6 najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami dla małych firm

Aktualizacja: 2022-08-05 / Artykuł autorstwa: Lee Li Feng
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla małych firm

Nie można dobrze prowadzić biznesu bez odpowiedniego zarządzania. Firmy przetrwają i prosperują tak długo, jak długo osiągają swój pełny potencjał, nie marnując czasu i pieniędzy. Ale jakich narzędzi powinny używać firmy, jeśli potrzebują odpowiedniego zarządzania?

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest bez wątpienia jednym z najlepszych zasobów, z których mogą korzystać firmy, aby zatrzymać niedotrzymanie terminów i zacząć jak najlepiej wykorzystywać swój czas i inwestycje. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia firmom śledzenie różnych celów w czasie, takich jak monitorowanie finansów projektowych. Różne narzędzia do zarządzania projektami mają jednak różne możliwości i wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami dla Twojej firmy może wydawać się skomplikowana. 

Sprawmy, aby wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami był mniej zniechęcający. W tym artykule wymieniono sześć najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami, które małe firmy mogą wykorzystać do lepszego zarządzania komunikacją, finansami i kalendarzami.

Czego należy szukać w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami

Zanim przejdziemy do naszych najlepszych programów do zarządzania projektami, szybko omówmy, na co należy zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami. 

Ceny a funkcje

Staraj się kupować oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje dobry zwrot z każdej zainwestowanej złotówki: wymaga odpowiedniej równowagi między przydatnymi funkcjami a konkurencyjnymi kosztami. Małe firmy powinny wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje na przykład ważne funkcje, takie jak integracje, usługi w zakresie szkoleń i wsparcia, możliwości raportowania i wiele opcji pamięci masowej. Najlepsze oprogramowanie dla Twojej firmy zrównoważy typowe funkcje potrzebne do efektywnego zarządzania projektami, jednocześnie ułatwiając użytkownikom.

Różne rozwiązania oprogramowania do zarządzania projektami zapewniają własne kombinacje projektów, zestawów funkcji i metodologii, które kierują zarządzaniem projektami — to właśnie one wpływają na koszty, które ostatecznie poniesiesz. W szczególności zazwyczaj zobaczysz takie rzeczy, jak liczba użytkowników, integracje i funkcje raportowania, które wpływają na koszt oprogramowania do zarządzania projektami.

Ceny oprogramowania do zarządzania projektami mogą się bardzo różnić. Ogólnie rzecz biorąc, możesz spodziewać się zapłaty do 15 USD za użytkownika za proste rozwiązania, które są najlepsze dla zespołów składających się z jednego lub dwóch osób; do 45 USD na użytkownika w przypadku bardziej zaawansowanych rozwiązań, które są najlepsze dla kilku zespołów i działów; i aż do 20,000 XNUMX USD rocznie na rozwiązania w zakresie oprogramowania do zarządzania projektami mające na celu pomoc dla całych przedsiębiorstw.

Ceny asan
Na przykład - Asana Premium kosztuje 10.99 USD za użytkownika miesięcznie. W przypadku średnich i małych firm koszt może z łatwością wynieść nawet kilkaset dolarów miesięcznie (odwiedź Asanę online).

Przyjazność dla użytkownika

Twoje oprogramowanie powinno zapewniać silny interfejs użytkownika, który umożliwia łatwe nawigowanie między funkcjami, takimi jak śledzenie zadań i wbudowane wiadomości na czacie. 

Twoi użytkownicy potrzebują ich treści wizualnie przedstawianych im w sposób przejrzysty i ułatwiający im przetwarzanie tego, na co patrzą. Ta wizualna hierarchia jest niezbędna do silnego projektowania interfejsu użytkownika: elementy projektu powinny pojawiać się w kolejności, w jakiej użytkownicy chcą je przeglądać i przetwarzać. 

Zastanów się nad takimi rzeczami, jak skala, kontrast i rozmiar — wszystkie te rzeczy przyciągają uwagę użytkownika i pomagają mu szybko zrozumieć, dlaczego każdy element jest ważny. W ten sposób silny interfejs użytkownika ułatwia płynną nawigację użytkownika i ostatecznie poprawia jego wrażenia z użytkowania.

Synchronizacja z finansami

Pamiętaj również, aby poszukać oprogramowania do zarządzania projektami, które pozwoli Ci zarządzać finansami i synchronizować się z Twoje firmowe konta bankowe, z funkcjami takimi jak tworzenie faktur i szablony do budżetowania projektów.  

Zalecamy również korzystanie z oprogramowania, które pozwala wybrać szablon jakości, który można ponownie wykorzystać do różnych projektów i zadań, takich jak planowanie wydarzeń, budżetowanie i zarządzanie kalendarzami mediów społecznościowych. różne platformy.

1. poniedziałek.com

Poniedziałek.com

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, która dopiero zaczyna, uważasz, że tworzenie rocznego planu rozwoju jest przedwczesne. Możesz być bardziej zainteresowany świadczeniem wysokiej jakości usług na rzecz Adresatami spędziliście tak długo na identyfikacji. 

Poniedziałek.com czy pokryłeś? jeśli uznasz, że zgadzasz się z powyższym. To oprogramowanie do zarządzania projektami doskonale pomaga w skalowaniu operacji w czasie. Podobnie jak w przypadku każdego świetnego oprogramowania do zarządzania projektami dla małych firm, monday.com rozwija się razem z Tobą. 

Polub FreshBooks, monday.com znakomicie ułatwia użytkownikom nawigację między funkcjami. Chociaż monday.com ma różne poziomy swoich planów, możesz wybierać spośród ponad 200 szablonów projektów, które pomogą Ci w opracowaniu strategii marketingowej, harmonogramie wprowadzania produktów i nie tylko. 

Kolejnym dużym bonusem, który oferuje monday.com, jest zakres automatyzacji. Monday.com pozwala zautomatyzować procesy, takie jak tworzenie zadań i przydziały, a jego możliwości automatyzacji zawierają wbudowane akcje i wyzwalacze, które są przyjazne dla użytkownika. Możesz skonfigurować wiele automatyzacji w ciągu kilku minut dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika monday.com.

Plusy:

  • Gotowe szablony pozwalają na szybkie rozpoczęcie projektów
  • Pulpity nawigacyjne i wykresy wyświetlają układ lokalizacji projektów
  • Wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do monday.com 
  • 24 / 7 obsługi klienta 

Wady:

  • Plan „Podstawowy” nie oferuje funkcji takich jak automatyzacja i integracja
  • Użytkownicy zgłosili kilka problemów z integracją z oprogramowaniem takim jak Canvas i ActiveCampaign

2 FreshBooks

FreshBooks

FreshBooks zajmuje pierwsze miejsce na naszej liście ze względu na niesamowitą równowagę między kosztami a funkcjami, których właściciele małych firm nie mogą przegapić.

FreshBooks to oprogramowanie do zarządzania projektami stworzone z myślą o właścicielach firm. Ma wszystkie niezbędne funkcje takie jak śledzenie zadań, przechowywanie plików oraz narzędzia do zarządzania zapasami i finansami. Spraw, aby każdy projekt działał płynniej dzięki udostępnianiu plików i obrazów, śledzeniu szybkości i godzin oraz wielu innym funkcjom. 

Usprawnij swój proces płacenia klientom i otrzymywania płatności w zamian. FreshBooks daje Ci wiele możliwości personalizacji faktur i pozwala wybrać szablon, dodać własną markę logo, a także dostosuj czcionki i schematy kolorów, które Cię wyróżniają. Gdy skończysz projekt lub kamień milowy, FreshBooks umożliwia Ci jak najszybsze otrzymywanie płatności za pomocą płatności kartą kredytową i powtarzających się faktur.

Właściciele firm, którzy potrzebują kontroli nad projektami, które zarządzają różnymi rodzajami walut, również mają szczęście. Elastyczność FreshBooks pozwala przetwarzać płatności w wielu walutach, a nawet umożliwia stosowanie rabatów na faktury. 

Możesz przetestować FreshBooks, zapisując się na bezpłatną wersję próbną, zanim zdecydujesz się na plan cenowy. Plany FreshBooks wahają się od 7.50 USD do 25.00 USD miesięcznie, chociaż możesz również wybrać plany ze stawkami rocznymi. 

Plusy:

  • Łatwy w użyciu dla bardzo małych firm
  • Doskonała obsługa klienta
  • Obsługa fakturowania
  • Wsparcie dla śledzenia czasu i przebiegu we wszystkich planach

Wady:

  • Liczba użytkowników jest ograniczona
  • Plan najniższego poziomu nie oferuje dostępu do konta ani pojednania bankowego
  • Brak kwartalnych szacunków podatkowych

3 Asana

Asana

Asana oferuje świetną mieszankę funkcji, interfejsy użytkownika i układy. Właściciele firm mogą używać Asany do kultywowania wydajnego przepływu pracy zarządzania projektami za pomocą narzędzi, które pozwalają im śledzić terminy i korzystać z automatyzacji w przypadku powtarzających się projektów. 

Lepiej zorganizuj przepływ pracy w projekcie, przypisując członków zespołu do zadań projektowych i ustalając poziomy priorytetów, aby zapewnić wszystkim skupienie. Otrzymasz również narzędzia bezpieczeństwa i raportowania, jeśli zasubskrybujesz plan Premium Asany, który zaczyna się od 11 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczanych rocznie, chociaż możesz najpierw wypróbować 30-dniowy bezpłatny okres próbny, zanim podejmiesz decyzję. 

Firmy, które zaczynają od planu Premium Asany, uzyskują dostęp do ważnych funkcji, takich jak kreator przepływu pracy, nieograniczone raportowanie projektów, nieograniczona liczba bezpłatnych gości i wiele innych.

Plusy:

  • Asana automatyzuje ręczne zadania poprzez automatyzację przepływu pracy
  • Raportowanie w czasie rzeczywistym dostępne za pośrednictwem pulpitów nawigacyjnych, wykresów i wykresów
  • 100+ dostępnych integracji
  • Bezpłatny abonament jest dostępny dla maksymalnie 15 użytkowników

Wady:

  • Brak wbudowanego śledzenia czasu 
  • Tylko jeden użytkownik może być przypisany do zadania na raz
  • Eksport ograniczony do formatów CSV i JSON

4. Inteligentny arkusz

Smartsheet

Smartsheet posiada wszystkie funkcje właściciele małych firm muszą jednocześnie zarządzać wieloma projektami. Jak sama nazwa może sugerować, Smartsheet zawiera wysokiej jakości arkusze kalkulacyjne do zarządzania przeglądem budżetu, ale oferuje znacznie więcej: Smartsheet pozwala zarządzać fakturami, generować raporty podsumowujące dane projektu i automatyzować procesy dzięki elastycznym przepływom pracy projektu. 

Chociaż interfejs użytkownika Smartsheet wymaga trochę czasu, jest to niesamowicie potężne rozwiązanie do zarządzania projektami, które jest trudne do pokonania, jeśli chodzi o opcje funkcji. Cena początkowa za rozpoczęcie korzystania ze Smartsheet to 7.00 USD za plan Pro, ale możesz najpierw skorzystać z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, aby korzystać ze wszystkich funkcji, które otrzymasz w ramach płatnego planu.

Plusy:

  • Użytkownicy mogą tworzyć, edytować i udostępniać wizualizacje danych innym użytkownikom
  • Pomiary branżowe, opcje udostępniania plików i narzędzia biurowe
  • Łatwy w obsłudze interfejs użytkownika sprawia, że ​​Smartsheet jest łatwy do pobrania dla nowych użytkowników

Wady:

  • Stosunkowo drogie z indywidualnymi planami już od 14 USD/mies
  • Brak funkcji śledzenia czasu

5. Praca zespołowa

Praca zespołowa

Być może nie szukasz oprogramowania do zarządzania projektami, które zawiera wiele dzwonków i gwizdków — możesz po prostu szukać oprogramowania z podstawowymi funkcjami i łatwego w użyciu.

Praca zespołowa ma wszystkie potrzebne narzędzia do łatwego tworzenia i zarządzania projektami: śledzenie czasu, edycja zadań i możliwość dodawania różnych typów użytkowników to najważniejsze możliwości, jakie Teamwork oferuje osobom, które mają na uwadze prostotę. Chociaż może nie być najlepszym wyborem dla większych firm, praca zespołowa jest idealna, jeśli potrzebujesz intuicyjnego narzędzia, które pozwala uporządkować zadania oparte na projektach.

Gdy zaczynasz wypełniać Teamwork nowymi zadaniami i projektami, Teamwork automatycznie wypełnia pulpity nawigacyjne danymi związanymi z projektem. Ponadto wszystkie pulpity nawigacyjne zawierają pola i wykresy, które informują o aktualnym stanie różnych projektów, a także informują członków zespołu o liczbie zadań do wykonania w każdym projekcie, nad którym pracujesz — możesz nawet zobaczyć liczbę aktywnych zadań które są przypisane do różnych użytkowników i ilość czasu spędzonego na poszczególnych zadaniach. 

Możesz wybrać jeden z czterech typów kont podczas rejestracji w Teamwork: 'Free Forever' (bezpłatne); „Dostarcz” (12.50 USD/mies. na użytkownika); „Rozwój” (22.50 USD/mies. na użytkownika); i „Skala” (plan korporacyjny z niestandardową ceną). Teamwork zapewnia bezpłatną 30-dniową wersję próbną konta „Grow” bez konieczności podawania danych karty kredytowej.

Plusy:

  • Funkcja „Obciążenie pracą” umożliwia użytkownikom wyświetlanie dużej wizualizacji w stylu obrazu wydajności zespołu
  • Funkcje współpracy umożliwiają użytkownikom udostępnianie komentarzy do zadań klientom i członkom zespołu wewnętrznego
  • Narzędzia do tworzenia zadań i podzadań pozwalają użytkownikom łatwo organizować kamienie milowe i projekty

Wady:

  • Wdrażanie niestandardowych konfiguracji może być czasochłonne dla nowych użytkowników

6. Projekty Zoho

Last but not least na naszej liście jest Projekty Zoho. Zoho Projects to oprogramowanie do zarządzania projektami, które koncentruje się na komunikacji zespołowej i współpracy projektowej: użytkownicy otrzymują wbudowaną funkcję komunikatora, aby pozostawać ze sobą w kontakcie, a także mogą korzystać z funkcji strony Zoho, aby utrzymywać aktualne zapisy dotyczące różnych projektów. 

Zoho Projects oferuje wszystkie podstawowe funkcje, których można oczekiwać od oprogramowania do zarządzania projektami, które ma pomóc małym firmom: umożliwia użytkownikom pracę z pulpitami nawigacyjnymi, wykresami, zadaniami i kamieniami milowymi oraz wiele więcej, aby śledzić wszystko, co się dzieje. Sercem Zoho Projects jest konfigurowalny pulpit nawigacyjny, który użytkownicy mogą skonfigurować tak, aby wyświetlał to, co jest najbardziej istotne dla tego, nad czym pracują. 

Zoho Projects koncentruje się również na widokach projektów i zarządzaniu zasobami, udostępniając użytkownikom widok tablicy w stylu Kanban i widok listy zadań. Ponadto możesz uzyskać dostęp do funkcji o nazwie Wykorzystanie zasobów (w zasadzie funkcja raportu zarządzania zasobami), aby zobaczyć, którzy użytkownicy są przypisani do jakich, w celu lepszego delegowania zadań w ramach projektu. 

Co więcej, użytkownicy mogą dołączać pliki do różnych zadań, projektów i komentarzy oraz korzystać z narzędzi do śledzenia projektów, takich jak kreatory zadań i pulpity nawigacyjne. Zoho Projects ma cenę początkową 4.00 USD, ale możesz skorzystać z bezpłatnego planu dla maksymalnie trzech użytkowników. 

Plusy:

  • Konfigurowalny pulpit nawigacyjny jest bardzo przyjazny dla użytkownika i łatwy w nawigacji 
  • Narzędzie do wykorzystania zasobów ułatwia sprawdzenie, które zadania są przypisane do których użytkowników 
  • Zaczyna się od bezpłatnego abonamentu, który pozwala dodać do trzech użytkowników 
  • Scentralizowana baza danych do przechowywania plików ułatwia użytkownikom dostęp do dokumentów, arkuszy i innych plików oraz udostępnionych zasobów

Wady:

  • Wielu użytkowników zgłasza, że ​​komunikacja z obsługą klienta jest niespójna, zwłaszcza podczas zgłaszania błędów lub usterek oprogramowania

Wnioski

Jeśli szukasz rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami, które są bogate w funkcje i przystępne cenowo, nie szukaj dalej niż sześć typów, które wymieniliśmy powyżej. Gdybyśmy mieli jednak wybrać jedną opcję z naszej listy, byłyby to FreshBooks, dzięki niemal idealnej równowadze między kosztami a funkcjami.

Przeczytaj więcej

O Lee Li Fengu

Lee Li jest kierownikiem projektu i copywriterem B2B z dziesięcioletnim doświadczeniem w chińskiej przestrzeni startupów fintech jako PM dla TaoBao, MeitTuan i DouYin (obecnie TikTok).