Si eres como la mayoría de las personas y tienes gmail como una de sus cuentas de correo electrónico, sabe lo difícil que puede ser mantenerse al tanto de sus correos electrónicos. Como usuario de Gmail desde hace mucho tiempo, siempre pensé que era bastante bueno usando el servicio de Google.
No fue hasta que comencé a mirar los 1,473 correos electrónicos no leídos en mi bandeja de entrada que me di cuenta: ¿Seguramente un servicio de correo electrónico con 1.5 millones de usuarios tiene más que ofrecer? De hecho, lo hace, así que aquí hay 15 consejos y trucos de Gmail para ayudarlo a hacer que su vida en Gmail sea más fácil.
1. Mantenga las carpetas visibles
Una de las maneras más fáciles de hacer que tu bandeja de entrada esté menos abarrotada es mantener las carpetas visibles en Gmail. De esta manera, puede escanearlos rápidamente y ver qué ha estado sucediendo en cada uno.
La buena noticia es que puede configurar esta función para que siempre esté habilitada o deshabilitada automáticamente dependiendo de si está leyendo un mensaje de un remitente en particular (como una aerolínea o un proveedor de servicios).
2. Programar una reunión rápidamente
Si desea programar una reunión con un colega, es fácil hacerlo desde Gmail. Todo lo que necesita hacer es abrir un correo electrónico, ingresar la dirección de correo electrónico de las personas que desea invitar, hacer clic en el ícono del calendario y elegir cuándo desea que suceda.
También puede enviar un enlace si no tienen Google Calendar ya configurado (lo cual es probable). Ingresar esta información creará automáticamente un evento en su calendario que coincida con su solicitud.
3. Agregue una firma a su Gmail
De la misma forma que tienes una firma para tus tarjetas de visita, puedes tener una para tu cuenta de Gmail. Su firma puede ser una imagen o texto que incluya elementos enriquecidos como hipervínculos.
Para agregar una firma, dirígete a la configuración de Gmail. Próximo;
- Haz clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha.
- Seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
- En "General", haga clic en "Firmas".
- Seleccione "Configurar firma".
- Introduzca el contenido de su firma.
- Haga clic en "Guardar cambios" en la parte inferior de la página.
Verá que esta nueva firma aparecerá encima de los nuevos correos electrónicos que envíe y responderá a los mensajes que le esté escribiendo a otra persona, pero no en los mensajes reenviados o los enviados por otras personas.
4. Codifique por color sus etiquetas de Gmail
Las etiquetas codificadas por colores son una excelente manera de organizar sus correos electrónicos. Por ejemplo, es posible que desee crear una etiqueta para cada cliente y asignar diferentes colores (azul, rojo, verde) según su industria. Cuando mira su bandeja de entrada de Gmail y ve que un correo electrónico es del Cliente A o del Cliente B, es fácil ver qué correos electrónicos son esenciales sin leerlos todos.
Para agregar etiquetas:
- Haz clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha.
- Seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
- Seleccione la pestaña "Etiqueta".
- Ahora puede crear una nueva etiqueta o seleccionar una existente para modificarla.
- Asigne un nombre a la etiqueta, como "Cliente A" o "Cliente B".
Además de crear etiquetas, también puede personalizar su ubicación. Por ejemplo, puede elegir si esta etiqueta aparecerá en el lado izquierdo o derecho de la página cuando vea los mensajes de la interfaz web de Gmail seleccionando "Izquierda" o "Derecha" debajo de la posición de la etiqueta.
Aparte del color codificación etiquetas, puede crear notificaciones personalizadas para cada etiqueta para que no se pierda nada cuando se actualicen (nuevos correos electrónicos).
5. Usa la vista de conversación
Una de las mejores formas de administrar su bandeja de entrada es usando la Vista de conversación. Google agrupará los mensajes similares cuando habilites esta configuración y los mostrará como una sola conversación en tu bandeja de entrada.
Hacer esto significa que todos los mensajes enviados en secuencia compartirán la misma línea de asunto y podrá ver todos los correos electrónicos en el mismo hilo de correo electrónico a la vez. Aunque Gmail habilita la Vista de conversación de forma predeterminada, puede volver a activarla si no es así por algún motivo.
Simplemente diríjase a su Configuración, desplácese hacia abajo hasta "Vista de conversación" y asegúrese de que el botón de opción junto a "Vista de conversación activada" esté seleccionado.
6. Obtenga direcciones de correo electrónico ilimitadas
Puede crear un alias para una o más de sus direcciones de correo electrónico existentes para tener una dirección única que reenvíe a su dirección principal. Esta característica es útil si intenta administrar múltiples roles para una pequeña empresa. Por ejemplo, podría tener la dirección de correo electrónico principal emparejada con alias como [correo electrónico protegido] y [correo electrónico protegido]
Para crear un alias, dirígete a la página de Configuración de Gmail y haz clic en la pestaña Cuentas e importación. Desplácese hacia abajo hasta que vea "Alias" en la sección General, luego haga clic en "Agregar otra dirección de correo electrónico".
Puede ingresar una nueva dirección de correo electrónico donde los usuarios recibirán sus mensajes enviados a través de este alias (y especificar si otras configuraciones, como la recepción en texto sin formato o HTML) antes de hacer clic en "Crear alias".
7. Administre múltiples cuentas de correo electrónico desde su bandeja de entrada de Gmail
¿No te gusta recibir correos electrónicos con ese signo "+" adentro? No es un problema; use un alias en su lugar. Los alias de correo electrónico son otra forma excelente de administrar direcciones de correo electrónico secundarias. El reenvío de correo electrónico es complicado, pero Gmail puede manejar varias direcciones de correo electrónico por cuenta.
Por ejemplo, su dirección de correo electrónico principal es [correo electrónico protegido], y tienes otra dirección que es [correo electrónico protegido] Haga clic en el ícono de ajustes para ingresar a la configuración de Gmail y haga clic en la pestaña "Cuentas". Haga clic en el enlace "Agregar una cuenta de correo electrónico" y siga las instrucciones.
Una vez hecho esto, Gmail actuará como cualquier cliente de correo electrónico normal y recuperará los correos electrónicos de esa cuenta. La cuenta adicional puede funcionar de forma independiente o como un alias de su cuenta principal.
Esto funciona mejor con dominios personalizados, especialmente si es una empresa. Puede usarlo para administrar múltiples roles dentro de una pequeña empresa. Por ejemplo, podría tener la dirección de correo electrónico principal emparejada con alias como [correo electrónico protegido] y [correo electrónico protegido]
8. Configurar filtros de correo electrónico
Los filtros son reglas que crea para administrar el correo entrante. Esta característica es una de las más poderosas (en mi opinión) para Gmail. Por ejemplo, puede archivar y etiquetar automáticamente todos los correos electrónicos entrantes con palabras clave específicas, para que no llenen la bandeja de entrada.
- Haga clic en la caja de cambios de Configuración y seleccione la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas" para configurar los filtros.
- Haga clic en el enlace "Crear un nuevo filtro" ubicado en la parte inferior de esa página.
- Especifique las condiciones bajo las cuales se debe aplicar este filtro, luego haga clic en "Crear filtro".
- Ahora puede seleccionar las casillas de verificación de lo que desea que haga Gmail con los correos electrónicos que cumplan con sus condiciones.
- Una vez hecho esto, haga clic en "Crear filtro".
9. Abra varios correos electrónicos a la vez
Puede abrir varios correos electrónicos a la vez, lo que es útil si desea compararlos. Simplemente haga clic en el ícono emergente en la esquina superior derecha de Gmail y seleccione un correo electrónico o varios correos electrónicos manteniendo presionada la tecla Shift mientras hace clic en cada uno. Al hacerlo, se creará una nueva pestaña para cada correo electrónico elegido.
10. Administrar múltiples estados de correo electrónico
Si solo desea eliminar, archivar o mover mensajes específicos rápidamente y no abrirlos todos a la vez, puede hacer lo siguiente:
Elimine un mensaje a la vez pasando el mouse sobre el ícono de la papelera en cada mensaje hasta que se convierta en un botón de "limpieza" (esto solo funciona si su mouse está sobre un mensaje no leído). Luego haz clic en él.
Archive varios mensajes a la vez seleccionándolos antes de archivarlos con Ctrl+Shift+A o haciendo clic en "Archivar" en Más acciones en el menú desplegable de Gmail (la última opción también permite a los usuarios seleccionar varios mensajes de esta lista).
Si es necesario, vuelva a revisar sus conversaciones archivadas más tarde usando Ctrl+Shift+O. Administrar sus correos electrónicos de esta manera ayuda a mantenerlos accesibles sin obstruir su bandeja de entrada.
11. Obtenga algunos complementos de Gmail
Si desea llevar su experiencia de Gmail un paso más allá, hay muchos complementos de terceros disponibles para facilitar aún más la administración de su bandeja de entrada. Puede buscar e instalar estas aplicaciones en el Mercado de Google Workspace.
Naturalmente, las aplicaciones disponibles varían mucho, por lo que la mejor asistencia dependerá de cómo trabaje. Por ejemplo, uso Slack y Asana complementos Si te inclinas más por el lado corporativo, existen aplicaciones como Zoom, CRM para Gmail y Zapier para Gmail.
12. Administrar tareas desde Gmail
Google Tasks es una herramienta simple pero poderosa para administrar su lista de tareas pendientes. Es una excelente manera de mantener sus tareas y correos electrónicos juntos en un solo lugar, para que pueda realizar un seguimiento de ellos sin saturar una bandeja de entrada que ya está repleta de correos electrónicos.
Para agregar una tarea, haga clic en el ícono Tareas en la barra de navegación derecha de su bandeja de entrada de Gmail. Aparecerá un panel a la derecha y podrá agregar la información necesaria, como título, detalles y fecha/hora.
13. Puedes @Mencionar contactos
En lugar de tener que agregar varias direcciones de correo electrónico de cc, Gmail le permite usar la @ como mención. Simplemente escribiendo @ seguido de su nombre y apellido (o nombre de usuario de Gmail) en cualquier parte del contenido de su correo electrónico, se agregará al destinatario al bucle de correo electrónico.
También puede agregar una lista de contactos a estos mensajes sin ingresar cada dirección de correo electrónico individualmente.
14. Trabaja sin conexión con Gmail
Las personas a menudo se enfrentan a un problema: los servicios de Google en su mayoría requieren una conexión a Internet para su uso. Si viaja mucho, la capacidad de usar Gmail sin conexión puede ser un salvavidas. Estos son algunos consejos sobre cómo configurar el modo fuera de línea y acceder a su correo electrónico cuando no hay conexión a Internet:
Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada de Gmail, luego haga clic en la pestaña "Sin conexión". Marque la casilla de verificación en la opción "Fuera de línea" y elija cuánto de su correo electrónico desea almacenar en su dispositivo local. Recuerde hacer clic en el botón "Guardar cambios".
Una cosa importante a tener en cuenta es que no podrá enviar el correo electrónico sin conexión. En su lugar, redacte su correo electrónico y haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón "Enviar". Seleccione "Programar envío" y configure la hora para más tarde cuando espere recuperar la conectividad.
Si no hace esto, Gmail dirá repetidamente "Enviando..." hasta que haya una conexión a Internet (o simplemente lo vuelva loco, lo que ocurra primero).
15. Mensajes de estrellas
Las estrellas son una excelente manera de guardar mensajes, pero también te permiten encontrarlos rápidamente. Puede destacar mensajes importantes y luego buscarlos más tarde. Las estrellas son fáciles de encontrar en su bandeja de entrada porque aparecen en la parte superior de su lista, lo que facilita ver lo que es esencial en una bandeja de entrada llena de gente.
También puede usar estrellas para crear filtros basados en criterios específicos. Por ejemplo, si desea que todos los mensajes con archivos adjuntos hayan sido destacados, seleccione "Tiene archivo adjunto" en "Correo destacado" y luego haga clic en Crear filtro.
Esto creará un filtro automático que envía este tipo de correos electrónicos directamente a una carpeta llamada Mensajes destacados, para que no se pierdan entre otros correos electrónicos sin archivos adjuntos u otros criterios especificados por este filtro.
Consejo adicional: cambie el límite de tiempo de "Deshacer envío"
Gmail tiene una función integrada que te permite deshacer el envío de un mensaje durante un tiempo. Esto puede ser especialmente útil si envía un correo electrónico accidentalmente o se da cuenta de que cometió un error tipográfico en su mensaje.
Esta opción siempre está disponible en Gmail, pero puede especificar el límite de tiempo dentro del cual puede deshacer el envío. Haga clic en Configuración en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada y luego seleccione "Configuración" en el menú desplegable.
Desplácese hacia abajo hasta que vea "Deshacer envío" y haga clic en el menú desplegable ubicado dentro de la línea "Enviar período de cancelación". Puede configurarlo en 5, 10, 20 o incluso 30 segundos. De forma predeterminada, Gmail te da solo 5 segundos para deshacer un envío.
Conclusión
Muchos de los consejos compartidos anteriormente deberían ayudarlo a administrar mejor Gmail. Le mostramos cómo optimizar su bandeja de entrada, organizar sus etiquetas, mejorar la administración del correo electrónico y aprovechar varias herramientas disponibles para tomar el control de su bandeja de entrada.
Si sigue estos consejos, verá una mejora en el manejo de sus correos electrónicos. Eso es algo que puede beneficiar a cualquier profesional ocupado.
