તમારું ઇમેઇલ ગોઠવવા અને તમારા અઠવાડિયામાં કલાકો ઉમેરવા માટે 7 પગલાં

લેખ દ્વારા લખાયેલ:
  • બ્લોગિંગ ટિપ્સ
  • સુધારાશે: એપ્રિલ 05, 2018

તમે ઇમેઇલ પર દર અઠવાડિયે કેટલા કલાક ખર્ચો છો?

અહીં તમારા માટે એક પડકાર છે: આગલા અઠવાડિયાથી શરૂ કરીને, તમે ઇમેઇલ તપાસતી વખતે હંમેશાં નોંધ લો.

તેને નોટબુકમાં લખો અથવા ટાઇમ-ટ્રેકિંગ એપ્લિકેશનનો ઉપયોગ કરો Chrometa. કલાકો કેટલી ઝડપથી ઉમેરાશે તેના પર તમને કદાચ આઘાત લાગશે.

તમે તે બધા વધારાના સમય સાથે બીજું શું કરી શક્યા? જો કે, તમારા વ્યવસાયને ચલાવવા માટે ઇમેઇલ મહત્વપૂર્ણ છે, તો તમે કેવી રીતે કાપ કરી શકો છો?

નીચેના પગલાઓ મૂળભૂતોથી આગળ વધે છે, તમને બતાવવા માટે સિસ્ટમ્સ કેવી રીતે બનાવવી તે બતાવે છે અને તમારા ઇનબોક્સને ચેકમાં રાખે છે. તમે દર સપ્તાહે થોડા વધારાના કલાકો સાથે શું કરશો?

અહીં તમે કેવી રીતે શોધી શકો છો તે છે.

પગલું # 1: ઇનકમિંગ ઇમેઇલ્સ ઘટાડો

તમારા ઇનબોક્સમાં સામાન્ય રીતે શું આવે છે તેના પર એક નજર નાખો.

જો તમે 5 ઇમેઇલ ન્યૂઝલેટર્સથી વધુ સબ્સ્ક્રાઇબ કર્યું છે, તો તે સંભવતઃ ઘણા છે.

સાધન જેવા પ્રયાસ કરો Unroll.me તમારા સબ્સ્ક્રિપ્શન્સનું સંચાલન અને ઘટાડવા માટે. બધાને અનસબ્સ્ક્રાઇબ કરવા વિશે નિર્દય રહો સૌથી ઉપયોગી ન્યૂઝલેટર્સ.

શું તમારા મોટાભાગના ઇમેઇલ્સ ગ્રાહકો તરફથી છે?

જો તમારી પાસે સેવા-આધારિત વ્યવસાય હોય, તો ક્લાયંટ ઇમેઇલ્સ ઘણીવાર સમયનો એક મોટો ભાગ લે છે.

જો તમે કોઈ સેવા પ્રદાન કરો છો, તો તમે જે ગ્રાહકોની સાથે વ્યવહાર કરો છો તેની માત્રા ઘટાડવાનું ધ્યાનમાં લો. દરેક ક્લાયંટ માટેના ઓવરહેડ ટાઇમના કારણે દરેકને 250 ક્લાયંટ્સ આપવા કરતા 5 ક્લાયન્ટ્સ કરતા દરેકને 100 ચૂકવનારા બે ક્લાયંટ હોવા વધુ સારું છે.

તમારે ભાવો વધારવા અને ઇમેઇલ કરવા માટે જરૂરી ગ્રાહકોની સંખ્યા ઘટાડવાની વિચારણા કરો.

જો તમે વારંવાર સમાન ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપતા હોવ તો, સૌથી વધુ વારંવાર પ્રશ્નોને નિયંત્રિત કરવા માટે તમારી વેબસાઇટ પર એક FAQ પોસ્ટ કરો. તમારી સાથે જોડાવાની ખાતરી કરો FAQ અને ગ્લોસરી તમારા સંપર્ક પૃષ્ઠથી, અને મુલાકાતીઓને સંપર્ક કરતા પહેલા તેને વાંચવા માટે પ્રોત્સાહિત કરો. જો તમે ઇમેઇલ્સની માત્રા ઘટાડી શકતા નથી, તો ઓછામાં ઓછા તમે તેમને વધુ સારી રીતે સુનિશ્ચિત કરી શકો છો.

