15 sfaturi și trucuri Gmail pentru a vă gestiona mai bine căsuța de e-mail

Actualizat: 2022-07-29 / Articol de: Jason Chow
Sfaturi și trucuri Gmail pentru a vă gestiona mai bine căsuța de e-mail

Dacă ești ca majoritatea oamenilor și ai Gmail ca unul dintre conturile dvs. de e-mail, știți ce provocare poate fi să rămâneți la curent cu e-mailurile dvs. În calitate de utilizator Gmail de lungă durată, am crezut întotdeauna că sunt destul de bun la utilizarea serviciului Google. 

Abia când am început să mă uit la cele 1,473 de e-mailuri necitite din căsuța de e-mail, mi-am dat seama – Cu siguranță un serviciu de e-mail cu 1.5 miliarde de utilizatori are mai mult de oferit? Într-adevăr, așa este, așa că iată 15 sfaturi și trucuri Gmail pentru a vă ajuta să vă ușurați viața în Gmail.

1. Păstrați folderele vizibile

Una dintre cele mai ușoare moduri de a vă face căsuța de e-mail mai puțin aglomerată este să păstrați folderele vizibile în Gmail. În acest fel, poți să le scanezi rapid și să vezi ce se întâmplă în fiecare. 

Vestea bună este că puteți configura această funcție astfel încât să fie întotdeauna activată sau dezactivată automat, în funcție de dacă citiți un mesaj de la un anumit expeditor (cum ar fi o companie aeriană sau un furnizor de servicii).

2. Programați rapid o întâlnire

Puteți invita pe cineva la întâlnirea dvs. prin e-mail sau puteți partaja linkul.
Puteți invita pe cineva la întâlnirea dvs. prin e-mail sau puteți partaja direct linkul.

Dacă doriți să programați o întâlnire cu un coleg, este ușor de făcut din Gmail. Tot ce trebuie să faceți este să deschideți un e-mail, să introduceți adresa de e-mail a persoanelor pe care doriți să le invitați, să faceți clic pe pictograma calendar și să alegeți când doriți să se întâmple. 

De asemenea, puteți trimite un link dacă nu au Google Calendar deja configurat (ceea ce este probabil). Introducerea acestor informații va crea automat un eveniment în calendarul lor, care se potrivește cu solicitarea dvs.

3. Adăugați o semnătură la Gmail

Semnătura Gmail
Puteți utiliza o semnătură universală sau puteți crea una pentru fiecare cont de e-mail din Gmail

În același mod în care aveți o semnătură pentru cărțile de vizită, puteți avea una pentru contul dvs. Gmail. Semnătura dvs. poate fi o imagine sau un text care include elemente bogate, cum ar fi hyperlinkuri.

Pentru a adăuga o semnătură, accesați Setările Gmail. Următorul;

  1. Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus.
  2. Selectați „Setări” din meniul derulant.
  3. Sub „General”, dați clic pe „Semnături”.
  4. Selectați „Configurați semnătura”.
  5. Introduceți conținutul semnăturii dvs.
  6. Faceți clic pe „Salvați modificările” în partea de jos a paginii. 

Veți vedea că această nouă semnătură va apărea deasupra noilor e-mailuri pe care le trimiteți și a răspunde la mesajele pe care le scrieți înapoi altcuiva, dar nu și pe mesajele redirecționate sau pe cele trimise de alte persoane.

4. Codați culoarea etichetelor dvs. Gmail

Culorile etichetelor Gmail
Dacă paleta implicită este inacceptabilă, creați o culoare personalizată pentru a obține ceva unic

Culoare-de codificare etichetele sunt o modalitate excelentă de a vă organiza e-mailurile. De exemplu, este posibil să doriți să creați o etichetă pentru fiecare client și să atribuiți culori diferite (albastru, roșu, verde) în funcție de industria lor. Când vă uitați la căsuța de e-mail Gmail și vedeți că un e-mail este de la Clientul A sau Clientul B, este ușor să vedeți care e-mailuri sunt esențiale fără a le citi pe toate.

