あなたの電子メールを整理し、あなたの週に時間を追加する7の手順

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  • 最終更新日:Apr 05、2018

毎週何時間メールを費やしていますか?

あなたには挑戦があります:来週から、あなたが電子メールをチェックするのに費やす時間を書き留めておいてください。

ノートブックに書き留めるか、以下のようなタイムトラッキングアプリを使いましょう。 クロメタ。 あなたはおそらく、時間がどれくらい早くなるかにショックを受けます。

余計な時間をおいて何をすることができますか? しかし、メールはあなたのビジネスを運営する上で非常に重要なので、どのように削減できますか?

次のステップは基本を超え、整理されたシステムの作成方法と、受信トレイのチェックを維持する方法を示しています。 あなたは毎週何時間余分に何をしますか?

ここであなたが見つける方法があります。

ステップ#1:受信メールを減らす

あなたの受信トレイに通常来るものを見てみましょう。

5以上の電子メールニュースレターを購読している場合は、おそらくそれが多すぎます。

のようなツールを試してください Unroll.me サブスクリプションを管理および削減します。 すべての人の購読を中止することについて無慈悲に 最も有用なニュースレター.

クライアントからのあなたの電子メールのほとんどはありますか?

サービスベースのビジネスをお持ちの場合、クライアント電子メールはしばしば膨大な時間を要します。

サービスを提供する場合、取引するクライアントの数を減らすことを検討してください。 各クライアントのオーバーヘッド時間のために、それぞれが$ 250を支払う5クライアントを持つよりも、それぞれが$ 100を支払う2人のクライアントを持つ方が良いです。

あなたの価格を上げ、あなたが電子メールを送るのに必要な顧客数を減らすことを検討してください。

同じようなメールに何度も何度もお答えしているのであれば、よくある質問を扱うためにあなたのウェブサイトにFAQを公開してください。 必ずあなたのサイトにリンクしてください よくある質問 そして 用語集 あなたの連絡先ページから、あなたに連絡する前に訪問者がそれを読むことを奨励します。 電子メールの量を減らすことができない場合は、少なくとも、より良いスケジュールを立てることができます。

試す ブーメランこれにより、あなたはあなたを一時停止することができます 電子メール配信を行い、バッチで受信する.

ステップ#2:期待を管理する

1日を通して絶えず電子メールをチェックすることは、生産性に大きな影響を与えます。

マルチタスキングは、40%で生産性を低下させ、さらに10ポイントまでIQを下げることができます 科学的研究によると.

仕事の質の低下は、電子メールの返信が少し遅れていることを上回る顧客関係を損なう可能性があります。

あなたの顧客があなたの電子メールにすぐに答えることに慣れていたら?

電子メールの照会に対する迅速な対応は、ビジネスにとって大きなセールスポイントになるかもしれません。 しかし、1日を通して執拗に電子メールをチェックしなくても、反応することができます。 顧客の期待を管理し、新しいスケジュールに訓練する必要があります。

彼らが「緊急」と考えるのはしばしばではありません。

まず、あなた自身のスケジュールを設定します。 電子メール2-3を1日だけチェックするか、朝のみチェックすることにします。

次に、新しいポリシーについてクライアントに知らせる必要があります。また、通常、メールに返信するまでにかかる時間も長くなります。 お客様は、以下の方法で新しいスケジュールを期待するように顧客を訓練することができます。

  • あなたのウェブサイトにあなたのポリシーを公開する。 連絡先またはサポートページで、応答を待つ時間がどのくらいあるかを教えてください。
  • 新しいクライアントとウェルカムパケットを共有する。 ウェルカムパケットには、通信方針の概要、連絡方法、返信時期などが記載されています。
  • 自分のメールに返信するときに連絡先に知らせる電子メール自動応答を設定することを検討してください。
  • 営業時間外(夜間や週末など)にメールを送信したり、メールに返信したりしないでください。 これは、24 / 7の可用性の印象を与える。 代わりに、午前中にメールをスケジュールすることができます。

既存のクライアントの場合は、ポリシーを更新していることを個人的に知らせてください。

彼らに利益としてスピンしてください!

親愛なるクライアント]、

[パーソナライズされた挨拶]私は新しい電子メールポリシーについてお知らせします。

私のビジネスが成長するにつれ、私の優先事項は、質の高いサービスを提供し続けることです。 それを維持するために、私は私のコミュニケーション方針を更新しています。 今後、私は[これらの時に]自分のメールをチェックします。

私は[応答時間]以内にあなたの電子メールに答えます。 [任意:]あなたのメッセージが緊急の場合、あなたの電子メールの件名に「緊急」という言葉を使用すると、すぐに警告が表示されます。 この新しいポリシーは、あなたのプロジェクトに取り組んでいるときに100%に焦点を当てることを可能にします。

あなたのビジネスをありがとうございました。

この新しいポリシーについてご質問がある場合はお知らせください。

顧客はプロフェッショナリズムと直感性に感謝し、新しいレスポンスタイムに慣れていきます。

ステップ#3:整理と自動化

あなたの受信トレイには、クライアントとのコミュニケーションからニュースレター、確認のためのあらゆる種類の電子メールがいっぱいです。

それは圧倒的である可能性があります。また、無関係の電子メールにもっと重点を置いて、より重要なものを犠牲にしてしまいます。 Gmailのタブ付き受信トレイはこれに役立ちますが、ラベルやフィルタを使用してさらに整理できます。

たとえば、友人や家族からの個人的なメールと、自分のビジネスのメールが両方ともプライマリタブに混在している可能性があります。

ビジネス電子メールを自動的に分離して、それらの優先順位を付けることができれば、簡単に フィルタを設定する 「ビジネス」の下にすべてのラベルを付けて、簡単に並べ替えることができます。

フィルタを作成する
検索フィールドを使用してラベルを付けるメールを探し、下部にある「この検索で​​フィルタを作成する」というリンクをクリックします。
適用ラベルフィルタ
次に、[ラベルを適用]オプションをクリックして、使用するラベルを選択します。

あなたが試すことができるもう一つのツールは SaneBoxこれは重要な電子メールを自動的に検出し、後で受信トレイから残りの電子メールを消去します。

ステップ#4:受信トレイをエスケープする

To-Doリストとして電子メールの受信トレイを使用しますか?

これは最も効率的でスケーラブルなシステムではありません。電子メールはToDoリストになるようには設計されていません。

あなたは、個人的な電子メールに気を取られることなく、完了するタスクに集中できるようにしたいと思っています。 代わりに、to-doリスト用に作られたツールを使用してみてください。 アーサナ, Trelloに電子メールを送るか、もしくは Todoist.

Asanaは無料で使いやすいプロジェクト管理アプリケーションです。 任意の電子メールをAsanaに転送することで、タスクに簡単に切り替えることができます。

メールの代わりにクライアントにTrelloを使用させることができれば、整理して通信やファイルをすべて同じ場所に保管する方がずっと簡単です。特定のメッセージやファイルの受信トレイを探す必要はありません。

あなたの受信トレイに電子メールを残しておく代わりに、一定の時間に受信トレイに戻ってくるようにスケジュールすることができます。 はい.

ステップ#5:アラートを設定する

その重要なメッセージやファイルを受け取ったかどうかを確認するためだけに、メールを常に確認する必要はありません。 代わりに、Gmail / Androidのフィルタリングとラベルを使用して特定のアラートを設定します(または、 IFTTT).

GmailとAndroid電話を使用している場合、特定のメールについてのみ通知するように携帯電話を設定できます:

  1. まず、待機中の電子メールに自動的にラベルを付けるためのフィルタを作成します(上の図を参照)。 これは送信者、キーワード、メールに添付ファイルがあるかどうかなどで行うことができます。あなたは "通知"、 "緊急"などのラベルを呼び出すことができます。
  2. 携帯電話でGmailアプリを開き、[設定]に移動してメールアカウントを選択します。
  3. [通知]チェックボックスがオンになっていることを確認します。
  4. スクロールして[ラベルの管理]を選択します。
  5. 新しいラベルを選択します。
  6. メッセージを同期して、そのラベルの通知をオンにします。
  7. 戻って、他のラベルの通知が同期されていないことを確認して、通知を受け取らないようにします。

それでおしまい! フィルタに一致する新しいメールを受け取ったときにのみ通知が届きます。

ステップ#6:全員に回答する義務を感じない

誰かがあなたにメールを送ったからといって、あなたが返事をする義務があるわけではありません。

これは寒いかもしれませんが、もしあなたが あらゆる種類の成功をオンラインで得る人々はあなたにメールを送り、あなたの時間を尋ねるでしょう。

あなたが彼らを助けることができない理由を謝罪し説明するだけなら、あなたは全員に答えたいと思うかもしれません。

ただし、ビジネスオーナーとして、時間は最も貴重なリソースです。 メールを送信するすべての人に義務を感じさせないでください。 あなたは誰もが詳細な応答を借りているわけではありません。 「いいえ」は完全な文です。

ステップ#7:ヘルプを求めて

これらのすべての手順を経てもまだメールで時間を費やしている場合は、ビジネスの実行に集中できるようにヘルプを受けることを検討する必要があります。

電子メールに特化した仮想アシスタントがあります。 VAを雇う方法を知るには、Gina Badalatyの最近の投稿をチェックしてください ヘルプを使用してブログをより収益性の高いものにする.

電子メールは膨大な時間を費やす可能性がありますが、必ずしもそうである必要はありません!

あなたが自分でそれをやっているのか、援助をしているのかにかかわらず、あなたの受信トレイを形にまとめることは、最初は時間のかかるプロジェクトです。 システムを導入すると、時間を節約できます。これにより、ビジネスを再投資することができます。

KeriLynn Engelについて

KeriLynn Engelは、コピーライター&コンテンツマーケティングストラテジストです。 彼女は、B2B&B2Cの企業と協力して、ターゲットオーディエンスを引き付けて変換する高品質のコンテンツを計画し、作成することを大好きです。 あなたが書いていないとき、彼女は読書の投機的なフィクションを見たり、Star Trekを見たり、地元のオープンマイクでTelemannのフルートのファンタジアを演奏したりすることができます。

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