7 Βήματα για να οργανώσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο και να προσθέσετε ώρες στην εβδομάδα σας

Άρθρο που γράφτηκε από:
  • Συμβουλές για Blogging
  • Ενημερώθηκε: Apr 05, 2018

Πόσες ώρες κάθε εβδομάδα ξοδεύετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο;

Εδώ είναι μια πρόκληση για σας: Ξεκινώντας την επόμενη εβδομάδα, σημειώστε όλη την ώρα που ξοδεύετε τον έλεγχο email.

Γράψτε το σε ένα σημειωματάριο ή χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου, όπως Chrometa. Πιθανότατα θα είστε συγκλονισμένοι από το πόσο γρήγορα συρρικνώνονται οι ώρες.

Τι άλλο θα μπορούσατε να κάνετε με όλο αυτό το επιπλέον χρόνο; Ωστόσο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία της επιχείρησής σας, οπότε πώς μπορείτε να περιορίσετε;

Τα παρακάτω βήματα υπερβαίνουν τα βασικά στοιχεία, τα οποία σας δείχνουν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε συστήματα για να οργανωθούν και να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας υπό έλεγχο. Τι θα κάνατε με μερικές επιπλέον ώρες κάθε εβδομάδα;

Δείτε πώς μπορείτε να μάθετε.

Βήμα #1: Μειώστε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ρίξτε μια ματιά στο τι έρχεται συνήθως στα εισερχόμενά σας.

Αν έχετε εγγραφεί σε περισσότερα από 5 ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό είναι πιθανόν πάρα πολλά.

Δοκιμάστε ένα εργαλείο όπως το Unroll.me για τη διαχείριση και τη μείωση των συνδρομών σας. Να είστε αδίστακτοι για να καταργήσετε την εγγραφή σας σε όλους τα πιο χρήσιμα ενημερωτικά δελτία.

Υπάρχουν τα περισσότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες;

Εάν έχετε μια επιχείρηση που βασίζεται στην υπηρεσία, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πελατών συχνά αναλαμβάνουν ένα τεράστιο μέρος του χρόνου.

Εάν προσφέρετε μια υπηρεσία, εξετάστε το ενδεχόμενο να μειώσετε το ποσό των πελατών που αντιμετωπίζετε. Είναι καλύτερο να έχουμε δύο πελάτες που πληρώνουν το καθένα $ 250 από το να έχουν πελάτες 5 που πληρώνουν το καθένα $ 100 λόγω της χρονικής επιβάρυνσης για κάθε πελάτη.

Σκεφτείτε να αυξήσετε τις τιμές σας και να μειώσετε το ποσό των πελατών που χρειάζεστε για να στείλετε email.

Εάν διαπιστώσετε ότι απαντάτε σε παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά, δημοσιεύστε μια συχνή ερώτηση στον ιστότοπό σας για να χειριστείτε τις πιο συχνές ερωτήσεις. Φροντίστε να συνδεθείτε με το δικό σας FAQ και γλωσσάριο από τη σελίδα επαφών σας και ενθαρρύνετε τους επισκέπτες να το διαβάσουν πριν επικοινωνήσουν μαζί σας. Εάν δεν μπορείτε να μειώσετε το ποσό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τουλάχιστον μπορείτε να τα προγραμματίσετε καλύτερα.

Δοκιμάστε Μπούμερανγκ, που σας επιτρέπουν να κάνετε παύση την παράδοση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την παραλάβετε σε παρτίδες.

Βήμα #2: Διαχείριση των προσδοκιών

Ο έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχώς καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας έχει τεράστιο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα σας.

Το Multitasking μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα σας κατά 40% και ακόμη και να μειώσει το IQ σας μέχρι και τα σημεία 10 σύμφωνα με επιστημονικές μελέτες.

