15 Documentsamenwerkingstools voor teams op afstand

Bijgewerkt: 2022-07-29 / Artikel door: Nicholas Godwin

Documentsamenwerkingstools kunnen uw bedrijf helpen geld te besparen, de omzet te verhogen en de teamproductiviteit te verbeteren.

En ik verzin dit niet. Een studie van Forrester zegt dat samenwerkingstools toevoegen tot $247,500 aan productiviteitsvoordeel tot 100-koppige teams die $ 40 tot $ 60 per uur verdienen. In een interview in maart 2020 met Javier Soltero, G Suite-baas, had Google's G Suite, inclusief Google Docs, meer dan 2 miljard actieve maandelijkse gebruikers aan het einde van 2019.

Aangezien documentbewerking centraal staat voor teams, zal ik u in dit artikel 15 hulpmiddelen voor documentsamenwerking voor uw externe team bieden. Je hebt dus altijd opties.

Ik heb je geholpen om verlamming van beslissingen te elimineren door de functies te delen waarnaar je moet zoeken bij het kiezen van de beste documentsamenwerkingstool voor je team. Kom met mij mee.

advertenties

1. Google Docs

Google Docs

Google Documenten is uw favoriete samenwerkingstool voor documenten als u van eenvoud houdt. Het is gebruiksvriendelijk en biedt naadloze realtime samenwerking aan documenten vanaf elke locatie.

U kunt documenten delen en eraan werken met teamleden door documentkoppelingen naar hen te verzenden. 

U kunt ook bepalen wie toegang heeft tot documenten en in welke hoedanigheid - als kijker, redacteur of commentator.

Belangrijkste kenmerken van Google Documenten

Enkele opvallende kenmerken van Google-documenten die u leuk vindt:

  • Google Documenten werkt op elk apparaat
  • Slaat automatisch de laatste bewerkingen op
  • Offline beschikbaarheid voor uw externe team
  • Ingebouwde ondersteunende functies zoals autocorrectie, voorspellende tekst en spraakgestuurd typen.
  • Mogelijkheid om teamleden te taggen in documenten en opmerkingen of suggesties in realtime achter te laten.
  • Add-on mogelijkheid. Verken tegelijkertijd andere apps en extensies met Google-documenten.

Google Documenten-prijzen

De gratis versie van Google Docs zit boordevol functies. Daarnaast geniet je van tien andere Google Workspace-tools. 

Maar voor meer opslagruimte in de cloud, 24/7 klantenondersteuning en een aanzienlijk aantal gebruikers, upgrade naar een van de robuuste zakelijke pakketten vanaf $ 6 per maand.

2. Klik op

ClickUp

ClickUp verzekert gebruikers van een wekelijkse besparing van één dag door simpelweg deze samenwerkingstool te gebruiken. Met name de documentsamenwerkingsfunctie van de tool, ClickUp Docs, stelt u en uw team in staat om te creëren en samenwerken aan documenten of wiki's

Belangrijkste kenmerken van ClickUp

  • Unieke functies voor documentopmaak. Voeg merkbladwijzers, geneste pagina's of stijlen naar keuze toe aan documenten.
  • Documenttracker voor realtime bewerkingen.
  • Gesynchroniseerde werkstroom. Wijs documentprojecten toe en controleer ze vanaf één plek.
  • Kladblok voor teamleden om aantekeningen te maken of takenlijsten te maken.

Hoeveel kost het om ClickUp te gebruiken?

Genieten van elke gratis functie op ClickUp en talloze onbeperkte privileges kost een klein team $ 5 per lid per maand. 

Hoe groter uw teamgrootte, hoe duurder ClickUp wordt.

3. Samenvloeiing

samenvloeiing

Confluence is een tool voor kennisbeheer en projectsamenwerking die de manier waarop teams op afstand werken, transformeert. U kunt werk maken, distribueren en bespreken met teamleden vanaf de planningsfase tot de uitvoering.

Belangrijkste kenmerken van samenvloeiing

  • Met de functie voor de paginastructuur kunt u documenten gemakkelijk vinden en rangschikken met behulp van labels. 
  • Meer dan 75 opties voor documentsjablonen
  •  Ingebouwde documentstructurering in pagina's en spaties (met pagina's)
  • Interactieve functies zoals in-line opmerkingen, GIF's, emoji's en bewerkingshighlights
  • Realtime meldingen en updates over toegewezen taken en getagde leden
  • Handige macro's om automatisch inhoudsopgaven en documentmarkeringen te maken

Wat is de prijs van samenvloeiing?

De gratis versie van Confluence ondersteunt slechts tien gebruikers. En het is alleen voor online gebruik.

Confluence biedt drie schaalbare plannen. Standaard-, premium- en enterprise-pakketten beginnen bij $ 5.50 per maand. 

Met Confluence kun je tot 20,000 gebruikers aan boord nemen en toegang krijgen tot tal van opwindende functies in de betaalde versie.

4.Quip

kwinkslag

De ontwikkelaars van Quip hebben het gebouwd om aan de behoeften van verkoopteams te voldoen. De tool bevordert de bedrijfsgroei en stelt gebruikers in staat om verkoopplannen te maken en samen te werken tijdens het verkoopproces.

Belangrijkste kenmerken van Quip

  • Stelt teams in staat om spreadsheets aan documenten toe te voegen
  • Bewerkbare documentsjablonen 
  • Toegankelijk op meerdere apparaattypen
  • Groepschatfunctie en 1 op 1 berichten om interactiviteit mogelijk te maken

Hoeveel kost Quip?

Gebruikers moeten kiezen voor een betaalde versie van Quip zodra de gratis proefperiode voorbij is om van basisfuncties te kunnen blijven genieten.

Quip startersplan kost slechts $ 10 per maand per gebruiker. En afhankelijk van uw behoefte kunt u voor $ 100 per maand upgraden naar de geavanceerde optie.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs is een veilige samenwerkingstool en een native onderdeel van de Zoho-suite met zakelijke tools. Gebruikers kunnen online documenten maken, bewerken, samenwerken en opslaan. 

Belangrijkste kenmerken van Zoho Docs

  • Cloudopslag maakt het ophalen van documenten eenvoudig en snel
  • Mogelijkheid om documenten te ordenen in mappen en submappen
  • Bestandssynchronisatie in de cloud
  • In-app chatfunctie om te communiceren terwijl je aan een document werkt
  • Wachtwoorddocumenten om gevoelige inhoud te beschermen
  • Merkbare beheerplatforms voor beheerders

Zoho Docs Premium-aanbiedingen en nadelen

Zoho docs beperkt de bestandsuploadgroottes voor elk abonnement dat u kiest. 

Maar met de betaalde versie kun je grotere bestandsgroottes tot 25 GB per keer uploaden, wat slechts $ 6.4 per maand kost. 

6.Alleen kantoor

onlyoffice

Onlyoffice is een krachtige tool waarmee medewerkers overal aan documenten, spreadsheets, formulieren en presentaties kunnen werken. 

Belangrijkste kenmerken van Onlyoffice

  • Aanpasbare documenteditors en logo's
  • 24/7 professionele ondersteuning
  • Ondersteunt meerdere bestandstypen
  • Cloud- en zelf-gehoste versies
  • MS Office-compatibiliteit

Alleen kantoorprijzen

De communityversie van Onlyoffice is gratis. Maar om een ​​levenslange licentie te krijgen en te genieten van geoptimaliseerde functies voor ondernemingen en ontwikkelaars, variëren de kosten van $ 1200 tot $ 7000. 

7. Microsoft Word

Microsoft Word is een van de meest populaire online hulpmiddelen voor documentverwerking. Maar de nieuwste webversie in de Microsoft 365-suite bevat functies voor eenvoudige teamsamenwerking.

Belangrijkste kenmerken van Microsoft Word

  • Autosave-mogelijkheden.
  • Directe vertaling van documenten naar verschillende talen
  • Live bewerken
  • Comments
  • mobiel-vriendelijke

Hoeveel kost Microsoft Word?

Je hebt een volledig Microsoft 365-abonnement nodig om de online versie van Microsoft Word te ontgrendelen. De abonnementen beginnen bij $ 6 per maand en bieden u 1 TB aan cloudruimte.

8. Dropbox-papier

Dropbox Paper is een gratis samenwerkingstool voor documenten. En je kunt er projectdocumenten mee bewerken, delen en voltooien. 

Belangrijkste kenmerken van Dropbox Paper

  • Vergadernotities toevoegen en taken toewijzen aan teamleden
  • App-integratie van derden, zoals Pinterest en youtube
  • Annotaties 
  • 30+ documentsjablonen 
  • Functie voor het volgen van tijdlijnen

Wat zijn de kosten van Dropbox-papier?

Papier is gratis en is alleen online beschikbaar en gekoppeld aan Dropbox. Het is dus geen op zichzelf staande tool.

9. Bit.ai

Bit.ai is een intelligent samenwerkingsplatform voor documenten dat is ontworpen voor teams van de 21e eeuw.

Belangrijkste kenmerken van Bit.ai

  • Automatische documentopmaak
  • Gasttoegang tot een document
  • Aangepaste documenten
  • realtime documenttracking
  • Interne en externe wiki's
  • Ondersteunt meer dan 100 documenttypen

Bit.ai-prijzen

Bit.Ai staat slechts vijf gebruikers toe op de gratis versie. Upgrade daarna naar pro- of zakelijke abonnementen vanaf $ 8 per gebruiker per maand. 

10. Box-samenwerking

Samenwerkingstools voor documenten Externe teams

Box Collaboration is een eenvoudige samenwerkingstool voor documenten waarmee u snel documenten kunt bekijken, ordenen en delen in de cloud. 

Belangrijkste kenmerken

  • Whiteboard-functie met Box-canvas
  • Geautomatiseerde workflow
  • 1500+ apps-integraties
  • Deskundige technische ondersteuning
  • Cloudgebaseerde tool
  • Onbeperkt aantal e-handtekeningen

Hoeveel kost het om Box te gebruiken?

Er is een beperking van de bestands- en teamgrootte en er is geen gratis versie. Maar er is een gratis proefperiode voordat u zich abonneert voor minimaal $ 15 per maand. 

11. Begrip

Notion is een aanpasbare tool voor samenwerking aan documenten. U kunt uw dashboard instellen om aan specifieke organisatorische behoeften te voldoen.

Notion Belangrijkste kenmerken

  • Beheerderstools  
  • Onbeperkt teamleden (tegen betaling)
  • Samenwerking op het gebied van documenten, wiki's en notities
  • Unieke API
  • Gasten en geavanceerde machtigingen

Hoeveel kost het om Notion te gebruiken?

De gratis versie van Notion ondersteunt geen teamsamenwerking. Een speciaal pakket om aan de behoeften van uw team te voldoen kost $ 10 per maand.

12. Document360

Document360 is samenwerkingssoftware voor kennisbanken. SaaS teams vinden Document360 nuttig. 

Belangrijkste kenmerken van Document360

  • Vorige documentversies automatisch opslaan
  • Ondersteunt technische documentatie
  • Assistent kennisbank
  • Integratie en extensies van apps van derden

Document360-prijzen

Document360 kost $ 99 per project voor het laagste abonnement. Tenzij uw team de fantastische functies van Document360 nodig heeft, kunt u deze kosten vermijden.

13. Maandag Workdocs

Monday Workdocs voegt plezier toe aan reguliere documentsamenwerking met een gebruiksvriendelijke intuïtieve interface en geautomatiseerde workflow.

Maandag Workdocs Belangrijkste kenmerken

  • Realtime engine voor meer dan 100 medewerkers 
  • Documenten automatisch opslaan
  • Drag-and-drop-functionaliteit voor eenvoudige bewerking
  • Live opmerkingen, taaktoewijzingen en het maken van checklists
  • Mobiele en desktopversies zijn beschikbaar

Maandag Workdocs Aanbiedingen en nadelen

Monday Workdocs is een product van Monday.com en vereist betaling voor de volledige software om ervan te genieten. 

Er zijn slechts twee gebruikers toegestaan ​​op de gratis versie. Monday.com begint vanaf $ 24 per maand, afhankelijk van het aantal teamleden. 

14. Filecamp

Wereldwijde topmerken zoals Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken en BMW Group gebruiken Filecamp om bestanden in realtime te bewerken, beheren en goed te keuren.

Belangrijkste kenmerken van Filecamp

  • Eenvoudig bestanden delen
  • Archief voor oudere documentversies
  • Aangepaste merkfunctie
  • Topbeveiliging dankzij betrouwbare HTTPS-technologie
  • Gecontroleerde toegang tot documenten
  • Onbeperkt aantal gebruikers

Filecamp-prijzen

Abonnementen beginnen vanaf $ 29, maar u moet extra opslagruimte betalen, los van uw abonnementskosten, als u meer ruimte nodig heeft.

15. Bestandsfase

Filestage is een documentsamenwerkingstool waarmee u en uw team kunnen samenwerken, documenten kunnen beoordelen en van commentaar kunnen voorzien vanaf één enkel platform.

Belangrijkste kenmerken van Filestage

  • Annotaties en feedbackfunctie
  • Mogelijkheid om elk bestandsformaat te delen
  • Uitnodiging voor onbeperkte gasten
  • Documentgoedkeuring met één klik
  • App-integraties

Filestage-prijzen

Kleine teams moeten maandelijks $ 95 betalen om Filestage te gebruiken. En heeft slechts toegang tot 75 GB ruimte plus één projectsjabloon. 

Belangrijkste kenmerken waarnaar u moet zoeken in uw samenwerkingstool voor documenten

live-Editor

Uw ideale hulpmiddel voor documentsamenwerking moet realtime bewerking door teamleden mogelijk maken. Iedereen heeft tegelijkertijd toegang tot het document en kan wijzigingen aanbrengen in hetzelfde document. De bewerkingen, opmerkingen en suggesties worden direct in het document weergegeven.

Grote cloudopslagruimte

Houd rekening met de opslagruimte die uw project nodig heeft voordat u een samenwerkingstool voor documenten kiest. Als uw project veel ruimte nodig heeft en de opslagruimte beperkt is, moet u overwegen over te stappen naar een andere aanbieder.

Functie voor automatisch opslaan

De autosave-functie bewaart uw laatste bewerkingen en oudere documentgeschiedenis en beschermt u tegen verlies. U hoeft het document niet handmatig op te slaan nadat u wijzigingen heeft aangebracht.

Realtime documenttracker

U moet wijzigingen in documenten in realtime kunnen volgen door elk teamlid. Mogelijk ontvangt u een melding om u op de hoogte te houden van de wijzigingen zonder het document te bekijken.

Ondersteunt meerdere documenttypen

Sommige hulpprogramma's voor documentsamenwerking ondersteunen geen specifieke documentindelingen. Het vertraagt ​​de productiviteit wanneer u het document naar een ondersteund formaat moet converteren. U wilt een samenwerkingstool die zoveel mogelijk documentformaten ondersteunt.

Offline toegang

De door u gekozen tool voor documentsamenwerking moet offline functionaliteit bieden. Als u geen internetverbinding heeft, kunt u onderweg werken. U kunt het document nog steeds bewerken of bekijken, zelfs als de verbinding met u is verbroken.

Mobiel-vriendelijke

Zorg ervoor dat de tool voor documentsamenwerking beschikbaar is op mobiele apparaten voor naadloos werken. U kunt het document op uw laptop bewerken en naar de teamleden sturen die het op hun mobiele apparaten bekijken.

versie Geschiedenis

Documenten die versiegeschiedenis ondersteunen, stellen u in staat om bij te houden wie wijzigingen heeft aangebracht, zelfs wanneer u weg bent, en eventuele documentversies te herstellen indien nodig. Versiebeheer zorgt er ook voor dat u het document na nieuwe wijzigingen kunt terugzetten naar eerdere versies.

Laatste woorden

Alle bovengenoemde samenwerkingstools voor documenten kunnen u helpen te voldoen aan de behoeften van uw team. U kunt de communicatie tussen eenheden verbeteren en de teamproductiviteit verhogen terwijl u tijd en middelen bespaart met behulp van deze hulpmiddelen voor documentsamenwerking. 

Overweeg om te investeren in betaalde versies van uw favoriete tool om het beste aanbod te krijgen. Je team zal je er dankbaar voor zijn. 

Lees meer

Over Nicholas Godwin

Nicholas Godwin is een technologie- en marketingonderzoeker. Hij helpt bedrijven met het vertellen van winstgevende merkverhalen waar hun publiek sinds 2012 dol op is. Hij zit in de schrijf- en onderzoeksteams van Bloomberg Beta, Accenture, PwC en Deloitte tot HP, Shell, AT&T.