Jak wstawiać podpisy w Dokumentach Google

Aktualizacja: 2022 / Autor: Pui Mun Beh
Jak wstawiać podpisy w Dokumentach Google

Dokumenty Google to doskonałe narzędzie do tworzenia profesjonalnych dokumentów współpracujących ze zdalnym zespołem i udostępniania ich klientom i klientom. Niestety, jego natywne możliwości podpisywania cyfrowego są ograniczone.

Jeśli Twoja firma musi mieć możliwość podpisywania dokumentów elektronicznie, potrzebujesz profesjonalnej i wygodnej metody. Właśnie tam przydają się dodatki do podpisu cyfrowego dla Dokumentów Google, które w większości przypadków są łatwe w użyciu. 

Najbezpieczniejszym i najwygodniejszym sposobem dodawania podpisów do Dokumentów Google jest użycie jednego z wielu dostępnych profesjonalnych dodatków. Są dwa sposoby na zdobycie tych dodatków. Najłatwiejszy jest z Google Marketplace. Alternatywnie możesz je pobrać bezpośrednio ze stron internetowych deweloperów dodatków.

Oto kilka godnych uwagi dodatków podpisu cyfrowego dla Dokumentów Google:

  1. AirSlate
  2. DocuSign
  3. Podpisany
  4. znak teraz
  5. PandaDoc
  6. HelloSign

1. airSlate

airSlate

AirSlate umożliwia podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca, bez martwienia się o ich drukowanie i ręczne podpisywanie. Kluczem do sukcesu airSlate jest to, że ich moduł eSignature jest częścią całego procesu automatyzacji przepływu pracy. Oznacza to, że sposób na umieszczenie podpisu w dokumencie Google za pomocą airSlate jest prosty.

Wszystko, co musisz zrobić, to uruchomić Kreatora podpisów i wpisać (tak, wpisz) swoje imię i nazwisko w kreatorze. Twój podpis zostanie wyświetlony czcionką kursywą, tak jak podpisałeś go odręcznie. Jeśli wolisz coś bardziej spersonalizowanego, możesz również przesłać swój osobisty podpis. Nawet to można zrobić, robiąc zdjęcie swojego podpisu, a następnie przesyłając je przez airSlate.

Podpisy AirSlate są prawnie wiążące zgodnie z ustawą o podpisach elektronicznych. Oznacza to, że możesz z niego swobodnie korzystać dla biznesu umowy, testamenty lub inna oficjalna dokumentacja. Nawiasem mówiąc, możesz skonfigurować airSlate, aby automatycznie wstawiał Twój podpis w dowolnym prawidłowym polu. To tylko część tego, jak wpasowuje się w ogólny proces automatyzacji.

Odwiedź strona internetowa airSlate uczyć się więcej.

2. DocuPodpisz

docusign

Jeśli szukasz rozwiązania do podpisu elektronicznego opartego na chmurze, DocuSign może być idealnym rozwiązaniem. Ponad 100 milionów użytkowników korzysta z tej popularnej usługi podpisów cyfrowych na całym świecie do podpisywania dokumentów i wysyłania ich z powrotem pocztą elektroniczną lub faksem. 

Jest bezpieczna, niezawodna, ekonomiczna i szybka — doskonale sprawdza się w ruchliwych biurach, które muszą nadążyć za tempem swojej działalności. Będziesz szczególnie szukał DocuSign dla Dokumentów Google, bezpłatnego dodatku.

Jednym kliknięciem możesz wysłać dowolny dokument z Gmaila, Arkuszy Google lub Dysku Google do DocuSign. Dokument zostanie wysłany do odbiorcy i śledzony online z powiadomieniami w czasie rzeczywistym.

DocuSign jest dostępny od 10 USD (z 30-dniowym bezpłatnym okresem próbnym). Jeśli jednak chcesz pracować z narzędziem na ich stronie internetowej, oferują one: bezpłatna usługa podpisywania. Oczywiście wygodniejszą metodą jest skorzystanie z dodatku Google Doc.

Instalacja Dodatek DocuSign bezpośrednio z ich strony internetowej.

3. Sygnalizowany

do podpisania

Signable for Google Docs to usługa oparta na chmurze, która umożliwia każdemu podpisywanie i edytowanie dokumentów online bezpośrednio w Dokumentach Google. Narzędzie umożliwia tworzenie i wysyłanie prawnie wiążących umów zgodnych z europejskimi eIDAS oraz Amerykańska ustawa o podpisach elektronicznych.

Aby korzystać z Signable, musisz zainstalować go z rynku dodatków Google. Po prostu przejdź do Marketplace, wyszukaj „Signable” i kliknij wyświetloną ikonę. Po zainstalowaniu możesz uzyskać dostęp do dodatku za pośrednictwem „Dodatków” na pasku menu Dokumentów Google.

Niestety Signable nie jest darmowy, ale zapewnia szeroką gamę planów odpowiednich dla osób prywatnych i firm. Jeśli potrzebujesz tylko nieparzystego podpisanego dokumentu, możesz skorzystać z ich planu ad hoc, który pobiera jedno euro za podpisany dokument.

Instalacja Podpisywalny dodatek z Google Marketplace.

4. znak TERAZ

zaloguj się

W ramach projektu znak TERAZ dla Google Docs integracja to świetne nowe narzędzie na rynku prawniczym. Pozwala użytkownikom podpisać dokument bezpośrednio z przeglądarki internetowej bez pobierania dodatkowego oprogramowania lub aplikacji.

Dzięki signNOW dla Dokumentów Google możesz udostępniać pliki innym użytkownikom, po prostu wysyłając im link w wiadomości e-mail, którego mogą używać do wyświetlania lub edytowania dokumentu w czasie rzeczywistym. Pomimo tego udostępniania zachowasz kontrolę nad tym, jak ludzie przeglądają Twoje dokumenty.

Zintegrowany system jest łatwy w użyciu. Wystarczy zainstalować dodatek do Dokumentów Google. Gdy dokument będzie gotowy do wysłania, po prostu wybierz opcję „Wyślij za pomocą SignNOW” z paska nawigacyjnego GDOC i wpisz adres e-mail odbiorcy.

signNOW jest również produktem w pełni komercyjnym, ale nie wycenia się według objętości dokumentów. Zamiast tego plany są ograniczone w funkcjach. Ceny zaczynają się od 8 USD za miesiąc za użytkownika, co jest wystarczające dla większości mniejszych firm.

Get signNOW dodatek do Dokumentów Google z ich strony internetowej. 

5. PandaDoc dla Dokumentów Google

pandadok

PandaDoc dla Dokumentów Google to bezpłatne narzędzie, które umożliwia tworzenie i zarządzanie dokumentami bezpośrednio z Dysku Google. Dodatek Google Docs obsługuje korzystanie z szablonów i większości innych funkcji dostępnych w aplikacji lub internetowej wersji PandaDoc.

Oprócz podpisywania i wysyłania, dodatek pozwala również śledzić, co dzieje się z wysłanymi dokumentami. Na przykład, czy odbiorca otworzył dokument lub ile czasu spędził na jego przeglądaniu.

Usługa jest SOC 2 Typ 2 certyfikowany i hostowany na wysokim poziomie bezpieczeństwa Amazon AWS serwery. Hosting ten jest szczególnie ważny dla tych, którzy potrzebują zgodności z europejskimi przepisami o ochronie danych dla swojej dokumentacji.

Bezpłatny abonament nie ogranicza liczby dokumentów, które możesz podpisać. Płatne plany mają jednak o wiele więcej funkcji, takich jak integracja CRM i Zapier, edycja metodą „przeciągnij i upuść”, analizy i lepsze wsparcie. Płatne plany PandaDoc zaczynają się od 19 USD za użytkownika miesięcznie.

Weź Dodatek PandaDoc do Dokumentów Google z Google Marketplace.

6. Witaj Podpisz

witam

HelloSign dla Dokumentów Google to rozwiązanie do obsługi podpisów elektronicznych, które integruje się z pakietem Google Apps. Jest to nawet interfejs API, który umożliwia programistom korzystanie z usługi HelloSign w ich aplikacjach. To doskonały sposób na zaangażowanie zespołu dzięki Dokumentom Google. 

Możesz go używać nie tylko do podpisywania i dodawania adnotacji do dokumentów, ale także do śledzenia stanu określonych zadań lub projektów w Gmailu lub Outlooku oraz tworzenia przypomnień o tym, co musisz zrobić następnym razem, gdy spotkasz się twarzą w twarz.

Instalacja jest łatwa — wystarczy kliknąć przycisk na rynku i można rozpocząć. Dokumenty są wysyłane w formacie PDF, więc nie musisz się martwić o problemy ze zgodnością lub utratę danych podczas transmisji.

Niestety nie ma darmowej wersji, ale wszystkie płatne plany w HelloSign pozwalają na podpisanie nieograniczonej liczby dokumentów. Ceny HelloSign zaczynają się od 15 USD miesięcznie za jednego użytkownika. Obejmuje to szablony, ścieżkę audytu i dostęp do ich aplikacji mobilnej.

Get HelloSign z Google Marketplace.

Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy to sposób na sprawdzenie, czy upoważniona osoba wystawia dokument. Jest to podobne do osobistego podpisywania kartki papieru, z wyjątkiem tego, że odbywa się to w świecie cyfrowym. Najważniejszą rzeczą do zrozumienia o podpisach cyfrowych jest to, że nie jest to tak proste, jak dołączenie obrazu do dokumentu.

Na przykład nie można po prostu upuścić zeskanowanego obrazu podpisu do dokumentu i uznać go za „podpisany cyfrowo”.

Jak działają podpisy cyfrowe

Podpisy cyfrowe zapewniają, że żadne nieautoryzowane zmiany w dokumentach nie są możliwe po złożeniu podpisu. Proces działa poprzez tworzenie unikalny hasz dokumentu i zaszyfrowanie go za pomocą klucza prywatnego nadawcy. 

Każdy wygenerowany hash jest unikalny i zmieni się, jeśli pojawią się jakiekolwiek zmiany w oryginalnym dokumencie. Gdy system zakończy proces haszowania, dokument jest „podpisywany cyfrowo”. Następnie możesz wysłać go do odbiorcy.

Gdy odbiorca otrzyma dokument, jego system wygeneruje kolejny skrót kopii cyfrowej. Ten skrót używa klucza publicznego nadawcy do odszyfrowania skrótu nadawcy, który został dostarczony wraz z dokumentem. Dopasowane skróty służą jako dowód, że dokument jest oryginalny i niezmodyfikowany.

Przeczytaj również

Dlaczego powinieneś cyfrowo podpisywać swoje Dokumenty Google?

Jeśli jesteś właścicielem firmy, istnieje wiele powodów, dla których warto podpisywać dokumenty cyfrowo. Najpierw jednak należy rozwiać mit. To, że coś jest wygodne, nie oznacza, że ​​jest mniej bezpieczne niż stary, dobry długopis i papier.

Oto niektóre z głównych powodów, dla których warto przejść na podpisy cyfrowe;

Jest szybszy i wygodniejszy

Najbardziej oczywistym powodem jest wydajność. Możesz wykonywać zadania szybciej i wydajniej, podpisując dokumenty elektronicznie, zamiast drukować je i faksować z powrotem lub wysyłać pocztą. Możesz także podpisywać i dostarczać dokumenty z dowolnego miejsca, nawet między krajami.

Podpisy cyfrowe są bezpieczniejsze

Podpisując dokumenty elektronicznie, wiesz, że nie popełnisz błędów, gdy przyjdzie czas na złożenie wniosku do sądu lub innego podmiotu. Nie musisz się też martwić, że ktokolwiek zmieni dokument bez Twojej zgody.

Zmniejsza również ryzyko utraty dokumentów lub ich zagubienia podczas transportu, ponieważ nie wymaga to fizycznej kopii papierowej; Twój podpis jest przechowywany w chmurze.

Budują zaufanie

Przestrzeń cyfrowa wspiera dziś również działania komercyjne, a podpisy cyfrowe mogą być sposobem na budowanie zaufania między stronami zaangażowanymi w transakcje. Na przykład kupowanie i sprzedawanie towarów, podpisywanie umów lub udostępnianie poufnych informacji.

Podpisy cyfrowe są powszechnie akceptowane

Podpis cyfrowy ma taką samą wartość prawną jak podpis odręczny. Firmy i osoby fizyczne muszą przestrzegać określonych zasad podczas cyfrowego podpisywania dokumentów. Ze względu na te obowiązujące przepisy podpisy cyfrowe są często prawnie wiążące.

Poprawia doświadczenie klienta

Zamiast zmuszać klientów do czekania na umowy lub propozycje wysyłane pocztą tradycyjną, wersje podpisane cyfrowo dotrą znacznie szybciej. Wyobraź sobie, że pewnego dnia prowadzisz dyskusję biznesową, a podpisana umowa zostaje rozliczona w ciągu kilku chwil tej rozmowy. Usprawnia obsługę klienta na wiele sposobów.

Wnioski

Chociaż Dokumenty Google nie mają jeszcze dedykowanej funkcji podpisu cyfrowego, istnieje wiele alternatyw. Wszystkie opisane przeze mnie rozwiązania dobrze współpracują z Dokumentami Google, a każde z nich ma własny zestaw funkcji ułatwiających podpisywanie dokumentów. 

Na przykład, jeśli potrzebujesz kogoś do podpisania dokumentu na swoim urządzeniu mobilnym w dowolnym momencie, najlepszym wyborem będą PandaDoc i HelloSign. Najważniejsze jest to, że bez względu na to, które rozwiązanie powyżej najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, możesz je łatwo zintegrować z Dokumentami Google.

Przeczytaj więcej

O Pui Mun Beh

Pui Mun Beh jest cyfrowym marketerem WebRevenue. Obserwuje najnowsze trendy w marketingu cyfrowym i mediach społecznościowych. Uwielbia podróżować po świecie offline i online. Pozdrów ją na LinkedIn