15 outils de collaboration de documents pour les équipes distantes

Mise à jour : 2022-06-15 / Article par : Nicholas Godwin

Les outils de collaboration documentaire peuvent aider votre entreprise à économiser de l'argent, à augmenter ses revenus et à améliorer la productivité de son équipe.

Et je n'invente rien.

Une étude de Forrester indique que les outils de collaboration ajoutent jusqu'à 247,500 XNUMX $ en gains de productivité à des équipes de 100 personnes qui gagnent entre 40 $ et 60 $ de l'heure.

Dans une interview en mars 2020 avec Javier Soltero, patron de G Suite, la G Suite de Google qui inclut Google Docs avait dépassé 2 milliard d'utilisateurs mensuels actifs à la fin de 2019.

Étant donné que l'édition de documents occupe une place centrale pour les équipes, je vais vous fournir 15 outils de collaboration de documents pour votre équipe distante dans cet article. Ainsi, vous aurez toujours des options.

Et je vous ai aidé à éliminer la paralysie décisionnelle en partageant les fonctionnalités à rechercher lors du choix du meilleur outil de collaboration documentaire pour votre équipe.

Viens avec moi.

1. Google Docs

Google Docs

Google Docs est votre outil de collaboration documentaire incontournable si vous aimez la simplicité. Il est facile à utiliser et offre une collaboration documentaire transparente en temps réel depuis n'importe quel endroit.

Vous pouvez partager et travailler sur des documents avec les membres de l'équipe en leur envoyant des liens vers des documents. 

Vous pouvez également déterminer qui peut accéder aux documents et à quel titre, en tant que visualiseur, éditeur ou commentateur.

Fonctionnalités clés de Google Documents

Certaines fonctionnalités remarquables que vous aimeriez dans Google Docs :

  • Google Docs fonctionne sur n'importe quel appareil
  • Enregistre automatiquement les dernières modifications
  • Disponibilité hors ligne pour votre équipe distante
  • Fonctions d'assistance intégrées telles que les corrections automatiques, le texte prédictif et la saisie vocale.
  • Possibilité de marquer les membres de l'équipe sur des documents et de laisser des commentaires ou des suggestions en temps réel.
  • Capacité supplémentaire. Explorez d'autres applications et extensions simultanément avec Google docs.

Tarification Google Documents

La version gratuite de Google Docs est chargée de fonctionnalités. En outre, vous profitez de dix autres outils Google Workspace. 

Mais, pour plus d'espace de stockage sur le cloud, un support client 24h/7 et 6j/XNUMX et un nombre important d'utilisateurs, passez à l'un des packages professionnels robustes à partir de XNUMX $ par mois.

2. Cliquez vers le haut

ClickUp

ClickUp garantit aux utilisateurs d'économiser un jour par semaine en utilisant simplement cet outil de collaboration. Plus précisément, la fonction de collaboration de documents de l'outil, ClickUp Docs, vous permet, à vous et à votre équipe, de créer et collaborer sur des documents ou des wikis

Fonctionnalités clés de ClickUp

  • Fonctionnalités uniques de formatage de documents. Ajoutez des signets de marque, des pages imbriquées ou des styles de votre choix aux documents.
  • Suivi de document pour les modifications en temps réel.
  • Flux de travail synchronisé. Attribuez et surveillez des projets de documents à partir d'un seul endroit.
  • Bloc-notes permettant aux membres de l'équipe de prendre des notes ou de créer des listes de tâches.

Combien ça coûte d'utiliser ClickUp ?

Profiter de toutes les fonctionnalités gratuites de ClickUp et de tonnes de privilèges illimités coûtera à une petite équipe 5 $ par membre et par mois. 

Plus la taille de votre équipe est grande, plus ClickUp coûte cher.

3. Confluence

Confluence

Confluence est un outil de gestion des connaissances et de collaboration de projet qui transforme le fonctionnement des équipes distantes. Vous pouvez créer, distribuer et discuter du travail avec les membres de l'équipe, de la phase de planification à l'exécution.

Fonctionnalités clés de Confluence

  • La fonctionnalité d'arborescence des pages vous permet de rechercher et d'organiser facilement des documents à l'aide d'étiquettes. 
  • Plus de 75 options de modèles de documents
  •  Structure de document intégrée en pages et espaces (contenant des pages)
  • Fonctions interactives telles que les commentaires en ligne, les GIF, les émoticônes et les mises en surbrillance des modifications
  • Notifications et mises à jour en temps réel sur les tâches assignées et les membres tagués
  • Macros utiles pour créer automatiquement des tables des matières et des surlignages de documents

Quel est le prix de la confluence ?

La version gratuite de Confluence ne prend en charge que dix utilisateurs. Et c'est pour une utilisation en ligne uniquement.

Confluence propose trois forfaits évolutifs. Les forfaits standard, premium et entreprise commencent à 5.50 $ par mois. 

Confluence vous permet d'intégrer jusqu'à 20,000 XNUMX utilisateurs et d'accéder à des tonnes de fonctionnalités intéressantes dans sa version payante.

4. Quip

Quolibet

Les développeurs de Quip l'ont construit pour répondre aux besoins des équipes de vente. L'outil favorise la croissance de l'entreprise et permet aux utilisateurs de créer des plans de vente et de collaborer tout au long du processus de vente.

Fonctionnalités clés de Quip

  • Permet aux équipes d'ajouter des feuilles de calcul aux documents
  • Modèles de documents modifiables 
  • Accessible sur plusieurs types d'appareils
  • Fonction de chat de groupe et messagerie 1 à 1 pour permettre l'interactivité

Combien coûte Quip ?

Les utilisateurs doivent opter pour une version payante de Quip une fois la période d'essai gratuite terminée pour continuer à profiter des fonctionnalités de base.

Le plan de démarrage Quip ne coûte que 10 $ par mois et par utilisateur. Et selon vos besoins, vous pouvez passer à l'option avancée pour 100 $ par mois.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs est un outil de collaboration sécurisé et un composant natif de la suite d'outils commerciaux Zoho. Les utilisateurs peuvent créer, modifier, collaborer et enregistrer des documents en ligne. 

Principales fonctionnalités de Zoho Docs

  • Stockage en ligne rend la récupération de documents facile et rapide
  • Possibilité d'organiser les documents en dossiers et sous-dossiers
  • Synchronisation de fichiers sur le cloud
  • Fonctionnalité de chat intégrée à l'application pour communiquer tout en travaillant sur un document
  • Documents de mot de passe pour protéger le contenu sensible
  • Plates-formes de contrôle d'administration personnalisables

Offres et inconvénients de Zoho Docs Premium

Zoho docs limite les tailles de téléchargement de fichiers pour chaque plan que vous choisissez. 

Mais la version payante vous permet de télécharger des fichiers plus volumineux jusqu'à 25 Go à la fois, pour seulement 6.4 $ par mois. 

6. Seul bureau

bureau unique

Onlyoffice est un outil puissant qui permet aux collaborateurs de travailler sur des documents, des feuilles de calcul, des formulaires et des présentations de n'importe où. 

Principales caractéristiques de Onlyoffice

  • Éditeurs de documents personnalisables et Logos
  • Assistance professionnelle 24/7
  • Prend en charge plusieurs types de fichiers
  • Versions cloud et auto-hébergées
  • Compatibilité MS Office

Tarifs Onlyoffice

La version communautaire de Onlyoffice est gratuite. Mais pour obtenir une licence à vie et profiter de fonctionnalités optimisées pour les entreprises et les développeurs, les coûts varient de 1200 7000 $ à XNUMX XNUMX $. 

7. Microsoft Word

Microsoft Word fait partie des outils de traitement de documents en ligne les plus populaires. Mais la dernière version Web de la suite Microsoft 365 inclut des fonctionnalités facilitant la collaboration en équipe.

Fonctionnalités clés de Microsoft Word

  • Capacités de sauvegarde automatique.
  • Traduction instantanée de documents dans différentes langues
  • Montage en direct
  • Commentaires
  • mobile-friendly

Combien coûte Microsoft Word ?

Vous aurez besoin d'un abonnement Microsoft 365 complet pour déverrouiller la version en ligne de Microsoft Word. Ses plans commencent à 6 $ par mois et vous offrent 1 To d'espace cloud.

8. Dropbox Paper

Dropbox Paper est un outil de collaboration documentaire gratuit. Et vous pouvez éditer, partager et compléter des documents de projet avec lui. 

Principales caractéristiques de Dropbox Paper

  • Ajoutez des notes de réunion et attribuez des tâches aux membres de l'équipe
  • Intégration d'applications tierces telles que Pinterest et YouTube
  • Annotations 
  • Plus de 30 modèles de documents 
  • Fonction de suivi de la chronologie

Quel est le coût du papier Dropbox ?

Le papier est gratuit et il n'est disponible qu'en ligne et attaché à Dropbox. Ce n'est donc pas un outil autonome.

9. Bit.ai

Bit.ai est une plateforme de collaboration de documents intelligente et riche en fonctionnalités conçue pour les équipes du 21e siècle.

Fonctionnalités clés de Bit.ai

  • Mise en forme automatique des documents
  • Accès invité à un document
  • Documents personnalisés
  • suivi des documents en temps réel
  • Wikis internes et externes
  • Prend en charge plus de 100 types de documents

Tarification Bit.ai

Bit.Ai n'autorise que cinq utilisateurs sur la version gratuite. Après cela, passez à des plans pro ou business à partir de 8 $ par utilisateur et par mois. 

10. Boîte collaborative

Outils de collaboration de documents Équipes distantes

Box Collaboration est un outil de collaboration de documents simple permettant de réviser, d'organiser et de partager rapidement des documents sur le cloud. 

Fonctionnalités clés

  • Fonction tableau blanc avec toile Box
  • Flux de travail automatisé
  • 1500+ intégrations d'applications
  • Support technique expert
  • Outil basé sur le cloud
  • Signatures électroniques illimitées

Combien coûte l'utilisation de Box ?

Il existe une limitation de la taille des fichiers et des équipes, et aucune version gratuite. Mais il y a une période d'essai gratuite avant de s'abonner pour au moins 15 $ par mois. 

11. Notion

Notion est un outil de collaboration de documents personnalisable. Vous pouvez configurer votre tableau de bord pour répondre à des besoins organisationnels particuliers.

Fonctionnalités clés de Notion

  • Outils de contrôle administratif  
  • Nombre illimité de membres de l'équipe (payant)
  • Collaboration sur les documents, les wikis et les notes
  • API unique
  • Invités et autorisations avancées

Combien cela coûte-t-il d'utiliser Notion ?

La version gratuite de Notion ne prend pas en charge la collaboration en équipe. Un forfait spécial pour répondre aux besoins de votre équipe coûte 10 $ par mois.

12. Document360

Document360 est un logiciel de collaboration de base de connaissances. SaaS les équipes trouvent Document360 utile. 

Fonctionnalités clés de Document360

  • Enregistrer automatiquement les versions précédentes du document
  • Prend en charge la documentation technique
  • Assistante base de connaissances
  • Intégration et extensions d'applications tierces

Tarification Document360

Document360 coûte 99 $ par projet pour son plan d'abonnement le plus bas. À moins que votre équipe n'ait besoin des fonctionnalités fantastiques de Document360, vous pouvez éviter cette dépense.

13. Documents de travail du lundi

Monday Workdocs ajoute du plaisir à la collaboration régulière sur des documents avec une interface intuitive facile à utiliser et un flux de travail automatisé.

Fonctionnalités clés de Monday Workdocs

  • Moteur en temps réel pour plus de 100 collaborateurs 
  • Documents enregistrés automatiquement
  • Fonctionnalité glisser-déposer pour une édition facile
  • Commentaires en direct, affectations de tâches et création de listes de contrôle
  • Des versions mobiles et de bureau sont disponibles

Offres et inconvénients de Monday Workdocs

Monday Workdocs est un produit de Monday.com et nécessite un paiement pour que l'ensemble du logiciel puisse en profiter. 

Seuls deux utilisateurs sont autorisés sur la version gratuite. Monday.com commence à partir de 24 $ par mois, selon le nombre de membres de l'équipe. 

14. Camp de fichiers

Les plus grandes marques mondiales comme Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken et BMW Group utilisent Filecamp pour modifier, gérer et approuver des fichiers en temps réel.

Fonctionnalités clés de Filecamp

  • Partage de fichiers facile
  • Archiver les anciennes versions de documents
  • Fonction de marque personnalisée
  • Sécurité maximale grâce à la technologie HTTPS fiable
  • Accès contrôlé aux documents
  • Utilisateurs illimités

Tarification Filecamp

Les plans commencent à partir de 29 $, mais vous devrez payer pour un stockage supplémentaire distinct de vos frais d'abonnement si vous avez besoin de plus d'espace.

15. Filetage

Filestage est un outil de collaboration de documents qui vous permet, à vous et à votre équipe, de collaborer, de réviser et de commenter des documents à partir d'une plateforme unique.

Fonctionnalités clés de Filestage

  • Annotations et fonction de rétroaction
  • Possibilité de partager n'importe quel format de fichier
  • Invitation d'invités illimitée
  • Approbation des documents en un clic
  • Intégrations d'applications

Tarification Filestage

Les petites équipes doivent payer 95 $ par mois pour utiliser Filestage. Et ne peut accéder qu'à 75 Go d'espace plus un modèle de projet. 

Fonctionnalités clés à rechercher dans votre outil de collaboration de documents

live Editor

Votre outil de collaboration de documents idéal doit permettre l'édition en temps réel par les membres de l'équipe. Tout le monde peut accéder au document simultanément et apporter des modifications au même document. Les modifications, commentaires et suggestions sont reflétés instantanément dans le document.

Grand espace de stockage en nuage

Tenez compte des besoins en espace de stockage de votre projet avant de choisir un outil de collaboration documentaire. Si votre projet nécessite beaucoup d'espace et que l'espace de stockage est limité, vous devez envisager de passer à un autre fournisseur.

Fonction d'enregistrement automatique

La fonction de sauvegarde automatique préserve votre dernières modifications et l'historique des documents plus anciens et vous protège en cas de perte. Vous n'aurez pas besoin d'enregistrer le document manuellement après avoir apporté des modifications.

Suivi de documents en temps réel

Vous devriez être en mesure de suivre en temps réel les modifications apportées aux documents par n'importe quel membre de l'équipe. Vous pouvez recevoir une notification vous informant des modifications sans afficher le document.

Prend en charge plusieurs types de documents

Certains outils de collaboration de documents ne prennent pas en charge des formats de document spécifiques. Cela ralentit la productivité lorsque vous devez convertir le document dans un format pris en charge. Vous voulez un outil de collaboration qui prend en charge autant de formats de documents que possible.

Accès hors ligne

L'outil de collaboration de documents que vous avez choisi doit fournir une fonctionnalité hors ligne. Si vous n'avez pas de connexion Internet, vous pouvez travailler en déplacement. Vous pouvez toujours modifier ou afficher le document même si vous êtes déconnecté.

Mobile-friendly

Assurez-vous que l'outil de collaboration documentaire est disponible sur les appareils mobiles pour un travail fluide. Vous pouvez modifier le document sur votre ordinateur portable et l'envoyer aux membres de l'équipe qui le consultent sur leurs appareils mobiles.

Historique des versions

Les documents qui prennent en charge l'historique des versions vous permettent de savoir qui a apporté des modifications même lorsque vous êtes absent et de restaurer toutes les versions de document si nécessaire. La gestion des versions garantit également que vous pouvez restaurer le document à n'importe quelle version précédente après de nouvelles modifications.

Mot de la fin

Tous les outils de collaboration documentaire mentionnés ci-dessus peuvent vous aider à répondre aux besoins de votre équipe. Vous pouvez améliorer la communication de l'unité et augmenter la productivité de l'équipe tout en économisant du temps et des ressources à l'aide de ces outils de collaboration documentaire. 

Envisagez d'investir dans des versions payantes de votre outil préféré pour obtenir les meilleures offres. Votre équipe vous en remerciera. 

En savoir plus

A propos de Nicholas Godwin

Nicholas Godwin est un chercheur en technologie et en marketing. Il aide les entreprises à raconter des histoires de marques rentables que leur public adore depuis 2012. Il a fait partie des équipes de rédaction et de recherche de Bloomberg Beta, Accenture, PwC et Deloitte auprès de HP, Shell, AT&T.