受信トレイをより適切に管理するためのGmailの15のヒントとコツ

更新日:2022-07-29 /記事:Jason Chow
受信トレイをより適切に管理するためのGmailのヒントとコツ

あなたがほとんどの人のようで、持っているなら Gmailの あなたのEメールアカウントのXNUMXつとして、あなたはあなたのEメールを常に把握することがどんなに難しいかを知っています。 Gmailの長年のユーザーとして、私はいつもGoogleのサービスをかなり上手に使っていると思っていました。 

受信トレイにある1,473通の未読メールをじっと見つめ始めて初めて気づきました。確かに1.5億人のユーザーがいるメールサービスにはもっと多くのものがありますか? 確かにそうなので、Gmailの生活を楽にするための15のGmailのヒントとコツを紹介します。

1.フォルダを表示し続ける

受信トレイをすっきりさせる最も簡単な方法のXNUMXつは、Gmailでフォルダを表示したままにすることです。 このようにして、それらをすばやくスキャンして、それぞれで何が起こっているかを確認できます。 

幸いなことに、この機能を設定すると、特定の送信者(航空会社やサービスプロバイダーなど)からのメッセージを読んでいるかどうかに応じて、常に自動的に有効または無効になります。

2.会議をすばやくスケジュールする

メールで誰かを会議に招待したり、リンクを共有したりできます。
電子メールで誰かを会議に招待するか、リンクを直接共有することができます。

同僚との会議をスケジュールしたい場合は、Gmailから簡単に行うことができます。 あなたがする必要があるのは、電子メールを開き、招待したい人の電子メールアドレスを入力し、カレンダーアイコンをクリックして、それをいつ実行するかを選択することです。 

Googleカレンダーがまだ設定されていない場合は、リンクを送信することもできます(おそらくそうです)。 この情報を入力すると、リクエストに一致するイベントがカレンダーに自動的に作成されます。

3.Gmailに署名を追加します

Gmailの署名
ユニバーサル署名を使用するか、Gmailのメールアカウントごとに署名を作成できます

名刺に署名するのと同じように、Gmailアカウントにも署名を付けることができます。 署名は、ハイパーリンクなどの豊富な要素を含む画像またはテキストにすることができます。

署名を追加するには、Gmailの設定にアクセスしてください。 次;

  1. 右上隅にある歯車のアイコンをクリックします。
  2. ドロップダウンメニューから「設定」を選択します。
  3. [一般]で、[署名]をクリックします。
  4. 「署名の構成」を選択します。
  5. 署名の内容を入力します。
  6. ページ下部の「変更を保存」をクリックします。 

この新しい署名は、送信して他の人に返信しているメッセージに返信する新しいメールの上に表示されますが、転送されたメッセージや他の人から送信されたメッセージには表示されません。

4.Gmailラベルを色分けする

Gmailのラベルの色
デフォルトのパレットが受け入れられない場合は、カスタムカラーを作成してユニークなものを作成します

色-コー​​ディング ラベルは、メールを整理するための優れた方法です。 たとえば、クライアントごとにラベルを作成し、業界に基づいてさまざまな色(青、赤、緑)を割り当てることができます。 Gmailの受信トレイを見て、メールがクライアントAまたはクライアントBからのものであることがわかると、すべてを読まなくても、どのメールが不可欠であるかを簡単に確認できます。

ラベルを追加するには: 

  1. 右上隅にある歯車のアイコンをクリックします。
  2. ドロップダウンメニューから「設定」を選択します。
  3. 「ラベル」タブを選択します。
  4. これで、新しいラベルを作成するか、既存のラベルを選択して変更できます。
  5. ラベルに「クライアントA」や「クライアントB」などの名前を付けます。 

ラベルを作成するだけでなく、その配置をカスタマイズすることもできます。 たとえば、Gmailのウェブインターフェースメッセージを表示するときに、このラベルをページの左側に表示するか右側に表示するかを選択するには、[ラベル]の位置で[左]または[右]を選択します。

ラベルの色分けの他に、ラベルごとにカスタム通知を作成できるため、ラベルが更新されたときに何も見逃すことはありません(新着メール)。 

5.会話ビューを使用します

受信トレイを管理するための最良の方法のXNUMXつは、会話ビューを使用することです。 この設定を有効にすると、Googleは同様のメッセージをグループ化し、受信トレイに単一の会話として表示します。 

これを行うと、順番に送信されるすべてのメッセージが同じ件名を共有し、同じメールスレッド内のすべてのメールを一度に表示できるようになります。 Gmailではデフォルトで会話ビューが有効になっていますが、何らかの理由で有効になっていない場合は、オンに戻すことができます。

[設定]に移動し、[会話ビュー]まで下にスクロールして、[会話ビューオン]の横にあるラジオボタンが選択されていることを確認します。

6.無制限の電子メールアドレスを取得します

XNUMXつ以上の既存の電子メールアドレスのエイリアスを作成して、プライマリアドレスに転送する一意のアドレスを設定できます。 この機能は、中小企業の複数の役割を管理しようとしている場合に役立ちます。 たとえば、プライマリメールアドレスを次のようなエイリアスとペアにすることができます。 [メール保護] 及び [メール保護]

エイリアスを作成するには、Gmailの[設定]ページに移動し、[アカウントとインポート]タブをクリックします。 [全般]セクションに[エイリアス]が表示されるまで下にスクロールし、[別の電子メールアドレスを追加]をクリックします。 

ユーザーがこのエイリアスを介して送信されたメッセージを受信する新しい電子メールアドレスを入力できます(プレーンテキストでの受信などの他の設定を指定するか、 HTML)「エイリアスの作成」をクリックする前に。

7.Gmailの受信トレイから複数のメールアカウントを管理する

その「+」記号が入ったメールを入れるのは好きではありませんか? 問題ない; 代わりにエイリアスを使用してください。 電子メールエイリアスは、セカンダリ電子メールアドレスを管理するためのもうXNUMXつの優れた方法です。 メールの転送は厄介ですが、Gmailはアカウントごとに複数のメールアドレスを処理できます。

たとえば、メインのメールアドレスは [メール保護]、そしてあなたは別のアドレスを持っています [メール保護] 歯車のアイコンをクリックしてGmailの設定を入力し、[アカウント]タブをクリックします。 「メールアカウントを追加する」へのリンクをクリックして、指示に従います。

完了すると、Gmailは通常のメールクライアントと同じように機能し、そのアカウントからメールを取得します。 追加のアカウントは、スタンドアロンまたはプライマリアカウントのエイリアスとして機能します。

これは、特にビジネスの場合は、カスタムドメインでうまく機能します。 これを使用して、中小企業内の複数の役割を管理できます。 たとえば、プライマリメールアドレスを次のようなエイリアスとペアにすることができます。 [メール保護] 及び [メール保護]

8.電子メールフィルターを設定します

Gmailフィルター
Gmailフィルタは、メール管理のための強力なツールです

フィルタは、受信メールを管理するために作成するルールです。 この機能は、Gmailにとって(私の意見では)最も強力な機能のXNUMXつです。 たとえば、すべての受信メールを自動的にアーカイブして特定のキーワードでラベル付けできるため、受信トレイが乱雑になることはありません。

  1. [設定]ギアボックスをクリックし、[フィルターとブロックされたアドレス]タブを選択して、フィルターを設定します。
  2. そのページの下部にある「新しいフィルターの作成」リンクをクリックします。
  3. このフィルターを適用する条件を指定し、「フィルターの作成」をクリックします。
  4. これで、Gmailで条件に一致するメールを処理するためのチェックボックスを選択できます。
  5. 完了したら、[フィルターの作成]をクリックします。

9.一度に複数のメールを開く

一度に複数のメールを開くことができます。これは、それらを比較する場合に役立ちます。 Gmailの右上隅にあるポップアップアイコンをクリックし、Shiftキーを押しながらそれぞれをクリックして、XNUMXつまたは複数のメールを選択するだけです。 そうすることで、選択した電子メールごとに新しいタブが作成されます。

10.複数の電子メールステータスを管理する

特定のメッセージをすばやく削除、アーカイブ、または移動したいだけで、一度にすべてを開かないようにする場合は、次の操作を実行できます。

「クリーンアップ」ボタンに変わるまで、各メッセージのゴミ箱アイコンにカーソルを合わせて、一度にXNUMXつのメッセージを削除します(これは、マウスが未読メッセージの上にある場合にのみ機能します)。 次にそれをクリックします。

Ctrl + Shift + Aでアーカイブする前に複数のメッセージを選択するか、Gmailのドロップダウンメニューの[その他のアクション]の下にある[アーカイブ]をクリックして、一度に複数のメッセージをアーカイブします(後者のオプションでは、ユーザーはこのリストから複数のメッセージを選択することもできます)。 

必要に応じて、後でCtrl + Shift+Oを使用してアーカイブされた会話に戻ります。 このようにメールを管理すると、受信トレイを詰まらせることなくメールにアクセスできるようになります。 

11.Gmailアドオンを入手する

Gmailアプリ
Gmailには、メールをパワーアップするのに役立つ大量のアドオンが用意されています

Gmailのエクスペリエンスをさらに一歩進めたい場合は、受信トレイの管理をさらに簡単にするためのサードパーティのアドオンがたくさん用意されています。 これらのアプリを検索してインストールすることができます Google ワークスペース マーケットプレイス.

当然、利用できるアプリは大きく異なるため、最善の支援は作業方法によって異なります。 たとえば、私はSlackと アーサナ アドオン。 企業側に傾倒する場合は、Zoom、Gmail用のCRM、Gmail用のZapierなどのアプリがあります。

12.Gmailからタスクを管理する

Gmailのタスク管理
Gmailの受信トレイに組み込まれているタスクで二度と何も忘れないでください

Google Tasksは、やることリストを管理するためのシンプルで強力なツールです。 これは、タスクと電子メールをXNUMXつの場所にまとめるのに最適な方法であるため、すでに電子メールで溢れている受信トレイを乱雑にすることなく、それらを追跡できます。

タスクを追加するには、Gmailの受信トレイの右側のナビゲーションバーにある[タスク]アイコンをクリックします。 パネルが右側から飛び出し、タイトル、詳細、日付/時刻などの必要な情報を追加できます。

[email protected]の連絡先ができます

Gmailでは、複数のCCメールアドレスを追加する代わりに、@をメンションとして使用できます。 メールコンテンツの任意の場所に@を入力し、その後に名前と名前(またはGmailのユーザー名)を入力するだけで、受信者がメールループに追加されます。

各メールアドレスを個別に入力せずに、これらのメッセージに連絡先のリストを追加することもできます。

14.Gmailでオフラインで作業する

Gmailをオフラインで使用する
いつでもどこでもGmailを使ってオフラインで作業する

人々はしばしばXNUMXつの問題に直面します:Googleサービスはほとんど使用するためにインターネット接続を必要とします。 旅行が多い場合は、Gmailをオフラインで使用できることで命を救うことができます。 インターネットに接続していないときにオフラインモードを設定してメールにアクセスするためのヒントを次に示します。

Gmailの受信トレイの右上隅にある歯車のアイコンをクリックしてから、[オフライン]タブをクリックします。 [オフライン]オプションのチェックボックスをオンにして、ローカルデバイスに保存するメールの量を選択します。 「変更を保存」ボタンをクリックすることを忘れないでください。

注意すべき重要な点のXNUMXつは、オフラインの間はメールを送信できないことです。 代わりに、メールを作成し、[送信]ボタンの横にある下向き矢印をクリックしてください。 「送信スケジュール」を選択し、後で接続を回復する予定の時間を設定します。

これを行わないと、Gmailはインターネットに接続できるようになるまで(または単に気が狂うまで、どちらか早い方)、繰り返し「送信中…」と表示します。

15.スターメッセージ

スターはメッセージを保存するための優れた方法ですが、メッセージをすばやく見つけることもできます。 重要なメッセージにスターを付けて、後で検索することができます。 スターはリストの一番上に表示されるため、受信トレイで簡単に見つけることができ、混雑した受信トレイで何が重要かを簡単に確認できます。

星を使用して、特定の基準に基づいてフィルターを作成することもできます。 たとえば、スター付きの添付ファイル付きのすべてのメッセージが必要な場合は、[スター付きメール]の下の[添付ファイルあり]を選択し、[フィルターの作成]をクリックします。 

これにより、これらのタイプの電子メールをスター付きメッセージと呼ばれるフォルダーに直接送信する自動フィルターが作成されるため、このフィルターで指定された添付ファイルやその他の基準がない他の電子メールの中で失われることはありません。

ボーナスのヒント:「送信取り消し」の制限時間を変更する

Gmailには、メッセージの送信をしばらくの間元に戻すことができる機能が組み込まれています。 これは、誤ってメールを送信したり、メッセージにタイプミスをしたことに気付いた場合に特に役立ちます。 

このオプションはGmailでいつでも利用できますが、送信を取り消すことができる時間制限を指定できます。 受信トレイの右上隅にある[設定]をクリックし、ドロップダウンメニューから[設定]を選択します。

「送信の取り消し」が表示されるまで下にスクロールし、「キャンセル期間の送信」行内にあるドロップダウンメニューをクリックします。 5、10、20、さらには30秒に設定できます。 デフォルトでは、Gmailは送信を取り消すのにわずか5秒しか与えません。

結論

上記で共有したヒントの多くは、Gmailをより適切に管理するのに役立ちます。 受信トレイを合理化し、ラベルを整理し、メール管理を改善し、利用可能なさまざまなツールを活用して受信トレイを制御する方法を説明しました。 

これらのヒントに従うと、メールの処理が改善されます。 それは忙しい専門家に利益をもたらすことができるものです。

続きを読む

周杰倫について

ジェイソンは技術と起業家精神のファンです。 彼はウェブサイトを作るのが大好きです。 あなたはTwitter経由で彼と連絡を取ることができます。

接続します。