Pentru a adăuga etichete: 

  1. Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus.
  2. Selectați „Setări” din meniul derulant.
  3. Selectați fila „Etichetă”.
  4. Acum puteți crea o etichetă nouă sau puteți selecta una existentă pentru a modifica.
  5. Dați etichetei un nume, cum ar fi „Client A” sau „Client B”. 

Pe lângă doar crearea de etichete, puteți personaliza și plasarea acestora. De exemplu, puteți alege dacă această etichetă va apărea în partea stângă sau dreaptă a paginii atunci când vizualizați mesajele interfeței web a Gmail, selectând „Stânga” sau „Dreapta” sub poziția Etichetă.

În afară de etichetele cu codificarea culorilor, puteți crea notificări personalizate pentru fiecare etichetă, astfel încât să nu pierdeți nimic atunci când acestea sunt actualizate (e-mailuri noi). 

5. Utilizați vizualizarea conversație

Una dintre cele mai bune modalități de a vă gestiona căsuța de e-mail este utilizarea Vizualizării conversație. Google va grupa mesaje similare când activați această setare și le va afișa ca o singură conversație în căsuța dvs. de e-mail. 

Dacă faceți acest lucru, toate mesajele trimise în secvență vor avea același subiect și veți putea vedea toate e-mailurile din același fir de e-mail simultan. Deși Gmail activează în mod prestabilit Vizualizarea conversației, o puteți comuta înapoi dacă nu este din anumite motive.

Mergeți pur și simplu la Setări, derulați în jos la „Vizualizare conversație” și asigurați-vă că butonul radio de lângă „Vizualizare conversație activată” este selectat.

6. Obțineți un număr nelimitat de adrese de e-mail

Puteți crea un alias pentru una sau mai multe dintre adresele dvs. de e-mail existente pentru a avea o adresă unică care să redirecționeze către adresa dvs. principală. Această funcție este utilă dacă încercați să gestionați mai multe roluri pentru o afacere mică. De exemplu, ați putea avea adresa de e-mail principală asociată cu aliasuri precum [e-mail protejat] și [e-mail protejat]

Pentru a crea un alias, accesați pagina Setări Gmail și faceți clic pe fila Conturi și import. Derulați în jos până când vedeți „Alias-uri” în secțiunea General, apoi faceți clic pe „Adăugați o altă adresă de e-mail”. 

Puteți introduce o nouă adresă de e-mail la care utilizatorii își vor primi mesajele trimise prin acest alias (și să specificați dacă alte setări, cum ar fi recepția în text simplu sau HTML) înainte de a face clic pe „Creați alias”.

7. Gestionați mai multe conturi de e-mail din căsuța dvs. de e-mail Gmail

Nu-ți place să ai e-mailuri cu semnul „+” înăuntru? Nici o problema; folosiți un alias în schimb. Aliasurile de e-mail sunt o altă modalitate excelentă de a gestiona adresele de e-mail secundare. Redirecționarea e-mailului este incomodă, dar Gmail poate gestiona mai multe adrese de e-mail pentru fiecare cont.

De exemplu, adresa dvs. de e-mail principală este [e-mail protejat], și aveți o altă adresă care este [e-mail protejat] Faceți clic pe pictograma roată pentru a introduce setările Gmail și faceți clic pe fila „Conturi”. Faceți clic pe linkul „Adăugați un cont de e-mail” și urmați instrucțiunile.

Odată terminat, Gmail va acționa ca orice client de e-mail obișnuit și va prelua e-mailurile din contul respectiv. Contul suplimentar poate funcționa fie independent, fie ca alias al contului dvs. principal.

Acest lucru funcționează mai bine cu domenii personalizate, mai ales dacă sunteți o companie. Îl puteți folosi pentru a gestiona mai multe roluri într-o afacere mică. De exemplu, ați putea avea adresa de e-mail principală asociată cu aliasuri precum [e-mail protejat] și [e-mail protejat]

8. Configurați filtre de e-mail

Filtre Gmail
Filtrele Gmail sunt un instrument puternic pentru gestionarea e-mailurilor

Filtrele sunt reguli pe care le creați pentru a gestiona e-mailurile primite. Această funcție este una dintre cele mai puternice (după părerea mea) pentru Gmail. De exemplu, puteți avea toate e-mailurile primite arhivate automat și etichetate cu anumite cuvinte cheie, astfel încât acestea să nu aglomereze căsuța de e-mail.

  1. Faceți clic pe cutia de viteze Setări și selectați fila „Filtre și adrese blocate” pentru a configura filtre.
  2. Faceți clic pe linkul „Creați un filtru nou” situat în partea de jos a paginii respective.
  3. Specificați condițiile în care ar trebui să se aplice acest filtru, apoi faceți clic pe „Creați filtru”.
  4. Acum puteți bifa casetele de selectare pentru ceea ce doriți să facă Gmail cu e-mailurile care îndeplinesc condițiile dvs.
  5. După ce ați terminat, faceți clic pe „Creați filtru”.

9. Deschideți mai multe e-mailuri simultan

Puteți deschide mai multe e-mailuri simultan, ceea ce este util dacă doriți să le comparați. Pur și simplu faceți clic pe pictograma pop-out din colțul din dreapta sus al Gmail și selectați un e-mail sau mai multe e-mailuri ținând apăsată tasta Shift în timp ce faceți clic pe fiecare. Procedând astfel, se va crea o filă nouă pentru fiecare e-mail ales.

10. Gestionați mai multe stări de e-mail

Dacă doriți doar să ștergeți, să arhivați sau să mutați rapid anumite mesaje și să nu le deschideți pe toate simultan, puteți face următoarele:

Ștergeți câte un mesaj, trecând cu mouse-ul peste pictograma coș de gunoi de pe fiecare mesaj până când acesta se transformă într-un buton de „curățare” (acest lucru funcționează numai dacă mouse-ul este peste un mesaj necitit). Apoi faceți clic pe el.

Arhivează mai multe mesaje simultan, selectându-le înainte de a le arhiva cu Ctrl+Shift+A sau făcând clic pe „Arhivează” sub Mai multe acțiuni din meniul derulant al Gmail (aceasta din urmă opțiune permite, de asemenea, utilizatorilor să selecteze mai multe mesaje din această listă). 

Dacă este necesar, reveniți la conversațiile arhivate mai târziu folosind Ctrl+Shift+O. Gestionarea e-mailurilor dvs. astfel încât să le păstrați accesibile fără a vă înfunda căsuța de e-mail. 

11. Luați câteva suplimente Gmail

Aplicații Gmail
Gmail oferă o mulțime de suplimente pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți e-mailul

Dacă doriți să vă duceți experiența Gmail cu un pas mai departe, sunt disponibile o mulțime de suplimente terță parte pentru a face gestionarea căsuței primite și mai ușoară. Puteți căuta și instala aceste aplicații pe Piața Google Workspace.

Desigur, aplicațiile disponibile variază foarte mult, așa că cea mai bună asistență va depinde de modul în care lucrați. De exemplu, folosesc Slack și Asana suplimente. Dacă vă înclinați mai mult spre partea corporativă, există aplicații precum Zoom, CRM pentru Gmail și Zapier pentru Gmail.

12. Gestionați sarcinile din Gmail

Gestionarea sarcinilor Gmail
Nu uita niciodată nimic din nou cu Tasks încorporat în căsuța de e-mail Gmail

Google Tasks este un instrument simplu, dar puternic pentru gestionarea listei de sarcini. Este o modalitate excelentă de a vă păstra sarcinile și e-mailurile împreună într-un singur loc, astfel încât să le puteți urmări fără a aglomera o căsuță de e-mail care este deja plină de e-mailuri.

Pentru a adăuga o sarcină, faceți clic pe pictograma Sarcini din bara de navigare din dreapta a căsuței de e-mail Gmail. Un panou va apărea din dreapta și puteți adăuga informațiile necesare, cum ar fi titlul, detaliile și data/ora.

13. Puteți @Menționa Contacte

În loc să fie nevoie să adăugați mai multe adrese de e-mail cc, Gmail vă permite să utilizați @ ca mențiune. Pur și simplu tastând @ urmat de numele și prenumele lor (sau numele de utilizator Gmail) oriunde în conținutul e-mailului, va adăuga destinatarul în bucla de e-mail.

