7 Langkah-Langkah untuk Mengatur Email Anda dan Tambahkan Jam ke Minggu Anda

Diperbarui: 23 Apr 2021 / Artikel oleh: KeriLynn Engel

Berapa jam setiap minggu yang Anda habiskan untuk email?

Inilah tantangan untuk Anda: Mulai minggu depan, catatlah semua waktu yang Anda habiskan untuk memeriksa email.

Tuliskan dalam buku catatan atau gunakan aplikasi pelacakan waktu seperti Chrometa. Anda mungkin akan terkejut melihat betapa cepatnya waktu bertambah.

Apa lagi yang bisa Anda lakukan dengan semua waktu ekstra itu? Namun, email sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda, jadi bagaimana Anda dapat mengurangi?

Langkah-langkah berikut ini melampaui dasar-dasarnya, menunjukkan kepada Anda cara membuat sistem untuk mengatur dan menjaga kotak masuk Anda di cek. Apa yang akan Anda lakukan dengan beberapa jam tambahan setiap minggu?

Inilah bagaimana Anda bisa mengetahuinya.

Langkah #1: Kurangi Email Masuk

Lihatlah apa yang biasanya masuk ke kotak masuk Anda.

Jika Anda berlangganan lebih dari newsletter email 5, itu mungkin terlalu banyak.

Coba alat seperti Unroll.me untuk mengelola dan mengurangi langganan Anda. Bersikaplah kejam tentang berhenti berlangganan ke semua kecuali buletin yang paling berguna.

Apakah sebagian besar email Anda berasal dari klien?

Jika Anda memiliki bisnis berbasis layanan, email klien sering menghabiskan sebagian besar waktu.

Jika Anda menawarkan layanan, pertimbangkan untuk mengurangi jumlah klien yang Anda tangani. Lebih baik memiliki dua klien yang masing-masing membayar $ 250 daripada memiliki 5 klien yang masing-masing membayar $ 100 karena adanya waktu overhead untuk setiap klien.

Pertimbangkan untuk menaikkan harga Anda dan mengurangi jumlah pelanggan yang Anda butuhkan untuk mengirim email.

Jika Anda terus menerus menjawab email serupa, publikasikan FAQ di situs Anda untuk menangani pertanyaan yang paling sering muncul. Pastikan untuk menautkan ke FAQ Anda dan glosarium dari halaman kontak Anda, dan mendorong pengunjung untuk membacanya sebelum menghubungi Anda. Jika Anda tidak dapat mengurangi jumlah email, setidaknya Anda dapat menjadwalkannya dengan lebih baik.

Mencoba bumerang, yang memungkinkan Anda untuk menghentikan sebentar pengiriman email dan terima dalam batch.

Langkah #2: Kelola Ekspektasi

Memeriksa email secara terus-menerus sepanjang hari memiliki dampak besar pada produktivitas Anda.

Multitasking dapat mengurangi produktivitas Anda dengan 40% dan bahkan menurunkan IQ Anda hingga poin 10 menurut studi ilmiah.

Mengurangi kualitas kerja dapat merusak hubungan klien Anda lebih dari respons email yang sedikit tertunda.

Bagaimana jika pelanggan Anda terbiasa dengan Anda menjawab email mereka dengan segera?

Respons cepat terhadap pertanyaan email dapat menjadi titik penjualan besar untuk bisnis Anda. Tetapi Anda bisa responsif tanpa memeriksa email secara kompulsif sepanjang hari. Anda hanya perlu mengelola harapan pelanggan Anda dan melatih mereka ke jadwal baru Anda.

Baca juga -

Apa yang mereka anggap "darurat" sering tidak.

Pertama, atur jadwal untuk diri sendiri. Anda mungkin memutuskan untuk hanya memeriksa email 2-3 kali sehari, atau hanya di pagi hari.

