7 Procedura per organizzare la tua posta elettronica e aggiungere ore alla tua settimana

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  • Aggiornato: Apr 05, 2018

Quante ore alla settimana spendi per email?

Ecco una sfida per te: a partire dalla prossima settimana, prendi nota di tutto il tempo che dedichi a controllare la posta elettronica.

Scrivilo su un quaderno o usa un'app per il monitoraggio del tempo come Chrometa. Probabilmente sarai scioccato da quanto velocemente le ore si sommano.

Cos'altro potresti fare con tutto quel tempo extra? Tuttavia, l'email è fondamentale per gestire la tua attività, quindi come puoi ridurre?

I seguenti passaggi vanno oltre le nozioni di base, mostrandoti come creare sistemi per organizzarti e tenere sotto controllo la tua casella di posta. Cosa faresti con qualche ora in più ogni settimana?

Ecco come puoi scoprirlo.

Passo #1: Riduci le email in entrata

Dai un'occhiata a ciò che di solito arriva nella tua casella di posta.

Se sei iscritto a più di 5 newsletter, probabilmente è troppe.

Prova uno strumento come Unroll.me per gestire e ridurre i tuoi abbonamenti. Sii spietato riguardo l'annullamento dell'iscrizione a tutti tranne le newsletter più utili.

La maggior parte delle tue email proviene dai clienti?

Se si dispone di un business basato sui servizi, le e-mail dei client occupano spesso una grande quantità di tempo.

Se offri un servizio, valuta la possibilità di ridurre la quantità di clienti con cui hai a che fare. È meglio avere due clienti che pagano ciascuno 250 di $ rispetto ai clienti 5 che pagano ciascuno $ 100 a causa del tempo di overhead per ciascun cliente.

Prendi in considerazione l'aumento dei prezzi e la riduzione della quantità di clienti che devi inviare per email.

Se ti ritrovi a rispondere a e-mail simili più e più volte, pubblica una FAQ sul tuo sito Web per gestire le domande più frequenti. Assicurati di collegare al tuo FAQ e glossario dalla tua pagina di contatto e invita i visitatori a leggerlo prima di contattarti. Se non riesci a ridurre la quantità di email, almeno puoi programmarle meglio.

Prova Boomerang, che ti permettono di mettere in pausa il tuo consegna e-mail e riceverlo in lotti.

Passo #2: Gestisci le aspettative

Controllare l'e-mail costantemente durante il giorno ha un enorme impatto sulla tua produttività.

Il multitasking può ridurre la tua produttività di 40% e persino abbassare il tuo QI di un massimo di punti 10 secondo studi scientifici.

La riduzione della qualità del lavoro può danneggiare le relazioni con i clienti più di una risposta via email leggermente ritardata.

Cosa succede se i tuoi clienti sono abituati a rispondere immediatamente alle loro e-mail?

Le risposte veloci alle richieste via email potrebbero essere un grande punto di vendita per la tua azienda. Ma puoi essere reattivo senza controllare la posta elettronica compulsivamente durante il giorno. Hai solo bisogno di gestire le aspettative dei tuoi clienti e addestrarli al tuo nuovo programma.

Quello che loro considerano una "emergenza" spesso non lo è.

Per prima cosa, imposta un programma per te stesso. Potresti decidere di controllare solo le e-mail 2-3 volte al giorno o solo al mattino.

Successivamente, dovrai far sapere ai tuoi clienti le tue nuove norme e quanto tempo impiegherà generalmente a rispondere alle e-mail. Puoi addestrare i tuoi clienti ad aspettarti il ​​tuo nuovo programma da:

  • Pubblicare le tue politiche sul tuo sito web. Nella tua pagina di contatto o di supporto, fai sapere loro per quanto tempo possono aspettarsi di aspettare una risposta.
  • Condivisione di un pacchetto di benvenuto con nuovi clienti. Nel tuo pacchetto di benvenuto, delinea le tue politiche di comunicazione: come dovrebbero contattarti e quando risponderai.
  • Prendi in considerazione la possibilità di impostare una risposta automatica per e-mail che consenta ai tuoi contatti di sapere quando rispondi alle loro email.
  • Non inviare o rispondere alle e-mail durante l'orario di chiusura (come la sera e nei fine settimana). Questo dà l'impressione della disponibilità di 24 / 7. Invece, puoi programmare la tua email per uscire la mattina.

Per i clienti esistenti, fai sapere loro che stai aggiornando le tue politiche.

Spin it come un vantaggio per loro!

Gentile cliente],

[Saluto personalizzato] Mi sto contattando per informarti sulla mia nuova politica di email.

Man mano che la mia attività cresce, la mia priorità è assicurarmi che continui a fornirti un servizio di qualità. Per continuare a farlo, sto aggiornando la mia politica di comunicazione. Andando avanti, controllerò la mia e-mail [in questi orari].

Risponderò alle tue e-mail entro [tempo di risposta]. [Facoltativo:] Se il tuo messaggio è urgente, puoi usare la parola "Urgente" nella riga dell'oggetto della tua email e questo mi avviserà immediatamente. Questa nuova politica mi consentirà di concentrare 100% quando lavoro sui tuoi progetti, senza essere distratto dalle e-mail durante il giorno.

Grazie per il vostro business.

Fatemi sapere se avete domande su questa nuova politica.

I clienti apprezzeranno la tua professionalità e semplicità e presto si abitueranno ai tuoi nuovi tempi di risposta.

Passo #3: organizza e automatizza

Quando la tua casella di posta è piena di tutti i tipi di e-mail, dalle comunicazioni dei clienti alle newsletter alle conferme degli ordini, è difficile sopravvivere a tutto.

Può essere opprimente, e ti porta anche a concentrarti maggiormente sulle e-mail irrilevanti a scapito di quelle più importanti. La posta in arrivo a schede di Gmail aiuta, ma puoi organizzarla ancora di più usando etichette e filtri.

Ad esempio, potresti ottenere sia email personali che familiari e amici e le tue e-mail dalla tua attività confuse nella scheda Principale.

Se si desidera separare automaticamente le e-mail aziendali in modo da poter dare la priorità a quelle, è possibile farlo facilmente impostare un filtro per averli tutti etichettati sotto "Affari" in modo da poterli facilmente ordinare.

Create-a-filtro
Basta usare il campo di ricerca per trovare le email che si desidera etichettare e fare clic sul link in basso che dice "Crea filtro con questa ricerca".
applicare-label-filtro
Quindi fai clic sull'opzione "Applica l'etichetta" e seleziona l'etichetta che desideri utilizzare.

Un altro strumento che puoi provare è SaneBox, che rileva automaticamente quali email sono importanti per te e cancella il resto dalla tua casella di posta per dopo.

Passo #4: sfuggi alla Posta in arrivo

Usi la tua casella di posta elettronica come una lista di cose da fare?

Questo non è il sistema più efficiente o scalabile: l'e-mail non è stata progettata per essere una lista di cose da fare.

Vuoi essere in grado di concentrarti sulle attività da completare senza essere distratto dalle e-mail personali. Invece, prova a usare gli strumenti creati per le liste di cose da fare, come asana, Trello, o Todoist.

Asana è un'app di gestione del progetto che è gratuita e semplice da usare. È possibile trasformare facilmente qualsiasi e-mail in un'attività inoltrandola ad Asana.

Se riesci a far utilizzare i tuoi clienti a Trello anziché tramite e-mail, è molto più facile organizzarti e mantenere le comunicazioni e i file tutti nello stesso posto: non dovrai più cercare nella posta in arrivo per quel messaggio o file specifico.

Invece di tenere una email nella tua casella di posta come promemoria, puoi programmarlo per tornare alla tua casella di posta in un dato momento, usando uno strumento come Yesware.

Passo #5: imposta avvisi

Non devi controllare costantemente la tua e-mail solo per vedere se hai ricevuto quel messaggio o file importante. Invece, imposta avvisi specifici usando il filtro e le etichette di Gmail / Android (o imposta un avviso di testo usando IFTTT).

Se utilizzi Gmail e un telefono Android, puoi configurare il tuo telefono per notificarti solo su determinati messaggi di posta elettronica:

  1. Innanzitutto, crea un filtro (come mostrato sopra) per etichettare automaticamente l'e-mail che stai aspettando. Puoi farlo tramite mittente, parola chiave, se l'e-mail ha un allegato, ecc. Puoi chiamare la tua etichetta "Notifica", "Urgente", ecc.
  2. Dal telefono, apri l'app Gmail e vai a Impostazioni e seleziona il tuo account email.
  3. Assicurati che la casella di controllo "Notifiche" sia selezionata.
  4. Scorri verso il basso e seleziona "Gestisci etichette".
  5. Seleziona la tua nuova etichetta.
  6. Sincronizza i tuoi messaggi e attiva le notifiche per quell'etichetta.
  7. Torna indietro e assicurati che le notifiche relative ad altre etichette non siano sincronizzate, quindi non riceverai notifiche per loro.

Questo è tutto! Ora riceverai notifiche solo quando ricevi nuove email che corrispondono al tuo filtro.

Passo #6: Non sentitevi obbligati a rispondere a tutti

Solo perché qualcuno ti invia una email non significa che sei obbligato a rispondere.

Questo potrebbe sembrare freddo, ma se tu ottenere qualsiasi tipo di successo online, le persone inizieranno a inviarti email e a chiedere il tuo tempo.

Potresti voler rispondere a tutti, se non altro per scusarti e spiegare perché non puoi aiutarli.

Ma ricorda: come imprenditore, il tempo è la tua risorsa più preziosa. Non farti sentire obbligato a tutti quelli che ti inviano email. Non devi a tutti una risposta approfondita. "No" è una frase completa.

Passo #7: chiedere aiuto

Se dopo tutti questi passaggi stai ancora passando un sacco di tempo con la posta elettronica, dovresti prendere in considerazione l'aiuto per concentrarti sulla gestione della tua attività.

Ci sono assistenti virtuali specializzati nel rispondere alle e-mail. Puoi scoprire come assumere un VA controllando il recente post di Gina Badalaty su Rendi il tuo blog più redditizio aiutando l'aiuto.

L'email può essere un'enorme quantità di tempo, ma non deve essere!

Sia che tu lo stia facendo da solo o che assumi aiuto, la soluzione della tua posta in arrivo può essere un progetto che richiede molto tempo. Una volta installati i tuoi sistemi, ti farà risparmiare un sacco di tempo - che puoi reinvestire nella gestione della tua attività.

Informazioni su KeriLynn Engel

KeriLynn Engel è un copywriter e stratega di content marketing. Ama lavorare con le aziende B2B e B2C per pianificare e creare contenuti di alta qualità che attraggono e converte il loro pubblico di destinazione. Quando non scrivi, puoi trovarla mentre legge fiction speculativa, guarda Star Trek, o suona fantasie di flauto di Telemann a un microfono aperto locale.

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