De asemenea, puteți adăuga o listă de contacte la aceste mesaje fără a introduce fiecare adresă de e-mail individual.

14. Lucrați offline cu Gmail

Utilizați Gmail offline
Lucrați offline cu Gmail oriunde și oricând

Oamenii se confruntă adesea cu o singură problemă: serviciile Google necesită în cea mai mare parte o conexiune la internet pentru a fi utilizate. Dacă călătoriți mult, posibilitatea de a folosi Gmail offline poate fi o salvare. Iată câteva sfaturi despre cum să configurați modul offline și să vă accesați e-mailul atunci când nu există conexiune la internet:

Faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al căsuței de e-mail Gmail, apoi faceți clic pe fila „Offline”. Bifați caseta de selectare din opțiunea „Offline” și alegeți cât de mult din e-mail doriți să stocați pe dispozitivul local. Nu uitați să faceți clic pe butonul „Salvați modificările”.

Un lucru important de reținut este că nu veți putea trimite e-mailul în timp ce sunteți offline. În schimb, compuneți e-mailul și faceți clic pe săgeata în jos de lângă butonul „Trimite”. Selectați „Programați trimiterea” și setați ora pentru mai târziu, când vă așteptați să vă recuperați conectivitatea.

Dacă nu faceți acest lucru, Gmail va spune în mod repetat „Se trimite…” până când există o conexiune la internet (sau pur și simplu vă înnebunește, oricare dintre acestea survine primul).

15. Mesaje cu stele

Stelele sunt o modalitate excelentă de a salva mesajele, dar vă permit și să le găsiți rapid. Puteți să marcați cu stea mesajele importante și apoi să le căutați mai târziu. Stelele sunt ușor de găsit în căsuța dvs. de e-mail, deoarece apar în partea de sus a listei dvs., ceea ce face ușor să vedeți ce este esențial într-o căsuță de e-mail aglomerată.

De asemenea, puteți utiliza stelele pentru a crea filtre pe baza unor criterii specifice. De exemplu, dacă doriți ca toate mesajele cu atașamente care au fost marcate cu stea, selectați „Are atașament” sub „Poștă cu stea” și apoi faceți clic pe Creare filtru. 

Acest lucru va crea un filtru automat care trimite aceste tipuri de e-mailuri direct într-un folder numit Mesaje cu stea, astfel încât acestea să nu se piardă printre alte e-mailuri fără atașamente sau alte criterii specificate de acest filtru.

Sfat bonus: Modificați limita de timp „Anulați trimiterea”.

Gmail are o funcție încorporată care vă permite să anulați trimiterea unui mesaj pentru o perioadă de timp. Acest lucru poate fi util în special dacă trimiteți un e-mail din greșeală sau vă dați seama că ați greșit în mesajul dvs. 

Această opțiune este întotdeauna disponibilă în Gmail, dar puteți specifica limita de timp în care puteți anula trimiterea. Faceți clic pe Setări în colțul din dreapta sus al căsuței primite și apoi selectați „Setări” din meniul drop-down.

Derulați în jos până când vedeți „Anulați trimiterea” și faceți clic pe meniul drop-down amplasat în rândul „Trimite perioada de anulare”. Puteți seta la 5, 10, 20 sau chiar 30 de secunde. În mod implicit, Gmail vă oferă doar 5 secunde pentru a anula o trimitere.

Concluzie

Multe dintre sfaturile împărtășite mai sus ar trebui să vă ajute să gestionați mai bine Gmail. V-am arătat cum să vă simplificați căsuța de e-mail, să vă organizați etichetele, să vă îmbunătățiți gestionarea e-mailului și să utilizați diverse instrumente disponibile pentru a prelua controlul asupra căsuței dvs. de e-mail. 

Dacă urmați aceste sfaturi, veți vedea o îmbunătățire în gestionarea e-mailurilor dvs. Este ceva de care poate beneficia orice profesionist ocupat.

Citește mai multe

Despre Jason Chow

Jason este un fan al tehnologiei și antreprenoriatului. Îi place site-ul de construcție. Puteți lua legătura cu el prin Twitter.