Cómo insertar firmas en Google Docs

Actualizado: 2022-06-07 ​​/ Artículo escrito por: Pui Mun Beh
Cómo insertar firmas en Google Docs

Google Docs es una excelente herramienta para crear documentos colaborativos profesionales con su equipo remoto y compartirlos con clientes y clientes. Desafortunadamente, sus capacidades de firma digital nativa son limitadas.

Si su empresa necesita poder firmar documentos electrónicamente, entonces necesita un método profesional y conveniente. Ahí es donde los complementos de firma digital para Google Docs resultan útiles y, en la mayoría de los casos, son fáciles de usar. 

La forma más segura y conveniente de agregar firmas a Google Docs es usar uno de los muchos complementos profesionales disponibles. Hay dos formas de obtener estos complementos. La más fácil es desde Google Marketplace. Alternativamente, puede obtenerlos directamente de los sitios web de los desarrolladores de complementos.

Aquí hay algunos complementos de firma digital notables para Google Docs:

  1. AirSlate
  2. DocuSign
  3. Señalizable
  4. firmar ahora
  5. PandaDoc
  6. HelloSign

1. pizarra de aire

airePizarra

AirSlate te permite firmar documentos desde cualquier lugar, sin tener que preocuparte por imprimirlos y firmarlos a mano. La clave del éxito de airSlate es que su módulo de firma electrónica es parte de un proceso completo de automatización del flujo de trabajo. Eso significa que la forma de colocar su firma en un Documento de Google con airSlate es simple.

Todo lo que necesita hacer es ejecutar el Asistente de firma y escribir (sí, escribir) su nombre en el asistente. Tu firma aparecerá en letra cursiva como si la hubieras firmado a mano. Si prefieres algo más personalizado también puedes subir tu firma personal. Incluso eso se puede hacer tomando una foto de su firma y luego cargándola a través de airSlate.

Las firmas de AirSlate son legalmente vinculantes de conformidad con la Ley de firmas electrónicas. Eso significa que puedes usarlo libremente. para los negocios contratos, testamentos o cualquier otra documentación oficial. Por cierto, puede configurar airSlate para insertar automáticamente su firma en cualquier campo válido. Eso es solo parte de cómo encaja en el proceso de automatización general.

Visite la página del sitio web de airSlate para obtener más información.

2. DocuSign

docusign

Si está buscando una solución de firma electrónica basada en la nube, DocuSign podría ser perfecto. Más de 100 millones de usuarios utilizan este popular servicio de firma digital en todo el mundo para firmar documentos y enviarlos por correo electrónico o fax. 

Es seguro, confiable, rentable y rápido: la opción perfecta para las oficinas ocupadas que necesitan mantenerse al día con su ritmo de negocios. Estarás buscando específicamente DocuSign para Google Docs, un complemento gratuito.

Puede enviar cualquier documento en su Gmail, Hojas de cálculo de Google o Google Drive a DocuSign con solo un clic. El documento se enviará al destinatario y se rastreará en línea con notificaciones en tiempo real.

DocuSign está disponible a partir de $10 (con una prueba gratuita de 30 días). Sin embargo, si está dispuesto a trabajar con la herramienta en su sitio web, ofrecen una servicio de firma gratuito. Naturalmente, el método más conveniente es usar el complemento Google Doc.

Instale la Complemento DocuSign directamente desde su sitio web.

3. Firmable

firmable

Signable for Google Docs es un servicio basado en la nube que permite a cualquier persona firmar y editar documentos en línea, directamente desde Google Docs. La herramienta le permite crear y enviar acuerdos legalmente vinculantes que cumplan con los requisitos de Europa. eIDAS y Ley de firma electrónica de EE. UU..

Deberá instalarlo desde el mercado de complementos de Google para usar Signable. Simplemente diríjase al Marketplace, busque "Firmable" y haga clic en el icono que aparece. Una vez instalado, puede acceder al complemento a través de "Complementos" en la barra de menú de Google Doc.

Desafortunadamente, Signable no es de uso gratuito, pero ofrece una amplia gama de planes adecuados para individuos y empresas. Si solo necesitas firmar algún que otro documento, puedes optar por su plan ad-hoc, que cobra un euro por documento firmado.

Instale la Complemento firmable de Google Marketplace.

4. firma AHORA

firmar ahora

La firmar ahora para la integración de Google Docs es una gran herramienta nueva en el mercado legal. Permite a los usuarios firmar un documento directamente desde su navegador web sin descargar ningún software o aplicación adicional.

Con signNOW para Google Docs, puede compartir archivos con otros usuarios simplemente enviándoles un enlace de correo electrónico que pueden usar para ver o editar el documento en tiempo real. A pesar de este intercambio, conservará el control sobre cómo las personas ven sus documentos.

El sistema integrado es fácil de usar. Todo lo que necesita es instalar el complemento para Google Docs. Una vez que su documento esté listo para enviar, simplemente seleccione la opción "Enviar con SignNOW" en la barra de navegación de GDOC y complete la dirección de correo electrónico del destinatario.

signNOW también es un producto totalmente comercial, pero su precio no se ajusta al volumen de documentos. En cambio, los planes tienen funciones limitadas. Los precios comienzan en $8/mes/usuario, y eso es suficiente para la mayoría de las empresas más pequeñas.

Consiga una Complemento signNOW para Documentos de Google de su sitio web. 

5. PandaDoc para Documentos de Google

pandadoc

PandaDoc for Google Docs es una herramienta gratuita que le permite crear y administrar sus documentos directamente desde Google Drive. El complemento de Google Docs admite el uso de plantillas y la mayoría de las demás funciones que se encuentran en la aplicación o en la versión web de PandaDoc.

Además de firmar y enviar, el complemento también le permite realizar un seguimiento de lo que sucede con sus documentos enviados. Por ejemplo, si el destinatario abrió el documento o cuánto tiempo pasó viéndolo.

El servicio es SOC 2 Tipo 2 certificado y alojado en alta seguridad Amazon AWS servidores. Ese hosting es especialmente importante para aquellos que necesitan el cumplimiento de las leyes europeas de protección de datos para su documentación.

El plan gratuito no limita la cantidad de documentos que puede firmar. Sin embargo, los planes pagos obtienen muchas más funciones, como la integración de CRM y Zapier, edición de arrastrar y soltar, análisis y mejor soporte. Los planes pagos de PandaDoc comienzan en $19/usuario/mes.

Coge la Complemento PandaDoc para Documentos de Google del mercado de Google.

6 HolaSign

hola

HelloSign para Google Docs es una solución de firma electrónica que se integra con la suite de Google Apps. Incluso hay una API que permite a los desarrolladores usar el servicio HelloSign en sus aplicaciones. Es una excelente manera de hacer que su equipo participe con Google Docs. 

Puede usarlo no solo para firmar y anotar documentos, sino también para rastrear el estado de tareas o proyectos específicos dentro de Gmail o Outlook y crear recordatorios sobre lo que debe hacer la próxima vez que se vean cara a cara.

La instalación es fácil: simplemente haga clic en un botón del mercado y podrá comenzar. Los documentos se envían en PDF, por lo que no tiene que preocuparse por problemas de compatibilidad o pérdida de datos durante la transmisión.

Lamentablemente, no hay una versión gratuita, pero todos los planes pagos de HelloSign le permiten firmar una cantidad ilimitada de documentos. Los precios de HelloSign comienzan en $15/mes para un solo usuario. Eso incluye plantillas, un registro de auditoría y acceso a su aplicación móvil.

Consiga una HelloSign del mercado de Google.

¿Que es una asignatura digital?

Una firma digital es una forma de verificar que una persona autorizada emite un documento. Es similar a firmar un papel en persona, excepto que esto es en el mundo digital. Lo esencial que debe comprender acerca de las firmas digitales es que no es tan simple como agregar una imagen a un documento.

Por ejemplo, no puede simplemente colocar una imagen escaneada de su firma en un documento y considerarlo "firmado digitalmente".

Cómo funcionan las firmas digitales

Las firmas digitales aseguran que no sea posible realizar cambios no autorizados en los documentos una vez que la firma esté en su lugar. El proceso funciona mediante la creación de un hash único del documento y cifrarlo con la clave privada del remitente. 

Cada hash generado es único y cambiará si se modifica el documento original. Una vez que el sistema completa el proceso de hashing, el documento se "firma digitalmente". A continuación, puede enviarlo a un destinatario.

Cuando el destinatario recibe el documento, su sistema generará otro hash de la copia digital. Este hash usa la clave pública del remitente para descifrar el hash del remitente que vino con el documento. Los hashes coincidentes sirven como prueba de que el documento es original y no ha sido modificado.

Leer también

¿Por qué debería firmar digitalmente sus documentos de Google?

Si es dueño de un negocio, hay muchas razones por las que debe firmar sus documentos digitalmente. Primero, sin embargo, hay un mito que necesita ser disipado. El hecho de que algo sea conveniente no significa que sea menos seguro que el lápiz y el papel.

Estas son algunas de las principales razones por las que debería cambiar a firmas digitales;

Es más rápido y más conveniente

La razón más aparente es la eficiencia. Puede hacer las cosas de manera más rápida y eficiente al firmar documentos electrónicamente, en lugar de tener que imprimirlos y enviarlos por fax o por correo. También puede firmar y entregar documentos desde cualquier lugar, incluso entre países.

Las firmas digitales son más seguras

Cuando firma documentos electrónicamente, sabe que no se cometerán errores cuando llegue el momento de presentarlos ante un tribunal u otra entidad. Tampoco tendrá que preocuparse de que alguien altere el documento sin su permiso.

También reduce el riesgo de perder documentos o que se pierdan en tránsito porque no hay una copia física en papel involucrada; su firma se almacena en la nube en su lugar.

Establecen confianza

El espacio digital actual también respalda las actividades comerciales, y las firmas digitales pueden ser una forma de generar confianza entre las partes involucradas en las transacciones. Por ejemplo, la compra y venta de bienes, la firma de contratos o el intercambio de información confidencial.

Las firmas digitales son ampliamente aceptadas

Una firma digital tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Las empresas y las personas deben cumplir con reglas específicas al firmar documentos digitalmente. Debido a estas regulaciones vigentes, las firmas digitales suelen ser legalmente vinculantes.

Mejora la experiencia del cliente

En lugar de hacer que los clientes esperen los contratos o las propuestas a medida que se envían por correo postal, las versiones firmadas digitalmente llegarán mucho más rápido. Imagine tener una discusión de negocios un día y tener un contrato firmado resuelto momentos después de esa conversación. Agiliza la experiencia del cliente de muchas maneras.

Conclusión

Si bien Google Docs aún no tiene una función de firma digital dedicada, hay muchas alternativas. Todas las soluciones que he descrito funcionan bien con Google Docs y cada una tiene su propio conjunto de funciones para facilitar la firma de documentos. 

Por ejemplo, si necesita que alguien firme un documento en su dispositivo móvil en cualquier momento, PandaDoc y HelloSign serían sus mejores opciones. La conclusión es que no importa qué solución anterior funcione mejor para sus necesidades, puede integrarla fácilmente en Google Docs.

Leer más

Sobre Pui Mun Beh

Pui Mun Beh es un comercializador digital de WebRevenue. Está pendiente de las últimas tendencias en marketing digital y redes sociales. Le encanta viajar por el mundo sin conexión y en línea. Dile hola en LinkedIn