No se puede administrar muy bien un negocio sin la administración adecuada. Las empresas sobreviven y prosperan siempre que alcancen su máximo potencial sin perder tiempo ni dinero. Pero, ¿qué herramientas deben usar las empresas si necesitan una gestión adecuada?
El software de gestión de proyectos es, sin duda, uno de los mejores recursos que las empresas pueden utilizar para dejar de incumplir los plazos y empezar a aprovechar al máximo su tiempo e inversiones. El software de gestión de proyectos permite a las empresas realizar un seguimiento de diferentes objetivos a lo largo del tiempo, como el seguimiento de las finanzas basadas en proyectos. Sin embargo, diferentes herramientas de gestión de proyectos tienen diferentes capacidades y elegir el software de gestión de proyectos adecuado para su negocio puede parecer complicado.
Hagamos que la tarea de elegir el software de gestión de proyectos adecuado sea menos abrumadora. Este artículo enumera las seis mejores soluciones de software de administración de proyectos que las pequeñas empresas pueden usar para administrar mejor las comunicaciones, las finanzas y los calendarios.
3 cosas que debe buscar en su software de gestión de proyectos
Antes de sumergirnos en nuestras mejores selecciones de software de gestión de proyectos, cubramos rápidamente lo que debe tener en cuenta al elegir el software de gestión de proyectos.
Precios frente a características
Intente comprar un software de gestión de proyectos que ofrezca una buena inversión: necesita el equilibrio adecuado entre funciones útiles y un costo competitivo. Las pequeñas empresas deben elegir una solución de software de gestión de proyectos que ofrezca cosas importantes, como integraciones, servicios de capacitación y soporte, capacidades de generación de informes y múltiples opciones de almacenamiento, por ejemplo. El mejor software para su negocio equilibrará las características típicas que necesita para administrar proyectos de manera efectiva y, al mismo tiempo, facilitará las cosas a sus usuarios.
Las diferentes soluciones de software de gestión de proyectos brindan sus propias combinaciones de diseños, conjuntos de características y metodologías que impulsan la gestión de proyectos; estos son los que impulsan los costos que terminará pagando. Específicamente, normalmente verá cosas como la cantidad de usuarios, las integraciones y las funciones de generación de informes que impulsan el costo de una solución de software de gestión de proyectos.
Los precios de las soluciones de software de gestión de proyectos pueden variar bastante. Sin embargo, en general, puede esperar pagar hasta $ 15 por usuario por soluciones simples que son mejores para equipos de uno o dos; hasta $45 por usuario para soluciones más avanzadas que son mejores para un par de equipos y departamentos; y hasta $ 20,000 por año para soluciones de software de gestión de proyectos destinadas a ayudar a empresas enteras.
La facilidad de uso
Su software debe brindarle una interfaz de usuario sólida que le permita navegar fácilmente entre funciones como el seguimiento de tareas y la mensajería de chat integrada.
Sus usuarios necesitan que su contenido se les presente visualmente de una manera limpia y que les facilite procesar lo que están viendo. Esta jerarquía visual es esencial para un diseño sólido de la interfaz de usuario: los elementos de diseño deben aparecer en el orden en que los usuarios desean verlos y procesarlos.
Considere cosas como la escala, el contraste y el tamaño: todas estas cosas captan la atención de un usuario y lo ayudan a comprender rápidamente por qué cada elemento es importante. De esta manera, una interfaz de usuario sólida facilita la navegación fluida del usuario y, en última instancia, mejora su experiencia de usuario.
Sincronización con Finanzas
Recuerde buscar también un software de administración de proyectos que le permita administrar sus finanzas y sincronizar con las cuentas bancarias de tu empresa, con funciones como la creación de facturas y plantillas para la elaboración de presupuestos de proyectos.
También recomendamos usar un software que le permita elegir una plantilla de calidad que pueda reutilizar para diferentes proyectos y tareas, como la planificación de eventos, la elaboración de presupuestos y la administración de calendarios de redes sociales para sus diferentes plataformas.
1. Lunes.com
Página web: https://www.monday.com
Si es dueño de una pequeña empresa que recién está comenzando, siente que es prematuro desarrollar un plan de crecimiento año tras año. Es posible que esté más interesado en brindar servicios de alta calidad a la audiencia objetivo que ha dedicado tanto tiempo a identificar.
Monday.com lo tiene cubierto si está de acuerdo con lo anterior. Este software de gestión de proyectos es excelente para ayudarlo a escalar su operaciones a lo largo del tiempo. Al igual que con cualquier excelente software de gestión de proyectos para pequeñas empresas, monday.com crece contigo.
Me gusta FreshBooks, monday.com hace un gran trabajo al facilitar a los usuarios la navegación entre funciones. Aunque monday.com tiene diferentes niveles para sus planes, puedes elegir entre más de 200 plantillas de proyectos que te ayudarán con tu estrategia de marketing, programa de lanzamiento de productos y más.
Otra gran ventaja que ofrece monday.com es una gama de automatización. Monday.com le permite automatizar procesos como la creación y asignación de tareas, y sus capacidades de automatización vienen con acciones y disparadores incorporados para facilitar el uso. Puedes configurar varias automatizaciones en cuestión de minutos, gracias a la interfaz de usuario intuitiva de monday.com.
Lunes.com Pros y Contras
Pros:
- Las plantillas listas para usar permiten un inicio rápido de los proyectos
- Los tableros y gráficos muestran el diseño de dónde están los proyectos
- Todos los miembros del equipo tienen acceso a monday.com
- 24 / 7 de atención al cliente
Contras:
- El plan 'Básico' no ofrece funciones como automatización e integración
- Varios problemas de integración con softwares como Canvas y ActiveCampaign han sido denunciados por los usuarios
2. Asana
Página web: https://www.asana.com
Asana ofrece una gran combinación de funciones, interfaces de usuario y diseños. Los dueños de negocios pueden usar Asana para cultivar un flujo de trabajo de gestión de proyectos eficiente con herramientas que les permitan realizar un seguimiento de los plazos y utilizar la automatización para proyectos recurrentes.
Organice mejor el flujo de trabajo de su proyecto asignando miembros del equipo a las tareas del proyecto y estableciendo niveles de prioridad para garantizar que todos se mantengan enfocados. También obtendrá herramientas de seguridad y generación de informes si se suscribe a AsanaEl plan Premium de, que comienza en $ 11 por usuario por mes, facturado anualmente, aunque primero puede probar una prueba gratuita de 30 días antes de tomar una decisión.
Negocios que comienzan con AsanaEl plan Premium de obtiene acceso a características importantes, como un generador de flujo de trabajo, informes de proyectos ilimitados, invitados gratuitos ilimitados y mucho más.
Ventajas y desventajas de Asana
Pros:
- Asana automatiza las tareas manuales a través de la automatización del flujo de trabajo
- Informes en tiempo real disponibles a través de paneles, gráficos y diagramas
- Más de 100 integraciones disponibles
- El plan gratuito está disponible para hasta 15 usuarios
Contras:
- Sin seguimiento de tiempo incorporado
- Solo se puede asignar un usuario a una tarea a la vez
- Exportación limitada a formatos CSV y JSON
3. Libros frescos
Página web: https://www.freshbooks.com
FreshBooks reclama el primer lugar en nuestra lista por su increíble equilibrio entre costo y características que los propietarios de pequeñas empresas no pueden dejar pasar.
FreshBooks es un software de gestión de proyectos creado pensando en los empresarios. tiene todo el características imprescindibles como el seguimiento de tareas, el almacenamiento de archivos y las herramientas de gestión financiera y de inventario. Haga que cada proyecto se ejecute sin problemas con el uso compartido de archivos e imágenes, seguimiento de tarifas y horas, y mucho más.
Mejore su proceso de pagar a los clientes y recibir el pago también. FreshBooks le brinda muchas opciones para la personalización de facturas y le permite elegir una plantilla, agregar la de su marca logoy ajuste las fuentes y los esquemas de color que lo hacen destacar. Una vez que haya terminado un proyecto o hito, FreshBooks le permite cobrar lo más rápido posible con pagos con tarjeta de crédito y facturas recurrentes.
Los dueños de negocios que necesitan control sobre proyectos que manejan diferentes tipos de moneda también están de enhorabuena. La flexibilidad de FreshBooks le permite procesar pagos utilizando múltiples tipos de moneda e incluso le permite aplicar descuentos a las facturas.
Puede probar FreshBooks registrándose para una prueba gratuita antes de decidirse por un plan de precios. Los planes de FreshBooks van desde $ 7.50 a $ 25.00 por mes, aunque también puede optar por planes con tarifas anuales.
Pros y contras de Freshbooks
Pros:
- Fácil de usar para empresas muy pequeñas
- Excelente atención al cliente
- Soporte de facturación
- Compatibilidad con el seguimiento del tiempo y el kilometraje en todos los planes
Contras:
- El número de usuarios es limitado.
- El plan de nivel más bajo no ofrece acceso a la cuenta ni conciliación bancaria
- No hay estimaciones de impuestos trimestrales
4. Hoja inteligente
Página web: https://www.smartsheet.com
Smartsheet tiene todas las funciones que los propietarios de pequeñas empresas necesitan para administrar varios proyectos al mismo tiempo. Como su nombre lo indica, Smartsheet incluye hojas de cálculo de alta calidad para administrar la descripción general de su presupuesto, pero viene con mucho más que eso: Smartsheet le permite administrar facturas, generar informes para resumir los datos del proyecto y automatizar procesos con sus flujos de trabajo de proyectos flexibles.
Si bien es necesario acostumbrarse a la interfaz de usuario de Smartsheet, es una solución de software de administración de proyectos increíblemente poderosa que es difícil de superar cuando se trata de opciones de funciones. El precio inicial para comenzar a usar Smartsheet es de $7.00 para su plan Pro, pero puede optar por usar primero una prueba gratuita de 30 días para experimentar todas las funciones que recibiría de un plan pago.
Ventajas y desventajas de Smartsheet
Pros:
- Los usuarios pueden crear, editar y compartir visualizaciones de datos con otros usuarios
- Medición de la industria, opciones para compartir archivos y herramientas de productividad de oficina
- La interfaz de usuario fácil de navegar hace que Smartsheet sea fácil de aprender para los nuevos usuarios
Contras:
- Relativamente caro con planes individuales a partir de $14/mes
- No incluye funcionalidad de seguimiento de tiempo
5. Trabajo en equipo
Página web: https://www.teamwork.com
Es posible que no esté buscando una solución de software de gestión de proyectos que venga con muchas campanas y silbatos; es posible que simplemente esté buscando un software que venga con funciones esenciales y que sea fácil de usar.
Teamwork tiene todas las herramientas que necesita para crear y administrar proyectos fácilmente: el seguimiento del tiempo, la edición de tareas y la capacidad de agregar diferentes tipos de usuarios son las habilidades más importantes que ofrece Teamwork para aquellos que buscan la simplicidad. Aunque puede que no sea la mejor opción para empresas más grandes, Teamwork es perfecto si necesita una herramienta intuitiva que le permita mantener organizadas las tareas basadas en proyectos.
A medida que comienza a completar Teamwork con nuevas tareas y proyectos, Teamwork completa automáticamente sus paneles con datos relevantes para el proyecto. Además, todos sus tableros incluyen cuadros y gráficos que le informan sobre el estado actual de diferentes proyectos, y le permiten a los miembros del equipo saber cuántas tareas vencen en cada proyecto en el que está trabajando; incluso puede ver la cantidad de tareas activas que se asignan a diferentes usuarios y la cantidad de tiempo que se ha dedicado a cada tarea.
Puede elegir entre cuatro tipos de cuenta cuando se registre en Teamwork: 'Free Forever' (gratis); 'Entregar' ($12.50/mes por usuario); 'Crecer' ($22.50/mes por usuario); y 'Scale' (plan empresarial con precios personalizados). Teamwork otorga una prueba gratuita de 30 días de la cuenta 'Grow' sin requerir que proporcione información de tarjeta de crédito.
Pros y contras del trabajo en equipo
Pros:
- La función de "carga de trabajo" permite a los usuarios ver una visualización de estilo de imagen grande de la capacidad del equipo
- Las funciones de colaboración permiten a los usuarios compartir comentarios sobre tareas con clientes y miembros internos del equipo.
- Las herramientas de creación de tareas y subtareas permiten a los usuarios estructurar fácilmente hitos y proyectos
Contras:
- La implementación de configuraciones personalizadas puede llevar mucho tiempo para los nuevos usuarios
6. Proyectos Zoho
Página web: https://www.zohoprojects.com
Por último, pero no menos importante en nuestra lista, está Zoho Projects. Zoho Projects es una solución de software de administración de proyectos que se enfoca en la comunicación en equipo y la colaboración en proyectos: los usuarios obtienen una función de mensajería integrada para mantenerse en contacto entre sí y pueden usar la función de página de Zoho para mantener registros actualizados para diferentes proyectos.
Zoho Projects ofrece todas las funciones principales que esperaría de una solución de software de gestión de proyectos destinada a ayudar a las pequeñas empresas: permite a los usuarios trabajar con paneles, gráficos, tareas e hitos, y mucho más para realizar un seguimiento de todo lo que sucede. En el corazón de Zoho Projects hay un tablero personalizable que los usuarios pueden configurar para mostrar lo que sea más relevante para lo que están trabajando.
Zoho Projects también se enfoca en las vistas de proyectos y la administración de recursos al proporcionar a los usuarios una vista de tablero estilo kanban y una vista de lista de tareas. Además, puede acceder a una función llamada Utilización de recursos (básicamente una función de informe de administración de recursos) que le permite ver qué usuarios están asignados a qué para delegar mejor las tareas en un proyecto.
Para colmo, los usuarios pueden adjuntar archivos a diferentes tareas, proyectos y comentarios y pueden aprovechar las herramientas de seguimiento de proyectos, como los creadores de tareas y los paneles. Zoho Projects tiene un precio inicial de $4.00, pero puede usar un plan gratuito para hasta tres usuarios.
Pros y contras de Zoho Projects
Pros:
- El panel personalizable es muy fácil de usar y fácil de navegar
- La herramienta de utilización de recursos facilita ver qué tareas se asignan a qué usuarios
- Comienza con un plan gratuito, que te permite agregar hasta tres usuarios
- La base de datos de almacenamiento de archivos centralizada facilita a los usuarios el acceso a documentos, hojas y otros archivos y recursos compartidos
Contras:
- Muchos usuarios informan que la comunicación de atención al cliente es inconsistente, y particularmente cuando informan errores o fallas en el software.
Conclusión
Si está buscando soluciones de software de gestión de proyectos que tengan muchas funciones y un precio razonable, no busque más allá de las seis opciones que hemos descrito anteriormente. Sin embargo, si tuviéramos que elegir una opción de nuestra lista, sería FreshBooks, gracias a su equilibrio casi perfecto entre costos y características.
