Дополнительные действия» в раскрывающемся меню Gmail (последний вариант также позволяет пользователям выбирать несколько сообщений из этого списка). 

При необходимости вернитесь к заархивированным разговорам позже, используя Ctrl+Shift+O. Такое управление электронной почтой помогает сделать их доступными, не забивая ваш почтовый ящик. 

11. Возьмите несколько надстроек Gmail

Приложения Gmail
Gmail предлагает множество дополнений, которые помогут улучшить вашу электронную почту.

Если вы хотите еще на один шаг улучшить работу с Gmail, доступно множество сторонних надстроек, которые еще больше упростят управление вашим почтовым ящиком. Вы можете найти и установить эти приложения на Торговая площадка Google Workspace.

Естественно, доступные приложения сильно различаются, поэтому наилучшая помощь будет зависеть от того, как вы работаете. Например, я использую Slack и Асана дополнения. Если вы больше склоняетесь к корпоративной стороне, есть такие приложения, как Zoom, CRM для Gmail и Zapier для Gmail.

12. Управляйте задачами из Gmail

Управление задачами Gmail
Никогда больше ничего не забывайте с Заданиями, встроенными в папку "Входящие" Gmail.

Google Tasks — это простой, но мощный инструмент для управления вашим списком дел. Это отличный способ хранить ваши задачи и электронные письма в одном месте, чтобы вы могли отслеживать их, не загромождая папку «Входящие», которая уже переполнена электронными письмами.

Чтобы добавить задачу, щелкните значок «Задачи» на правой панели навигации папки «Входящие» Gmail. Справа появится панель, и вы можете добавить необходимую информацию, такую ​​как заголовок, подробности и дату/время.

13. Вы можете @упомянуть контакты

Вместо того, чтобы добавлять несколько адресов электронной почты с копиями, Gmail позволяет вам использовать @ в качестве упоминания. Просто введите @, а затем его имя и фамилию (или имя пользователя Gmail) в любом месте содержимого электронной почты, чтобы добавить получателя в цикл электронной почты.

Вы также можете добавить список контактов в эти сообщения, не вводя каждый адрес электронной почты по отдельности.

14. Работайте в автономном режиме с Gmail

Использовать Gmail Офлайн
Работайте в автономном режиме с Gmail в любом месте и в любое время

Люди часто сталкиваются с одной проблемой: для использования сервисов Google в большинстве случаев требуется подключение к Интернету. Если вы много путешествуете, возможность использовать Gmail в автономном режиме может оказаться спасительной. Вот несколько советов о том, как настроить автономный режим и получить доступ к электронной почте при отсутствии подключения к Интернету:

Нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу папки «Входящие» Gmail, затем перейдите на вкладку «Не в сети». Установите флажок «Не в сети» и выберите, какую часть электронной почты вы хотите хранить на локальном устройстве. Не забудьте нажать кнопку «Сохранить изменения».

Важно отметить, что вы не сможете отправить электронное письмо в автономном режиме. Вместо этого составьте свое электронное письмо и нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой «Отправить». Выберите «Запланировать отправку» и установите время на более позднее время, когда вы ожидаете восстановления подключения.

Если вы этого не сделаете, Gmail будет повторять «Отправка…» до тех пор, пока не появится подключение к Интернету (или просто сведет вас с ума, в зависимости от того, что наступит раньше).

15. Звездные сообщения

Звезды — отличный способ сохранить сообщения, но они также позволяют быстро их находить. Вы можете помечать важные сообщения, а затем искать их позже. Звезды легко найти в вашем почтовом ящике, потому что они отображаются вверху списка, что позволяет легко увидеть, что важно в переполненном почтовом ящике.

Вы также можете использовать звездочки для создания фильтров на основе определенных критериев. Например, если вы хотите, чтобы все сообщения с вложениями были помечены звездочкой, выберите «Имеет вложение» в разделе «Помеченная почта», а затем нажмите «Создать фильтр». 

Это создаст автоматический фильтр, который отправляет эти типы электронных писем прямо в папку «Помеченные сообщения», чтобы они не терялись среди других электронных писем без вложений или других критериев, указанных этим фильтром.

Дополнительный совет: измените ограничение времени «Отменить отправку»

В Gmail есть встроенная функция, позволяющая отменить отправку сообщения на некоторое время. Это может быть особенно полезно, если вы случайно отправляете электронное письмо или понимаете, что допустили опечатку в своем сообщении. 

Этот параметр всегда доступен в Gmail, но вы можете указать срок, в течение которого вы можете отменить отправку. Нажмите «Настройки» в правом верхнем углу папки «Входящие», а затем выберите «Настройки» в раскрывающемся меню.

Прокрутите вниз, пока не увидите «Отменить отправку», и щелкните раскрывающееся меню, расположенное в строке «Период отмены отправки». Вы можете установить его на 5, 10, 20 или даже 30 секунд. По умолчанию Gmail дает вам всего 5 секунд, чтобы отменить отправку.

Заключение

Многие из приведенных выше советов должны помочь вам лучше управлять Gmail. Мы показали вам, как оптимизировать папку «Входящие», упорядочить ярлыки, улучшить управление электронной почтой и использовать различные доступные инструменты для контроля над почтой. 

Если вы будете следовать этим советам, вы заметите, как лучше обрабатывается ваша электронная почта. Это то, что может принести пользу любому занятому профессионалу.

Узнать больше

О Джейсоне Чоу

Джейсон - поклонник технологий и предпринимательства. Он любит строить сайт. Вы можете связаться с ним через Twitter.

Подключение: