7 Kroki, aby uporządkować pocztę e-mail i dodać godziny do tygodnia

Artykuł napisany przez:
  • Porady dotyczące blogowania
  • Zaktualizowano: Apr 05, 2018

Ile godzin w tygodniu spędzasz na e-mailach?

Oto wyzwanie dla Ciebie: od przyszłego tygodnia pamiętaj o tym, ile czasu spędzasz na sprawdzaniu poczty e-mail.

Zapisz go w notatniku lub użyj aplikacji śledzącej czas, takiej jak Chrometa. Prawdopodobnie zdziwisz się, jak szybko te godziny się sumują.

Co jeszcze możesz zrobić z tym dodatkowym czasem? Jednak e-mail jest kluczowy dla prowadzenia firmy, więc jak możesz ograniczyć?

Poniższe kroki wykraczają poza podstawy, pokazując, jak tworzyć systemy, aby się zorganizować i utrzymywać skrzynkę odbiorczą pod kontrolą. Co zrobiłbyś z kilkoma dodatkowymi godzinami w każdym tygodniu?

Oto, jak możesz się dowiedzieć.

Krok #1: Zmniejsz liczbę przychodzących wiadomości e-mail

Zobacz, co zwykle wchodzi w twoją skrzynkę odbiorczą.

Jeśli subskrybujesz więcej niż biuletyn e-mail 5, to prawdopodobnie za dużo.

Wypróbuj narzędzie takie jak Unroll.me zarządzać i zmniejszać subskrypcje. Bądź bezwzględny, jeśli chodzi o rezygnację z subskrypcji wszystkich osób oprócz najbardziej przydatne biuletyny.

Czy większość Twoich e-maili od klientów?

Jeśli prowadzisz działalność usługową, wiadomości e-mail klientów często zajmują ogromną część czasu.

Jeśli oferujesz usługę, rozważ zmniejszenie liczby klientów, z którymi masz do czynienia. Lepiej mieć dwóch klientów, z których każdy płaci 250, niż mieć klientów 5, z których każdy płaci 100 ze względu na czas oczekiwania dla każdego klienta.

Rozważ podniesienie cen i zmniejszenie liczby klientów, których potrzebujesz, aby wysłać e-mail.

Jeśli będziesz ciągle odpowiadać na podobne e-maile, opublikuj na swojej stronie najczęściej zadawane pytania, aby poradzić sobie z najczęstszymi pytaniami. Pamiętaj, aby link do swojego FAQ i słowniczek ze strony kontaktowej i zachęcaj odwiedzających do przeczytania go przed skontaktowaniem się z Tobą. Jeśli nie możesz zmniejszyć liczby e-maili, przynajmniej możesz zaplanować je lepiej.

Próbować bumerang, które pozwalają ci zatrzymać dostarczanie poczty e-mail i odbieranie go partiami.

Krok #2: Zarządzaj oczekiwaniami

Sprawdzanie poczty elektronicznej przez cały dzień ma ogromny wpływ na wydajność.

Wielozadaniowość może obniżyć Twoją produktywność o 40%, a nawet obniżyć swoje IQ nawet o 10 według badań naukowych.

Zredukowana jakość pracy może zaszkodzić relacjom z klientem bardziej niż nieznacznie opóźniona odpowiedź e-mail.

Co się stanie, jeśli klienci będą przyzwyczajeni do odbierania wiadomości e-mail natychmiast?

Szybka reakcja na zapytania e-mail może być ważnym punktem sprzedaży dla Twojej firmy. Ale możesz reagować bez kompulsywnego sprawdzania poczty e-mail przez cały dzień. Trzeba tylko zarządzać oczekiwaniami klientów i szkolić ich do nowego harmonogramu.

To, co uważają za "awaryjne", często nie jest.

Najpierw ustal sobie harmonogram. Możesz zdecydować się na sprawdzanie wiadomości e-mail 2-3 tylko raz dziennie lub tylko w godzinach rannych.

Następnie musisz poinformować swoich klientów o nowych zasadach i o tym, ile czasu zajmie Ci odpowiedź na e-maile. Możesz szkolić swoich klientów, aby oczekiwali nowego harmonogramu:

  • Publikowanie zasad w Twojej witrynie. Na stronie kontaktowej lub pomocy technicznej powiedz im, jak długo mogą oczekiwać na odpowiedź.
  • Udostępnianie pakietu powitalnego z nowymi klientami. W pakiecie powitalnym określ zasady komunikacji: w jaki sposób powinni się z Tobą skontaktować i kiedy odpowiesz.
  • Rozważ skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi e-mail, która pozwoli Twoim kontaktom wiedzieć, kiedy odpowiesz na ich e-mail.
  • Nigdy nie wysyłaj wiadomości e-mail ani nie odpowiadaj na nie w godzinach poza godzinami pracy (np. W wieczory i weekendy). Daje to wrażenie dostępności 24 / 7. Zamiast tego możesz zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail rano.

W przypadku obecnych klientów daj im znać osobiście, że aktualizujesz swoje zasady.

Zakręć to jako korzyść dla nich!

Drogi Kliencie],

[Indywidualne powitanie] Skontaktuję się z Tobą, aby poinformować Cię o mojej nowej polityce e-mail.

Wraz z rozwojem mojej firmy, moim priorytetem jest zapewnienie ciągłości świadczenia wysokiej jakości usług. Aby to zrobić, aktualizuję politykę komunikacji. Idąc dalej, sprawdzę mój e-mail [w tych czasach].

Odpowiem na twoje e-maile w ciągu [czas reakcji]. [Opcjonalnie:] Jeśli twoja wiadomość jest pilna, możesz użyć słowa "Pilna" w temacie wiadomości e-mail, co natychmiast ostrzeże mnie. Ta nowa polityka pozwoli mi skupić się na 100% podczas pracy nad Twoimi projektami, bez rozpraszania przez e-maile w ciągu dnia.

Dziękuję za twój biznes.

Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania dotyczące tej nowej zasady.

Klienci docenią Twój profesjonalizm i prostolinijność i wkrótce przyzwyczają się do nowych czasów reakcji.

Krok #3: Organizuj i automatyzuj

Gdy Twoja skrzynka odbiorcza jest pełna wszelkiego rodzaju wiadomości e-mail, od komunikatów klienta, przez biuletyny po potwierdzenia zamówień, trudno jest przebrnąć przez to wszystko.

Może być przytłaczająca, a także prowadzi do skupienia się na nieistotnych e-mailach ze szkodą dla ważniejszych. Skrzynka odbiorcza Gmaila pomaga w tym, ale możesz jeszcze bardziej uporządkować korzystanie z etykiet i filtrów.

Na przykład możesz otrzymywać zarówno osobiste wiadomości e-mail od przyjaciół i rodziny, jak i wiadomości e-mail od firmy, które są pomieszane na karcie Główne.

Jeśli chcesz automatycznie oddzielić wiadomości e-mail od firmy, aby móc nadawać im priorytet, możesz łatwo skonfiguruj filtr aby wszystkie zostały oznaczone etykietą "Biznes", aby można je było łatwo sortować.

create-a-filter
Po prostu użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć e-maile, które chcesz oznaczyć, i kliknij link u dołu z napisem "Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem".
zastosuj filtr etykiety
Następnie kliknij opcję "Zastosuj etykietę" i wybierz etykietę, której chcesz użyć.

Innym narzędziem, które możesz wypróbować, jest SaneBox, który automatycznie wykrywa, które e-maile są dla Ciebie ważne, i usuwa resztę z Twojej skrzynki odbiorczej na później.

Krok #4: Escape the Inbox

Czy używasz skrzynki odbiorczej poczty e-mail jako listy zadań do wykonania?

Nie jest to najbardziej wydajny lub skalowalny system: poczta e-mail nie została zaprojektowana jako lista rzeczy do zrobienia.

Chcesz skupić się na zadaniach do wykonania bez rozpraszania przez osobiste wiadomości e-mail. Zamiast tego spróbuj użyć narzędzi stworzonych dla list rzeczy do zrobienia, takich jak Asana, Trellolub Todoist.

Asana to aplikacja do zarządzania projektami, która jest darmowa i prosta w użyciu. Możesz łatwo przekształcić każdą wiadomość e-mail w zadanie, przekazując ją do Asany.

Jeśli możesz skłonić klientów do korzystania z Trello zamiast e-mail, dużo łatwiej jest utrzymać porządek i zachować komunikację i pliki w tym samym miejscu - bez konieczności szukania w skrzynce odbiorczej dla tej konkretnej wiadomości lub pliku.

Zamiast utrzymywać e-mail w skrzynce odbiorczej jako przypomnienie, możesz zaplanować, aby wrócił do skrzynki odbiorczej o określonej godzinie, używając narzędzia takiego jak Takware.

Krok #5: Konfiguruj alerty

Nie musisz ciągle sprawdzać poczty e-mail, aby sprawdzić, czy masz jedną ważną wiadomość lub plik. Zamiast tego skonfiguruj określone alerty przy użyciu filtrowania i etykiet Gmaila / Androida (lub skonfiguruj alert tekstowy za pomocą IFTTT).

Jeśli korzystasz z Gmaila i telefonu z Androidem, możesz skonfigurować telefon tak, aby powiadamiał Cię tylko o niektórych wiadomościach e-mail:

  1. Najpierw utwórz filtr (jak pokazano powyżej), aby automatycznie oznaczyć e-mail, na który czekasz. Możesz to zrobić przez nadawcę, słowo kluczowe, czy e-mail ma załącznik itp. Możesz zadzwonić na swoją etykietę "Powiadomienie", "Pilne" itd.
  2. Z telefonu otwórz aplikację Gmail i przejdź do Ustawień, a następnie wybierz swoje konto e-mail.
  3. Upewnij się, że pole wyboru "Powiadomienia" jest zaznaczone.
  4. Przewiń w dół i wybierz "Zarządzaj etykietami".
  5. Wybierz swoją nową etykietę.
  6. Zsynchronizuj wiadomości i włącz powiadomienia dla tej etykiety.
  7. Wróć i upewnij się, że powiadomienia o innych etykietach nie są zsynchronizowane, więc nie będziesz otrzymywać powiadomień.

To jest to! Teraz będziesz otrzymywać powiadomienia tylko wtedy, gdy otrzymasz nowe e-maile pasujące do Twojego filtra.

Krok #6: nie czuj się zobowiązany do odpowiedzi na wszystkie pytania

To, że ktoś do Ciebie pisze, nie oznacza, że ​​jesteś zobowiązany do udzielenia odpowiedzi.

Może to zabrzmi zimno, ale jeśli ty zyskać każdy sukces onlineludzie zaczną wysyłać e-maile z prośbą o twój czas.

Możesz odpowiedzieć wszystkim, jeśli tylko przeprosisz i wyjaśnisz, dlaczego nie możesz im pomóc.

Pamiętaj jednak: jako właściciel firmy czas jest najcenniejszym zasobem. Nie pozwól sobie poczuć się zobowiązanym wobec wszystkich, którzy do Ciebie wysyłają e-maile. Nie jesteś winien wszystkim dogłębnej odpowiedzi. "Nie" to pełne zdanie.

Krok #7: Poproś o pomoc

Jeśli po wykonaniu tych wszystkich czynności nadal będziesz spędzać mnóstwo czasu na poczcie e-mail, powinieneś rozważyć uzyskanie pomocy, abyś mógł skupić się na prowadzeniu firmy.

Istnieją wirtualni asystenci specjalizujący się w odbieraniu wiadomości e-mail. Możesz dowiedzieć się, jak zatrudnić VA, sprawdzając najnowszy wpis Giny Badalaty na Spraw, aby Twój blog był bardziej opłacalny dzięki pomocy do wynajęcia.

E-mail może być bardzo czasochłonny, ale nie musi tak być!

Niezależnie od tego, czy robisz to sam, czy zatrudniasz pomoc, spór w skrzynce odbiorczej może być początkowo czasochłonnym projektem. Gdy Twoje systemy będą już gotowe, zaoszczędzisz mnóstwo czasu - co możesz zainwestować w prowadzenie swojej firmy.

O KeriLynn Engel

KeriLynn Engel jest copywriterem i strategiem marketingu treści. Uwielbia pracować z firmami B2B i B2C, aby planować i tworzyć wysokiej jakości treści, które przyciągają i konwertują docelowych odbiorców. Kiedy nie piszesz, możesz znaleźć jej czytanie spekulacyjnej fikcji, oglądanie Star Treka lub granie w telemannowe fantazje fletu w lokalnym, otwartym mikrofonie.