받은편지함을 더 잘 관리하기 위한 15가지 Gmail 팁 및 요령

업데이트: 2022-07-29 / 기사 작성자: Jason Chow
받은편지함을 더 잘 관리하기 위한 Gmail 팁 및 요령

당신이 대부분의 사람들과 같다면 Gmail을 이메일 계정 중 하나로서 이메일을 관리하는 것이 얼마나 어려운 일인지 알고 있습니다. 오랜 Gmail 사용자로서 나는 항상 내가 Google 서비스를 꽤 잘 사용한다고 생각했습니다. 

받은 편지함에서 읽지 않은 이메일 1,473개를 살펴보고 나서야 깨달았습니다. 사용자가 1.5억 명에 달하는 이메일 서비스가 더 많은 것을 제공할 수 있을까요? 실제로 그렇습니다. Gmail 생활을 더 쉽게 만드는 데 도움이 되는 15가지 Gmail 팁과 요령을 소개합니다.

1. 폴더를 보이게 유지

받은편지함을 덜 복잡하게 만드는 가장 쉬운 방법 중 하나는 Gmail에서 폴더를 계속 표시하는 것입니다. 이런 식으로 빠르게 스캔하고 각각에서 무슨 일이 일어나고 있는지 볼 수 있습니다. 

좋은 소식은 특정 발신자(예: 항공사 또는 서비스 제공업체)의 메시지를 읽고 있는지 여부에 따라 항상 자동으로 활성화 또는 비활성화되도록 이 기능을 설정할 수 있다는 것입니다.

2. 빠른 회의 일정 잡기

이메일을 통해 누군가를 회의에 초대하거나 링크를 공유할 수 있습니다.
이메일을 통해 누군가를 회의에 초대하거나 링크를 직접 공유할 수 있습니다.

동료와 회의를 예약하려는 경우 Gmail에서 쉽게 할 수 있습니다. 이메일을 열고 초대할 사람의 이메일 주소를 입력하고 캘린더 아이콘을 클릭하고 원하는 시간을 선택하기만 하면 됩니다. 

Google 캘린더가 아직 설정되어 있지 않은 경우(아마도) 링크를 보낼 수도 있습니다. 이 정보를 입력하면 캘린더에 귀하의 요청과 일치하는 이벤트가 자동으로 생성됩니다.

3. Gmail에 서명 추가

Gmail 서명
Gmail의 각 이메일 계정에 대해 범용 서명을 사용하거나 만들 수 있습니다.

명함에 대한 서명이 있는 것과 같은 방식으로 Gmail 계정에 대한 서명을 가질 수 있습니다. 서명은 하이퍼링크와 같은 풍부한 요소가 포함된 이미지 또는 텍스트일 수 있습니다.

서명을 추가하려면 Gmail 설정으로 이동하십시오. 다음;

  1. 오른쪽 상단에서 톱니 바퀴 아이콘을 클릭합니다.
  2. 드롭다운 메뉴에서 "설정"을 선택합니다.
  3. "일반"에서 "서명"을 클릭합니다.
  4. "서명 구성"을 선택하십시오.
  5. 서명 내용을 입력합니다.
  6. 페이지 하단의 "변경 사항 저장"을 클릭합니다. 

이 새 서명은 내가 보내는 새 이메일 위에 표시되고 다른 사람에게 다시 쓰는 메시지에 답장하지만 전달된 메시지나 다른 사람이 보낸 메시지에는 표시되지 않습니다.

4. Gmail 라벨 색상 코드 지정

Gmail 라벨 색상
기본 팔레트를 사용할 수 없는 경우 사용자 정의 색상을 만들어 고유한 색상을 얻으십시오.

색상 코딩 레이블은 이메일을 정리하는 좋은 방법입니다. 예를 들어, 각 클라이언트에 대한 레이블을 만들고 해당 산업에 따라 다른 색상(파란색, 빨간색, 녹색)을 할당할 수 있습니다. Gmail 받은 편지함을 보고 이메일이 클라이언트 A 또는 클라이언트 B에서 온 것임을 알면 모든 이메일을 읽지 않고도 어떤 이메일이 필수적인지 쉽게 알 수 있습니다.

라벨을 추가하려면: 

  1. 오른쪽 상단에서 톱니 바퀴 아이콘을 클릭합니다.
  2. 드롭다운 메뉴에서 "설정"을 선택합니다.
  3. "레이블" 탭을 선택합니다.
  4. 이제 새 레이블을 만들거나 수정할 기존 레이블을 선택할 수 있습니다.
  5. 레이블에 "클라이언트 A" 또는 "클라이언트 B"와 같은 이름을 지정합니다. 

레이블을 만드는 것 외에도 배치를 사용자 지정할 수도 있습니다. 예를 들어, 라벨 위치에서 '왼쪽' 또는 '오른쪽'을 선택하여 Gmail의 웹 인터페이스 메시지를 볼 때 이 라벨을 페이지의 왼쪽 또는 오른쪽에 표시할지 여부를 선택할 수 있습니다.

색상 외에도 코딩 레이블을 사용하면 각 레이블에 대한 사용자 지정 알림을 생성하여 업데이트(새 이메일) 시 아무 것도 놓치지 않도록 할 수 있습니다. 

5. 대화 보기 사용

받은 편지함을 관리하는 가장 좋은 방법 중 하나는 대화 보기를 사용하는 것입니다. 이 설정을 사용하면 Google에서 유사한 메시지를 그룹화하여 받은편지함에 단일 대화로 표시합니다. 

이렇게 하면 순서대로 전송된 모든 메시지가 동일한 제목 줄을 공유하고 동일한 이메일 스레드에 있는 모든 이메일을 한 번에 볼 수 있음을 의미합니다. Gmail은 기본적으로 대화 보기를 사용하도록 설정하지만 어떤 이유로 사용하지 않는 경우 다시 켤 수 있습니다.

설정으로 이동하여 "대화 보기"로 스크롤한 다음 "대화 보기 켜기" 옆에 있는 라디오 버튼이 선택되어 있는지 확인하십시오.

6. 무제한 이메일 주소 받기

하나 이상의 기존 이메일 주소에 대한 별칭을 만들어 기본 주소로 전달되는 고유한 주소를 가질 수 있습니다. 이 기능은 소규모 비즈니스에서 여러 역할을 관리하려는 경우에 유용합니다. 예를 들어 기본 이메일 주소를 다음과 같은 별칭과 페어링할 수 있습니다. [이메일 보호][이메일 보호]

별칭을 만들려면 Gmail의 설정 페이지로 이동하여 계정 및 가져오기 탭을 클릭하십시오. 일반 섹션에 "별칭"이 표시될 때까지 아래로 스크롤한 다음 "다른 이메일 주소 추가"를 클릭합니다. 

사용자가 이 별칭을 통해 보낸 메시지를 수신할 새 이메일 주소를 입력할 수 있습니다(그리고 일반 텍스트 수신 또는 HTML) "별칭 만들기"를 클릭하기 전에

7. Gmail 받은 편지함에서 여러 이메일 계정 관리

내부에 "+" 기호가 있는 이메일이 마음에 들지 않습니까? 문제가 아니다; 대신 별칭을 사용하십시오. 이메일 별칭은 보조 이메일 주소를 관리하는 또 다른 훌륭한 방법입니다. 이메일 전달은 어색하지만 Gmail은 계정당 여러 이메일 주소를 처리할 수 있습니다.

예를 들어 기본 이메일 주소는 [이메일 보호], 그리고 다른 주소가 있습니다. [이메일 보호] 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 Gmail 설정을 입력하고 "계정" 탭을 클릭합니다. "이메일 계정 추가" 링크를 클릭하고 지침을 따릅니다.

완료되면 Gmail은 일반 이메일 클라이언트처럼 작동하여 해당 계정에서 이메일을 검색합니다. 추가 계정은 독립 실행형 또는 기본 계정의 별칭으로 작동할 수 있습니다.

이것은 특히 비즈니스인 경우 사용자 지정 도메인에서 더 잘 작동합니다. 이를 사용하여 소규모 비즈니스 내에서 여러 역할을 관리할 수 있습니다. 예를 들어 기본 이메일 주소를 다음과 같은 별칭과 페어링할 수 있습니다. [이메일 보호][이메일 보호]

8. 이메일 필터 설정

Gmail 필터
Gmail 필터는 이메일 관리를 위한 강력한 도구입니다.

필터는 수신 메일을 관리하기 위해 만드는 규칙입니다. 이 기능은 Gmail에서 (내 생각에) 가장 강력한 기능 중 하나입니다. 예를 들어 수신되는 모든 이메일을 자동으로 보관하고 특정 키워드로 레이블을 지정하여 받은 편지함을 복잡하게 만들지 않도록 할 수 있습니다.

  1. 설정 기어박스를 클릭하고 "필터 및 차단된 주소" 탭을 선택하여 필터를 설정합니다.
  2. 해당 페이지 하단에 있는 "새 필터 만들기" 링크를 클릭하십시오.
  3. 이 필터를 적용해야 하는 조건을 지정한 다음 "필터 만들기"를 클릭합니다.
  4. 이제 조건을 충족하는 이메일로 Gmail에서 수행할 작업에 대한 확인란을 선택할 수 있습니다.
  5. 완료되면 "필터 만들기"를 클릭하십시오.

9. 한 번에 여러 이메일 열기

한 번에 여러 이메일을 열 수 있으므로 비교하려는 경우에 유용합니다. Gmail의 오른쪽 상단 모서리에 있는 팝업 아이콘을 클릭하고 Shift 키를 누른 상태에서 각 이메일을 클릭하여 이메일 또는 여러 이메일을 선택하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 선택한 각 이메일에 대해 새 탭이 생성됩니다.

10. 여러 이메일 상태 관리

특정 메시지를 빠르게 삭제, 보관 또는 이동하고 한 번에 모두 열지 않으려면 다음을 수행할 수 있습니다.

"정리" 버튼으로 바뀔 때까지 각 메시지의 휴지통 아이콘 위로 마우스를 가져가서 한 번에 하나의 메시지를 삭제합니다(마우스가 읽지 않은 메시지 위에 있는 경우에만 작동). 그런 다음 클릭합니다.

Ctrl+Shift+A로 보관하기 전에 여러 메시지를 선택하거나 Gmail 드롭다운 메뉴의 추가 작업에서 '보관'을 클릭하여 한 번에 여러 메시지를 보관합니다(후자의 옵션을 사용하면 이 목록에서 여러 메시지를 선택할 수도 있습니다). 

필요한 경우 나중에 Ctrl+Shift+O를 사용하여 보관된 대화를 다시 살펴보세요. 이와 같이 이메일을 관리하면 받은 편지함을 가리지 않고 이메일에 액세스할 수 있습니다. 

11. Gmail 추가 기능을 얻으십시오.

지메일 앱
Gmail은 이메일을 강화하는 데 도움이 되는 수많은 추가 기능을 제공합니다.

Gmail 환경을 한 단계 더 발전시키고 싶다면 받은편지함을 훨씬 쉽게 관리할 수 있는 다양한 타사 추가 기능을 사용할 수 있습니다. 다음에서 이러한 앱을 검색하고 설치할 수 있습니다. Google Workspace 마켓플레이스.

당연히 사용 가능한 앱은 매우 다양하므로 최상의 지원은 작업 방식에 따라 달라집니다. 예를 들어 Slack을 사용하고 아사 추가 기능. 기업에 더 치우치면 Zoom, Gmail용 CRM, Gmail용 Zapier와 같은 앱이 있습니다.

12. Gmail에서 작업 관리

Gmail 작업 관리
Gmail 받은편지함에 내장된 작업으로 다시는 아무것도 잊지 마세요.

Google Tasks는 할 일 목록을 관리하기 위한 간단하지만 강력한 도구입니다. 할 일과 이메일을 한 곳에 보관할 수 있는 좋은 방법이므로 이미 이메일로 가득 찬 받은 편지함을 어지럽히지 않고 추적할 수 있습니다.

작업을 추가하려면 Gmail 받은 편지함의 오른쪽 탐색 모음에 있는 작업 아이콘을 클릭합니다. 오른쪽에서 패널이 나타나며 제목, 세부 정보, 날짜/시간과 같은 필요한 정보를 추가할 수 있습니다.

13. 연락처를 @멘션할 수 있습니다.

여러 참조 이메일 주소를 추가하는 대신 Gmail을 사용하면 @를 멘션으로 사용할 수 있습니다. 이메일 내용의 아무 곳에 @ 다음에 이름과 성(또는 Gmail 사용자 이름)을 입력하기만 하면 수신자가 이메일 루프에 추가됩니다.

각 이메일 주소를 개별적으로 입력하지 않고도 이러한 메시지에 연락처 목록을 추가할 수도 있습니다.

14. Gmail로 오프라인 작업

Gmail 오프라인 사용
언제 어디서나 Gmail로 오프라인 작업

사람들은 종종 한 가지 문제에 직면합니다. Google 서비스를 사용하려면 대부분 인터넷 연결이 필요합니다. 여행을 많이 하는 경우 Gmail을 오프라인으로 사용하는 기능은 생명의 은인이 될 수 있습니다. 다음은 인터넷에 연결되어 있지 않을 때 오프라인 모드를 설정하고 이메일에 액세스하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

Gmail 받은편지함의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음 '오프라인' 탭을 클릭합니다. "오프라인" 옵션의 확인란을 선택하고 로컬 장치에 저장할 이메일 양을 선택합니다. "변경 사항 저장" 버튼을 클릭하는 것을 잊지 마십시오.

한 가지 중요한 점은 오프라인 상태에서는 이메일을 보낼 수 없다는 것입니다. 대신 이메일을 작성하고 "보내기" 버튼 옆에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하십시오. "Schedule Send"를 선택하고 나중에 다시 연결될 것으로 예상되는 시간을 설정하십시오.

이렇게 하지 않으면 Gmail은 인터넷에 연결될 때까지 반복적으로 "보내는 중..."이라고 말합니다(또는 단순히 짜증이 나는 것 중 먼저 도래하는 것).

15. 별 메시지

별표는 메시지를 저장하는 좋은 방법이지만 빠르게 찾을 수도 있습니다. 중요한 메시지에 별표를 표시한 다음 나중에 검색할 수 있습니다. 별표는 목록 맨 위에 표시되기 때문에 받은 편지함에서 쉽게 찾을 수 있으므로 복잡한 받은 편지함에서 필수 항목을 쉽게 볼 수 있습니다.

별을 사용하여 특정 기준에 따라 필터를 만들 수도 있습니다. 예를 들어 별표 표시된 첨부 파일이 있는 모든 메시지를 원하는 경우 "별표 표시된 메일"에서 "첨부 파일 있음"을 선택한 다음 필터 만들기를 클릭합니다. 

이렇게 하면 이러한 유형의 이메일을 Starred Messages라는 폴더로 바로 보내는 자동 필터가 생성되어 이 필터에서 지정한 첨부 파일이나 기타 기준 없이 다른 이메일 사이에서 손실되지 않습니다.

보너스 팁: "보내기 취소" 시간 제한 변경

Gmail에는 일정 기간 동안 메시지 보내기를 취소할 수 있는 기능이 내장되어 있습니다. 이는 실수로 이메일을 보내거나 메시지에 오타가 있음을 알게 된 경우 특히 유용할 수 있습니다. 

이 옵션은 Gmail에서 항상 사용할 수 있지만 보내기를 취소할 수 있는 시간 제한을 지정할 수 있습니다. 받은 편지함의 오른쪽 상단에 있는 설정을 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 "설정"을 선택합니다.

"보내기 취소"가 표시될 때까지 아래로 스크롤하고 "보내기 취소 기간" 줄에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다. 5초, 10초, 20초 또는 30초로 설정할 수 있습니다. 기본적으로 Gmail은 보내기를 취소하는 데 5초밖에 걸리지 않습니다.

결론

위에 공유된 많은 도움말은 Gmail을 더 잘 관리하는 데 도움이 됩니다. 받은편지함을 간소화하고, 레이블을 구성하고, 이메일 관리를 더 잘하고, 사용 가능한 다양한 도구를 활용하여 받은편지함을 제어하는 ​​방법을 보여 주었습니다. 

이 팁을 따르면 이메일 처리가 개선되는 것을 볼 수 있습니다. 그것은 바쁜 전문가에게 도움이 될 수 있는 것입니다.

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Jason Chow 소개

Jason은 기술 및 기업가 정신의 팬입니다. 그는 건물 웹 사이트를 아주 좋아합니다. 트위터를 통해 그와 연락 할 수 있습니다.