Η μειωμένη ποιότητα εργασίας μπορεί να βλάψει τις σχέσεις των πελατών σας περισσότερο από μια ελαφρώς καθυστερημένη απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τι θα συμβεί αν οι πελάτες σας συνηθίσουν να απαντούν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους αμέσως;

Οι γρήγορες απαντήσεις σε ερωτήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένα μεγάλο σημείο πώλησης για την επιχείρησή σας. Αλλά μπορείτε να ανταποκρίνεται χωρίς να ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υποχρεωτικά καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Απλά πρέπει να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των πελατών σας και να τους εκπαιδεύσετε στο νέο σας πρόγραμμα.

Αυτό που θεωρούν μια "έκτακτη ανάγκη" συχνά δεν είναι.

Κατ 'αρχάς, ορίστε ένα πρόγραμμα για τον εαυτό σας. Μπορεί να αποφασίσετε να ελέγχετε μόνο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 2-3 φορές την ημέρα ή μόνο το πρωί.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να ενημερώσετε τους πελάτες σας σχετικά με τις νέες πολιτικές σας και πόσο καιρό θα σας κάνει γενικά να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να εκπαιδεύσετε τους πελάτες σας να αναμένουν το νέο σας χρονοδιάγραμμα με:

  • Δημοσιεύοντας τις πολιτικές σας στον ιστότοπό σας. Στη σελίδα επαφών ή υποστήριξης, ενημερώστε τους για πόσο χρόνο μπορούν να περιμένουν να απαντήσουν.
  • Κοινή χρήση πακέτου καλωσορίσματος με νέους πελάτες. Στο πακέτο υποδοχής σας, περιγράψτε τις πολιτικές επικοινωνίας σας: πώς θα πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί σας και πότε θα απαντήσετε.
  • Εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα επιτρέπει στις επαφές σας να γνωρίζουν πότε θα απαντήσετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους
  • Ποτέ μην στέλνετε ή απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τις ώρες εκτός λειτουργίας (όπως τα βράδια και τα σαββατοκύριακα). Αυτό δίνει την εντύπωση της διαθεσιμότητας του 24 / 7. Αντ 'αυτού, μπορείτε να προγραμματίσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας να βγαίνει το πρωί.

Για υπάρχοντες πελάτες, ενημερώστε τους προσωπικά ότι ενημερώνετε τις πολιτικές σας.

Γυρίστε το ως όφελος γι 'αυτούς!

Αγαπητέ πελάτη],

[Προσαρμοσμένο χαιρετισμό] Λάβα σε επαφή για να σας ενημερώσω για τη νέα πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου.

Καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή μου, προτεραιότητα μου είναι να διασφαλίσω ότι θα συνεχίσω να σας παρέχω ποιοτικές υπηρεσίες. Για να συνεχίσω, ενημερώνω την πολιτική επικοινωνίας μου. Πηγαίνοντας προς τα εμπρός, θα ελέγξω το email μου [σε αυτές τις ώρες].

Θα απαντήσω στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μέσα στην [ώρα απόκρισης]. [Προαιρετικό:] Εάν το μήνυμά σας είναι επείγον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη "Επείγον" στη γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα σας ειδοποιήσει αμέσως. Αυτή η νέα πολιτική θα μου επιτρέψει να δώσω προσοχή στο 100% όταν εργάζομαι στα σχέδιά σας, χωρίς να αποσπούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας.

Σας ευχαριστούμε για την επιχείρησή σας.

Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις σχετικά με αυτή τη νέα πολιτική.

Οι πελάτες θα εκτιμήσουν τον επαγγελματισμό και την απλότητα και σύντομα θα συνηθίσουν στους νέους χρόνους απόκρισης.

Βήμα #3: Οργανώστε και αυτοματοποιήστε

Όταν τα εισερχόμενά σας είναι γεμάτα από όλα τα είδη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, από τις επικοινωνίες πελατών με τα ενημερωτικά δελτία για την επιβεβαίωση παραγγελιών, είναι δύσκολο να περάσετε μέσα από όλα αυτά.

