KeriLynn Engelについて
KeriLynn Engelは、コピーライター兼コンテンツマーケティングストラテジストです。 彼女は、B2BおよびB2Cビジネスと協力して、ターゲットオーディエンスを引き付け、変換する高品質のコンテンツを計画および作成するのが大好きです。 執筆していないときは、スペキュレイティブフィクションを読んだり、スタートレックを見たり、地元のオープンマイクでテレマンフルートのファンタジーを演奏したりしています。
あなたの電子メールを整理し、あなたの週に時間を追加する7の手順
毎週何時間メールを費やしていますか？
あなたにとっての課題は次のとおりです。来週から、メールのチェックに費やすすべての時間をメモしてください。
ノートブックに書き留めるか、以下のようなタイムトラッキングアプリを使いましょう。 クロメタ。 時間がどれだけ早く加算されるかにおそらくショックを受けるでしょう。
余計な時間をおいて何をすることができますか？ しかし、メールはあなたのビジネスを運営する上で非常に重要なので、どのように削減できますか？
次のステップは基本を超え、整理されたシステムの作成方法と、受信トレイのチェックを維持する方法を示しています。 あなたは毎週何時間余分に何をしますか？
ここであなたが見つける方法があります。
ステップ#1：受信メールを減らす
あなたの受信トレイに通常来るものを見てみましょう。
5以上の電子メールニュースレターを購読している場合は、おそらくそれが多すぎます。
のようなツールを試してください Unroll.me サブスクリプションを管理および削減します。 最も有用なニュースレターを除くすべてのニュースレターの購読を解除することについて冷酷になります。
クライアントからのあなたの電子メールのほとんどはありますか？
サービスベースのビジネスをお持ちの場合、クライアント電子メールはしばしば膨大な時間を要します。
サービスを提供する場合は、取引するクライアントの数を減らすことを検討してください。 各クライアントのオーバーヘッド時間のため、それぞれが$ 250を支払う5人のクライアントよりもそれぞれ$ 100を支払うXNUMX人のクライアントを持つ方が良いです。
あなたの価格を上げ、あなたが電子メールを送るのに必要な顧客数を減らすことを検討してください。
同様のメールに何度も返信していることに気付いた場合は、よくある質問を処理するためにWebサイトにFAQを公開してください。 必ずFAQにリンクしてください 用語集 あなたの連絡先ページから、あなたに連絡する前に訪問者がそれを読むことを奨励します。 電子メールの量を減らすことができない場合は、少なくとも、より良いスケジュールを立てることができます。
試す ブーメランこれにより、あなたはあなたを一時停止することができます 電子メール配信を行い、バッチで受信する.
ステップ#2：期待を管理する
1日を通して絶えず電子メールをチェックすることは、生産性に大きな影響を与えます。
マルチタスキングは、40％で生産性を低下させ、さらに10ポイントまでIQを下げることができます 科学的研究によると.
仕事の質の低下は、電子メールの返信が少し遅れていることを上回る顧客関係を損なう可能性があります。
あなたの顧客があなたが彼らの電子メールにすぐに答えることに慣れているとしたらどうでしょうか？
電子メールの照会に対する迅速な対応は、ビジネスにとって大きなセールスポイントになるかもしれません。 しかし、1日を通して執拗に電子メールをチェックしなくても、反応することができます。 顧客の期待を管理し、新しいスケジュールに訓練する必要があります。
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彼らが「緊急」と考えるのはしばしばではありません。
まず、あなた自身のスケジュールを設定します。 電子メール2-3を1日だけチェックするか、朝のみチェックすることにします。
次に、新しいポリシーと、メールへの返信に通常どのくらいの時間がかかるかをクライアントに知らせる必要があります。 次の方法で、新しいスケジュールを期待するように顧客をトレーニングできます。
- あなたのウェブサイトにあなたのポリシーを公開する。 連絡先またはサポートページで、応答を待つ時間がどのくらいあるかを教えてください。
- 新しいクライアントとウェルカムパケットを共有する。 ウェルカムパケットには、通信方針の概要、連絡方法、返信時期などが記載されています。
- 自分のメールに返信するときに連絡先に知らせる電子メール自動応答を設定することを検討してください。
- 営業時間外（夜間や週末など）にメールを送信したり、メールに返信したりしないでください。 これは、24 / 7の可用性の印象を与える。 代わりに、午前中にメールをスケジュールすることができます。
既存のクライアントの場合は、ポリシーを更新していることを個人的に知らせてください。
彼らに利益としてスピンしてください！
親愛なるクライアント]、
[パーソナライズされた挨拶]私は新しい電子メールポリシーについてお知らせします。
私のビジネスが成長するにつれ、私の優先事項は、質の高いサービスを提供し続けることです。 それを維持するために、私は私のコミュニケーション方針を更新しています。 今後、私は[これらの時に]自分のメールをチェックします。
私は[応答時間]以内にあなたの電子メールに答えます。 [任意：]あなたのメッセージが緊急の場合、あなたの電子メールの件名に「緊急」という言葉を使用すると、すぐに警告が表示されます。 この新しいポリシーは、あなたのプロジェクトに取り組んでいるときに100％に焦点を当てることを可能にします。
あなたのビジネスをありがとうございました。
この新しいポリシーについてご質問がある場合はお知らせください。
顧客はあなたのプロ意識と率直さを高く評価し、すぐにあなたの新しい応答時間に慣れるでしょう。
ステップ#3：整理と自動化
あなたの受信トレイには、クライアントとのコミュニケーションからニュースレター、確認のためのあらゆる種類の電子メールがいっぱいです。
それは圧倒的である可能性があります。また、無関係の電子メールにもっと重点を置いて、より重要なものを犠牲にしてしまいます。 Gmailのタブ付き受信トレイはこれに役立ちますが、ラベルやフィルタを使用してさらに整理できます。
たとえば、友人や家族からの個人的なメールと、自分のビジネスのメールが両方ともプライマリタブに混在している可能性があります。
フィルターはあなたの友達です
ビジネス電子メールを自動的に分離して、それらの優先順位を付けることができれば、簡単に フィルタを設定する 「ビジネス」の下にすべてのラベルを付けて、簡単に並べ替えることができます。
あなたが試すことができるもう一つのツールは SaneBoxこれは重要な電子メールを自動的に検出し、後で受信トレイから残りの電子メールを消去します。
ステップ#4：受信トレイをエスケープする
To-Doリストとして電子メールの受信トレイを使用しますか？
これは最も効率的でスケーラブルなシステムではありません。電子メールはToDoリストになるようには設計されていません。
あなたは、個人的な電子メールに気を取られることなく、完了するタスクに集中できるようにしたいと思っています。 代わりに、to-doリスト用に作られたツールを使用してみてください。 アーサナ, Trelloまたは Todoist.
Asanaは無料で使いやすいプロジェクト管理アプリケーションです。 任意の電子メールをAsanaに転送することで、タスクに簡単に切り替えることができます。
メールの代わりにクライアントにTrelloを使用させることができれば、整理して通信やファイルをすべて同じ場所に保管する方がずっと簡単です。特定のメッセージやファイルの受信トレイを探す必要はありません。
あなたの受信トレイに電子メールを残しておく代わりに、一定の時間に受信トレイに戻ってくるようにスケジュールすることができます。 はい or ハンターメールトラッカー.
ステップ#5：アラートを設定する
その重要なメッセージやファイルを受け取ったかどうかを確認するためだけに、メールを常に確認する必要はありません。 代わりに、Gmail / Androidのフィルタリングとラベルを使用して特定のアラートを設定します（または、 IFTTT).
GmailとAndroid電話を使用している場合、特定のメールについてのみ通知するように携帯電話を設定できます：
- まず、待機中の電子メールに自動的にラベルを付けるためのフィルタを作成します（上の図を参照）。 これは送信者、キーワード、メールに添付ファイルがあるかどうかなどで行うことができます。あなたは "通知"、 "緊急"などのラベルを呼び出すことができます。
- 携帯電話でGmailアプリを開き、[設定]に移動してメールアカウントを選択します。
- [通知]チェックボックスがオンになっていることを確認します。
- スクロールして[ラベルの管理]を選択します。
- 新しいラベルを選択します。
- メッセージを同期して、そのラベルの通知をオンにします。
- 戻って、他のラベルの通知が同期されていないことを確認して、通知を受け取らないようにします。
それでおしまい！ フィルタに一致する新しいメールを受け取ったときにのみ通知が届きます。
ステップ#6：全員に回答する義務を感じない
誰かがあなたにメールを送ったからといって、あなたが返事をする義務があるわけではありません。
これは寒いかもしれませんが、もしあなたが あらゆる種類の成功をオンラインで得る人々はあなたにメールを送り、あなたの時間を尋ねるでしょう。
あなたが彼らを助けることができない理由を謝罪して説明するためだけなら、あなたは皆に答えたいかもしれません。
ただし、ビジネスオーナーとして、時間は最も貴重なリソースであることを忘れないでください。 あなたにメールを送るすべての人に義務を感じさせないでください。 あなたは皆に綿密な対応をする義務はありません。 「いいえ」は完全な文です。
ステップ#7：ヘルプを求めて
これらすべての手順を実行してもまだメールに多くの時間を費やしている場合は、ビジネスの運営に集中できるように支援を受けることを検討する必要があります。 がある メールへの返信を専門とする仮想アシスタント.
電子メールは膨大な時間を費やす可能性がありますが、必ずしもそうである必要はありません！
あなたが自分でそれをやっているのか、援助をしているのかにかかわらず、あなたの受信トレイを形にまとめることは、最初は時間のかかるプロジェクトです。 システムを導入すると、時間を節約できます。これにより、ビジネスを再投資することができます。
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