Narzędzia do współpracy przy dokumentach mogą pomóc Twojej firmie zaoszczędzić pieniądze, zwiększyć przychody i poprawić produktywność zespołu.
I nie zmyślam tego.
Jedno z badań firmy Forrester mówi, że narzędzia do współpracy dodają do 247,500 XNUMX USD korzyści w zakresie produktywności 100-osobowym zespołom, które zarabiają od 40 do 60 dolarów na godzinę.
W wywiadzie udzielonym w marcu 2020 r. z Javierem Soltero, szefem G Suite, G Suite Google, który zawiera Dokumenty Google, osiągnął ponad 2 miliarda aktywnych użytkowników miesięcznie pod koniec 2019.
Ponieważ edycja dokumentów zajmuje centralne miejsce dla zespołów, w tym artykule przedstawię 15 narzędzi do współpracy przy dokumentach dla Twojego zespołu zdalnego. Więc zawsze będziesz mieć opcje.
Pomogłem Ci wyeliminować paraliż decyzyjny, dzieląc się funkcjami, których należy szukać przy podejmowaniu decyzji o najlepszym narzędziu do współpracy przy dokumentach dla Twojego zespołu.
Chodź ze mną.
Dokumenty Google to idealne narzędzie do współpracy przy dokumentach, jeśli lubisz prostotę. Jest łatwy w użyciu i zapewnia bezproblemową współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca.
Możesz udostępniać dokumenty i pracować nad nimi z członkami zespołu, wysyłając do nich łącza do dokumentów.
Możesz także określić, kto i w jakim charakterze ma dostęp do dokumentów — jako przeglądający, redaktor lub komentator.
Niektóre wyróżniające się funkcje, które przydadzą Ci się w Dokumentach Google:
Bezpłatna wersja Dokumentów Google jest załadowana funkcjami. Korzystasz też z dziesięciu innych narzędzi Google Workspace.
Jednak, aby uzyskać więcej miejsca w chmurze, całodobową obsługę klienta i znaczną liczbę użytkowników, przejdź na jeden z solidnych pakietów biznesowych już od 24 USD miesięcznie.
ClickUp zapewnia użytkownikom oszczędność jednego dnia w tygodniu dzięki prostemu użyciu tego narzędzia do współpracy. W szczególności funkcja współpracy nad dokumentami, ClickUp Docs, pozwala Tobie i Twojemu zespołowi tworzyć i współpracuj nad dokumentami lub wiki.
Korzystanie z każdej bezpłatnej funkcji w ClickUp i mnóstwa nieograniczonych przywilejów będzie kosztować mały zespół 5 USD na członka miesięcznie.
Im większy rozmiar Twojego zespołu, tym droższy jest ClickUp.
Confluence to narzędzie do zarządzania wiedzą i współpracy projektowej, które zmienia sposób pracy zespołów zdalnych. Możesz tworzyć, dystrybuować i omawiać pracę z członkami zespołu od etapu planowania do wykonania.
Darmowa wersja Confluence obsługuje tylko dziesięciu użytkowników. I to tylko do użytku online.
Confluence oferuje trzy skalowalne plany. Pakiety standardowe, premium i korporacyjne zaczynają się od 5.50 USD miesięcznie.
Confluence umożliwia włączenie do 20,000 XNUMX użytkowników i dostęp do mnóstwa ekscytujących funkcji w wersji płatnej.
Programiści Quip zbudowali go, aby sprostać potrzebom zespołów sprzedażowych. Narzędzie wspiera rozwój biznesu i umożliwia użytkownikom tworzenie planów sprzedaży oraz współpracę w procesie sprzedaży.
Użytkownicy muszą wybrać płatną wersję Quip po zakończeniu bezpłatnego okresu próbnego, aby nadal cieszyć się podstawowymi funkcjami.
Plan startowy Quip kosztuje tylko 10 USD miesięcznie na użytkownika. W zależności od potrzeb możesz przejść na opcję zaawansowaną za 100 USD miesięcznie.
Zoho Docs to bezpieczne narzędzie do współpracy i natywny składnik pakietu narzędzi biznesowych Zoho. Użytkownicy mogą tworzyć, edytować, współpracować i zapisywać dokumenty online.
Dokumentacja Zoho ogranicza rozmiary przesyłanych plików dla każdego wybranego planu.
Ale wersja płatna umożliwia przesyłanie plików o większych rozmiarach do 25 GB na raz, kosztując tylko 6.4 USD miesięcznie.
Onlyoffice to potężne narzędzie, które umożliwia współpracownikom pracę nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, formularzami i prezentacjami z dowolnego miejsca.
Wersja społecznościowa Onlyoffice jest bezpłatna. Ale aby uzyskać dożywotnią licencję i cieszyć się zoptymalizowanymi funkcjami dla przedsiębiorstw i programistów, koszty wahają się od 1200 do 7000 USD.
Microsoft Word jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do przetwarzania dokumentów online. Jednak najnowsza wersja internetowa w pakiecie Microsoft 365 zawiera funkcje ułatwiające współpracę zespołową.
Aby odblokować wersję online programu Microsoft Word, potrzebujesz pełnej subskrypcji Microsoft 365. Jego plany zaczynają się od 6 USD miesięcznie i zapewniają 1 TB przestrzeni w chmurze.
Dropbox Paper to bezpłatne narzędzie do współpracy przy dokumentach. Za jego pomocą możesz edytować, udostępniać i uzupełniać dokumenty projektu.
Papier jest bezpłatny i jest dostępny tylko online i dołączony do Dropbox. Więc to nie jest samodzielne narzędzie.
Bit.ai to bogata w funkcje, inteligentna platforma do współpracy przy dokumentach zaprojektowana dla zespołów XXI wieku.
Bit.Ai pozwala tylko pięciu użytkownikom na darmową wersję. Następnie uaktualnij do planów Pro lub Business już od 8 USD za użytkownika miesięcznie.
Box Collaboration to proste narzędzie do współpracy przy dokumentach, umożliwiające szybkie przeglądanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów w chmurze.
Istnieje ograniczenie rozmiaru pliku i zespołu, nie ma wersji darmowej. Ale jest bezpłatny okres próbny przed subskrypcją za co najmniej 15 USD miesięcznie.
Notion to konfigurowalne narzędzie do współpracy przy dokumentach. Możesz skonfigurować swój pulpit nawigacyjny, aby spełniał specyficzne potrzeby organizacyjne.
Darmowa wersja Notion nie obsługuje współpracy zespołowej. Specjalny pakiet dostosowany do potrzeb Twojego zespołu kosztuje 10 USD miesięcznie.
Document360 to oprogramowanie do współpracy z bazą wiedzy. SaaS zespoły uznają Document360 za przydatne.
Document360 kosztuje 99 USD za projekt za najniższy plan subskrypcji. Jeśli Twój zespół nie potrzebuje fantastycznych funkcji Document360, możesz uniknąć tego wydatku.
Monday Workdocs dodaje przyjemności do regularnej współpracy nad dokumentami dzięki łatwemu w użyciu intuicyjnemu interfejsowi i zautomatyzowanemu przepływowi pracy.
Monday Workdocs jest produktem firmy Monday.com i wymaga zapłaty za całe oprogramowanie.
W bezpłatnej wersji dozwolone jest tylko dwóch użytkowników. Monday.com zaczyna się od 24 USD miesięcznie w górę, w zależności od liczby członków zespołu.
Najlepsze światowe marki, takie jak Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken i BMW Group, używają Filecamp do edycji, zarządzania i zatwierdzania plików w czasie rzeczywistym.
Plany zaczynają się od 29 USD, ale jeśli potrzebujesz więcej miejsca, musisz zapłacić za dodatkową przestrzeń dyskową niezależnie od opłaty abonamentowej.
Filestage to narzędzie do współpracy przy dokumentach, które umożliwia Tobie i Twojemu zespołowi współpracę, przeglądanie i komentowanie dokumentów na jednej platformie.
Małe zespoły muszą płacić 95 USD miesięcznie za korzystanie z Filestage. I ma dostęp tylko do 75 GB miejsca plus jeden szablon projektu.
Twoje idealne narzędzie do współpracy przy dokumentach powinno umożliwiać członkom zespołu edycję w czasie rzeczywistym. Każdy może jednocześnie uzyskać dostęp do dokumentu i wprowadzać zmiany w tym samym dokumencie. Zmiany, komentarze i sugestie są natychmiast odzwierciedlane w dokumencie.
Zastanów się, jakie miejsce zajmuje Twój projekt, zanim wybierzesz jakiekolwiek narzędzie do współpracy przy dokumentach. Jeśli Twój projekt wymaga dużo miejsca, a przestrzeń do przechowywania jest ograniczona, musisz rozważyć zmianę dostawcy.
Funkcja autozapisu chroni Twoje najnowsze zmiany i starszej historii dokumentów i chroni Cię przed utratą. Nie musisz ręcznie zapisywać dokumentu po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian.
Powinieneś być w stanie śledzić zmiany dokonywane w dokumentach przez dowolnego członka zespołu w czasie rzeczywistym. Możesz otrzymać powiadomienie z informacją o zmianach bez przeglądania dokumentu.
Niektóre narzędzia do współpracy przy dokumentach nie obsługują określonych formatów dokumentów. Spowalnia produktywność, gdy trzeba przekonwertować dokument do obsługiwanego formatu. Potrzebujesz narzędzia do współpracy, które obsługuje jak najwięcej formatów dokumentów.
Wybrane narzędzie do współpracy przy dokumentach powinno zapewniać funkcjonalność offline. Jeśli nie masz połączenia z Internetem, możesz pracować w podróży. Nadal możesz edytować lub przeglądać dokument, nawet jeśli nie masz połączenia.
Upewnij się, że narzędzie do współpracy nad dokumentami jest dostępne na urządzeniach mobilnych, aby zapewnić bezproblemową pracę. Możesz edytować dokument na swoim laptopie i wysłać go do członków zespołu, którzy wyświetlają go na swoich urządzeniach mobilnych.
Dokumenty obsługujące historię wersji umożliwiają śledzenie, kto wprowadził zmiany, nawet podczas Twojej nieobecności, i przywracanie wszelkich wersji dokumentów, jeśli to konieczne. Wersjonowanie zapewnia również możliwość przywrócenia dokumentu do dowolnej poprzedniej wersji po wprowadzeniu nowych zmian.
Wszystkie wymienione powyżej narzędzia do współpracy przy dokumentach mogą pomóc w spełnieniu potrzeb Twojego zespołu. Możesz poprawić komunikację jednostki i zwiększyć produktywność zespołu, jednocześnie oszczędzając czas i zasoby za pomocą tych narzędzi do współpracy nad dokumentami.
Rozważ zainwestowanie w płatne wersje preferowanego narzędzia, aby uzyskać najlepsze oferty. Twój zespół Ci za to podziękuje.
