15 herramientas de colaboración de documentos para equipos remotos

Actualizado: 2022-06-15 / Artículo por: Nicholas Godwin

Las herramientas de colaboración de documentos pueden ayudar a su empresa a ahorrar dinero, aumentar los ingresos y mejorar la productividad del equipo.

Y no estoy inventando esto.

Un estudio de Forrester dice que las herramientas de colaboración agregan hasta $247,500 en beneficio de productividad a equipos de 100 personas que ganan entre $40 y $60 por hora.

En una entrevista en marzo de 2020 con Javier Soltero, jefe de G Suite, G Suite de Google, que incluye Google Docs, había llegado a más 2 mil millones de usuarios activos mensuales a finales de 2019.

Dado que la edición de documentos ocupa un lugar central para los equipos, en este artículo le proporcionaré 15 herramientas de colaboración de documentos para su equipo remoto. Entonces, siempre tendrás opciones.

Y lo he ayudado a eliminar la parálisis de la decisión al compartir las funciones que debe buscar al decidir cuál es la mejor herramienta de colaboración de documentos para su equipo.

Ven conmigo.

1. Google Docs

google Docs

Google Docs es su herramienta de colaboración de documentos si le gusta la simplicidad. Es fácil de usar y proporciona una colaboración de documentos en tiempo real sin inconvenientes desde cualquier ubicación.

Puede compartir y trabajar en documentos con miembros del equipo enviándoles enlaces de documentos. 

También puede determinar quién puede acceder a los documentos y en qué capacidad, como lector, editor o comentarista.

Funciones clave de Documentos de Google

Algunas funciones destacadas que te encantarían de los documentos de Google:

  • Google Docs funciona en cualquier dispositivo
  • Guarda automáticamente las últimas ediciones
  • Disponibilidad sin conexión para su equipo remoto
  • Funciones de asistencia integradas como autocorrección, texto predictivo y escritura por voz.
  • Capacidad para etiquetar miembros del equipo en documentos y dejar comentarios o sugerencias en tiempo real.
  • Capacidad adicional. Explore otras aplicaciones y extensiones simultáneamente con Google docs.

Precios de Documentos de Google

La versión gratuita de Google Docs está repleta de funciones. Además, disfruta de otras diez herramientas de Google Workspace. 

Pero, para obtener más espacio de almacenamiento en la nube, atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana y una cantidad significativa de usuarios, actualice a cualquiera de los sólidos paquetes comerciales a partir de $6 mensuales.

2. Hacer clic

ClickUp

ClickUp asegura a los usuarios ahorrar un día a la semana simplemente usando esta herramienta de colaboración. Específicamente, la función de colaboración de documentos de la herramienta, ClickUp Docs, le permite a usted y a su equipo crear y colaborar en documentos o wikis

Funciones clave de ClickUp

  • Funciones únicas de formato de documentos. Agregue marcadores de marca, páginas anidadas o estilos de su elección a los documentos.
  • Rastreador de documentos para ediciones en tiempo real.
  • Flujo de trabajo sincronizado. Asigne y supervise proyectos de documentos desde un solo lugar.
  • Bloc de notas para que los miembros del equipo tomen notas o creen listas de tareas pendientes.

¿Cuánto cuesta usar ClickUp?

Disfrutar de todas las funciones gratuitas de ClickUp y toneladas de privilegios ilimitados le costará a un pequeño equipo $5 por miembro por mes. 

Cuanto mayor sea el tamaño de su equipo, más caro se vuelve ClickUp.

3. Confluencia

Confluencia

Confluence es una herramienta de gestión del conocimiento y colaboración en proyectos que transforma la forma en que trabajan los equipos remotos. Puede crear, distribuir y discutir el trabajo con los miembros del equipo desde la etapa de planificación hasta la ejecución.

Características clave de la confluencia

  • La función de árbol de páginas le permite encontrar y organizar documentos fácilmente usando etiquetas. 
  • Más de 75 opciones de plantillas de documentos
  •  Estructuración de documentos incorporada en páginas y espacios (que contienen páginas)
  • Funciones interactivas como comentarios en línea, GIF, emojis y edición destacada
  • Notificaciones y actualizaciones en tiempo real sobre tareas asignadas y miembros etiquetados
  • Macros útiles para crear automáticamente tablas de contenido y documentos destacados

¿Cuál es el precio de la confluencia?

La versión gratuita de Confluence solo admite diez usuarios. Y es solo para uso en línea.

Confluence ofrece tres planes escalables. Los paquetes estándar, premium y empresarial comienzan en $5.50 mensuales. 

Confluence le permite incorporar hasta 20,000 usuarios y acceder a toneladas de funciones interesantes en su versión paga.

4. Broma

Sofismo

Los desarrolladores de Quip lo crearon para resolver las necesidades de los equipos de ventas. La herramienta fomenta el crecimiento empresarial y permite a los usuarios crear planes de ventas y colaborar durante el proceso de ventas.

Funciones clave de Quip

  • Permite a los equipos agregar hojas de cálculo a los documentos.
  • Plantillas de documentos editables 
  • Accesible en múltiples tipos de dispositivos
  • Función de chat grupal y mensajería 1 a 1 para permitir la interactividad

¿Cuánto cuesta Quip?

Los usuarios deben optar por una versión paga de Quip una vez que finaliza el período de prueba gratuito para continuar disfrutando de las funciones básicas.

El plan inicial de Quip cuesta solo $10 mensuales por usuario. Y según sus necesidades, puede actualizar a la opción avanzada por $100 mensuales.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs es una herramienta de colaboración segura y un componente nativo del conjunto de herramientas comerciales de Zoho. Los usuarios pueden crear, editar, colaborar y guardar documentos en línea. 

Funciones clave de Zoho Docs

  • Cloud Storage hace que la recuperación de documentos sea fácil y rápida
  • Capacidad para organizar documentos en carpetas y subcarpetas
  • Sincronización de archivos en la nube
  • Función de chat en la aplicación para comunicarse mientras se trabaja en un documento
  • Documentos con contraseña para proteger el contenido confidencial
  • Plataformas de control de administración personalizables

Ofertas y desventajas de Zoho Docs Premium

Zoho docs limita los tamaños de carga de archivos para cada plan que elija. 

Pero la versión paga le permite cargar archivos de mayor tamaño, hasta 25 GB a la vez, con un costo de solo $ 6.4 mensuales. 

6. Solo oficina

solo oficina

Onlyoffice es una poderosa herramienta que permite a los colaboradores trabajar en documentos, hojas de cálculo, formularios y presentaciones desde cualquier lugar. 

Características clave de Onlyoffice

  • Editores de documentos personalizables y Logos
  • Soporte profesional 24/7
  • Admite varios tipos de archivos
  • Versiones en la nube y autohospedadas
  • Compatibilidad con MS Office

Precios de Onlyoffice

La versión comunitaria de Onlyoffice es gratuita. Pero para obtener una licencia de por vida y disfrutar de funciones optimizadas para empresas y desarrolladores, los costos oscilan entre $1200 y $7000. 

7.Microsoft Word

Microsoft Word se encuentra entre las herramientas de procesamiento de documentos en línea más populares. Pero la última versión web de la suite Microsoft 365 incluye características para facilitar la colaboración en equipo.

Funciones clave de Microsoft Word

  • Capacidades de guardado automático.
  • Traducción instantánea de documentos a diferentes idiomas.
  • Edición en vivo
  • Comentarios
  • móvil fácil

¿Cuánto cuesta Microsoft Word?

Necesitará una suscripción completa de Microsoft 365 para desbloquear la versión en línea de Microsoft Word. Sus planes comienzan en $ 6 mensuales y le brindan 1 TB de espacio en la nube.

8. Papel de Dropbox

Dropbox Paper es una herramienta gratuita de colaboración de documentos. Y puede editar, compartir y completar documentos de proyectos con él. 

Características clave de Dropbox Paper

  • Agregue notas de reuniones y asigne tareas a los miembros del equipo
  • Integración de aplicaciones de terceros como Pinterest y youtube
  • Anotaciones 
  • Más de 30 plantillas de documentos 
  • Función de seguimiento de línea de tiempo

¿Cuál es el costo del papel de Dropbox?

El papel es gratuito y solo está disponible en línea y adjunto a Dropbox. Así que no es una herramienta independiente.

9. Bit.ai

Bit.ai es una plataforma de colaboración de documentos inteligente y rica en funciones diseñada para equipos del siglo XXI.

Funciones clave de Bit.ai

  • Formateo automático de documentos
  • Acceso de invitado a un documento
  • Documentos personalizados
  • seguimiento de documentos en tiempo real
  • Wikis internas y externas
  • Admite más de 100 tipos de documentos

Precios de Bit.ai

Bit.Ai solo permite cinco usuarios en la versión gratuita. Después de eso, actualice a planes profesionales o comerciales a partir de $ 8 por usuario mensual. 

10. Caja de colaboración

Herramientas de colaboración de documentos Equipos remotos

Box Collaboration es una herramienta de colaboración de documentos simple para revisar, organizar y compartir documentos rápidamente en la nube. 

Funciones Clave

  • Función de pizarra con lienzo Box
  • Flujo de trabajo automatizado
  • Más de 1500 integraciones de aplicaciones
  • Soporte técnico experto
  • Herramienta basada en la nube
  • Firmas electrónicas ilimitadas

¿Cuánto cuesta usar Box?

Existe una limitación de tamaño de archivo y equipo, y no hay una versión gratuita. Pero hay un período de prueba gratuito antes de suscribirse por al menos $15 mensuales. 

11. Noción

Notion es una herramienta de colaboración de documentos personalizable. Puede configurar su panel de control para satisfacer necesidades organizativas particulares.

Características clave de la noción

  • Herramientas de control de administración  
  • Miembros del equipo ilimitados (por una tarifa)
  • Colaboración en documentos, wikis y notas
  • API única
  • Invitados y permisos avanzados

¿Cuánto cuesta usar Notion?

La versión gratuita de Notion no admite la colaboración en equipo. Un paquete especial para satisfacer las necesidades de su equipo cuesta $10 mensuales.

12. Documento360

Document360 es un software de colaboración basado en conocimientos. SaaS los equipos encuentran útil Document360. 

Características clave de Document360

  • Guardar automáticamente versiones de documentos anteriores
  • Soporta documentación técnica.
  • Asistente de la base de conocimientos
  • Integración y extensiones de aplicaciones de terceros

Precios de Document360

Document360 cuesta $ 99 por proyecto para su plan de suscripción mínimo. A menos que su equipo necesite las fantásticas funciones de Document360, puede evitar este gasto.

13. Lunes Workdocs

Monday Workdocs agrega diversión a la colaboración regular de documentos con una interfaz intuitiva y fácil de usar y un flujo de trabajo automatizado.

Funciones clave de Monday Workdocs

  • Motor en tiempo real para más de 100 colaboradores 
  • Guardar documentos automáticamente
  • Funcionalidad de arrastrar y soltar para editar fácilmente
  • Comentarios en vivo, asignaciones de tareas y creación de listas de verificación
  • Las versiones móviles y de escritorio están disponibles

Ofertas y desventajas de Monday Workdocs

Monday Workdocs es un producto de Monday.com y requiere pago para disfrutar de todo el software. 

Solo se permiten dos usuarios en la versión gratuita. Monday.com comienza desde $ 24 mensuales en adelante, según la cantidad de miembros del equipo. 

14. Campamento de archivos

Las principales marcas mundiales como Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken y BMW Group usan Filecamp para editar, administrar y aprobar archivos en tiempo real.

Funciones clave de Filecamp

  • Fácil intercambio de archivos
  • Archivar para versiones de documentos anteriores
  • Función de marca personalizada
  • Máxima seguridad gracias a la fiable tecnología HTTPS
  • Acceso controlado a los documentos
  • Usuarios ilimitados

Precios de Filecamp

Los planes comienzan desde $29, pero tendría que pagar por el almacenamiento adicional aparte de su tarifa de suscripción si necesita más espacio.

15. Escenario de archivos

Filestage es una herramienta de colaboración de documentos que le permite a usted y a su equipo colaborar, revisar y comentar documentos desde una única plataforma.

Funciones clave de Filestage

  • Anotaciones y función de retroalimentación
  • Posibilidad de compartir cualquier formato de archivo
  • Invitación ilimitada de invitados
  • Aprobación de documentos con un clic
  • Integraciones de aplicaciones

Precios de la etapa de archivos

Los equipos pequeños deben pagar $95 mensuales para utilizar Filestage. Y solo puede acceder a 75 GB de espacio más una plantilla de proyecto. 

Funciones clave que debe buscar en su herramienta de colaboración de documentos

live Editor

Su herramienta de colaboración de documentos ideal debería permitir la edición en tiempo real por parte de los miembros del equipo. Todos pueden acceder al documento simultáneamente y realizar cambios en el mismo documento. Las ediciones, comentarios y sugerencias se reflejan instantáneamente en el documento.

Gran espacio de almacenamiento en la nube

Considere las necesidades de espacio de almacenamiento de su proyecto antes de elegir cualquier herramienta de colaboración de documentos. Si su proyecto necesita mucho espacio y el espacio de almacenamiento es limitado, debe considerar cambiar a otro proveedor.

Función de guardado automático

La función de guardado automático conserva su últimas ediciones y el historial de documentos más antiguos y lo protege en caso de pérdida. No necesitará guardar el documento manualmente después de realizar cualquier cambio.

Rastreador de documentos en tiempo real

Debería poder realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos por cualquier miembro del equipo en tiempo real. Puede recibir una notificación para actualizarlo sobre los cambios sin ver el documento.

Admite múltiples tipos de documentos

Algunas herramientas de colaboración de documentos no admiten formatos de documentos específicos. Disminuye la productividad cuando necesita convertir el documento a un formato compatible. Desea una herramienta de colaboración que admita tantos formatos de documentos como sea posible.

Acceso fuera de línea

La herramienta de colaboración de documentos que elija debe proporcionar funcionalidad fuera de línea. Si no tiene conexión a Internet, puede trabajar sobre la marcha. Todavía puede editar o ver el documento incluso si está desconectado.

Mobile-friendly

Asegúrese de que la herramienta de colaboración de documentos esté disponible en dispositivos móviles para un trabajo sin problemas. Puede editar el documento en su computadora portátil y enviarlo a los miembros del equipo que lo ven en sus dispositivos móviles.

Historial de las versiones

Los documentos que admiten el historial de versiones le permiten realizar un seguimiento de quién realizó los cambios incluso cuando no está y restaurar cualquier versión del documento si es necesario. El control de versiones también garantiza que pueda revertir el documento a cualquier versión anterior después de nuevos cambios.

Palabras finales

Todas las herramientas de colaboración de documentos mencionadas anteriormente pueden ayudarlo a satisfacer las necesidades de su equipo. Puede mejorar la comunicación de la unidad y aumentar la productividad del equipo mientras ahorra tiempo y recursos con la ayuda de estas herramientas de colaboración de documentos. 

Considere invertir en versiones pagas de su herramienta preferida para obtener las mejores ofertas. Tu equipo te lo agradecerá. 

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Acerca de Nicholas Godwin

Nicholas Godwin es investigador de tecnología y marketing. Ayuda a las empresas a contar historias de marcas rentables que a sus audiencias les encantan desde 2012. Ha formado parte de los equipos de redacción e investigación de Bloomberg Beta, Accenture, PwC y Deloitte para HP, Shell, AT&T.