Шаги 7 для организации электронной почты и добавления часов на вашу неделю

Статья написана:
  • Советы по ведению блога
  • Обновлено: Apr 05, 2018

Сколько часов в неделю вы тратите на электронную почту?

Вот вам вызов: начиная со следующей недели, обратите внимание на все время, которое вы тратите на проверку электронной почты.

Запишите его в блокнот или используйте приложение для отслеживания времени, например Chrometa, Вероятно, вы будете потрясены, как быстро складываются часы.

Что еще вы могли бы сделать со всем этим дополнительным временем? Однако электронная почта имеет решающее значение для ведения вашего бизнеса, так как вы можете сократить?

Следующие шаги выходят за рамки основ, показывая вам, как создавать системы для организации и держать ваш почтовый ящик в чеке. Что бы вы делали с несколькими дополнительными часами каждую неделю?

Вот как вы можете это выяснить.

Шаг #1: уменьшить входящие письма

Посмотрите, что обычно входит в ваш почтовый ящик.

Если вы подписались на более чем электронные рассылки 5, это, вероятно, слишком много.

Попробуйте такой инструмент, как Unroll.me для управления и сокращения ваших подписки. Будьте беспощадны в отношении отказа от подписки на всех, кроме самые полезные информационные бюллетени.

Большинство ваших писем от клиентов?

Если у вас есть сервис-ориентированный бизнес, клиентские электронные письма часто занимают огромную часть времени.

Если вы предлагаете услугу, подумайте об уменьшении количества клиентов, с которыми вы имеете дело. Лучше иметь двух клиентов, каждый из которых платит $ 250, чем иметь клиентов 5, каждый из которых платит $ 100 из-за накладных расходов для каждого клиента.

Подумайте о повышении ваших цен и сокращении количества клиентов, которых вам нужно отправить по электронной почте.

Если вы снова и снова оказываете ответы на подобные письма, публикуйте FAQ на своем веб-сайте для рассмотрения наиболее частых вопросов. Не забудьте связаться с вашим FAQ глоссарий с вашей контактной страницы и поощрять посетителей читать ее, прежде чем обращаться к вам. Если вы не можете уменьшить количество писем, по крайней мере, вы можете запланировать их лучше.

Пытаться Бумеранг, которые позволяют приостановить доставка по электронной почте и получение ее партиями.

Шаг #2: Управление ожиданиями

Проверка электронной почты постоянно в течение дня оказывает огромное влияние на вашу производительность.

Многозадачность может снизить вашу производительность на 40% и даже снизить IQ до 10 точек согласно научным исследованиям.

Снижение качества работы может повредить вашим отношениям с клиентами более чем с задержкой электронной почты.

Что делать, если ваши клиенты привыкли сразу отвечать на свои электронные письма?

Быстрые ответы на запросы по электронной почте могут стать большой точкой продаж для вашего бизнеса. Но вы можете реагировать, не проверяя электронную почту в течение всего дня. Вам просто нужно управлять ожиданиями своих клиентов и обучать их новому расписанию.

Чаще всего они считают «чрезвычайной ситуацией».

Сначала установите расписание для себя. Вы можете решить только проверять электронную почту 2-3 раз в день или только по утрам.

Затем вам нужно будет сообщить своим клиентам о ваших новых политиках и как долго это будет обычно заставлять вас отвечать на электронные письма. Вы можете обучить своих клиентов ожиданию нового расписания:

  • Публикация ваших политик на вашем сайте. На странице контактов или поддержки сообщите им, как долго они могут ожидать ответа.
  • Совместное использование приветственного пакета с новыми клиентами. В своем приветственном пакете изложите свои коммуникационные политики: как они должны связаться с вами и когда вы ответите.
  • Попробуйте настроить автоматический ответ электронной почты, который позволяет вашим контактам знать, когда вы ответите на их электронную почту.
  • Никогда не отправляйте или не отвечайте на электронные письма в нерабочее время (например, вечером и в выходные дни). Это создает впечатление доступности 24 / 7. Вместо этого вы можете планировать свою электронную почту, чтобы выходить утром.

Для существующих клиентов сообщите им, что вы обновляете свои политики.

Отбросьте это как преимущество для них!

Дорогой клиент],

[Персонализированное приветствие] Я свяжусь с вами, чтобы сообщить вам о моей новой политике электронной почты.

По мере роста моего бизнеса, мой приоритет заключается в том, чтобы я продолжал предоставлять вам качественный сервис. Чтобы это сделать, я обновляю свою коммуникационную политику. Вперёд, я буду проверять электронную почту [в это время].

Я отвечу на ваши письма в течение [времени ответа]. [Необязательно:] Если ваше сообщение является срочным, вы можете использовать слово «Срочно» в строке темы сообщения электронной почты, и оно немедленно сообщит мне об этом. Эта новая политика позволит мне уделять внимание 100% при работе над вашими проектами, не отвлекаясь на электронные письма в течение дня.

Спасибо за Ваш бизнес.

Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы об этой новой политике.

Клиенты оценят ваш профессионализм и прямолинейность и скоро будут привыкать к вашим новым временам реагирования.

Шаг #3: организация и автоматизация

Когда ваш почтовый ящик полон всех видов электронных писем, от клиентских сообщений до информационных бюллетеней для подтверждения заказов, это сложно пробиться через все это.

