15 Instrumente de colaborare pentru documente pentru echipele de la distanță

Actualizat: 2022-07-29 / Articol de: Nicholas Godwin

Instrumentele de colaborare pentru documente vă pot ajuta afacerea să economisească bani, să sporească veniturile și să îmbunătățească productivitatea echipei.

Și nu inventez asta. Un studiu Forrester spune că instrumentele de colaborare se adaugă beneficii de productivitate de până la 247,500 USD la echipe de 100 de persoane care câștigă între 40 și 60 USD pe oră. Într-un interviu din martie 2020 cu Javier Soltero, șeful G Suite, Google G Suite, care include Google Docs, a ajuns peste 2 miliarde de utilizatori activi lunar până la sfârșitul anului 2019.

Întrucât editarea documentelor este în centrul atenției pentru echipe, vă voi oferi 15 instrumente de colaborare pentru documente pentru echipa dvs. de la distanță în acest articol. Deci, veți avea întotdeauna opțiuni.

V-am ajutat să eliminați paralizia decizională prin partajarea caracteristicilor pe care să le căutați atunci când vă decideți asupra celui mai bun instrument de colaborare în documente pentru echipa dvs. Vino cu mine.

Publicitate

1. documente Google

Google Docs

Google Docs este instrumentul dvs. de colaborare pentru documente, dacă sunteți pasionat de simplitate. Este ușor de utilizat și oferă o colaborare fără întreruperi în timp real pentru documente din orice locație.

Puteți partaja și lucra la documente cu membrii echipei, trimițându-le linkuri de documente. 

De asemenea, puteți determina cine poate accesa documente și în ce calitate - ca vizualizator, editor sau comentator.

Caracteristici cheie Google Docs

Câteva funcții remarcabile care ți-ar plăcea la Google Docs:

  • Google Docs funcționează pe orice dispozitiv
  • Salvează automat ultimele editări
  • Disponibilitate offline pentru echipa ta de la distanță
  • Funcții de asistență încorporate, cum ar fi corectări automate, text predictiv și tastare vocală.
  • Abilitatea de a eticheta membrii echipei în documente și de a lăsa comentarii sau sugestii în timp real.
  • Capacitate suplimentară. Explorați alte aplicații și extensii simultan cu Google Docs.

Prețuri Google Docs

Versiunea gratuită a Google Docs este încărcată cu funcții. De asemenea, vă bucurați de alte zece instrumente Google Workspace. 

Dar, pentru mai mult spațiu de stocare pe cloud, asistență pentru clienți 24/7 și un număr semnificativ de utilizatori, faceți upgrade la oricare dintre pachetele de afaceri robuste, începând de la 6 USD lunar.

2. Faceți clic pe Sus

Faceți clic pe Sus

ClickUp asigură utilizatorilor să economisească o zi săptămânal prin simpla utilizare a acestui instrument de colaborare. Mai exact, funcția de colaborare în documente a instrumentului, ClickUp Docs, vă permite dvs. și echipei dvs. să creați și colaborați la documente sau wiki-uri

Caracteristici cheie ClickUp

  • Caracteristici unice de formatare a documentelor. Adăugați în documente marcaje de marcă, pagini imbricate sau stiluri la alegere.
  • Tracker de documente pentru editări în timp real.
  • Flux de lucru sincronizat. Atribuiți și monitorizați proiecte de documente dintr-un singur loc.
  • Bloc de note pentru ca membrii echipei să ia note sau să creeze liste de sarcini.

Cât costă utilizarea ClickUp?

Te bucuri de fiecare funcție gratuită de pe ClickUp și de tone de privilegii nelimitate va costa o echipă mică 5 USD pe membru pe lună. 

Cu cât echipa ta este mai mare, cu atât ClickUp devine mai scump.

3. Confluența

confluență

Confluence este un instrument de gestionare a cunoștințelor și de colaborare la proiecte care transformă modul în care lucrează echipele de la distanță. Puteți crea, distribui și discuta lucrul cu membrii echipei de la etapa de planificare până la execuție.

Caracteristici cheie Confluence

  • Caracteristica arborelui paginii vă permite să găsiți și să aranjați cu ușurință documentele folosind etichete. 
  • Peste 75 de opțiuni de șabloane de documente
  •  Structurarea documentelor încorporată în pagini și spații (conțin pagini)
  • Funcții interactive, cum ar fi comentarii în linie, GIF-uri, emoji și editați evidențieri
  • Notificări și actualizări în timp real despre sarcinile atribuite și membrii etichetați
  • Macrocomenzi utile pentru a crea automat tabele de conținut și evidențieri ale documentelor

Care este prețul confluenței?

Versiunea gratuită a Confluence acceptă doar zece utilizatori. Și este doar pentru uz online.

Confluence oferă trei planuri scalabile. Pachetele standard, premium și enterprise încep de la 5.50 USD lunar. 

Confluence vă permite să îmbarcați până la 20,000 de utilizatori și să accesați o mulțime de funcții interesante în versiunea sa plătită.

4. Îndepărtare

epigramă

Dezvoltatorii Quip l-au construit pentru a rezolva nevoile echipelor de vânzări. Instrumentul stimulează creșterea afacerii și permite utilizatorilor să creeze planuri de vânzări și să colaboreze prin procesul de vânzare.

Caracteristici cheie Quip

  • Permite echipelor să adauge foi de calcul la documente
  • Șabloane de documente editabile 
  • Accesibil pe mai multe tipuri de dispozitive
  • Funcția de chat de grup și mesaje 1 la 1 pentru a permite interactivitate

Cât costă Quip?

Utilizatorii trebuie să opteze pentru o versiune plătită a Quip odată ce perioada de probă gratuită s-a încheiat pentru a continua să se bucure de funcțiile de bază.

Planul de pornire Quip costă doar 10 USD lunar per utilizator. Și, în funcție de nevoile dvs., puteți face upgrade la opțiunea avansată pentru 100 USD lunar.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs este un instrument de colaborare sigur și o componentă nativă a suitei de instrumente de afaceri Zoho. Utilizatorii pot crea, edita, colabora și salva documente online. 

Funcții cheie Zoho Docs

  • Stocarea în cloud face recuperarea documentelor ușoară și rapidă
  • Abilitatea de a organiza documente în foldere și subdosare
  • Sincronizarea fișierelor pe cloud
  • Funcție de chat în aplicație pentru a comunica în timp ce lucrați la un document
  • Documente cu parolă pentru a proteja conținutul sensibil
  • Platforme de control administrativ de marcă

Oferte și dezavantaje Zoho Docs Premium

Zoho docs limitează dimensiunile de încărcare a fișierelor pentru fiecare plan pe care îl alegeți. 

Dar versiunea plătită vă permite să încărcați fișiere cu dimensiuni mai mari de până la 25 GB o dată, costând doar 6.4 USD lunar. 

6.Doar birou

numai birou

Onlyoffice este un instrument puternic care permite colaboratorilor să lucreze la documente, foi de calcul, formulare și prezentări de oriunde. 

Caracteristici cheie ale Onlyoffice

  • Editori de documente și logo-uri personalizabile
  • Suport profesional 24/7
  • Suportă mai multe tipuri de fișiere
  • Versiuni cloud și auto-găzduite
  • Compatibilitate cu MS Office

Prețuri numai pentru birou

Versiunea comunitară a Onlyoffice este gratuită. Dar pentru a obține o licență pe viață și a vă bucura de funcții optimizate pentru întreprinderi și dezvoltatori, costurile variază între 1200 USD și 7000 USD. 

7. Microsoft Word

Microsoft Word este printre cele mai populare instrumente de procesare a documentelor online. Dar cea mai recentă versiune web din suita Microsoft 365 include funcții pentru o colaborare ușoară în echipă.

Caracteristici cheie ale Microsoft Word

  • Capacitățile de salvare automată.
  • Traducerea instantanee a documentelor în diferite limbi
  • Editare live
  • Comentarii
  • mobil-friendly

Cât costă Microsoft Word?

Veți avea nevoie de un abonament complet Microsoft 365 pentru a debloca versiunea online Microsoft Word. Planurile sale încep de la 6 USD lunar și vă oferă 1 TB de spațiu în cloud.

8. Dropbox Paper

Dropbox Paper este un instrument gratuit de colaborare pentru documente. Și puteți edita, partaja și completa documente de proiect cu acesta. 

Caracteristici cheie ale Dropbox Paper

  • Adăugați note de întâlnire și atribuiți sarcini de făcut membrilor echipei
  • Integrarea aplicațiilor de la terțe părți, cum ar fi Pinterest și YouTube
  • Adnotări 
  • Peste 30 de șabloane de documente 
  • Funcția de urmărire a cronologiei

Care este costul hârtiei Dropbox?

Hârtia este gratuită și este disponibilă doar online și atașată la Dropbox. Deci nu este un instrument independent.

9. Bit.ai

Bit.ai este o platformă inteligentă de colaborare cu documente, bogată în funcții, concepută pentru echipele secolului XXI.

Caracteristici cheie Bit.ai

  • Formatarea automată a documentelor
  • Acces invitat la un document
  • Documente personalizate
  • urmărirea documentelor în timp real
  • Wiki-uri interne și externe
  • Suportă peste 100 de tipuri de documente

Prețuri Bit.ai

Bit.Ai permite doar cinci utilizatori pe versiunea gratuită. După aceea, faceți upgrade la planuri pro sau de afaceri începând de la 8 USD per utilizator lunar. 

10. Colaborare cu casete

Instrumente de colaborare pentru documente Echipe la distanță

Box Collaboration este un instrument simplu de colaborare pentru documente pentru revizuirea, organizarea și partajarea rapidă a documentelor în cloud. 

Caracteristici-cheie

  • Caracteristică tablă albă cu pânză Box
  • Flux de lucru automatizat
  • Peste 1500 de integrări de aplicații
  • Suport tehnic expert
  • Instrument bazat pe cloud
  • Semnături electronice nelimitate

Cât costă să folosești Box?

Există o limită de dimensiune a fișierelor și a echipei și nu există o versiune gratuită. Dar există o perioadă de probă gratuită înainte de a vă abona pentru cel puțin 15 USD lunar. 

11. Noțiune

Notion este un instrument de colaborare personalizat pentru documente. Vă puteți configura tabloul de bord pentru a răspunde nevoilor organizaționale specifice.

Noțiunea Caracteristici cheie

  • Instrumente de control administrativ  
  • Membrii echipei nelimitate (contra cost)
  • Colaborare cu documente, wiki-uri și note
  • API unic
  • Oaspeți și permisiuni avansate

Cât costă utilizarea Notion?

Versiunea gratuită a Notion nu acceptă colaborarea în echipă. Un pachet special pentru a satisface nevoile echipei tale costă 10 USD lunar.

12. Document360

Document360 este un software de colaborare cu baze de cunoștințe. SaaS echipele consideră Document360 util. 

Caracteristicile cheie ale Document360

  • Salvați automat versiunile anterioare ale documentului
  • Sprijină documentația tehnică
  • Asistent de bază de cunoștințe
  • Integrare și extensii cu aplicații terțe

Prețuri Document360

Document360 costă 99 USD per proiect pentru cel mai mic abonament. Dacă echipa dvs. nu are nevoie de caracteristicile fantastice ale Document360, puteți evita această cheltuială.

13. Luni Workdocs

Monday Workdocs adaugă distracție colaborării obișnuite cu documente, cu o interfață intuitivă ușor de utilizat și un flux de lucru automat.

Funcții cheie Monday Workdocs

  • Motor în timp real pentru peste 100 de colaboratori 
  • Salvare automată a documentelor
  • Funcționalitate de glisare și plasare pentru o editare ușoară
  • Comentarii live, atribuiri de sarcini și crearea listelor de verificare
  • Sunt disponibile versiuni pentru mobil și desktop

Oferte și dezavantaje Monday Workdocs

Monday Workdocs este un produs de Monday.com și necesită plată pentru ca întregul software să se bucure. 

Doar doi utilizatori sunt permisi pe versiunea gratuită. Monday.com începe de la 24 USD lunar în sus, în funcție de numărul de membri ai echipei. 

14. Filecamp

Mărcile de top la nivel mondial precum Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken și BMW Group folosesc Filecamp pentru a edita, gestiona și aproba fișiere în timp real.

Caracteristici cheie ale Filecamp

  • Partajare ușoară a fișierelor
  • Arhivă pentru versiuni mai vechi de documente
  • Funcție de branding personalizată
  • Securitate maximă datorită tehnologiei HTTPS de încredere
  • Acces controlat la documente
  • Utilizatori nelimitați

Prețuri Filecamp

Planurile încep de la 29 USD, dar ar trebui să plătiți pentru spațiu de stocare suplimentar separat de taxa de abonament dacă aveți nevoie de mai mult spațiu.

15. Filestage

Filestage este un instrument de colaborare pentru documente care vă permite dvs. și echipei dvs. să colaborați, să revizuiți și să comentați documentele de pe o singură platformă.

Caracteristici cheie ale Filestage

  • Adnotări și funcție de feedback
  • Posibilitatea de a partaja orice format de fișier
  • Invitație nelimitată pentru oaspeți
  • Aprobarea documentului cu un singur clic
  • Integrări de aplicații

Prețuri Filestage

Echipele mici trebuie să plătească 95 USD lunar pentru a utiliza Filestage. Și poate accesa doar 75 GB spațiu plus un șablon de proiect. 

Caracteristici cheie pe care să le căutați în Instrumentul dvs. de colaborare pentru documente

Editor viu

Instrumentul ideal de colaborare a documentelor ar trebui să permită editarea în timp real de către membrii echipei. Toată lumea poate accesa documentul simultan și poate face modificări aceluiași document. Editările, comentariile și sugestiile sunt reflectate instantaneu în document.

Spațiu mare de stocare în cloud

Luați în considerare nevoile de spațiu de stocare ale proiectului dumneavoastră înainte de a alege orice instrument de colaborare pentru documente. Dacă proiectul dvs. are nevoie de mult spațiu și spațiul de stocare este limitat, trebuie să luați în considerare trecerea la alt furnizor.

Funcția de salvare automată

Funcția de salvare automată vă păstrează ultimele editări și istoricul documentelor mai vechi și vă protejează de eventualitatea unei pierderi. Nu va trebui să salvați manual documentul după ce faceți modificări.

Urmăritor de documente în timp real

Ar trebui să puteți urmări modificările aduse documentelor de către orice membru al echipei în timp real. Este posibil să primiți o notificare pentru a vă informa cu privire la modificări fără a vizualiza documentul.

Suporta mai multe tipuri de documente

Unele instrumente de colaborare pentru documente nu acceptă anumite formate de documente. Încetinește productivitatea atunci când trebuie să convertiți documentul într-un format acceptat. Vrei un instrument de colaborare care acceptă cât mai multe formate de documente.

Acces offline

Instrumentul de colaborare pentru documente ales de dvs. ar trebui să ofere funcționalitate offline. Dacă nu aveți conexiune la internet, puteți lucra din mers. Puteți edita sau vizualiza documentul, chiar dacă sunteți deconectat.

Mobile-Friendly

Asigurați-vă că instrumentul de colaborare pentru documente este disponibil pe dispozitivele mobile pentru a lucra fără probleme. Puteți edita documentul pe laptop și îl puteți trimite membrilor echipei care îl vizualizează pe dispozitivele lor mobile.

Istoricul versiunilor

Documentele care acceptă istoricul versiunilor vă permit să urmăriți cine a făcut modificări chiar și atunci când sunteți absent și să restaurați orice versiuni ale documentului, dacă este necesar. Versiunile vă asigură, de asemenea, că puteți reveni la orice versiune anterioară a documentului după noile modificări.

Ultimele cuvinte

Toate instrumentele de colaborare pentru documente menționate mai sus vă pot ajuta să satisfaceți nevoile echipei dvs. Puteți îmbunătăți comunicarea unității și crește productivitatea echipei, economisind în același timp timp și resurse cu ajutorul acestor instrumente de colaborare pentru documente. 

Luați în considerare să investiți în versiuni plătite ale instrumentului dvs. preferat pentru a obține cele mai bune oferte. Echipa ta îți va mulțumi pentru asta. 

Citește mai multe

Despre Nicholas Godwin

Nicholas Godwin este cercetător în tehnologie și marketing. El ajută companiile să spună povești de marcă profitabile pe care publicul lor le place din 2012. El face parte din echipele de cercetare și cercetare ale Bloomberg Beta, Accenture, PwC și Deloitte către HP, Shell, AT&T.