7 Steps para organizar su correo electrónico y agregar horas a su semana

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  • Actualizado: Abr 05, 2018

¿Cuántas horas a la semana dedicas al correo electrónico?

Este es un desafío para usted: a partir de la próxima semana, tome nota de todo el tiempo que pasa revisando el correo electrónico.

Escríbalo en un cuaderno o use una aplicación de seguimiento del tiempo como Chrometa. Probablemente te sorprenderá lo rápido que se acumulan las horas.

¿Qué más podrías hacer con todo ese tiempo extra? Sin embargo, el correo electrónico es crucial para administrar su negocio, entonces, ¿cómo puede reducirlo?

Los siguientes pasos van más allá de lo básico, y le muestran cómo crear sistemas para organizarse y mantener su bandeja de entrada bajo control. ¿Qué harías con unas horas extras cada semana?

Así es como puedes descubrirlo.

Paso #1: Reduce los correos electrónicos entrantes

Echa un vistazo a lo que normalmente entra en tu bandeja de entrada.

Si está suscrito a más de boletines de correo electrónico de 5, probablemente sean demasiados.

Prueba una herramienta como Unroll.me para gestionar y reducir sus suscripciones. Ser despiadado sobre la baja de la suscripción a todos, pero Los boletines más útiles..

¿Son la mayoría de sus correos electrónicos de los clientes?

Si tiene un negocio basado en servicios, los correos electrónicos de los clientes a menudo ocupan una gran parte del tiempo.

Si ofrece un servicio, considere reducir la cantidad de clientes con los que trata. Es mejor tener dos clientes que cada uno pague $ 250 que tener clientes 5 que cada uno pague $ 100 debido al tiempo de gastos generales para cada cliente.

Considere aumentar sus precios y reducir la cantidad de clientes que necesita enviar por correo electrónico.

Si te encuentras respondiendo correos electrónicos similares una y otra vez, publica un FAQ en tu sitio web para manejar las preguntas más frecuentes. Asegúrese de enlazar a su Preguntas Frecuentes y glosario desde su página de contacto, y anime a los visitantes a que lo lean antes de ponerse en contacto con usted. Si no puede reducir la cantidad de correos electrónicos, al menos puede planificarlos mejor.

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Paso #2: Gestiona tus expectativas

Revisar el correo electrónico constantemente a lo largo del día tiene un gran impacto en su productividad.

La multitarea puede reducir su productividad en un 40% e incluso reducir su IQ en hasta 10 puntos segun estudios cientificos.

La reducción de la calidad del trabajo puede dañar sus relaciones con los clientes más que una respuesta de correo electrónico ligeramente retrasada.

¿Qué pasa si sus clientes están acostumbrados a que responda a sus correos electrónicos de inmediato?

Las respuestas rápidas a las consultas por correo electrónico pueden ser un gran punto de venta para su negocio. Pero puede ser receptivo sin revisar el correo electrónico compulsivamente durante todo el día. Solo necesita gestionar las expectativas de sus clientes y capacitarlos para su nuevo horario.

Lo que consideran una "emergencia" a menudo no lo es.

Primero, establece un horario para ti mismo. Puede decidir consultar solo el correo electrónico 2-3 veces al día, o solo en las mañanas.

A continuación, deberá informar a sus clientes sobre sus nuevas políticas y el tiempo que le llevará responder a los correos electrónicos. Puede capacitar a sus clientes para que esperen su nuevo horario al:

  • Publicación de sus políticas en su sitio web. En su página de contacto o soporte, hágales saber cuánto tiempo pueden esperar para recibir una respuesta.
  • Compartiendo un paquete de bienvenida con nuevos clientes. En su paquete de bienvenida, describa sus políticas de comunicación: cómo deben comunicarse con usted y cuándo responderá.
  • Considere configurar una respuesta automática de correo electrónico que le permita a sus contactos saber cuándo responderá a su correo electrónico.
  • Nunca envíe o responda a correos electrónicos durante las horas libres (como las noches y los fines de semana). Esto da la impresión de la disponibilidad de 24 / 7. En su lugar, puede programar su correo electrónico para salir por la mañana.

Para los clientes existentes, hágales saber personalmente que está actualizando sus políticas.

¡Gíralo como un beneficio para ellos!

Estimado cliente],

[Saludo personalizado] Me estoy comunicando para informarle sobre mi nueva política de correo electrónico.

A medida que mi negocio crece, mi prioridad es asegurarme de continuar brindándole un servicio de calidad. Para seguir haciéndolo, estoy actualizando mi política de comunicación. En el futuro, revisaré mi correo electrónico [en estos momentos].

Responderé a sus correos electrónicos dentro de [tiempo de respuesta]. [Opcional:] Si su mensaje es urgente, puede usar la palabra "Urgente" en el asunto del correo electrónico y me avisará de inmediato. Esta nueva política me permitirá darle un enfoque a 100% cuando trabaje en sus proyectos, sin distraerme con los correos electrónicos a lo largo del día.

Gracias por su negocio.

Déjeme saber si tiene alguna pregunta sobre esta nueva política.

Los clientes apreciarán su profesionalismo y franqueza, y pronto se acostumbrarán a sus nuevos tiempos de respuesta.

Paso #3: Organizar y Automatizar

Cuando su bandeja de entrada está llena de todo tipo de correos electrónicos, desde las comunicaciones de los clientes hasta los boletines informativos y las confirmaciones de pedidos, es difícil analizarlo todo.

Puede ser abrumador, y también lo lleva a centrarse más en correos electrónicos irrelevantes en detrimento de otros más importantes. La bandeja de entrada con pestañas de Gmail ayuda con esto, pero puedes organizarlo aún más usando etiquetas y filtros.

Por ejemplo, puede recibir correos electrónicos personales de amigos y familiares, y correos electrónicos de su empresa mezclados en su pestaña principal.

Si desea separar automáticamente los correos electrónicos de su negocio para poder priorizarlos, puede configurar un filtro tenerlos todos etiquetados bajo "Negocios" para que pueda ordenarlos fácilmente.

crear un filtro
Solo use el campo de búsqueda para encontrar los correos electrónicos que desea etiquetar, y haga clic en el enlace en la parte inferior que dice "Crear filtro con esta búsqueda".
aplicar etiqueta-filtro
Luego haga clic en la opción "Aplicar la etiqueta" y seleccione la etiqueta que desea utilizar.

Otra herramienta que puedes probar es SaneBox, que detecta automáticamente qué correos electrónicos son importantes para usted y borra el resto de su bandeja de entrada para más adelante.

Paso #4: escapar de la bandeja de entrada

¿Utiliza su bandeja de entrada de correo electrónico como una lista de tareas pendientes?

Este no es el sistema más eficiente o escalable: el correo electrónico no fue diseñado para ser una lista de tareas pendientes.

Desea poder concentrarse en las tareas que deben completarse sin distraerse con correos electrónicos personales. En su lugar, intente usar herramientas hechas para listas de tareas, como asana, Trelloo Todoist.

Asana es una aplicación de gestión de proyectos que es gratuita y fácil de usar. Puede convertir fácilmente cualquier correo electrónico en una tarea enviándolo a Asana.

Si puede hacer que sus clientes utilicen Trello en lugar del correo electrónico, es mucho más fácil mantenerse organizado y mantener las comunicaciones y los archivos en el mismo lugar, sin tener que buscar en ese buzón o mensaje específico.

En lugar de guardar un correo electrónico en su bandeja de entrada como recordatorio, puede programarlo para que vuelva a su bandeja de entrada en un momento determinado, utilizando una herramienta como Yesware.

Paso #5: Configurar alertas

No tiene que revisar constantemente su correo electrónico solo para ver si recibió ese mensaje o archivo importante. En su lugar, configure alertas específicas usando el filtrado y las etiquetas de Gmail / Android (o configure una alerta de texto usando IFTTT).

Si usa Gmail y un teléfono con Android, puede configurar su teléfono para que solo le notifique sobre ciertos correos electrónicos:

  1. Primero, cree un filtro (como se muestra arriba) para etiquetar automáticamente el correo electrónico que está esperando. Puede hacerlo por remitente, palabra clave, si el correo electrónico tiene un archivo adjunto, etc. Puede llamar a su etiqueta "Notificación", "Urgente", etc.
  2. Desde su teléfono, abra la aplicación Gmail y navegue a Configuración, y seleccione su cuenta de correo electrónico.
  3. Asegúrese de que la casilla de verificación "Notificaciones" esté marcada.
  4. Desplázate hacia abajo y selecciona "Administrar etiquetas".
  5. Seleccione su nueva etiqueta.
  6. Sincronice sus mensajes y active las notificaciones para esa etiqueta.
  7. Regresa y asegúrate de que las notificaciones de otras etiquetas no estén sincronizadas, por lo que no recibirás notificaciones de ellas.

¡Eso es! Ahora solo recibirá notificaciones cuando reciba nuevos correos electrónicos que coincidan con su filtro.

Paso # 6: no te sientas obligado a responder a todos

El hecho de que alguien le envíe un correo electrónico no significa que esté obligado a responder.

Esto puede sonar frío, pero si ganar cualquier tipo de éxito en línea, la gente comenzará a enviarte un correo electrónico y pedir tu tiempo.

Es posible que desee responder a todos, aunque solo sea para disculparse y explicar por qué no puede ayudarlos.

Pero recuerde: como dueño de un negocio, el tiempo es su recurso más preciado. No te sientas obligado con todos los que te envían correos electrónicos. No le debes a todos una respuesta profunda. "No" es una oración completa.

Paso #7: pide ayuda

Si después de todos estos pasos aún está gastando una tonelada de tiempo en el correo electrónico, debería considerar obtener ayuda para poder concentrarse en dirigir su negocio.

Hay asistentes virtuales que se especializan en responder correo electrónico. Puedes averiguar cómo contratar un VA revisando la publicación reciente de Gina Badalaty en Haga su blog más rentable contratando ayuda.

El correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo, ¡pero no tiene que serlo!

Ya sea que lo estés haciendo por tu cuenta o contratando ayuda, al principio, organizar tu bandeja de entrada puede llevar mucho tiempo. Una vez que sus sistemas estén en su lugar, le ahorrará un montón de tiempo, lo que puede reinvertir en el funcionamiento de su negocio.

Acerca de KeriLynn Engel

KeriLynn Engel es redactora y estratega de marketing de contenidos. A ella le encanta trabajar con las empresas B2B y B2C para planificar y crear contenido de alta calidad que atraiga y convierta a su público objetivo. Cuando no está escribiendo, puede encontrarla leyendo ficción especulativa, mirando Star Trek o tocando fantasías de flauta de Telemann en un micrófono abierto local.