15 narzędzi do współpracy przy dokumentach dla zespołów zdalnych

Zaktualizowano: 2022 / Artykuł: Nicholas Godwin

Narzędzia do współpracy przy dokumentach mogą pomóc Twojej firmie zaoszczędzić pieniądze, zwiększyć przychody i poprawić produktywność zespołu.

I nie zmyślam tego.

Jedno z badań firmy Forrester mówi, że narzędzia do współpracy dodają do 247,500 XNUMX USD korzyści w zakresie produktywności 100-osobowym zespołom, które zarabiają od 40 do 60 dolarów na godzinę.

W wywiadzie udzielonym w marcu 2020 r. z Javierem Soltero, szefem G Suite, G Suite Google, który zawiera Dokumenty Google, osiągnął ponad 2 miliarda aktywnych użytkowników miesięcznie pod koniec 2019.

Ponieważ edycja dokumentów zajmuje centralne miejsce dla zespołów, w tym artykule przedstawię 15 narzędzi do współpracy przy dokumentach dla Twojego zespołu zdalnego. Więc zawsze będziesz mieć opcje.

Pomogłem Ci wyeliminować paraliż decyzyjny, dzieląc się funkcjami, których należy szukać przy podejmowaniu decyzji o najlepszym narzędziu do współpracy przy dokumentach dla Twojego zespołu.

Chodź ze mną.

1. Dokumenty Google

Dokumenty Google

Dokumenty Google to idealne narzędzie do współpracy przy dokumentach, jeśli lubisz prostotę. Jest łatwy w użyciu i zapewnia bezproblemową współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca.

Możesz udostępniać dokumenty i pracować nad nimi z członkami zespołu, wysyłając do nich łącza do dokumentów. 

Możesz także określić, kto i w jakim charakterze ma dostęp do dokumentów — jako przeglądający, redaktor lub komentator.

Najważniejsze funkcje Dokumentów Google

Niektóre wyróżniające się funkcje, które przydadzą Ci się w Dokumentach Google:

  • Dokumenty Google działają na każdym urządzeniu
  • Automatycznie zapisuje najnowsze zmiany
  • Dostępność offline dla Twojego zespołu zdalnego
  • Wbudowane funkcje pomocnicze, takie jak autokorekty, przewidywanie tekstu i pisanie głosowe.
  • Możliwość oznaczania członków zespołu do dokumentów i pozostawiania komentarzy lub sugestii w czasie rzeczywistym.
  • Możliwość dodawania. Przeglądaj inne aplikacje i rozszerzenia jednocześnie z Dokumentami Google.

Ceny Dokumentów Google

Bezpłatna wersja Dokumentów Google jest załadowana funkcjami. Korzystasz też z dziesięciu innych narzędzi Google Workspace. 

Jednak, aby uzyskać więcej miejsca w chmurze, całodobową obsługę klienta i znaczną liczbę użytkowników, przejdź na jeden z solidnych pakietów biznesowych już od 24 USD miesięcznie.

2. Kliknij w górę

Kliknij w górę

ClickUp zapewnia użytkownikom oszczędność jednego dnia w tygodniu dzięki prostemu użyciu tego narzędzia do współpracy. W szczególności funkcja współpracy nad dokumentami, ClickUp Docs, pozwala Tobie i Twojemu zespołowi tworzyć i współpracuj nad dokumentami lub wiki

Kluczowe funkcje ClickUp

  • Unikalne funkcje formatowania dokumentów. Dodaj markowe zakładki, zagnieżdżone strony lub wybrane style do dokumentów.
  • Śledzenie dokumentów do edycji w czasie rzeczywistym.
  • Zsynchronizowany przepływ pracy. Przypisuj i monitoruj projekty dokumentów z jednego miejsca.
  • Notatnik dla członków zespołu do robienia notatek lub tworzenia list rzeczy do zrobienia.

Ile kosztuje korzystanie z ClickUp?

Korzystanie z każdej bezpłatnej funkcji w ClickUp i mnóstwa nieograniczonych przywilejów będzie kosztować mały zespół 5 USD na członka miesięcznie. 

Im większy rozmiar Twojego zespołu, tym droższy jest ClickUp.

3. Zbieg

Zbieg

Confluence to narzędzie do zarządzania wiedzą i współpracy projektowej, które zmienia sposób pracy zespołów zdalnych. Możesz tworzyć, dystrybuować i omawiać pracę z członkami zespołu od etapu planowania do wykonania.

Kluczowe cechy zbiegu

  • Funkcja drzewa stron umożliwia łatwe wyszukiwanie i porządkowanie dokumentów za pomocą etykiet. 
  • Ponad 75 opcji szablonów dokumentów
  •  Wbudowana struktura dokumentu na strony i spacje (zawierające strony)
  • Funkcje interaktywne, takie jak komentarze w wierszu, GIF-y, emotikony i skróty edycji
  • Powiadomienia w czasie rzeczywistym i aktualizacje dotyczące przydzielonych zadań i oznaczonych członków
  • Pomocne makra do automatycznego tworzenia spisów treści i wyróżnień dokumentów

Jaka jest cena zbiegu?

Darmowa wersja Confluence obsługuje tylko dziesięciu użytkowników. I to tylko do użytku online.

Confluence oferuje trzy skalowalne plany. Pakiety standardowe, premium i korporacyjne zaczynają się od 5.50 USD miesięcznie. 

Confluence umożliwia włączenie do 20,000 XNUMX użytkowników i dostęp do mnóstwa ekscytujących funkcji w wersji płatnej.

4. Żart

Cięty

Programiści Quip zbudowali go, aby sprostać potrzebom zespołów sprzedażowych. Narzędzie wspiera rozwój biznesu i umożliwia użytkownikom tworzenie planów sprzedaży oraz współpracę w procesie sprzedaży.

Quiz kluczowe funkcje

  • Umożliwia zespołom dodawanie arkuszy kalkulacyjnych do dokumentów
  • Edytowalne szablony dokumentów 
  • Dostępne na wielu typach urządzeń
  • Funkcja czatu grupowego i wiadomości 1 do 1 umożliwiające interaktywność

Ile kosztuje Quip?

Użytkownicy muszą wybrać płatną wersję Quip po zakończeniu bezpłatnego okresu próbnego, aby nadal cieszyć się podstawowymi funkcjami.

Plan startowy Quip kosztuje tylko 10 USD miesięcznie na użytkownika. W zależności od potrzeb możesz przejść na opcję zaawansowaną za 100 USD miesięcznie.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs to bezpieczne narzędzie do współpracy i natywny składnik pakietu narzędzi biznesowych Zoho. Użytkownicy mogą tworzyć, edytować, współpracować i zapisywać dokumenty online. 

Kluczowe funkcje Zoho Docs

  • Magazyn w chmurze sprawia, że ​​wyszukiwanie dokumentów jest łatwe i szybkie
  • Możliwość organizowania dokumentów w foldery i podfoldery
  • Synchronizacja plików w chmurze
  • Funkcja czatu w aplikacji do komunikacji podczas pracy nad dokumentem
  • Dokumenty z hasłami do ochrony poufnych treści
  • Markowe platformy kontroli administratora

Oferty i wady Premium Zoho Docs

Dokumentacja Zoho ogranicza rozmiary przesyłanych plików dla każdego wybranego planu. 

Ale wersja płatna umożliwia przesyłanie plików o większych rozmiarach do 25 GB na raz, kosztując tylko 6.4 USD miesięcznie. 

6. Tylko biuro

onlyoffice

Onlyoffice to potężne narzędzie, które umożliwia współpracownikom pracę nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, formularzami i prezentacjami z dowolnego miejsca. 

Kluczowe cechy Onlyoffice

  • Konfigurowalne edytory dokumentów i logo
  • Profesjonalne wsparcie 24/7
  • Obsługuje wiele typów plików
  • Wersje w chmurze i na własny hosting
  • Kompatybilność z MS Office

Ceny Onlyoffice

Wersja społecznościowa Onlyoffice jest bezpłatna. Ale aby uzyskać dożywotnią licencję i cieszyć się zoptymalizowanymi funkcjami dla przedsiębiorstw i programistów, koszty wahają się od 1200 do 7000 USD. 

7. Microsoft Word

Microsoft Word jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do przetwarzania dokumentów online. Jednak najnowsza wersja internetowa w pakiecie Microsoft 365 zawiera funkcje ułatwiające współpracę zespołową.

Kluczowe funkcje Microsoft Word

  • Możliwości automatycznego zapisywania.
  • Natychmiastowe tłumaczenie dokumentów na różne języki
  • Edycja na żywo
  • Komentarze
  • mobile-friendly

Ile kosztuje Microsoft Word?

Aby odblokować wersję online programu Microsoft Word, potrzebujesz pełnej subskrypcji Microsoft 365. Jego plany zaczynają się od 6 USD miesięcznie i zapewniają 1 TB przestrzeni w chmurze.

8. Papier Dropbox

Dropbox Paper to bezpłatne narzędzie do współpracy przy dokumentach. Za jego pomocą możesz edytować, udostępniać i uzupełniać dokumenty projektu. 

Kluczowe cechy Dropbox Paper

  • Dodawaj notatki ze spotkań i przypisuj zadania do wykonania członkom zespołu
  • Integracja z aplikacjami innych firm, takimi jak Pinterest i youtube
  • Adnotacje 
  • 30+ szablonów dokumentów 
  • Funkcja śledzenia osi czasu

Jaki jest koszt papieru Dropbox?

Papier jest bezpłatny i jest dostępny tylko online i dołączony do Dropbox. Więc to nie jest samodzielne narzędzie.

9. Bit.ai

Bit.ai to bogata w funkcje, inteligentna platforma do współpracy przy dokumentach zaprojektowana dla zespołów XXI wieku.

Kluczowe funkcje Bit.ai

  • Automatyczne formatowanie dokumentów
  • Dostęp gościa do dokumentu
  • Dokumenty niestandardowe
  • śledzenie dokumentów w czasie rzeczywistym
  • Wiki wewnętrzne i zewnętrzne
  • Obsługuje ponad 100 typów dokumentów

Cennik Bit.ai

Bit.Ai pozwala tylko pięciu użytkownikom na darmową wersję. Następnie uaktualnij do planów Pro lub Business już od 8 USD za użytkownika miesięcznie. 

10. Współpraca w pudełku

Narzędzia do współpracy przy dokumentach Zdalne zespoły

Box Collaboration to proste narzędzie do współpracy przy dokumentach, umożliwiające szybkie przeglądanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów w chmurze. 

Podstawowe dane

  • Funkcja tablicy z płótnem Box
  • Zautomatyzowany przepływ pracy
  • 1500+ integracji aplikacji
  • Profesjonalne wsparcie techniczne
  • Narzędzie w chmurze
  • Nieograniczone e-podpisy

Ile kosztuje korzystanie z pudełka?

Istnieje ograniczenie rozmiaru pliku i zespołu, nie ma wersji darmowej. Ale jest bezpłatny okres próbny przed subskrypcją za co najmniej 15 USD miesięcznie. 

11. Pojęcie

Notion to konfigurowalne narzędzie do współpracy przy dokumentach. Możesz skonfigurować swój pulpit nawigacyjny, aby spełniał specyficzne potrzeby organizacyjne.

Pojęcie Kluczowe cechy

  • Narzędzia kontroli administratora  
  • Nieograniczona liczba członków zespołu (za opłatą)
  • Współpraca w zakresie dokumentów, witryn wiki i notatek
  • Unikalne API
  • Goście i zaawansowane uprawnienia

Ile kosztuje korzystanie z Notion?

Darmowa wersja Notion nie obsługuje współpracy zespołowej. Specjalny pakiet dostosowany do potrzeb Twojego zespołu kosztuje 10 USD miesięcznie.

12. Dokument360

Document360 to oprogramowanie do współpracy z bazą wiedzy. SaaS zespoły uznają Document360 za przydatne. 

Kluczowe cechy Document360

  • Automatyczne zapisywanie poprzednich wersji dokumentów
  • Obsługuje dokumentację techniczną
  • Asystent bazy wiedzy
  • Integracja i rozszerzenia aplikacji innych firm

Cennik Document360

Document360 kosztuje 99 USD za projekt za najniższy plan subskrypcji. Jeśli Twój zespół nie potrzebuje fantastycznych funkcji Document360, możesz uniknąć tego wydatku.

13. Poniedziałkowe dokumenty robocze

Monday Workdocs dodaje przyjemności do regularnej współpracy nad dokumentami dzięki łatwemu w użyciu intuicyjnemu interfejsowi i zautomatyzowanemu przepływowi pracy.

Poniedziałkowe dokumenty robocze Kluczowe cechy

  • Silnik czasu rzeczywistego dla ponad 100 współpracowników 
  • Automatyczne zapisywanie dokumentów
  • Funkcja przeciągania i upuszczania ułatwiająca edycję
  • Komentarze na żywo, przypisywanie zadań i tworzenie list kontrolnych
  • Dostępne są wersje mobilne i stacjonarne

Oferty i wady w poniedziałek Workdocs

Monday Workdocs jest produktem firmy Monday.com i wymaga zapłaty za całe oprogramowanie. 

W bezpłatnej wersji dozwolone jest tylko dwóch użytkowników. Monday.com zaczyna się od 24 USD miesięcznie w górę, w zależności od liczby członków zespołu. 

14. Filecamp

Najlepsze światowe marki, takie jak Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken i BMW Group, używają Filecamp do edycji, zarządzania i zatwierdzania plików w czasie rzeczywistym.

Kluczowe funkcje Filecamp

  • Łatwe udostępnianie plików
  • Archiwum starszych wersji dokumentów
  • Niestandardowa funkcja brandingowa
  • Najwyższe bezpieczeństwo dzięki niezawodnej technologii HTTPS
  • Kontrolowany dostęp do dokumentów
  • Nieograniczona liczba użytkowników

Cennik Filecamp

Plany zaczynają się od 29 USD, ale jeśli potrzebujesz więcej miejsca, musisz zapłacić za dodatkową przestrzeń dyskową niezależnie od opłaty abonamentowej.

15. Scena plików

Filestage to narzędzie do współpracy przy dokumentach, które umożliwia Tobie i Twojemu zespołowi współpracę, przeglądanie i komentowanie dokumentów na jednej platformie.

Kluczowe cechy obszaru plików

  • Adnotacje i funkcja informacji zwrotnej
  • Możliwość udostępniania dowolnego formatu pliku
  • Nieograniczone zaproszenie gości
  • Zatwierdzanie dokumentów jednym kliknięciem
  • Integracje aplikacji

Ceny plików

Małe zespoły muszą płacić 95 USD miesięcznie za korzystanie z Filestage. I ma dostęp tylko do 75 GB miejsca plus jeden szablon projektu. 

Kluczowe funkcje, których należy szukać w narzędziu do współpracy z dokumentami

Edytor żywo

Twoje idealne narzędzie do współpracy przy dokumentach powinno umożliwiać członkom zespołu edycję w czasie rzeczywistym. Każdy może jednocześnie uzyskać dostęp do dokumentu i wprowadzać zmiany w tym samym dokumencie. Zmiany, komentarze i sugestie są natychmiast odzwierciedlane w dokumencie.

Duża przestrzeń do przechowywania w chmurze

Zastanów się, jakie miejsce zajmuje Twój projekt, zanim wybierzesz jakiekolwiek narzędzie do współpracy przy dokumentach. Jeśli Twój projekt wymaga dużo miejsca, a przestrzeń do przechowywania jest ograniczona, musisz rozważyć zmianę dostawcy.

Funkcja automatycznego zapisywania

Funkcja autozapisu chroni Twoje najnowsze zmiany i starszej historii dokumentów i chroni Cię przed utratą. Nie musisz ręcznie zapisywać dokumentu po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian.

Śledzenie dokumentów w czasie rzeczywistym

Powinieneś być w stanie śledzić zmiany dokonywane w dokumentach przez dowolnego członka zespołu w czasie rzeczywistym. Możesz otrzymać powiadomienie z informacją o zmianach bez przeglądania dokumentu.

Obsługuje wiele typów dokumentów

Niektóre narzędzia do współpracy przy dokumentach nie obsługują określonych formatów dokumentów. Spowalnia produktywność, gdy trzeba przekonwertować dokument do obsługiwanego formatu. Potrzebujesz narzędzia do współpracy, które obsługuje jak najwięcej formatów dokumentów.

Dostęp offline

Wybrane narzędzie do współpracy przy dokumentach powinno zapewniać funkcjonalność offline. Jeśli nie masz połączenia z Internetem, możesz pracować w podróży. Nadal możesz edytować lub przeglądać dokument, nawet jeśli nie masz połączenia.

Mobile-friendly

Upewnij się, że narzędzie do współpracy nad dokumentami jest dostępne na urządzeniach mobilnych, aby zapewnić bezproblemową pracę. Możesz edytować dokument na swoim laptopie i wysłać go do członków zespołu, którzy wyświetlają go na swoich urządzeniach mobilnych.

Historia wersji

Dokumenty obsługujące historię wersji umożliwiają śledzenie, kto wprowadził zmiany, nawet podczas Twojej nieobecności, i przywracanie wszelkich wersji dokumentów, jeśli to konieczne. Wersjonowanie zapewnia również możliwość przywrócenia dokumentu do dowolnej poprzedniej wersji po wprowadzeniu nowych zmian.

Ostatnie słowa

Wszystkie wymienione powyżej narzędzia do współpracy przy dokumentach mogą pomóc w spełnieniu potrzeb Twojego zespołu. Możesz poprawić komunikację jednostki i zwiększyć produktywność zespołu, jednocześnie oszczędzając czas i zasoby za pomocą tych narzędzi do współpracy nad dokumentami. 

Rozważ zainwestowanie w płatne wersje preferowanego narzędzia, aby uzyskać najlepsze oferty. Twój zespół Ci za to podziękuje. 

Przeczytaj więcej

O Nicholasie Godwinie

Nicholas Godwin jest badaczem technologii i marketingu. Pomaga firmom opowiadać dochodowe historie marek, które ich odbiorcy kochają od 2012 roku. Pracował w zespołach redakcyjnych i badawczych Bloomberg Beta, Accenture, PwC i Deloitte dla HP, Shell, AT&T.