7 귀하의 이메일을 정리하고 귀하의 주에 시간을 추가하는 단계

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  • 블로깅 팁
  • 업데이트 : Apr 05, 2018

매주 몇 시간 씩 이메일을 보냅니 까?

다음은 귀하에게 도전 과제입니다. 다음 주부터는 이메일 확인에 소비하는 모든 시간을 기록해 두십시오.

노트북에 기록하거나 다음과 같은 시간 추적 응용 프로그램을 사용하십시오. 크로메타. 시간이 얼마나 빨리 합산되는 지에 대해서는 아마 놀라실 것입니다.

그 여분의 시간으로 무엇을 할 수 있니? 그러나 전자 메일은 비즈니스를 운영하는 데 매우 중요하므로 어떻게 줄일 수 있습니까?

다음 단계는 기초를 넘어 조직 구성 시스템을 만들고받은 편지함을 계속 확인하는 방법을 보여줍니다. 매주 약간의 추가 시간으로 무엇을 할 것입니까?

알아낼 수있는 방법은 다음과 같습니다.

단계 #1 : 수신 이메일 줄이기

일반적으로받은 편지함에 무엇이 들어 있는지 살펴보십시오.

5 이메일 뉴스 레터보다 많은 구독자는 너무 많습니다.

다음과 같은 도구를 사용해보십시오. Unroll.me 구독을 관리하고 줄일 수 있습니다. 모두에게 구독을 취소하는 것에 대해 무자비한 태도를 취하십시오. 가장 유용한 뉴스 레터.

고객의 대부분의 이메일입니까?

서비스 기반 비즈니스를 보유하고있는 고객의 이메일은 종종 상당한 부분을 차지합니다.

서비스를 제공하는 경우 거래하는 고객의 수를 줄이는 것이 좋습니다. 각 클라이언트의 오버 헤드 시간 때문에 250 클라이언트가 $ 5을 지불하는 것보다 $ 100를 지불하는 두 명의 고객을 갖는 것이 좋습니다.

가격을 인상하고 이메일을 보내야하는 고객을 줄이십시오.

비슷한 이메일을 여러 번 반복해서 대답하는 경우 가장 자주 묻는 질문을 다루기 위해 웹 사이트에 FAQ를 게시하십시오. 귀하의 사이트로 연결하십시오. 자주 묻는 질문어휘 귀하의 연락처 페이지에서 귀하에게 연락하기 전에 방문자가 그것을 읽도록 격려하십시오. 전자 메일의 양을 줄일 수 없다면 적어도 더 나은 전자 메일을 예약 할 수 있습니다.

시험 부메랑, 당신을 일시 중지 할 수있게 해주는 이메일로 전송하고 일괄 적으로 수신.

단계 #2 : 기대치 관리

하루 종일 이메일을 지속적으로 확인하는 것은 생산성에 큰 영향을 미칩니다.

멀티 태스킹은 생산성을 40 %만큼 낮추고 IQ를 최대 10 포인트까지 낮출 수 있습니다. 과학적 연구에 따르면.

작업 품질이 저하되면 전자 메일 응답이 약간 지연되는 것보다 클라이언트 관계에 해를 끼칠 수 있습니다.

고객이 전자 메일에 즉시 응답하는 데 익숙하다면 어떻게 될까요?

이메일 문의에 대한 빠른 응답은 귀사의 비즈니스를위한 중요한 판매 포인트 일 수 있습니다. 그러나 하루 종일 이메일을 강박 적으로 검사하지 않고도 반응 형이 될 수 있습니다. 고객의 기대치를 관리하고 새로운 일정을 수립하기 만하면됩니다.

그들이 "비상 사태"라고 생각하는 것은 종종 그렇지 않습니다.

먼저, 자신을위한 스케줄을 설정하십시오. 하루에 2-3 번만 이메일을 확인하거나 아침에만 확인하도록 설정할 수 있습니다.

그런 다음 고객에게 새 정책에 대해 알리고 이메일에 응답하는 데 걸리는 시간을 알려야합니다. 다음을 통해 고객에게 새로운 일정을 기대할 수 있습니다.

  • 웹 사이트에 정책 게시. 연락 또는 지원 페이지에서 응답을 기다릴 것으로 예상되는 시간을 알려주십시오.
  • 새로운 고객과 환영 패킷 공유. 환영 패킷에서 커뮤니케이션 정책에 대해 간략하게 설명합니다. 연락 방법 및 응답시기.
  • 이메일에 응답 할 때 상대방이 알 수 있도록 이메일 자동 응답을 설정하는 것이 좋습니다.
  • 시간외 (예 : 저녁과 주말)에는 이메일을 보내거나 응답하지 마십시오. 이것은 24 / 7 사용 가능성을 제공합니다. 대신 아침에 이메일을 보내도록 예약 할 수 있습니다.

기존 클라이언트의 경우 정책을 업데이트한다는 사실을 개인적으로 알리십시오.

그들에게 이익으로 돌려 보내라!

고객님 께],

[맞춤 인사말] 새로운 이메일 정책에 대해 알려 드리고자합니다.

사업이 성장함에 따라 우선 품질이 보장되는 서비스를 계속 제공해야합니다. 계속 그렇게하기 위해, 나는 나의 커뮤니케이션 정책을 업데이트하고있다. 앞으로 나는 [이 시대에] 내 이메일을 점검 할 것입니다.

[응답 시간] 내에 귀하의 이메일에 답변 해 드리겠습니다. [Optional :] 귀하의 메시지가 긴급한 경우 이메일 제목란에 "Urgent"라는 단어를 사용하면 즉시 알려줍니다. 이 새로운 정책은 하루 종일 전자 메일에주의를 기울이지 않고도 프로젝트 작업시 100 % 포커스를 부여 할 수있게 해줍니다.

비즈니스 주셔서 감사합니다.

이 새 정책에 대해 질문이 있으면 알려주십시오.

고객은 전문성과 솔직함을 높이 평가하며 새로운 응답 시간에 익숙해집니다.

단계 #3 : 구성 및 자동화

받은 편지함에 클라이언트 통신에서 뉴스 레터, 확인을 요청하는 모든 종류의 전자 메일로 가득 차면 모든 것을 처리하기가 어렵습니다.

그것은 압도적 일 수 있으며, 또한 더 중요한 이메일의 손실에 대해 관련없는 이메일에 더 집중할 수있게합니다. Gmail의 탭받은받은 편지함은이 기능을 지원하지만 레이블 및 필터를 사용하여 더 많이 구성 할 수 있습니다.

예를 들어 친구 및 가족의 개인 이메일을 모두받을 수 있으며 비즈니스의 이메일이 기본 탭에 섞여있을 수 있습니다.

업무용 전자 메일을 자동으로 분리하여 우선 순위를 지정할 수 있도록하려면 쉽게 필터를 설치하다 그들 모두를 "비즈니스"아래에 분류하여 쉽게 분류 할 수 있도록하십시오.

필터 만들기
검색 필드를 사용하여 레이블을 지정할 이메일을 찾고 하단의 "이 검색으로 필터 만들기"링크를 클릭하기 만하면됩니다.
적용 라벨 필터
그런 다음 '라벨 적용'옵션을 클릭하고 사용할 라벨을 선택하십시오.

시도 할 수있는 또 다른 도구는 SaneBox어떤 전자 메일이 자동으로 중요한 전자 메일인지 파악하고 나중에 나머지 전자 메일을받은 편지함에서 지 웁니다.

단계 #4 :받은 편지함에서 탈출

이메일 수신함을 할 일 목록으로 사용합니까?

이것은 가장 효율적이거나 확장 가능한 시스템이 아닙니다. 전자 메일은 할 일 목록으로 설계되지 않았습니다.

개인 전자 메일에주의를 기울이지 않고 완료 할 작업에 집중할 수 있기를 원합니다. 대신 할 일 목록 용 도구를 사용해보십시오. 아사, Trello또는 Todoist.

Asana는 사용하기 쉽고 무료 인 프로젝트 관리 앱입니다. 모든 이메일을 Asana로 전달하면 쉽게 이메일을 업무로 바꿀 수 있습니다.

고객이 이메일 대신 Trello를 사용하도록 할 수 있다면 조직을 유지하고 통신 및 파일을 모두 같은 장소에 보관하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 특정 메시지 또는 파일에 대한받은 편지함을 더 이상 검색하지 않아도됩니다.

알림으로받은 편지함에 이메일을 보관하는 대신 일정 시간 동안받은 편지함으로 다시 돌아 오도록 일정을 잡을 수 있습니다. 예웨어.

단계 #5 : 알리미 설정

중요한 메시지 나 파일이 있는지 확인하기 위해 이메일을 계속 확인하지 않아도됩니다. 대신 Gmail / Android 필터링 및 라벨을 사용하여 특정 알림을 설정하십시오 (또는 다음을 사용하여 텍스트 알림을 설정하십시오. IFTTT).

Gmail과 Android 휴대 전화를 사용하는 경우 특정 이메일에 대해서만 알리도록 휴대 전화를 설정할 수 있습니다.

  1. 먼저, 대기중인 이메일에 자동으로 라벨을 붙이기 위해 필터를 만듭니다 (위 그림 참조). 보낸 사람, 키워드, 전자 메일에 첨부 파일이 있는지 여부 등으로이 작업을 수행 할 수 있습니다. "알림", "긴급"등의 레이블을 부를 수 있습니다.
  2. 휴대 전화에서 Gmail 앱을 열고 설정으로 이동 한 다음 이메일 계정을 선택하십시오.
  3. "알림"확인란이 선택되어 있는지 확인하십시오.
  4. 아래로 스크롤하여 '라벨 관리'를 선택하십시오.
  5. 새 레이블을 선택하십시오.
  6. 메시지를 동기화하고 해당 레이블에 대한 알림을 켭니다.
  7. 돌아가서 다른 라벨에 대한 알림이 동기화되지 않도록하십시오. 그러면 알림이 전송되지 않습니다.

그게 다야! 필터와 일치하는 새 이메일을 받으면 알림 만 받게됩니다.

단계 #6 : 모든 사람에게 대답 할 의무가 없다.

다른 사람이 이메일을 보내기 만해도 응답해야한다는 의무는 아닙니다.

이것은 추울 수도 있지만, 온라인에서 어떤 종류의 성공도 얻을 수 있습니다.사람들이 이메일을 보내고 시간을 묻습니다.

사과 할 수만 있고 왜 도와 줄 수 없는지 설명하려면 모든 사람에게 대답하고 싶을 수도 있습니다.

그러나 비즈니스 소유자로서 시간은 가장 소중한 리소스입니다. 이메일을 보내는 모든 사람에게 의무가 있다고 느끼지 않도록하십시오. 당신은 모든 사람에게 심오한 답변을 빚지고 있지 않습니다. "아니오"는 완전한 문장입니다.

단계 #7 : 도움 요청

이 모든 단계를 거친 후에도 이메일로 많은 시간을 보내고 있다면 비즈니스 운영에 집중할 수 있도록 도움을 얻는 것이 좋습니다.

이메일 응답을 전문으로하는 가상 비서가 있습니다. VA를 고용하는 방법을 알아 보려면 Gina Badalaty의 최근 게시물을 확인하십시오. 도움을 고용하여 블로그를 더 수익성있게 만드십시오..

이메일은 엄청난 시간 낭비 일 수 있지만 꼭 그럴 필요는 없습니다!

혼자서하든 도움을 고용하든,받은 편지함을 모양에 맞추는 것은 처음에는 시간이 많이 걸리는 프로젝트 일 수 있습니다. 일단 시스템이 갖추어지면 시간을 절약 할 수 있으며 비즈니스 운영에 재투자 할 수 있습니다.

KeriLynn Engel 정보

KeriLynn Engel은 카피라이터 및 콘텐츠 마케팅 전략가입니다. B2B & B2C 비즈니스와 협력하여 타겟 고객을 유치하고 전환시키는 고품질 콘텐츠를 계획하고 제작하는 것을 좋아합니다. 글을 쓰지 않을 때, 그녀의 독서설 적 소설, Star Trek, 지역 오픈 마이크에서 Telemann flute fantasias를 볼 수 있습니다.