Это может быть огромным, и это также заставляет вас больше сосредоточиться на ненужных электронных письмах в ущерб более важным. Входящие в почтовый ящик Gmail помогают с этим, но вы можете организовать его еще больше, используя метки и фильтры.

Например, вы можете получить как личные письма от друзей и семьи, так и электронные письма из вашего бизнеса, перемещенные на вкладке Primary.

Если вы хотите автоматически отделить свои деловые электронные письма, чтобы вы могли расставить приоритеты, вы можете легко настроить фильтр чтобы все они были помечены как «Бизнес», поэтому вы можете легко отсортировать их.

Create-A-фильтр
Просто используйте поле поиска, чтобы найти письма, которые вы хотите пометить, и нажмите ссылку внизу, в которой говорится: «Создайте фильтр с этим поиском».
применить ярлык-фильтр
Затем нажмите «Применить ярлык» и выберите ярлык, который вы хотите использовать.

Еще один инструмент, который вы можете попробовать: SaneBox, который автоматически определяет, какие электронные письма важны для вас, и очищает оставшуюся часть вашего почтового ящика для последующего использования.

Шаг #4: побег в папке «Входящие»

Используете ли вы свой почтовый ящик как список дел?

Это не самая эффективная или масштабируемая система: электронная почта не была предназначена для списка дел.

Вы хотите сосредоточиться на выполнении задач, не отвлекаясь на личные письма. Вместо этого попробуйте использовать инструменты для списков дел, например Асана, Trello или Todoist.

Asana - приложение для управления проектами, которое является бесплатным и простым в использовании. Вы можете легко превратить любую электронную почту в задание, отправив ее в Асану.

Если вы можете заставить своих клиентов использовать Trello вместо электронной почты, гораздо проще организовать организованность и поддерживать связь и файлы в одном месте - не больше охоты через ваш почтовый ящик для этого конкретного сообщения или файла.

Вместо того, чтобы оставлять электронное письмо в своем почтовом ящике как напоминание, вы можете запланировать его возврат в ваш почтовый ящик в определенное время, используя инструмент, например Yesware.

Шаг #5: настройка предупреждений

Вам не нужно постоянно проверять электронную почту, чтобы узнать, есть ли у вас это важное сообщение или файл. Вместо этого настройте специальные предупреждения с помощью фильтрации и ярлыков Gmail / Android (или настройте текстовое оповещение, используя IFTTT).

Если вы используете Gmail и телефон Android, вы можете настроить свой телефон только для уведомления о некоторых электронных сообщениях:

  1. Во-первых, создайте фильтр (как показано выше), чтобы автоматически пометить адрес электронной почты, который вы ожидаете. Вы можете сделать это с помощью отправителя, ключевого слова, имеет ли электронное письмо вложение и т. Д. Вы можете назвать свой лейбл «Уведомление», «Срочно» и т. Д.
  2. На своем телефоне откройте приложение Gmail и выберите «Настройки» и выберите свою учетную запись электронной почты.
  3. Убедитесь, что установлен флажок «Уведомления».
  4. Прокрутите вниз и выберите «Управление ярлыками».
  5. Выберите новый ярлык.
  6. Синхронизируйте сообщения и включите уведомления для этого ярлыка.
  7. Вернитесь назад и убедитесь, что уведомления для других ярлыков не синхронизированы, поэтому вы не будете получать уведомления для них.

Это оно! Теперь вы будете получать уведомления только при получении новых писем, соответствующих вашему фильтру.

Шаг #6: не чувствуйте себя обязанным отвечать всем

Просто потому, что кто-то пишет по электронной почте, вы не имеете в виду, что вы обязаны отвечать.

Это может звучать холодно, но если вы получить какой-либо успех в Интернете, люди начнут посылать вам по электронной почте и просят ваше время.

Вы можете ответить всем, хотя бы извиниться и объяснить, почему вы не можете им помочь.

Но помните: как владелец бизнеса, время - ваш самый ценный ресурс. Не позволяйте себе чувствовать себя обязанным всем, кто вас по электронной почте. Вы не обязаны всем глубоким откликом. «Нет» - это полное предложение.

Шаг #7: обратитесь за помощью

Если после всех этих шагов вы по-прежнему тратите много времени на электронную почту, вам следует подумать о получении помощи, чтобы вы могли сосредоточиться на управлении бизнесом.

Есть виртуальные помощники, которые специализируются на ответе на электронную почту. Вы можете узнать, как нанять VA, проверив последнее сообщение Джины Бадалаты на Сделайте свой блог более прибыльным, найдя помощь.

Электронная почта может быть огромным временем сосать, но это не обязательно!

Независимо от того, делаете ли вы это самостоятельно или нанимаете помощь, пререкание входящей почты в форму может быть трудоемким проектом вначале. После того, как ваши системы будут на месте, это сэкономит вам массу времени, которые вы можете реинвестировать при управлении бизнесом.

О КериЛинн Энгель

KeriLynn Engel - стратег-копирайтер и контент-маркетинг. Она любит работать с предприятиями B2B & B2C для планирования и создания высококачественного контента, который привлекает и преобразует целевую аудиторию. Когда вы не пишете, вы можете найти ее спекулятивную фантастику, посмотреть «Звездный путь» или сыграть на флейте «Telemann» на местном открытом микрофоне.

Подключение: