Comment insérer des signatures dans Google Docs

Mise à jour : 2022-06-07 ​​/ Article par : Pui Mun Beh
Comment insérer des signatures dans Google Docs

Google Docs est un excellent outil pour créer des documents collaboratifs professionnels avec votre équipe distante et les partager avec des clients et des clients. Malheureusement, ses capacités natives de signature numérique sont limitées.

Si votre entreprise doit pouvoir signer des documents par voie électronique, vous avez besoin d'une méthode professionnelle et pratique. C'est là que les modules complémentaires de signature numérique pour Google Docs sont utiles et, dans la plupart des cas, faciles à utiliser. 

Le moyen le plus sûr et le plus pratique d'ajouter des signatures à Google Docs consiste à utiliser l'un des nombreux modules complémentaires professionnels disponibles. Il existe deux façons d'obtenir ces modules complémentaires. Le plus simple est de Google Marketplace. Alternativement, vous pouvez les obtenir directement à partir des sites Web des développeurs de modules complémentaires.

Voici quelques modules complémentaires de signature numérique notables pour Google Docs :

  1. AirSlate
  2. DocuSign
  3. Signable
  4. signer maintenant
  5. PandaDoc
  6. HelloSign

1. airSlate

airSlate

AirSlate vous permet de signer des documents de n'importe où, sans avoir à vous soucier de les imprimer et de les signer à la main. La clé du succès d'airSlate est que son module de signature électronique fait partie d'un processus complet d'automatisation du flux de travail. Cela signifie que la façon d'obtenir votre signature sur un document Google avec airSlate est simple.

Tout ce que vous avez à faire est d'exécuter l'assistant de signature et de taper (oui, tapez) votre nom dans l'assistant. Votre signature apparaîtra dans une police cursive comme si vous l'aviez signée à la main. Si vous préférez quelque chose de plus personnalisé, vous pouvez également télécharger votre signature personnelle. Même cela peut être fait en prenant une photo de votre signature, puis en la téléchargeant via airSlate.

Les signatures AirSlate sont juridiquement contraignantes conformément à la loi eSign. Cela signifie que vous pouvez l'utiliser librement pour le business contrats, testaments ou tout autre document officiel. Incidemment, vous pouvez configurer airSlate pour insérer automatiquement votre signature dans n'importe quel champ valide. Ce n'est qu'une partie de la façon dont il s'intègre dans le processus d'automatisation global.

Rendez-vous sur site web airSlate pour en savoir plus.

2. DocuSign

docusign

Si vous recherchez une solution de signature électronique basée sur le cloud, DocuSign pourrait être parfait. Plus de 100 millions d'utilisateurs utilisent ce service de signature numérique populaire dans le monde entier pour signer des documents et les renvoyer par e-mail ou par fax. 

Il est sécurisé, fiable, économique et rapide, idéal pour les bureaux occupés qui doivent suivre le rythme de leurs activités. Vous chercherez spécifiquement DocuSign pour Google Docs, un module complémentaire gratuit.

Vous pouvez envoyer n'importe quel document de votre compte Gmail, Google Sheets ou Google Drive vers DocuSign en un seul clic. Le document sera envoyé au destinataire et suivi en ligne avec des notifications en temps réel.

DocuSign est disponible à partir de 10 $ (avec un essai gratuit de 30 jours). Cependant, si vous êtes prêt à travailler avec l'outil sur leur site Web, ils offrent un service de signature gratuit. Naturellement, la méthode la plus pratique consiste à utiliser le module complémentaire Google Doc.

Installez l' Module complémentaire DocuSign directement depuis leur site internet.

3. Signable

signable

Signable for Google Docs est un service basé sur le cloud qui permet à quiconque de signer et de modifier des documents en ligne, directement dans Google Docs. L'outil vous permet de créer et d'envoyer des accords juridiquement contraignants conformes à la législation européenne eIDAS et Loi américaine sur la signature électronique.

Vous devrez l'installer à partir du marché des modules complémentaires Google pour utiliser Signable. Rendez-vous simplement sur la place de marché, recherchez "Signable" et cliquez sur l'icône qui apparaît. Une fois installé, vous pouvez accéder au module complémentaire via "Modules complémentaires" dans votre barre de menus Google Doc.

Malheureusement, Signable n'est pas gratuit, mais il propose une large gamme de plans adaptés aux particuliers et aux entreprises. Si vous n'avez besoin que d'un document impair signé, vous pouvez opter pour leur plan ad hoc, qui facture un euro par document signé.

Installez l' Module complémentaire signable de Google Marketplace.

4. signe MAINTENANT

signer

Les signe MAINTENANT pour l'intégration de Google Docs est un nouvel outil formidable sur le marché juridique. Il permet aux utilisateurs de signer un document directement depuis leur navigateur Web sans télécharger de logiciel ou d'application supplémentaire.

Avec signNOW pour Google Docs, vous pouvez partager des fichiers avec d'autres utilisateurs en leur envoyant simplement un lien e-mail qu'ils peuvent utiliser pour afficher ou modifier le document en temps réel. Malgré ce partage, vous garderez le contrôle sur la façon dont les gens visualisent vos documents.

Le système intégré est facile à utiliser. Tout ce dont vous avez besoin est d'installer le module complémentaire pour Google Docs. Une fois que votre document est prêt à être envoyé, sélectionnez simplement l'option "Envoyer avec SignNOW" dans la barre de navigation GDOC et remplissez l'adresse e-mail du destinataire.

signNOW est également un produit entièrement commercial, mais son prix n'est pas fonction du volume de documents. Au lieu de cela, les plans sont limités en fonctionnalités. Les prix commencent à 8 $/mois/utilisateur, et c'est suffisant pour la plupart des petites entreprises.

Profiter de la module complémentaire signNOW pour Google Docs à partir de leur site Web. 

5. PandaDoc pour Google Documents

pandadoc

PandaDoc for Google Docs est un outil gratuit qui vous permet de créer et de gérer vos documents directement depuis Google Drive. Le module complémentaire Google Docs prend en charge l'utilisation de modèles et la plupart des autres fonctionnalités trouvées dans l'application ou la version Web de PandaDoc.

Outre la signature et l'envoi, le module complémentaire vous permet également de suivre ce qui arrive à vos documents envoyés. Par exemple, si le destinataire a ouvert le document ou combien de temps il a passé à le consulter.

Le service est COS 2 Type 2 certifié et hébergé sur des sites hautement sécurisés Amazon AWS les serveurs. Cet hébergement est particulièrement important pour ceux qui ont besoin de se conformer aux lois européennes sur la protection des données pour leur documentation.

Le forfait gratuit ne limite pas le nombre de documents que vous pouvez signer. Cependant, les plans payants bénéficient de nombreuses autres fonctionnalités telles que l'intégration CRM et Zapier, l'édition par glisser-déposer, l'analyse et un meilleur support. Les forfaits PandaDoc payants commencent à 19 $/utilisateur/mois.

Prenez le Module complémentaire PandaDoc pour Google Docs depuis Google Marketplace.

6. Bonjour signe

bonjour

HelloSign pour Google Docs est une solution de signature électronique qui s'intègre à la suite Google Apps. C'est même une API qui permet aux développeurs d'intégrer le service HelloSign dans leurs applications. C'est un excellent moyen d'impliquer votre équipe avec Google Docs. 

Vous pouvez l'utiliser non seulement pour signer et annoter des documents, mais également pour suivre l'état de tâches ou de projets spécifiques dans Gmail ou Outlook et créer des rappels sur ce qu'il faut faire la prochaine fois que vous vous voyez face à face.

L'installation est simple - il suffit de cliquer sur un bouton du marché et vous pouvez commencer. Les documents sont envoyés au format PDF, vous n'avez donc pas à vous soucier des problèmes de compatibilité ou de la perte de données pendant la transmission.

Malheureusement, il n'y a pas de version gratuite, mais tous les plans payants sur HelloSign vous permettent de signer un nombre illimité de documents. Les prix de HelloSign commencent à 15 $/mois pour un seul utilisateur. Cela inclut des modèles, une piste d'audit et l'accès à leur application mobile.

Profiter de la HelloSign depuis Google Marketplace.

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Une signature numérique est un moyen de vérifier qu'une personne autorisée émet un document. C'est comme signer un morceau de papier en personne, sauf que c'est dans le monde numérique. La chose essentielle à comprendre à propos des signatures numériques est que ce n'est pas aussi simple que d'ajouter une image à un document.

Par exemple, vous ne pouvez pas simplement déposer une image numérisée de votre signature dans un document et la considérer comme « signée numériquement ».

Comment fonctionnent les signatures numériques

Les signatures numériques garantissent qu'aucune modification non autorisée des documents n'est possible une fois la signature en place. Le processus fonctionne en créant un hachage unique du document et le chiffrer à l'aide de la clé privée de l'expéditeur. 

Chaque hachage généré est unique et changera s'il y a des modifications au document original. Une fois que le système a terminé le processus de hachage, le document est « signé numériquement ». Vous pouvez ensuite l'envoyer à un destinataire.

Lorsque le destinataire reçoit le document, son système génère un autre hachage de la copie numérique. Ce hachage utilise la clé publique de l'expéditeur pour déchiffrer le hachage de l'expéditeur fourni avec le document. Les hachages correspondants servent de preuve que le document est original et non modifié.

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Pourquoi devriez-vous signer numériquement vos documents Google ?

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez signer vos documents numériquement. D'abord, cependant, il y a un mythe qui doit être dissipé. Ce n'est pas parce que quelque chose est pratique qu'il est moins sûr qu'un bon vieux stylo et du papier.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez passer aux signatures numériques ;

C'est plus rapide et plus pratique

La raison la plus évidente est l'efficacité. Vous pouvez faire avancer les choses plus rapidement et plus efficacement en signant des documents par voie électronique, plutôt que d'avoir à les imprimer et à les renvoyer par fax ou à les envoyer par la poste. Vous pouvez également signer et livrer des documents de n'importe où, même d'un pays à l'autre.

Les signatures numériques sont plus sûres

Lorsque vous signez des documents par voie électronique, vous savez qu'aucune erreur ne sera commise au moment du dépôt auprès d'un tribunal ou d'une autre entité. Vous n'aurez pas non plus à vous soucier que quiconque modifie le document sans votre permission.

Cela réduit également le risque de perdre des documents ou de les perdre en transit car il n'y a pas de copie papier physique impliquée ; votre signature est stockée sur le cloud à la place.

Ils établissent la confiance

Aujourd'hui, l'espace numérique prend également en charge les activités commerciales, et les signatures numériques peuvent être un moyen de renforcer la confiance entre les parties impliquées dans les transactions. Par exemple, l'achat et la vente de biens, la signature de contrats ou le partage d'informations confidentielles.

Les signatures numériques sont largement acceptées

Une signature numérique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Les entreprises et les particuliers doivent respecter des règles spécifiques lors de la signature numérique de documents. En raison de ces réglementations en vigueur, les signatures numériques sont souvent juridiquement contraignantes.

Améliore l'expérience client

Au lieu d'avoir des clients qui attendent des contrats ou des propositions au fur et à mesure qu'ils sont envoyés par courrier postal, les versions signées numériquement arriveront beaucoup plus rapidement. Imaginez avoir une discussion d'affaires un jour et avoir un contrat signé réglé quelques instants après cette conversation. Il rationalise l'expérience client à bien des égards.

Conclusion

Bien que Google Docs ne dispose pas encore d'une fonction de signature numérique dédiée, il existe de nombreuses alternatives. Toutes les solutions que j'ai décrites fonctionnent bien avec Google Docs et chacune possède son propre ensemble de fonctionnalités pour faciliter la signature de documents. 

Par exemple, si vous avez besoin que quelqu'un signe un document sur son appareil mobile à tout moment, PandaDoc et HelloSign seraient vos meilleurs choix. En fin de compte, quelle que soit la solution ci-dessus qui répond le mieux à vos besoins, vous pouvez facilement l'intégrer à Google Docs.

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À propos de Pui Mun Beh

Pui Mun Beh est un spécialiste du marketing numérique de WebRevenue. Elle garde un œil sur les dernières tendances en matière de marketing numérique et de médias sociaux. Elle adore voyager à travers le monde hors ligne et en ligne. Dites-lui bonjour sur LinkedIn