Selanjutnya, Anda harus memberi tahu klien Anda tentang kebijakan baru Anda, dan berapa lama waktu yang biasanya Anda perlukan untuk menanggapi email. Anda dapat melatih pelanggan untuk mengharapkan jadwal baru Anda dengan:

  • Menerbitkan kebijakan Anda di situs web Anda. Pada kontak atau halaman dukungan Anda, beri tahu mereka berapa lama mereka dapat mengharapkan untuk menunggu jawaban.
  • Berbagi paket selamat datang dengan klien baru. Dalam paket selamat datang Anda, buat garis besar kebijakan komunikasi Anda: bagaimana mereka harus menghubungi Anda, dan kapan Anda akan merespons.
  • Pertimbangkan untuk menyiapkan respons otomatis email yang memungkinkan kontak Anda tahu kapan Anda akan menanggapi email mereka.
  • Jangan pernah mengirim atau menanggapi email saat sedang tidak aktif (seperti malam hari dan akhir pekan). Ini memberi kesan ketersediaan 24 / 7. Sebagai gantinya, Anda dapat menjadwalkan email Anda untuk pergi keluar di pagi hari.

Untuk klien yang ada, beri tahu mereka bahwa Anda memperbarui kebijakan Anda.

Putar itu sebagai manfaat bagi mereka!

Halo [klien],

[Sapaan pribadi] Saya menghubungi Anda untuk memberi tahu tentang kebijakan email baru saya.

Seiring pertumbuhan bisnis saya, prioritas saya adalah memastikan saya terus memberikan Anda layanan berkualitas. Untuk terus melakukannya, saya memperbarui kebijakan komunikasi saya. Ke depan, saya akan memeriksa email saya [pada waktu-waktu ini].

Saya akan menjawab email Anda dalam [waktu tanggapan]. [Opsional:] Jika pesan Anda mendesak, Anda dapat menggunakan kata "Urgent" di baris subjek email Anda dan itu akan segera mengingatkan saya. Kebijakan baru ini akan memungkinkan saya untuk memberikan fokus 100% ketika mengerjakan proyek Anda, tanpa terganggu oleh email sepanjang hari.

Terima kasih untuk bisnis Anda.

Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan baru ini.

Pelanggan akan menghargai profesionalisme dan keterusterangan Anda, dan akan segera terbiasa dengan waktu respons baru Anda.

Langkah #3: Kelola dan Otomatis

Ketika kotak masuk Anda penuh dengan semua jenis email, mulai dari komunikasi klien hingga buletin hingga konfirmasi pesanan, sulit untuk mengarungi semua itu.

Ini bisa menjadi luar biasa, dan itu juga mengarahkan Anda untuk lebih fokus pada email yang tidak relevan hingga merugikan yang lebih penting. Kotak masuk tab Gmail benar-benar membantu, tetapi Anda dapat mengaturnya lebih banyak menggunakan label dan filter.

Misalnya, Anda mungkin mendapatkan email pribadi dari teman dan keluarga, dan email dari bisnis Anda bercampur di tab Utama Anda.

Filter adalah teman Anda

Jika Anda ingin secara otomatis memisahkan email bisnis Anda sehingga Anda dapat memprioritaskan mereka, Anda dapat dengan mudah mengatur filter agar semuanya diberi label di bawah "Bisnis" sehingga Anda dapat dengan mudah menyortirnya.

buat-a-filter
Cukup gunakan kolom pencarian untuk menemukan email yang ingin Anda label, dan klik tautan di bagian bawah yang bertuliskan "Buat filter dengan pencarian ini".
menerapkan-label-filter
Kemudian klik opsi "Terapkan label", dan pilih label yang ingin Anda gunakan.

Alat lain yang bisa Anda coba adalah SaneBox, yang secara otomatis mendeteksi email mana yang penting bagi Anda, dan menghapus sisanya dari kotak masuk Anda untuk nanti.

Langkah #4: Escape Inbox

Apakah Anda menggunakan kotak masuk email Anda sebagai daftar yang harus dilakukan?

Ini bukan sistem yang paling efisien atau skalabel: Email tidak dirancang untuk menjadi daftar yang harus dilakukan.

Anda ingin dapat fokus pada tugas-tugas yang harus diselesaikan tanpa terganggu oleh email pribadi. Sebagai gantinya, coba gunakan alat yang dibuat untuk daftar yang harus dilakukan, seperti Asana, Trello, atau Todoist.

Asana adalah aplikasi manajemen proyek yang gratis dan mudah digunakan. Anda dapat dengan mudah mengubah email apa pun menjadi tugas dengan meneruskannya ke Asana.

Jika Anda bisa mendapatkan klien Anda untuk menggunakan Trello daripada email, lebih mudah untuk tetap teratur dan menjaga komunikasi dan file semua di tempat yang sama - tidak ada lagi perburuan melalui kotak masuk Anda untuk pesan atau file tertentu.

Daripada menyimpan email di kotak masuk Anda sebagai pengingat, Anda dapat menjadwalkannya untuk kembali ke kotak masuk Anda pada waktu tertentu, menggunakan alat seperti Yesware or Pelacak Surat Hunter.

Pemburu Surat Pelacak
Contoh: Hunter MailTracker membantu melacak Gmail Anda.

Langkah #5: Mengatur Tanda

Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa email Anda hanya untuk melihat apakah Anda mendapatkan pesan atau file penting itu. Alih-alih, siapkan lansiran khusus menggunakan penyaringan dan label Gmail / Android (atau atur lansiran teks menggunakan IFTTT).

Jika Anda menggunakan Gmail dan ponsel Android, Anda dapat mengatur ponsel agar hanya memberi tahu Anda tentang email tertentu:

  1. Pertama, buat filter (seperti yang ditunjukkan di atas) untuk melabeli secara otomatis email yang Anda tunggu. Anda dapat melakukannya melalui pengirim, kata kunci, apakah email memiliki lampiran, dll. Anda dapat menghubungi label Anda “Pemberitahuan,” “Mendesak,” dll.
  2. Dari ponsel Anda, buka aplikasi Gmail dan arahkan ke Pengaturan, dan pilih akun email Anda.
  3. Pastikan kotak centang “Pemberitahuan” dicentang.
  4. Gulir ke bawah dan pilih "Kelola label."
  5. Pilih label baru Anda.
  6. Sinkronkan pesan Anda dan aktifkan pemberitahuan untuk label itu.
  7. Kembali dan pastikan notifikasi untuk label lain tidak disinkronkan, jadi Anda tidak akan menerima notifikasi untuk mereka.

Itu dia! Sekarang Anda hanya akan menerima pemberitahuan ketika menerima email baru yang cocok dengan filter Anda.

Langkah #6: Jangan Merasa Wajib Jawab Semua Orang

Hanya karena seseorang mengirim email kepada Anda, bukan berarti Anda wajib merespons.

Ini mungkin kedengarannya dingin, tetapi jika Anda mendapatkan kesuksesan online apa pun, orang-orang akan mulai mengirimi Anda email dan meminta waktu Anda.

Anda mungkin ingin menjawab semua orang, jika hanya untuk meminta maaf dan menjelaskan mengapa Anda tidak dapat membantu mereka.

Tapi ingat: sebagai pemilik bisnis, waktu adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Jangan biarkan diri Anda merasa berkewajiban kepada semua orang yang mengirimi Anda email. Anda tidak perlu memberi tanggapan yang mendalam kepada semua orang. “Tidak” adalah kalimat lengkap.

Langkah #7: Minta Bantuan

Contoh: Asisten Virtual untuk dipekerjakan di Fiverr
Contoh: Asisten Virtual untuk dipekerjakan di Fiverr (lihat online).

Jika setelah semua langkah ini Anda masih menghabiskan banyak waktu di email, Anda harus mempertimbangkan untuk mendapatkan bantuan agar Anda dapat fokus menjalankan bisnis Anda. Ada asisten virtual yang berspesialisasi dalam menjawab email.

Email dapat menyedot waktu yang sangat besar, tetapi tidak harus begitu!

Apakah Anda melakukannya sendiri atau menyewa bantuan, mempermainkan kotak masuk Anda dapat menjadi proyek yang memakan waktu pada awalnya. Setelah sistem Anda tersedia, itu akan menghemat banyak waktu - yang dapat Anda investasikan kembali dalam menjalankan bisnis Anda.

Tentang KeriLynn Engel

KeriLynn Engel adalah copywriter & ahli strategi pemasaran konten. Dia suka bekerja dengan bisnis B2B & B2C untuk merencanakan dan membuat konten berkualitas tinggi yang menarik dan mengubah audiens target mereka. Saat tidak sedang menulis, Anda dapat menemukannya sedang membaca fiksi spekulatif, menonton Star Trek, atau memainkan fantasi seruling Telemann di mikrofon terbuka setempat.