Μπορεί να είναι συντριπτική, και σας οδηγεί επίσης να εστιάσετε περισσότερο σε άσχετα μηνύματα σε βάρος των πιο σημαντικών. Τα Εισερχόμενα με καρτέλες του Gmail βοηθούν σε αυτό, αλλά μπορείτε να τα οργανώσετε ακόμα περισσότερο χρησιμοποιώντας ετικέτες και φίλτρα.

Για παράδειγμα, ενδέχεται να λάβετε και τα δύο προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους φίλους και την οικογένεια και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την επιχείρησή σας να μπερδεύονται στην καρτέλα Κύρια.

Εάν θέλετε να διαχωρίσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής σας, ώστε να μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα σε αυτά, μπορείτε εύκολα ρυθμίστε ένα φίλτρο για να τα χαρακτηρίσετε με την ένδειξη "Επιχειρήσεις", ώστε να μπορείτε να τα ταξινομήσετε εύκολα.

δημιουργήστε ένα φίλτρο
Απλώς χρησιμοποιήστε το πεδίο αναζήτησης για να εντοπίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισημάνετε και κάντε κλικ στον σύνδεσμο στο κάτω μέρος που αναφέρει "Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση".
φίλτρο εφαρμογής-ετικέτας
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή ετικέτας" και επιλέξτε την ετικέτα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Ένα άλλο εργαλείο που μπορείτε να δοκιμάσετε είναι SaneBox, το οποίο ανιχνεύει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σημαντικά για εσάς και καθαρίζει τα υπόλοιπα από τα εισερχόμενά σας για αργότερα.

Βήμα #4: Αποδράστε από τα Εισερχόμενα

Χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως λίστα υποχρεώσεων;

Αυτό δεν είναι το πιο αποδοτικό ή επεκτάσιμο σύστημα: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν σχεδιάστηκε για να είναι μια λίστα υποχρεώσεων.

Θέλετε να είστε σε θέση να επικεντρωθεί σε εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν χωρίς να αποσπάται η προσοχή από προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία που γίνονται για λίστες υποχρεώσεων, όπως Asana, ΤΡΕΛΛΟ, ή Todoist.

Το Asana είναι μια εφαρμογή διαχείρισης έργων που είναι δωρεάν και απλή στη χρήση. Μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εργασία μεταφέροντάς το στην Asana.

Εάν μπορείτε να πάρετε τους πελάτες σας να χρησιμοποιούν το Trello αντί για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι πολύ πιο εύκολο να παραμείνετε οργανωμένοι και να διατηρείτε τις επικοινωνίες και τα αρχεία όλα στο ίδιο σημείο - να μην κυνηγάτε πλέον τα εισερχόμενά σας για αυτό το συγκεκριμένο μήνυμα ή αρχείο.

Αντί να διατηρείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας ως υπενθύμιση, μπορείτε να προγραμματίσετε να επιστρέψει στα εισερχόμενά σας σε μια συγκεκριμένη στιγμή, χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως Ναι.

Βήμα #5: Ρύθμιση ειδοποιήσεων

Δεν χρειάζεται να ελέγχετε συνεχώς το μήνυμά σας μόνο για να δείτε αν έχετε ένα σημαντικό μήνυμα ή αρχείο. Αντ 'αυτού, ορίστε συγκεκριμένες ειδοποιήσεις χρησιμοποιώντας φιλτράρισμα και ετικέτες Gmail / Android (ή ρυθμίστε μια ειδοποίηση κειμένου χρησιμοποιώντας IFTTT).

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail και ένα τηλέφωνο Android, μπορείτε να ρυθμίσετε το τηλέφωνό σας ώστε να σας ειδοποιεί μόνο για ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  1. Αρχικά, δημιουργήστε ένα φίλτρο (όπως φαίνεται παραπάνω) για να επισημάνετε αυτόματα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιμένετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό από τον αποστολέα, τη λέξη-κλειδί, το αν το email έχει ένα συνημμένο κλπ. Μπορείτε να καλέσετε την ετικέτα σας "Notification", "Urgent", κ.λπ.
  2. Από το τηλέφωνό σας, ανοίξτε την εφαρμογή Gmail και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και επιλέξτε το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
  3. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου "Ειδοποιήσεις".
  4. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε "Διαχείριση ετικετών".
  5. Επιλέξτε τη νέα σας ετικέτα.
  6. Συγχρονίστε τα μηνύματά σας και ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις για αυτήν την ετικέτα.
  7. Επιστρέψτε και βεβαιωθείτε ότι οι ειδοποιήσεις για άλλες ετικέτες δεν συγχρονίζονται, επομένως δεν θα λάβετε ειδοποιήσεις γι 'αυτές.

Αυτό είναι! Τώρα θα λάβετε ειδοποιήσεις μόνο όταν λάβετε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αντιστοιχούν στο φίλτρο σας.

Βήμα #6: Μην νιώθετε υποχρεωμένος να απαντάτε σε όλους

Ακριβώς επειδή κάποιος ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν σημαίνει ότι είστε υποχρεωμένοι να απαντήσετε.

Αυτό μπορεί να ακούγεται κρύο, αλλά αν εσείς κερδίστε κάθε είδους επιτυχία στο διαδίκτυο, οι άνθρωποι θα σας ξεκινήσουν να σας στέλνουν email και να σας ζητούν χρόνο.

Ίσως να θέλετε να απαντήσετε σε όλους, αν μόνο για να ζητήσετε συγνώμη και να εξηγήσετε γιατί δεν μπορείτε να τους βοηθήσετε.

Αλλά θυμηθείτε: ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, ο χρόνος είναι ο πιο πολύτιμος πόρος σας. Μην αφήσετε τον εαυτό σας να αισθάνεται υποχρεωμένος σε όλους που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Δεν οφείλετε σε όλους μια εις βάθος ανταπόκριση. "Όχι" είναι μια πλήρης πρόταση.

Βήμα #7: Ζητήστε βοήθεια

Αν μετά από όλα αυτά τα βήματα εξακολουθείτε να δαπανούν αρκετό χρόνο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να λάβετε βοήθεια για να μπορείτε να εστιάσετε στη λειτουργία της επιχείρησής σας.

Υπάρχουν εικονικοί βοηθοί που ειδικεύονται στην απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μπορείτε να μάθετε πώς να νοικιάσετε ένα VA ελέγχοντας την πρόσφατη θέση της Gina Badalaty Κάντε το Blog σας πιο κερδοφόρο με την πρόσληψη βοήθειας.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι ένα τεράστιο χρονικό άγγιγμα, αλλά δεν χρειάζεται να είναι!

Είτε το κάνετε μόνοι σας είτε προσλαμβάνετε βοήθεια, η ενασχόληση με τα εισερχόμενά σας στο σχήμα μπορεί να είναι ένα χρονοβόρο έργο στην αρχή. Μόλις εγκατασταθούν τα συστήματά σας, θα σας εξοικονομήσει έναν τόνο χρόνου - τον οποίο μπορείτε να επανεπενδύσετε στη λειτουργία της επιχείρησής σας.

Σχετικά με την KeriLynn Engel

Ο KeriLynn Engel είναι στρατηγός μάρκετινγκ και copywriter. Αγαπάει να συνεργαστεί με τις εταιρείες B2B & B2C για να σχεδιάσει και να δημιουργήσει περιεχόμενο υψηλής ποιότητας που προσελκύει και μετατρέπει το κοινό-στόχο του. Όταν δεν γράφετε, μπορείτε να βρείτε την ανάγνωση της κερδοσκοπικής μυθοπλασίας, την παρακολούθηση του Star Trek ή την αναπαραγωγή φαντασίας φλάουτο Telemann σε ένα τοπικό ανοιχτό μικρόφωνο.

Συνδέω: