7 Langkah-Langkah untuk Mengatur Email Anda dan Tambahkan Jam ke Minggu Anda

Artikel ditulis oleh:
  • Tips Blogging
  • Diperbarui: 05 April 2018

Berapa jam setiap minggu yang Anda habiskan untuk email?

Inilah tantangan bagi Anda: Mulai minggu depan, perhatikan semua waktu yang Anda habiskan memeriksa email.

Tuliskan dalam buku catatan atau gunakan aplikasi pelacakan waktu seperti Chrometa. Anda mungkin akan terkejut melihat betapa cepat jam bertambah.

Apa lagi yang bisa Anda lakukan dengan semua waktu ekstra itu? Namun, email sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda, jadi bagaimana Anda dapat mengurangi?

Langkah-langkah berikut ini melampaui dasar-dasarnya, menunjukkan kepada Anda cara membuat sistem untuk mengatur dan menjaga kotak masuk Anda di cek. Apa yang akan Anda lakukan dengan beberapa jam tambahan setiap minggu?

Inilah bagaimana Anda bisa mengetahuinya.

Langkah #1: Kurangi Email Masuk

Lihatlah apa yang biasanya masuk ke kotak masuk Anda.

Jika Anda berlangganan lebih dari newsletter email 5, itu mungkin terlalu banyak.

Coba alat seperti Unroll.me untuk mengelola dan mengurangi langganan Anda. Jadilah kejam tentang berhenti berlangganan semua tapi buletin paling berguna.

Apakah sebagian besar email Anda berasal dari klien?

Jika Anda memiliki bisnis berbasis layanan, email klien sering menghabiskan sebagian besar waktu.

Jika Anda menawarkan layanan, pertimbangkan untuk mengurangi jumlah klien yang Anda tangani. Lebih baik memiliki dua klien yang masing-masing membayar $ 250 daripada memiliki klien 5 yang masing-masing membayar $ 100 karena waktu overhead untuk setiap klien.

Pertimbangkan untuk menaikkan harga Anda dan mengurangi jumlah pelanggan yang Anda butuhkan untuk mengirim email.

Jika Anda menemukan diri Anda menjawab email serupa berulang kali, publikasikan FAQ di situs web Anda untuk menangani pertanyaan yang paling sering. Pastikan untuk menautkan ke Anda FAQ & glosarium dari halaman kontak Anda, dan mendorong pengunjung untuk membacanya sebelum menghubungi Anda. Jika Anda tidak dapat mengurangi jumlah email, setidaknya Anda dapat menjadwalkannya dengan lebih baik.

Mencoba bumerang, yang memungkinkan Anda untuk menghentikan sebentar pengiriman email dan terima dalam batch.

Langkah #2: Kelola Ekspektasi

Memeriksa email secara terus-menerus sepanjang hari memiliki dampak besar pada produktivitas Anda.

Multitasking dapat mengurangi produktivitas Anda dengan 40% dan bahkan menurunkan IQ Anda hingga poin 10 menurut studi ilmiah.

Mengurangi kualitas kerja dapat merusak hubungan klien Anda lebih dari respons email yang sedikit tertunda.

Bagaimana jika pelanggan Anda terbiasa dengan Anda menjawab email mereka dengan segera?

Respons cepat terhadap pertanyaan email dapat menjadi titik penjualan besar untuk bisnis Anda. Tetapi Anda bisa responsif tanpa memeriksa email secara kompulsif sepanjang hari. Anda hanya perlu mengelola harapan pelanggan Anda dan melatih mereka ke jadwal baru Anda.

Apa yang mereka anggap "darurat" sering tidak.

Pertama, atur jadwal untuk diri sendiri. Anda mungkin memutuskan untuk hanya memeriksa email 2-3 kali sehari, atau hanya di pagi hari.

Selanjutnya, Anda harus memberi tahu klien tentang kebijakan baru Anda, dan berapa lama biasanya Anda akan merespons email. Anda dapat melatih pelanggan Anda untuk mengharapkan jadwal baru Anda dengan:

  • Menerbitkan kebijakan Anda di situs web Anda. Pada kontak atau halaman dukungan Anda, beri tahu mereka berapa lama mereka dapat mengharapkan untuk menunggu jawaban.
  • Berbagi paket selamat datang dengan klien baru. Dalam paket selamat datang Anda, buat garis besar kebijakan komunikasi Anda: bagaimana mereka harus menghubungi Anda, dan kapan Anda akan merespons.
  • Pertimbangkan untuk menyiapkan respons otomatis email yang memungkinkan kontak Anda tahu kapan Anda akan menanggapi email mereka.
  • Jangan pernah mengirim atau menanggapi email saat sedang tidak aktif (seperti malam hari dan akhir pekan). Ini memberi kesan ketersediaan 24 / 7. Sebagai gantinya, Anda dapat menjadwalkan email Anda untuk pergi keluar di pagi hari.

Untuk klien yang ada, beri tahu mereka bahwa Anda memperbarui kebijakan Anda.

Putar itu sebagai manfaat bagi mereka!

Halo [klien],

[Sapaan pribadi] Saya menghubungi Anda untuk memberi tahu tentang kebijakan email baru saya.

Seiring pertumbuhan bisnis saya, prioritas saya adalah memastikan saya terus memberikan Anda layanan berkualitas. Untuk terus melakukannya, saya memperbarui kebijakan komunikasi saya. Ke depan, saya akan memeriksa email saya [pada waktu-waktu ini].

Saya akan menjawab email Anda dalam [waktu tanggapan]. [Opsional:] Jika pesan Anda mendesak, Anda dapat menggunakan kata "Urgent" di baris subjek email Anda dan itu akan segera mengingatkan saya. Kebijakan baru ini akan memungkinkan saya untuk memberikan fokus 100% ketika mengerjakan proyek Anda, tanpa terganggu oleh email sepanjang hari.

Terima kasih untuk bisnis Anda.

Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan baru ini.

Pelanggan akan menghargai profesionalisme dan keterusterangan Anda, dan akan segera terbiasa dengan waktu respons Anda yang baru.

Langkah #3: Kelola dan Otomatis

Ketika kotak masuk Anda penuh dengan semua jenis email, mulai dari komunikasi klien hingga buletin hingga konfirmasi pesanan, sulit untuk mengarungi semua itu.

Ini bisa menjadi luar biasa, dan itu juga mengarahkan Anda untuk lebih fokus pada email yang tidak relevan hingga merugikan yang lebih penting. Kotak masuk tab Gmail benar-benar membantu, tetapi Anda dapat mengaturnya lebih banyak menggunakan label dan filter.

Misalnya, Anda mungkin mendapatkan email pribadi dari teman dan keluarga, dan email dari bisnis Anda bercampur di tab Utama Anda.

Jika Anda ingin secara otomatis memisahkan email bisnis Anda sehingga Anda dapat memprioritaskan mereka, Anda dapat dengan mudah mengatur filter agar semuanya diberi label di bawah "Bisnis" sehingga Anda dapat dengan mudah menyortirnya.

buat-a-filter
Cukup gunakan kolom pencarian untuk menemukan email yang ingin Anda label, dan klik tautan di bagian bawah yang bertuliskan "Buat filter dengan pencarian ini".
menerapkan-label-filter
Kemudian klik opsi "Terapkan label", dan pilih label yang ingin Anda gunakan.

Alat lain yang bisa Anda coba adalah SaneBox, yang secara otomatis mendeteksi email mana yang penting bagi Anda, dan menghapus sisanya dari kotak masuk Anda untuk nanti.

Langkah #4: Escape Inbox

Apakah Anda menggunakan kotak masuk email Anda sebagai daftar yang harus dilakukan?

Ini bukan sistem yang paling efisien atau skalabel: Email tidak dirancang untuk menjadi daftar yang harus dilakukan.

Anda ingin dapat fokus pada tugas-tugas yang harus diselesaikan tanpa terganggu oleh email pribadi. Sebagai gantinya, coba gunakan alat yang dibuat untuk daftar yang harus dilakukan, seperti Asana, Trello, atau Todoist.

Asana adalah aplikasi manajemen proyek yang gratis dan mudah digunakan. Anda dapat dengan mudah mengubah email apa pun menjadi tugas dengan meneruskannya ke Asana.

Jika Anda bisa mendapatkan klien Anda untuk menggunakan Trello daripada email, lebih mudah untuk tetap teratur dan menjaga komunikasi dan file semua di tempat yang sama - tidak ada lagi perburuan melalui kotak masuk Anda untuk pesan atau file tertentu.

Daripada menyimpan email di kotak masuk Anda sebagai pengingat, Anda dapat menjadwalkannya untuk kembali ke kotak masuk Anda pada waktu tertentu, menggunakan alat seperti Yesware.

Langkah #5: Mengatur Tanda

Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa email Anda hanya untuk melihat apakah Anda mendapat satu pesan atau file penting itu. Sebagai gantinya, buat lansiran tertentu menggunakan pemfilteran dan label Gmail / Android (atau siapkan tanda SMS menggunakan IFTTT).

Jika Anda menggunakan Gmail dan ponsel Android, Anda dapat mengatur ponsel agar hanya memberi tahu Anda tentang email tertentu:

  1. Pertama, buat filter (seperti yang ditunjukkan di atas) untuk melabeli secara otomatis email yang Anda tunggu. Anda dapat melakukannya melalui pengirim, kata kunci, apakah email memiliki lampiran, dll. Anda dapat menghubungi label Anda “Pemberitahuan,” “Mendesak,” dll.
  2. Dari ponsel Anda, buka aplikasi Gmail dan arahkan ke Pengaturan, dan pilih akun email Anda.
  3. Pastikan kotak centang “Pemberitahuan” dicentang.
  4. Gulir ke bawah dan pilih "Kelola label."
  5. Pilih label baru Anda.
  6. Sinkronkan pesan Anda dan aktifkan pemberitahuan untuk label itu.
  7. Kembali dan pastikan notifikasi untuk label lain tidak disinkronkan, jadi Anda tidak akan menerima notifikasi untuk mereka.

Itu dia! Sekarang Anda hanya akan menerima pemberitahuan ketika menerima email baru yang cocok dengan filter Anda.

Langkah #6: Jangan Rasakan Bertanggung Jawab untuk Menjawab Semua Orang

Hanya karena seseorang mengirimi Anda email bukan berarti Anda harus merespons.

Ini mungkin kedengarannya dingin, tetapi jika Anda mendapatkan kesuksesan online apa pun, orang-orang akan mulai mengirimi Anda email dan meminta waktu Anda.

Anda mungkin ingin menjawab semua orang, jika hanya untuk meminta maaf dan menjelaskan mengapa Anda tidak dapat membantu mereka.

Tetapi ingat: sebagai pemilik bisnis, waktu adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Jangan biarkan diri Anda merasa berkewajiban kepada semua orang yang mengirim email kepada Anda. Anda tidak berutang respon mendalam dari semua orang. "Tidak" adalah kalimat lengkap.

Langkah #7: Minta Bantuan

Jika setelah semua langkah ini Anda masih menghabiskan banyak waktu di email, Anda harus mempertimbangkan untuk mendapatkan bantuan sehingga Anda dapat fokus untuk menjalankan bisnis Anda.

Ada asisten virtual yang mengkhususkan diri dalam menjawab email. Anda dapat mengetahui cara menyewa VA dengan melihat posting terbaru Gina Badalaty Jadikan Blog Anda Lebih Untung dengan Menyewa Bantuan.

Email dapat menyedot waktu yang sangat besar, tetapi tidak harus begitu!

Apakah Anda melakukannya sendiri atau menyewa bantuan, mempermainkan kotak masuk Anda dapat menjadi proyek yang memakan waktu pada awalnya. Setelah sistem Anda tersedia, itu akan menghemat banyak waktu - yang dapat Anda investasikan kembali dalam menjalankan bisnis Anda.

Tentang KeriLynn Engel

KeriLynn Engel adalah copywriter & ahli strategi pemasaran konten. Dia suka bekerja dengan bisnis B2B & B2C untuk merencanakan dan membuat konten berkualitas tinggi yang menarik dan mengonversi target pemirsa mereka. Ketika tidak menulis, Anda dapat menemukan dia membaca fiksi spekulatif, menonton Star Trek, atau bermain fantasi flute Telemann di sebuah mikrofon terbuka lokal.