પ્રયાસ કરો બૂમરેંગ, જે તમને અટકાવવા માટે પરવાનગી આપે છે ઇમેઇલ ડિલિવરી અને બૅચેસમાં પ્રાપ્ત કરો.

પગલું # 2: અપેક્ષાઓ મેનેજ કરો

દિવસ દરમ્યાન સતત ઇમેઇલ તપાસવું એ તમારી ઉત્પાદકતા પર મોટી અસર કરે છે.

મલ્ટિટાસ્કિંગ તમારી ઉત્પાદકતાને 40% દ્વારા ઘટાડી શકે છે અને તમારા IQ ને 10 પોઇન્ટ સુધી પણ ઘટાડી શકે છે વૈજ્ઞાનિક અભ્યાસ મુજબ.

ઘટાડેલી કાર્યની ગુણવત્તા તમારા ક્લાયંટ સંબંધોને સહેજ વિલંબિત ઇમેઇલ પ્રતિસાદ કરતાં વધુ નુકસાન પહોંચાડી શકે છે.

જો તમારા ગ્રાહકોનો ઉપયોગ તમે તરત જ તેમના ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપવા માટે કરો છો?

ઇમેઇલ પૂછપરછની ઝડપી પ્રતિસાદો તમારા વ્યવસાય માટે એક મોટો વેંચાણ પોઇન્ટ હોઈ શકે છે. પરંતુ તમે દિવસ દરમિયાન ફરજિયાતપણે ઇમેઇલ તપાસ્યાં વિના પ્રતિભાવ આપી શકો છો. તમારે ફક્ત તમારા ગ્રાહકોની અપેક્ષાઓને સંચાલિત કરવાની અને તેમને તમારા નવા શેડ્યૂલ પર તાલીમ આપવાની જરૂર છે.

તેઓ "કટોકટી" ને શું માને છે તે ઘણી વખત નથી.

સૌ પ્રથમ, તમારા માટે શેડ્યૂલ સેટ કરો. તમે ફક્ત દિવસમાં 2-3 વખત, અથવા ફક્ત સવારમાં જ ઇમેઇલ તપાસવાનું નક્કી કરી શકો છો.

આગળ, તમારે તમારા ક્લાયન્ટ્સને તમારી નવી નીતિઓ વિશે જાણવાની જરૂર પડશે, અને સામાન્ય રીતે ઇમેઇલ્સને જવાબ આપવા માટે તમને કેટલો સમય લાગશે. તમે તમારા નવા શેડ્યૂલની અપેક્ષા દ્વારા તમારા ગ્રાહકોને તાલીમ આપી શકો છો:

  • તમારી નીતિઓ તમારી વેબસાઇટ પર પ્રકાશિત. તમારા સંપર્ક અથવા સપોર્ટ પૃષ્ઠ પર, તેમને જણાવો કે તેઓ પ્રતિસાદ માટે કેટલો સમય રાહ જોવી અપેક્ષિત છે.
  • નવા ગ્રાહકો સાથે સ્વાગત પેકેટ શેર કરી રહ્યું છે. તમારા સ્વાગત પેકેટમાં, તમારી સંચાર નીતિઓનું રૂપરેખા: તેઓ તમને કેવી રીતે સંપર્ક કરવો જોઈએ અને જ્યારે તમે જવાબ આપો ત્યારે.
  • ઇમેઇલ સ્વતઃ પ્રતિસાદ સેટ કરવાનું ધ્યાનમાં લો જે તમારા સંપર્કોને જાણ કરશે કે જ્યારે તમે તેમના ઇમેઇલનો જવાબ આપો છો.
  • બંધ કલાકો દરમિયાન (જેમ કે સાંજ અને સપ્તાહના અંત) ઇમેઇલ્સ ક્યારેય મોકલો અથવા પ્રતિસાદ આપશો નહીં. આ 24 / 7 પ્રાપ્યતાની છાપ આપે છે. તેના બદલે, તમે સવારે બહાર જવા માટે તમારું ઇમેઇલ શેડ્યૂલ કરી શકો છો.

હાલના ગ્રાહકો માટે, તેમને વ્યક્તિગત રૂપે જણાવો કે તમે તમારી નીતિઓ અપડેટ કરી રહ્યાં છો.

તેને લાભ તરીકે સ્પિન કરો!

પ્રિય [ક્લાઈન્ટ],

[વ્યક્તિગત કરેલી શુભેચ્છા] હું તમારી નવી ઇમેઇલ નીતિ વિશે તમને જણાવવા માટે સંપર્કમાં છું.

મારો વ્યવસાય વધે છે તેમ, મારી પ્રાથમિકતા એ છે કે હું તમને ગુણવત્તા સેવા પ્રદાન કરવાનું ચાલુ રાખું છું. આમ કરવા માટે, હું મારી સંચાર નીતિને અપડેટ કરી રહ્યો છું. આગળ જતાં, હું મારા ઇમેઇલ [આ સમયે] તપાસ કરીશ.

[પ્રતિભાવ સમય] માં હું તમારી ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપીશ. [વૈકલ્પિક:] જો તમારો સંદેશ તાત્કાલિક છે, તો તમે તમારા ઇમેઇલ વિષય રેખામાં "અર્જન્ટ" શબ્દનો ઉપયોગ કરી શકો છો અને તે મને તરત જ ચેતવણી આપશે. આ નવી નીતિ તમને તમારા પ્રોજેક્ટ્સ પર કામ કરતી વખતે 100% ફોકસ આપવા દેશે, દિવસભરમાં ઇમેઇલ્સ દ્વારા વિચલિત કર્યા વિના.

તમારા વ્યવસાય માટે આભાર.

જો તમને નવી નીતિ વિશે કોઈ પ્રશ્નો હોય તો મને જણાવો.

ગ્રાહકો તમારા વ્યાવસાયીકરણ અને સરળતાને પ્રશંસા કરશે, અને ટૂંક સમયમાં જ તમારા નવા પ્રતિસાદના સમયમાં ઉપયોગમાં લેવાશે.

પગલું # 3: ગોઠવો અને સ્વચાલિત કરો

જ્યારે તમારા ઇનબૉક્સ ક્લાયંટ સંચારથી ન્યૂઝલેટર્સ સુધી તમામ પ્રકારની ઇમેઇલ્સથી ભરેલી હોય છે, ત્યારે ઓર્ડર પુષ્ટિકરણો માટે, તે બધામાંથી પસાર થવું મુશ્કેલ છે.

તે અતિશય પ્રતિકારક હોઈ શકે છે, અને તે તમને વધુ અગત્યના હાનિને અપ્રસ્તુત ઇમેઇલ્સ પર વધુ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા તરફ દોરી જાય છે. જીમેલ (Gmail) નું ટૅબ ઇનબોક્સ આમાં મદદ કરે છે, પરંતુ તમે લેબલ્સ અને ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરીને તેને વધુ સંગઠિત કરી શકો છો.

ઉદાહરણ તરીકે, તમને મિત્રો અને કુટુંબીજનો તરફથી વ્યક્તિગત ઇમેઇલ્સ અને તમારા વ્યવસાયમાંથી ઇમેઇલ્સ બંને તમારા પ્રાથમિક ટૅબમાં મિશ્રિત થઈ શકે છે.

જો તમે તમારા વ્યવસાય ઇમેઇલ્સને આપમેળે અલગ કરવા માંગો છો, તો તમે તેને પ્રાથમિકતા આપી શકો છો, તમે સરળતાથી કરી શકો છો એક ફિલ્ટર સેટ કરો બધાને "વ્યવસાય" હેઠળ લેબલ કરવા માટે જેથી તમે તેને સરળતાથી સૉર્ટ કરી શકો.

એક-ફિલ્ટર બનાવો
તમે જે ઇમેઇલ્સને લેબલ કરવા માંગો છો તે શોધવા માટે ફક્ત શોધ ફીલ્ડનો ઉપયોગ કરો અને "આ શોધ સાથે ફિલ્ટર બનાવો" કહે છે તે તળિયેની લિંકને ક્લિક કરો.
લાગુ લેબલ-ફિલ્ટર
પછી "લેબલ લાગુ કરો" વિકલ્પને ક્લિક કરો અને તમે જે લેબલનો ઉપયોગ કરવા માંગો છો તે પસંદ કરો.

તમે પ્રયાસ કરી શકો છો એક અન્ય સાધન છે સેનબોક્સ, જે આપમેળે કયા ઇમેઇલ્સ તમારા માટે મહત્વપૂર્ણ છે તે શોધે છે અને બાકીનાને તમારા ઇનબોક્સમાંથી પછીથી સાફ કરે છે.

પગલું # 4: ઇનબોક્સને Escape કરો

શું તમે તમારા ઇમેઇલ ઇનબોક્સને ટૂ-ડૂ સૂચિ તરીકે વાપરો છો?

આ સૌથી કાર્યક્ષમ અથવા સ્કેલેબલ સિસ્ટમ નથી: ઇમેઇલને ટૂ-ડૂ સૂચિ બનાવવા માટે ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું નથી.

વ્યક્તિગત ઇમેઇલ્સ દ્વારા વિચલિત કર્યા વિના તમે પૂર્ણ થતાં કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા સક્ષમ બનવા માંગો છો. તેના બદલે, ટૂ-ડૂ સૂચિ માટે બનાવેલ સાધનોનો ઉપયોગ કરો, જેમ કે આસન, ટ્રેલો, અથવા ટોડોઇસ્ટ.

અસના એક પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ એપ્લિકેશન છે જેનો ઉપયોગ કરવા માટે મફત અને સરળ છે. આસન તરફ આગળ વધીને તમે કોઈપણ ઇમેઇલને કાર્યમાં સરળતાથી બદલી શકો છો.

જો તમે તમારા ક્લાયન્ટ્સને ઇમેઇલની જગ્યાએ ટ્રેલોનો ઉપયોગ કરવા માટે મેળવી શકો છો, તો સંગઠિત રાખવું ખૂબ જ સરળ છે અને એક જ સ્થાને સંચાર અને ફાઇલોને રાખો - તે વિશિષ્ટ સંદેશ અથવા ફાઇલ માટે તમારા ઇનબોક્સ દ્વારા વધુ શિકાર નહીં કરો.

કોઈ રીમાઇન્ડર તરીકે તમારા ઇનબોક્સમાં ઇમેઇલ રાખવાને બદલે, તમે કોઈ સાધનનો ઉપયોગ કરીને ચોક્કસ સમયે તમારા ઇનબોક્સમાં પાછા આવવા માટે તેને શેડ્યૂલ કરી શકો છો. હાવેર.

પગલું # 5: ચેતવણીઓ સેટ કરો

તમારે એક મહત્વપૂર્ણ સંદેશ અથવા ફાઇલ મળી છે કે કેમ તે જોવા માટે તમારે તમારા ઇમેઇલને સતત તપાસવાની જરૂર નથી. તેના બદલે, Gmail / Android ફિલ્ટરિંગ અને લેબલ્સનો ઉપયોગ કરીને વિશિષ્ટ ચેતવણીઓ સેટ કરો (અથવા તેનો ઉપયોગ કરીને ટેક્સ્ટ ચેતવણી સેટ કરો આઇએફટીટીટી).

જો તમે જીમેઇલ અને એન્ડ્રોઇડ ફોનનો ઉપયોગ કરો છો, તો તમે ચોક્કસ ઇમેઇલ્સ વિશે માત્ર તમને સૂચિત કરવા માટે તમારા ફોનને સેટ કરી શકો છો:

  1. પ્રથમ, તમે જે ઇમેઇલની રાહ જોઇ રહ્યાં છો તેને આપમેળે લેબલ કરવા માટે એક ફિલ્ટર (ઉપર બતાવ્યા પ્રમાણે) બનાવો. તમે આ પ્રેષક, કીવર્ડ દ્વારા કરી શકો છો, શું ઇમેઇલ જોડાણ ધરાવે છે, વગેરે. તમે તમારું લેબલ "સૂચના," "અર્જન્ટ" વગેરેને કૉલ કરી શકો છો.
  2. તમારા ફોનથી, Gmail એપ્લિકેશન ખોલો અને સેટિંગ્સ પર નેવિગેટ કરો અને તમારું ઇમેઇલ એકાઉન્ટ પસંદ કરો.
  3. ખાતરી કરો કે "સૂચનાઓ" ચેકબૉક્સ ચેક કરેલું છે.
  4. નીચે સ્ક્રોલ કરો અને "લેબલ્સ મેનેજ કરો" પસંદ કરો.
  5. તમારું નવું લેબલ પસંદ કરો.
  6. તમારા સંદેશાઓને સમન્વયિત કરો અને તે લેબલ માટે સૂચનાઓ ચાલુ કરો.
  7. પાછા જાઓ અને ખાતરી કરો કે અન્ય લેબલ્સ માટે સૂચનાઓ સમન્વયિત થઈ નથી, તેથી તમે તેના માટે સૂચનાઓ પ્રાપ્ત કરશો નહીં.

બસ આ જ! હવે જ્યારે તમને તમારા ફિલ્ટર સાથે મેળ ખાતી નવી ઇમેઇલ્સ મળે ત્યારે તમને ફક્ત સૂચનાઓ પ્રાપ્ત થશે.

પગલું #6: દરેકને જવાબ આપવા માટે જવાબદાર ન લાગે

ફક્ત કોઈકે તમને ઇમેઇલ્સ કર્યા હોવાનો અર્થ એ નથી કે તમે જવાબ આપવા માટે ફરજિયાત છો.

આ ઠંડી લાગે છે, પરંતુ જો તમે ઑનલાઇન કોઈપણ પ્રકારની સફળતા મેળવોલોકો તમને ઇમેઇલ કરશે અને તમારો સમય પૂછશે.

તમે માફી માંગવા અને શા માટે તમે તેમને મદદ કરી શકતા નથી તે સમજાવવા માટે, દરેકને જવાબ આપવા માંગતા હોઈ શકો છો.

પરંતુ યાદ રાખો: વ્યવસાયના માલિક તરીકે, સમય એ તમારો સૌથી કિંમતી સાધન છે. તમને ઇમેઇલ કરેલા દરેકને પોતાને જવાબદાર ન લાગે. તમારી પાસે દરેકને inંડાણપૂર્વકનો પ્રતિસાદ નથી. “ના” એ એક સંપૂર્ણ વાક્ય છે.

પગલું # 7: સહાય માટે પૂછો

જો આ બધા પગલાઓ પછી તમે હજી પણ ઇમેઇલ પર ટન સમય પસાર કરી રહ્યા છો, તો તમારે મદદ મેળવવામાં વિચાર કરવો જોઈએ જેથી તમે તમારા વ્યવસાયને ચલાવવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો.

ત્યાં વર્ચ્યુઅલ સહાયકો છે જે ઇમેઇલનો જવાબ આપવા માટે વિશિષ્ટ છે. ગિના બાલાલાટીની તાજેતરની પોસ્ટને તપાસીને તમે વી.એ.ને ભાડે કેવી રીતે લેવી તે શોધી શકો છો મદદની ભરતી કરીને તમારા બ્લોગને વધુ નફાકારક બનાવો.

ઇમેઇલ એક વિશાળ સમય suck-હોઈ શકે છે, પરંતુ તે હોવું જરૂરી નથી!

ભલે તમે તેને તમારા પોતાના પર કરી રહ્યાં હોવ અથવા સહાયની ભરતી કરો છો, તમારા ઇનબોક્સને આકારમાં ફસાવવાથી પહેલી વાર સમય લેતા પ્રોજેક્ટ હોઈ શકે છે. એકવાર તમારી સિસ્ટમ્સ સ્થાયી થઈ જાય પછી, તે તમને એક ટન સમય બચાવશે - જે તમે તમારા વ્યવસાયને ચલાવવા માટે ફરીથી રોકાણ કરી શકો છો.

કેરીલીન એન્ગલ વિશે

કેરીલીન એન્ગલ એક કૉપિરાઇટર અને સામગ્રી માર્કેટિંગ વ્યૂહરચનાકાર છે. તેણીએ તેમના લક્ષ્ય પ્રેક્ષકોને આકર્ષે અને રૂપાંતરિત કરતી ઉચ્ચ ગુણવત્તાવાળી સામગ્રીની યોજના બનાવવા અને બનાવવા માટે B2B અને B2C વ્યવસાયો સાથે કામ કરવાનું પસંદ કર્યું છે. જ્યારે લેખન નહીં થાય, ત્યારે તમે તેણીને વાંચવાની સટ્ટાબાજીની કલ્પના, સ્ટાર ટ્રેક જોવાનું અથવા સ્થાનિક ઓપન માઇક પર ટેલિમેન વાંસળી ફૅન્ટેસીઝ રમી શકો છો.

જોડાવા:

n »¯