15 инструментов совместной работы над документами для удаленных команд

Обновлено: 2022 ноября 06 г. / Автор статьи: Николас Годвин

Инструменты для совместной работы над документами могут помочь вашему бизнесу сэкономить деньги, увеличить прибыль и повысить производительность команды.

И я не выдумываю.

В одном из исследований Forrester говорится, что инструменты для совместной работы добавляют до 247,500 XNUMX долларов США в качестве повышения производительности до команд из 100 человек, которые зарабатывают от 40 до 60 долларов в час.

В интервью в марте 2020 года с Хавьером Солтеро, руководителем G Suite, G Suite от Google, который включает в себя Google Docs, достиг более 2 миллиарда активных пользователей в месяц к концу 2019.

Поскольку редактирование документов занимает центральное место в командах, в этой статье я предоставлю вам 15 инструментов совместной работы над документами для вашей удаленной команды. Таким образом, у вас всегда будут варианты.

И я помог вам избавиться от паралича принятия решений, поделившись функциями, на которые следует обращать внимание при выборе лучшего инструмента для совместной работы над документами для вашей команды.

Пойдем со мной.

1. Гугл документы

Google Docs

Google Docs — ваш инструмент для совместной работы над документами, если вы любите простоту. Он прост в использовании и обеспечивает бесперебойную совместную работу над документами в режиме реального времени из любого места.

Вы можете делиться документами и работать над ними с членами команды, отправляя им ссылки на документы. 

Вы также можете определить, кто имеет доступ к документам и в каком качестве — в качестве зрителя, редактора или комментатора.

Основные возможности Google Документов

Некоторые выдающиеся функции, которые вам понравятся в документах Google:

  • Документы Google работают на любом устройстве
  • Автоматически сохраняет последние изменения
  • Автономная доступность для вашей удаленной команды
  • Встроенные вспомогательные функции, такие как автокоррекция, интеллектуальный ввод текста и голосовой ввод.
  • Возможность отмечать членов команды в документах и ​​оставлять комментарии или предложения в режиме реального времени.
  • Возможность надстройки. Исследуйте другие приложения и расширения одновременно с документами Google.

Цены на Google Документы

Бесплатная версия Google Docs содержит множество функций. Кроме того, вам нравятся десять других инструментов Google Workspace. 

Но для большего объема хранилища в облаке, круглосуточной поддержки клиентов и значительного числа пользователей перейдите на любой из надежных бизнес-пакетов, начиная с 24 долларов в месяц.

2. Нажмите вверх

ClickUp

ClickUp гарантирует пользователям экономию одного дня в неделю, просто используя этот инструмент для совместной работы. В частности, функция совместной работы с документами, ClickUp Docs, позволяет вам и вашей команде создавать и совместная работа над документами или вики

Ключевые особенности ClickUp

  • Уникальные возможности форматирования документов. Добавляйте в документы фирменные закладки, вложенные страницы или стили по вашему выбору.
  • Трекер документов для редактирования в реальном времени.
  • Синхронизированный рабочий процесс. Назначайте и отслеживайте проекты документов из одного места.
  • Блокнот для членов команды, чтобы делать заметки или создавать списки дел.

Сколько стоит использование ClickUp?

Наслаждение всеми бесплатными функциями ClickUp и массой неограниченных привилегий будет стоить небольшой команде 5 долларов на члена в месяц. 

Чем больше размер вашей команды, тем дороже становится ClickUp.

3. Слияние

Слияние

Confluence — это инструмент для управления знаниями и совместной работы над проектами, меняющий методы работы удаленных команд. Вы можете создавать, распределять и обсуждать работу с членами команды от этапа планирования до выполнения.

Ключевые особенности слияния

  • Функция дерева страниц позволяет легко находить и упорядочивать документы с помощью меток. 
  • Более 75 вариантов шаблонов документов
  •  Встроенная структуризация документа на страницы и пробелы (содержащие страницы)
  • Интерактивные функции, такие как встроенные комментарии, GIF-файлы, смайлики и редактирование основных моментов.
  • Уведомления и обновления в режиме реального времени о назначенных задачах и отмеченных участниках
  • Полезные макросы для автоматического создания оглавлений и выделения документов

Какова цена слияния?

Бесплатная версия Confluence поддерживает только десять пользователей. И это только для онлайн-использования.

Confluence предлагает три масштабируемых плана. Стандартные, премиальные и корпоративные пакеты начинаются с 5.50 долларов в месяц. 

Confluence позволяет подключить до 20,000 XNUMX пользователей и получить доступ к множеству интересных функций в платной версии.

4. колкость

эпиграмма

Разработчики Quip создали его для удовлетворения потребностей отделов продаж. Инструмент способствует росту бизнеса и позволяет пользователям создавать планы продаж и сотрудничать в процессе продаж.

Ключевые особенности Quip

  • Позволяет командам добавлять электронные таблицы в документы
  • Редактируемые шаблоны документов 
  • Доступен на нескольких типах устройств
  • Функция группового чата и обмен сообщениями 1 на 1 для обеспечения интерактивности

Сколько стоит Квип?

Пользователи должны выбрать платную версию Quip после окончания бесплатного пробного периода, чтобы продолжать пользоваться основными функциями.

Стартовый план Quip стоит всего 10 долларов в месяц на пользователя. И в зависимости от ваших потребностей вы можете перейти на расширенный вариант за 100 долларов в месяц.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs — это безопасный инструмент для совместной работы и встроенный компонент набора бизнес-инструментов Zoho. Пользователи могут создавать, редактировать, совместно использовать и сохранять документы в Интернете. 

Ключевые особенности Zoho Docs

  • Облачное хранилище делает поиск документов простым и быстрым
  • Возможность организации документов в папки и подпапки
  • Синхронизация файлов в облаке
  • Функция чата в приложении для общения во время работы над документом
  • Документы с паролями для защиты конфиденциального контента
  • Фирменные платформы административного управления

Премиум-предложения и недостатки Zoho Docs

Документы Zoho ограничивают размер загружаемых файлов для каждого выбранного вами плана. 

Но платная версия позволяет загружать файлы большего размера до 25 ГБ за раз, что стоит всего 6.4 доллара в месяц. 

6. Только офис

onlyoffice

Onlyoffice — это мощный инструмент, который позволяет сотрудникам работать с документами, электронными таблицами, формами и презентациями из любого места. 

Ключевые особенности Onlyoffice

  • Настраиваемые редакторы документов и Логотипы
  • 24/7 профессиональная поддержка
  • Поддерживает несколько типов файлов
  • Облачные и самостоятельные версии
  • Совместимость с MS Office

Цены только в офисе

Версия Onlyoffice для сообщества бесплатна. Но чтобы получить пожизненную лицензию и пользоваться оптимизированными функциями для предприятий и разработчиков, стоимость варьируется от 1200 до 7000 долларов. 

7. Microsoft Word

Microsoft Word является одним из самых популярных онлайн-инструментов для обработки документов. Но последняя веб-версия пакета Microsoft 365 включает в себя функции, облегчающие совместную работу в команде.

Основные возможности Microsoft Word

  • Возможности автосохранения.
  • Мгновенный перевод документов на разные языки
  • Живое редактирование
  • Комментарии
  • для мобильных устройств

Сколько стоит Microsoft Word?

Вам потребуется полная подписка на Microsoft 365, чтобы разблокировать онлайн-версию Microsoft Word. Его планы начинаются с 6 долларов в месяц и предоставляют вам 1 ТБ облачного пространства.

8. Дропбокс Бумага

Dropbox Paper — бесплатный инструмент для совместной работы над документами. И вы можете редактировать, делиться и дополнять проектные документы с его помощью. 

Ключевые особенности Dropbox Paper

  • Добавляйте заметки к собраниям и назначайте задачи членам команды
  • Интеграция со сторонними приложениями, такими как Pinterest и YouTube.
  • Аннотации 
  • 30+ шаблонов документов 
  • Функция отслеживания временной шкалы

Какова стоимость бумаги Dropbox?

Paper бесплатна и доступна только в Интернете и прикреплена к Dropbox. Так что это не самостоятельный инструмент.

9. Бит.ай

Bit.ai — это многофункциональная интеллектуальная платформа для совместной работы с документами, разработанная для команд 21-го века.

Ключевые особенности Bit.ai

  • Автоматическое форматирование документов
  • Гостевой доступ к документу
  • Индивидуальные документы
  • отслеживание документов в режиме реального времени
  • Внутренние и внешние вики
  • Поддерживает более 100 типов документов

Bit.ai Цены

Bit.Ai допускает только пять пользователей в бесплатной версии. После этого перейдите на профессиональные или бизнес-планы, начиная с 8 долларов США за пользователя в месяц. 

10. Сотрудничество с коробкой

Инструменты для совместной работы над документами Удаленные команды

Box Collaboration — это простой инструмент для совместной работы над документами, позволяющий быстро просматривать, упорядочивать и обмениваться документами в облаке. 

Главные преимущества

  • Функция белой доски с холстом Box
  • Автоматизированный рабочий процесс
  • 1500+ приложений для интеграции
  • Эксперт техподдержка
  • Облачный инструмент
  • Неограниченное количество электронных подписей

Сколько стоит использовать Box?

Существует ограничение на размер файла и команды, а бесплатной версии нет. Но есть бесплатный пробный период перед подпиской не менее чем на 15 долларов в месяц. 

11. Понятие

Notion — это настраиваемый инструмент для совместной работы с документами. Вы можете настроить панель управления для удовлетворения особых организационных потребностей.

Ключевые особенности понятия

  • Инструменты управления администратором  
  • Неограниченное количество участников команды (платно)
  • Совместная работа над документами, вики и заметками
  • Уникальный API
  • Гости и расширенные разрешения

Сколько стоит использовать Notion?

Бесплатная версия Notion не поддерживает совместную работу в команде. Специальный пакет для удовлетворения потребностей вашей команды стоит 10 долларов в месяц.

12. Документ360

Document360 — это программное обеспечение для совместной работы с базой знаний. SaaS команды считают Document360 полезным. 

Основные возможности Document360

  • Автосохранение предыдущих версий документа
  • Поддерживает техническую документацию.
  • Помощник по базе знаний
  • Интеграция со сторонними приложениями и расширения

Документ360 Цены

Document360 стоит 99 долларов за проект для минимального плана подписки. Если вашей команде не нужны фантастические функции Document360, вы можете избежать этих расходов.

13. Рабочие документы по понедельникам

Monday Workdocs добавляет удовольствия в регулярную совместную работу над документами благодаря простому в использовании интуитивно понятному интерфейсу и автоматизированному рабочему процессу.

Ключевые особенности Monday Workdocs

  • Механизм реального времени для более чем 100 соавторов 
  • Автосохранение документов
  • Функция перетаскивания для удобного редактирования
  • Живые комментарии, назначения задач и создание контрольных списков
  • Доступны мобильная и настольная версии

Предложения и недостатки Monday Workdocs

Monday Workdocs является продуктом Monday.com и требует оплаты за использование всего программного обеспечения. 

В бесплатной версии допускается только два пользователя. Monday.com начинается с 24 долларов в месяц и выше, в зависимости от количества членов команды. 

14. Файлкемп

Ведущие мировые бренды, такие как Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken и BMW Group, используют Filecamp для редактирования, управления и утверждения файлов в режиме реального времени.

Ключевые особенности Filecamp

  • Простой обмен файлами
  • Архив старых версий документов
  • Пользовательская функция брендинга
  • Максимальная безопасность благодаря надежной технологии HTTPS
  • Контролируемый доступ к документам
  • Неограниченные пользователи

Цены на Filecamp

Планы начинаются с 29 долларов, но вам придется платить за дополнительное хранилище отдельно от абонентской платы, если вам нужно больше места.

15. Файловый этап

Filestage — это инструмент для совместной работы над документами, который позволяет вам и вашей команде совместно работать, просматривать и комментировать документы с единой платформы.

Ключевые особенности файлового этапа

  • Аннотации и функция обратной связи
  • Возможность поделиться файлом любого формата
  • Неограниченное приглашение гостей
  • Утверждение документа в один клик
  • Интеграция приложений

Цены на файловую стадию

Небольшие команды должны ежемесячно платить 95 долларов за использование Filestage. И может получить доступ только к 75 ГБ пространства плюс один шаблон проекта. 

Основные функции, которые следует искать в вашем инструменте для совместной работы с документами

Живой редактор

Ваш идеальный инструмент для совместной работы над документами должен позволять членам команды редактировать документы в режиме реального времени. Каждый может получить доступ к документу одновременно и вносить изменения в один и тот же документ. Правки, комментарии и предложения мгновенно отражаются в документе.

Большое облачное хранилище

Подумайте о потребностях вашего проекта в пространстве для хранения, прежде чем выбирать какой-либо инструмент для совместной работы с документами. Если вашему проекту требуется много места, а место для хранения ограничено, вам необходимо рассмотреть возможность перехода к другому поставщику.

Функция автосохранения

Функция автосохранения сохраняет ваши последние правки и более старая история документов и защищает вас от потери. Вам не нужно будет сохранять документ вручную после внесения каких-либо изменений.

Отслеживание документов в реальном времени

Вы должны иметь возможность отслеживать изменения, внесенные в документы любым членом команды в режиме реального времени. Вы можете получить уведомление об изменениях, не просматривая документ.

Поддерживает несколько типов документов

Некоторые инструменты для совместной работы с документами не поддерживают определенные форматы документов. Это снижает производительность, когда вам нужно преобразовать документ в поддерживаемый формат. Вам нужен инструмент для совместной работы, который поддерживает как можно больше форматов документов.

Автономный доступ

Выбранный вами инструмент для совместной работы над документами должен обеспечивать автономную функциональность. Если у вас нет подключения к Интернету, вы можете работать на ходу. Вы по-прежнему можете редактировать или просматривать документ, даже если вы не подключены к сети.

Mobile-дружески

Убедитесь, что инструмент для совместной работы над документами доступен на мобильных устройствах для бесперебойной работы. Вы можете отредактировать документ на своем ноутбуке и отправить его членам команды, которые просматривают его на своих мобильных устройствах.

История версий

Документы, поддерживающие историю версий, позволяют отслеживать, кто вносил изменения, даже когда вы отсутствуете, и при необходимости восстанавливать любые версии документов. Управление версиями также гарантирует, что вы можете вернуться к любой предыдущей версии документа после внесения новых изменений.

Выводы

Все упомянутые выше инструменты для совместной работы над документами могут помочь вам удовлетворить потребности вашей команды. С помощью этих инструментов для совместной работы с документами вы можете улучшить коммуникацию между подразделениями и повысить производительность команды, экономя время и ресурсы. 

Подумайте о том, чтобы инвестировать в платные версии предпочитаемого вами инструмента, чтобы получить лучшие предложения. Ваша команда будет вам за это благодарна. 

Узнать больше

О Николасе Годвине

Николас Годвин - исследователь в области технологий и маркетинга. Он помогает компаниям рассказывать истории о прибыльных брендах, которые нравятся их аудитории с 2012 года. Он был членом исследовательских и писательских групп Bloomberg Beta, Accenture, PwC и Deloitte для HP, Shell, AT&T.

Подключение: