Si vous êtes comme la plupart des gens et que vous avez Gmail en tant que l'un de vos comptes de messagerie, vous savez à quel point il peut être difficile de rester au courant de vos e-mails. En tant qu'utilisateur de longue date de Gmail, j'ai toujours pensé que j'étais assez doué pour utiliser le service de Google.
Ce n'est que lorsque j'ai commencé à regarder les 1,473 1.5 e-mails non lus dans ma boîte de réception que j'ai réalisé : un service de messagerie avec 15 milliard d'utilisateurs a sûrement plus à offrir ? En effet, voici XNUMX trucs et astuces Gmail pour vous aider à vous faciliter la vie avec Gmail.
1. Gardez les dossiers visibles
L'un des moyens les plus simples de rendre votre boîte de réception moins encombrée consiste à garder les dossiers visibles dans Gmail. De cette façon, vous pouvez rapidement les parcourir et voir ce qui s'est passé dans chacun d'eux.
La bonne nouvelle est que vous pouvez configurer cette fonctionnalité pour qu'elle soit toujours activée ou désactivée automatiquement selon que vous lisez un message d'un expéditeur particulier (comme une compagnie aérienne ou un fournisseur de services).
2. Planifiez rapidement une réunion
Si vous souhaitez planifier une réunion avec un collègue, c'est facile à faire depuis Gmail. Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir un e-mail, d'entrer l'adresse e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, de cliquer sur l'icône du calendrier et de choisir quand vous souhaitez que cela se produise.
Vous pouvez également envoyer un lien s'ils n'ont pas déjà configuré Google Agenda (ce qui est probable). La saisie de ces informations créera automatiquement un événement dans leur calendrier qui correspond à votre demande.
3. Ajoutez une signature à votre Gmail
De la même manière que vous avez une signature pour vos cartes de visite, vous pouvez en avoir une pour votre compte Gmail. Votre signature peut être une image ou un texte qui comprend des éléments riches comme des hyperliens.
Pour ajouter une signature, rendez-vous dans les paramètres de Gmail. Suivant;
- Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant.
- Sous "Général", cliquez sur "Signatures".
- Sélectionnez "Configurer la signature".
- Saisissez le contenu de votre signature.
- Cliquez sur "Enregistrer les modifications" en bas de la page.
Vous verrez que cette nouvelle signature apparaîtra au-dessus des nouveaux e-mails que vous envoyez et répondra aux messages que vous réécrivez à quelqu'un d'autre, mais pas sur les messages transférés ou ceux envoyés par d'autres personnes.
4. Code couleur de vos étiquettes Gmail
Les étiquettes à code couleur sont un excellent moyen d'organiser vos e-mails. Par exemple, vous pouvez créer une étiquette pour chaque client et lui attribuer différentes couleurs (bleu, rouge, vert) en fonction de son secteur d'activité. Lorsque vous consultez votre boîte de réception Gmail et que vous voyez qu'un e-mail provient du client A ou du client B, il est facile de voir quels e-mails sont essentiels sans les lire tous.
Pour ajouter des libellés :
- Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant.
- Sélectionnez l'onglet "Étiquette".
- Vous pouvez maintenant créer une nouvelle étiquette ou en sélectionner une existante à modifier.
- Donnez un nom à l'étiquette, par exemple "Client A" ou "Client B".
Outre la simple création d'étiquettes, vous pouvez également personnaliser son emplacement. Par exemple, vous pouvez choisir si cette étiquette apparaîtra sur le côté gauche ou droit de la page lors de l'affichage des messages de l'interface Web de Gmail en sélectionnant "Gauche" ou "Droite" sous la position de l'étiquette.
A part la couleur Coding étiquettes, vous pouvez créer des notifications personnalisées pour chaque étiquette afin de ne rien manquer lorsqu'elles sont mises à jour (nouveaux e-mails).
5. Utilisez la vue Conversation
L'un des meilleurs moyens de gérer votre boîte de réception consiste à utiliser la vue Conversation. Google regroupera les messages similaires lorsque vous activerez ce paramètre et les affichera comme une seule conversation dans votre boîte de réception.
Cela signifie que tous les messages envoyés en séquence partageront la même ligne d'objet et que vous pourrez voir tous les e-mails dans le même fil de discussion en même temps. Bien que Gmail active la vue Conversation par défaut, vous pouvez la réactiver si ce n'est pas le cas pour une raison quelconque.
Rendez-vous simplement dans vos paramètres, faites défiler jusqu'à "Vue conversation" et assurez-vous que le bouton radio à côté de "Vue conversation activée" est sélectionné.
6. Obtenez des adresses e-mail illimitées
Vous pouvez créer un alias pour une ou plusieurs de vos adresses e-mail existantes afin d'avoir une adresse unique qui redirige vers votre adresse principale. Cette fonctionnalité est utile si vous essayez de gérer plusieurs rôles pour une petite entreprise. Par exemple, vous pouvez associer l'adresse e-mail principale à des alias tels que [email protected] et [email protected].
Pour créer un alias, rendez-vous sur la page Paramètres de Gmail et cliquez sur l'onglet Comptes et importation. Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez "Alias" dans la section Général, puis cliquez sur "Ajouter une autre adresse e-mail".
Vous pouvez entrer une nouvelle adresse e-mail où les utilisateurs recevront leurs messages envoyés via cet alias (et spécifier si d'autres paramètres tels que la réception en texte brut ou HTML) avant de cliquer sur "Créer un alias".
7. Gérez plusieurs comptes de messagerie à partir de votre boîte de réception Gmail
Vous n'aimez pas avoir des e-mails avec ce signe "+" à l'intérieur ? Pas de problème; utilisez un alias à la place. Les alias de messagerie sont un autre excellent moyen de gérer les adresses e-mail secondaires. Le transfert d'e-mails est gênant, mais Gmail peut gérer plusieurs adresses e-mail par compte.
Par exemple, votre adresse e-mail principale est [email protected], et vous avez une autre adresse qui est [email protected]. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour entrer vos paramètres Gmail, puis cliquez sur l'onglet "Comptes". Cliquez sur le lien "Ajouter un compte de messagerie" et suivez les instructions.
Une fois cela fait, Gmail agira comme n'importe quel client de messagerie classique et récupérera les e-mails de ce compte. Le compte supplémentaire peut fonctionner de manière autonome ou en tant qu'alias de votre compte principal.
Cela fonctionne mieux avec les domaines personnalisés, surtout si vous êtes une entreprise. Vous pouvez l'utiliser pour gérer plusieurs rôles au sein d'une petite entreprise. Par exemple, vous pouvez associer l'adresse e-mail principale à des alias tels que [email protected] et [email protected].
8. Configurer les filtres de messagerie
Les filtres sont des règles que vous créez pour gérer le courrier entrant. Cette fonctionnalité est l'une des plus puissantes (à mon avis) pour Gmail. Par exemple, vous pouvez archiver automatiquement tous les e-mails entrants et les étiqueter avec des mots-clés spécifiques, afin qu'ils n'encombrent pas la boîte de réception.
- Cliquez sur la boîte de vitesses Paramètres et sélectionnez l'onglet "Filtres et adresses bloquées" pour configurer les filtres.
- Cliquez sur le lien "Créer un nouveau filtre" situé au bas de cette page.
- Spécifiez les conditions dans lesquelles ce filtre doit s'appliquer, puis cliquez sur "Créer un filtre".
- Vous pouvez maintenant sélectionner les cases à cocher sur ce que vous voulez que Gmail fasse avec les e-mails qui répondent à vos conditions.
- Une fois terminé, cliquez sur "Créer un filtre".
9. Ouvrez plusieurs e-mails à la fois
Vous pouvez ouvrir plusieurs e-mails à la fois, ce qui est utile si vous souhaitez les comparer. Cliquez simplement sur l'icône contextuelle dans le coin supérieur droit de Gmail et sélectionnez un e-mail ou plusieurs e-mails en maintenant la touche Maj enfoncée lorsque vous cliquez sur chacun d'eux. Cela créera un nouvel onglet pour chaque e-mail choisi.
10. Gérer plusieurs statuts de messagerie
Si vous souhaitez simplement supprimer, archiver ou déplacer rapidement des messages spécifiques et ne pas les ouvrir tous en même temps, vous pouvez procéder comme suit :
Supprimer un message à la fois en hoversur l'icône de la corbeille sur chaque message jusqu'à ce qu'il se transforme en un bouton "nettoyer" (cela ne fonctionne que si votre souris est sur un message non lu). Cliquez ensuite dessus.
Archivez plusieurs messages à la fois en les sélectionnant avant de les archiver avec Ctrl+Maj+A ou en cliquant sur « Archiver » sous Plus d'actions dans le menu déroulant de Gmail (cette dernière option permet également aux utilisateurs de sélectionner plusieurs messages dans cette liste).
Si nécessaire, revenez plus tard dans vos conversations archivées en utilisant Ctrl+Maj+O. Gérer vos e-mails de cette manière permet de les garder accessibles sans encombrer votre boîte de réception.
11. Prenez quelques modules complémentaires Gmail
Si vous souhaitez aller plus loin dans votre expérience Gmail, de nombreux modules complémentaires tiers sont disponibles pour faciliter encore plus la gestion de votre boîte de réception. Vous pouvez rechercher et installer ces applications sur le Place de marché Google Workspace.
Naturellement, les applications disponibles varient considérablement, donc la meilleure assistance dépendra de votre façon de travailler. Par exemple, j'utilise le Slack et Asanas les compléments. Si vous vous penchez davantage vers le côté entreprise, il existe des applications comme Zoom, CRM pour Gmail et Zapier pour Gmail.
12. Gérer les tâches depuis Gmail
Google Tasks est un outil simple mais puissant pour gérer votre liste de tâches. C'est un excellent moyen de regrouper vos tâches et vos e-mails au même endroit, afin que vous puissiez en garder une trace sans encombrer une boîte de réception qui déborde déjà d'e-mails.
Pour ajouter une tâche, cliquez sur l'icône Tâches dans la barre de navigation de droite de votre boîte de réception Gmail. Un panneau apparaîtra à droite et vous pourrez ajouter les informations nécessaires telles que le titre, les détails et la date/l'heure.
13. Vous pouvez @mentionner des contacts
Au lieu d'avoir à ajouter plusieurs adresses e-mail cc, Gmail vous permet d'utiliser le @ comme mention. Il suffit de taper @ suivi de son prénom et de son nom (ou de son nom d'utilisateur Gmail) n'importe où dans le contenu de votre e-mail pour ajouter le destinataire à la boucle d'e-mails.
Vous pouvez également ajouter une liste de contacts à ces messages sans entrer chaque adresse e-mail individuellement.
14. Travailler hors ligne avec Gmail
Les gens sont souvent confrontés à un problème : les services Google nécessitent généralement une connexion Internet pour être utilisés. Si vous voyagez beaucoup, la possibilité d'utiliser Gmail hors ligne peut vous sauver la vie. Voici quelques conseils pour configurer le mode hors connexion et accéder à votre messagerie en l'absence de connexion Internet :
Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception Gmail, puis cliquez sur l'onglet "Hors ligne". Cochez la case de l'option "Hors ligne" et choisissez la quantité de vos e-mails que vous souhaitez stocker sur votre appareil local. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer les modifications".
Une chose importante à noter est que vous ne pourrez pas envoyer l'e-mail hors ligne. Au lieu de cela, rédigez votre e-mail et cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton "Envoyer". Sélectionnez "Schedule Send" et réglez l'heure pour plus tard lorsque vous prévoyez de récupérer la connectivité.
Si vous ne le faites pas, Gmail dira à plusieurs reprises "Envoi en cours…" jusqu'à ce qu'il y ait une connexion Internet (ou vous rendra simplement fou, selon la première éventualité).
15. Messages étoiles
Les étoiles sont un excellent moyen d'enregistrer des messages, mais elles vous permettent également de les retrouver rapidement. Vous pouvez suivre les messages importants et les rechercher plus tard. Les étoiles sont faciles à trouver dans votre boîte de réception car elles apparaissent en haut de votre liste, ce qui permet de voir facilement ce qui est essentiel dans une boîte de réception encombrée.
Vous pouvez également utiliser des étoiles pour créer des filtres basés sur des critères spécifiques. Par exemple, si vous voulez que tous les messages avec des pièces jointes aient été suivis, sélectionnez "A une pièce jointe" sous "Message suivi", puis cliquez sur Créer un filtre.
Cela créera un filtre automatique qui enverra ces types d'e-mails directement dans un dossier appelé Messages étoilés, afin qu'ils ne se perdent pas parmi d'autres e-mails sans pièces jointes ou autres critères spécifiés par ce filtre.
Astuce bonus : modifiez la limite de temps "Annuler l'envoi"
Gmail dispose d'une fonctionnalité intégrée qui vous permet d'annuler l'envoi d'un message pendant un certain temps. Cela peut être particulièrement utile si vous envoyez un e-mail accidentellement ou si vous vous rendez compte que vous avez fait une faute de frappe dans votre message.
Cette option est toujours disponible dans Gmail, mais vous pouvez spécifier le délai dans lequel vous pouvez annuler l'envoi. Cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception, puis sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant.
Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez "Annuler l'envoi" et cliquez sur le menu déroulant niché dans la ligne "Envoyer la période d'annulation". Vous pouvez le régler sur 5, 10, 20 ou même 30 secondes. Par défaut, Gmail ne vous donne que 5 secondes pour annuler un envoi.
Conclusion
La plupart des conseils partagés ci-dessus devraient vous aider à mieux gérer Gmail. Nous vous avons montré comment rationaliser votre boîte de réception, organiser vos étiquettes, améliorer la gestion des e-mails et tirer parti des divers outils disponibles pour prendre le contrôle de votre boîte de réception.
Si vous suivez ces conseils, vous constaterez une amélioration dans la gestion de vos e-mails. C'est quelque chose qui peut profiter à tout professionnel occupé.
